Comment faire la budgétisation d’un projet en 4 étapes + techniques d’estimation

La budgétisation projet demeure l’un des leviers les plus critiques pour la réussite ou l’échec du projet.

En effet, le défi de chaque chef de projet est de s’assurer que chacune des activités du projet a une estimation pertinente des ressources en termes de qualité et de quantité, d’une part.

D’autre part, de s’assurer de la disponibilité des fonds pour pouvoir engager les ressources de l’activité au bon moment.  

Je vous propose dans cet article de découvrir les principaux concepts du management du budget de projet, son cycle de vie, ainsi que les techniques d'estimation du budget.

À quoi sert la budgétisation projet ?

Saviez-vous que l'une des causes d'échec d'un projet est une estimation des coûts inexacte.

En fait, la gestion des coûts est la deuxième contrainte de gestion de projet qui peut conditionner l'atteinte des objectifs de ce dernier. 

En principe, l’objectif d’une budgétisation projet consiste à fournir une référence pour :

• Définir le coût des ressources nécessaires à la réalisation des activités du projet 
• Établir le budget de base d'un projet et les outils de suivi y associés 
• Définir la façon dont les reportings budgétaires seront préparés et diffusés 
• Aider à la prise de décision et à la réalisation des arbitrages 
• Soutenir la communication entre les parties prenantes et instances de gouvernance 
• Décrire la façon avec laquelle les écarts de coûts seront gérés

Mais, concrètement, en quoi consiste le management du budget de projet ?

Dans ce qui suit, je vais décrire plus en détail le management de budget de projet et comment contrôler le budget tout au long d’un projet.

C’est quoi le management du budget de projet ?

Le management du budget de projet implique la gestion des processus associés à la planification, à l'estimation, à la budgétisation, et au contrôle des coûts.

Ces activités sont nécessaires pour garantir que le projet soit mené à bien en respectant le budget approuvé, même en présence de contraintes budgétaires.

Le plan de gestion du budget de projet, également connu sous le nom de plan de gestion des coûts, définit le format et la structure de la planification.

Il détermine comment les coûts d'un projet seront répartis et contrôlés.

De plus, ce plan établit les activités associées et les critères relatifs à ces tâches.

Ce plan fait partie du plan de gestion de projet.

Le management du budget de projet est une activité qui s’étale sur tout le cycle de vie du projet.

Ce processus est décrit ci-dessous en fonction des principales phases du cycle de vie du projet.

Quand faire la budgétisation projet ?

La budgétisation d'un projet peut commencer, en partie, dès la phase d'initialisation du projet.

Le budget défini à ce stade n'est pas définitif, mais évolue avec le projet.

À l’étape d’idée du projet, l’estimation des coûts est généralement très approximative.

L’estimation des coûts commence grossièrement avant qu’elle soit affinée au fur et à mesure de l’avancement du projet :

• La précision d’ordres de grandeur budgétaire varie entre -25 % et 75%
• La précision de l’estimation préliminaire varie entre -15 % et +50
• La précision de l’estimation budgétaire varie entre -10 % et +25 %
• La précision de l’estimation définitive varie entre -5% et +10%

Pour bien commencer l’exécution de son projet, il faudra définir une estimation budgétaire définitive.

Les étapes de budgétisation d'un projet

Ci-après les 4 étapes pour élaborer un budget prévisionnel de projet et faire son suivi :

1) Estimation des coûts du projet

La première étape consiste à calculer les coûts de chaque activité du projet, le chef de projet utilise :

• La Structure de Découpage du Projet (SDP ou WBS en anglais) qui répertorie toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet,
• Le besoin en ressources, c'est-à-dire le nombre et le type de ressources humaines et matérielles nécessaires à la réalisation des tâches,
• Les tarifs des ressources, qui indiquent le coût de chaque ressource nécessaire à l'exécution des tâches,
• La durée estimée pour chaque tâche, qui permet de déterminer le temps nécessaire pour l'exécution des tâches et donc d'estimer le coût de ces dernières en termes de ressources.

Les documents d’estimation, les données historiques et les renseignements sur les risques servent pour leur part à déterminer les techniques et les méthodes qui permettent d’obtenir les estimations les plus précises.

Je vais décrire plus tard dans cet article, les différentes techniques à utiliser dans les processus de management du budget de projet pour l’estimation des coûts.

Vous pouvez également voir ce tutoriel pour estimer et présenter un projet :

2) Élaboration du budget

Les coûts estimatifs de chaque tâche de la SDP sont regroupés afin de connaître le coût global du projet et, par conséquent, d’établir le budget du projet ou la référence de base des coûts.

Les activités liées au projet, les estimations des coûts, les tâches de la SDP, la disponibilité des ressources et le financement prévu sont tous intégrés au calendrier du projet, afin d’affecter les fonds aux ressources et aux tâches.

Le budget validé représente la référence de base des coûts, en fonction de laquelle les mesures de performance et du contrôle des coûts seront évalués.

Le management du budget de projet s’appuie sur cette référence de base pour s’assurer que le rythme des dépenses correspond aux sources et montants de financement, ainsi qu’à la disponibilité des ressources.

La présentation du budget intervient comme dernière étape. Cette dernière, aussi appelée "plan de management du budget", illustre comment les dépenses seront organisées et le rythme de ces dernières.

3) Suivi du budget de projet

Le suivi du budget s’effectue tout le long du cycle de vie d’un projet et elle s’appuie essentiellement sur le contrôle des coûts.

En effet, les dépenses réelles sont renseignées au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Ensuite, les rapports sont générés, analysés et diffusés.

Le contrôle des coûts consiste à comparer les coûts engagés par rapport aux coûts de base, afin de s’assurer de la conformité et de détecter les éventuels écarts.

Négliger la communication des objectifs financiers dès le début du projet peut conduire à une mauvaise gestion des coûts et à des écarts budgétaires non anticipés. 

Les activités de suivi budgétaire sont les suivantes :

• Surveiller les dépenses liées au projet et vérifier qu’elles respectent le plan de base concernant le total engagé et le rythme des dépenses 
• Mettre les prévisions à jour en fonction des dépenses réelles et des changements approuvés 
• Identifier les écarts de coûts et déterminer la cause de ces écarts 
• Prendre des mesures préventives et correctives pour corriger et anticiper les écarts

Le chef de projet dispose de plusieurs moyens pour corriger les écarts.

Dans les cas où les fonds sont insuffisants, des priorités relatives à l’échéancier, aux coûts, au périmètre et à la qualité peuvent être revues avec le client ou le sponsor.

Il faut penser également à anticiper les éventuelles réclamations provenant des clients, pour éviter les conséquences potentielles sur le budget.

Les changements apportés doivent être approuvés par le processus formel de validation des modifications mis en place.

4) Clôture du processus de budgétisation projet

À la fin du projet, l’équipe de projet, en plus de préparer le rapport de clôture et le rapport sur les leçons apprises, elle réalise également les activités administratives et de clôture des contrats, et documente le processus de façon approfondie.

Le budget, les relevés des dépenses et des paiements et tout autre document complémentaire relatif aux finances ou à la gestion des coûts d'un projet doivent être mis à jour.

Le bilan de projet devrait également préciser la façon dont les écarts de coûts ont été gérés et indiquer si les fonds initiaux du projet ou d’autres sources de financement ont été utilisés.

3 Techniques d'estimation du budget

Ci-après 3 techniques d'estimation des coûts pour l'élaboration du budget d'un projet :

1) Estimation ascendante

L’estimation ascendante est une méthode d’estimation du budget en agrégeant les estimations des niveaux inférieurs de la structure de découpage du projet (SDP).

Lorsqu’il n’est pas possible d’estimer une activité avec un niveau de confiance suffisant, le travail de cette activité est décomposé plus en détail. Les besoins en ressources sont estimés.

Les estimations de chacune des ressources nécessaires à cette activité sont ensuite agrégées en une quantité totale.

Les activités peuvent présenter, ou non, des dépendances entre elles, ce qui peut avoir un impact sur la désignation et sur l’utilisation des ressources.

Lorsque ces dépendances existent, le schéma d’utilisation des ressources est reflété et documenté dans les besoins en ressources estimés pour ces activités.

2) Estimation par analogie

L’estimation par analogie est une technique d’estimation du coût d’une activité ou d’un projet en utilisant des données historiques d’un projet similaire.

L’estimation par analogie utilise les paramètres d’un projet antérieur similaire, tels que la durée, la taille, le budget, la charge et la complexité, comme référence pour l’estimation.

C’est une approche d’estimation grossière qui doit être ajustée et contextualisée pour tenir compte des différences de complexité entre les projets.

L’estimation par analogie du budget d’un projet est fréquemment utilisée lorsqu’on ne dispose que de peu d’informations. Généralement, elle est utilisée au début du projet pour avoir des ordres de grandeur dans l’attente d’avoir plus de précisions pour affiner l’estimation.

  3) Estimation à trois points

La technique d’estimation à trois points est calculée pour améliorer l’exactitude des estimations du coût basées sur une valeur unique.

Cette technique consiste à calculer le budget prévisionnel d'une activité en utilisant les trois scénarios d’estimation ci-après :

• Le scénario du Coût le Plus Probable (CPP)
• Le scénario du Coût Optimiste (CO)
• Le scénario du Coût Pessimiste (CP)  

En fonction de la répartition supposée des valeurs contenues dans la plage des trois (pré) estimations, le coût estimé CE peut être calculé suivant deux formules ou distributions :

• Distribution triangulaire. CE = (CO + CPP + CP) / 3
• Distribution bêta. CE = (CO + 4CPP + CP) / 6

Les estimations budgétaires basées sur les trois points, et en fonction de la distribution choisie, donnent un coût attendu et précisent la plage d’incertitude autour de ce coût.

Exemple de budgétisation avec l'estimation à 3 points

Prenons un exemple :

Votre projet consiste à construire un petit chalet de vacances.

Vous avez consulté 6 personnes expertes dans le domaine qui vous ont donné les estimations suivantes :

• 2 personnes l'ont estimé à 75k euros (Plus Probable : PP)
• 3 personnes l'ont estimé à 70k euros (Optimiste : O)
• 1 personne l'a estimée à 50k euros (Pessimiste : P)

Le budget prévisionnel de cette activité est donc :

Coût prévisionnel = (50+4*75+70) / 6 = 70k

Conclusion

En guise de conclusion, j’espère que vous avez une compréhension plus approfondie des aspects de budgétisation de projet et les différentes techniques d'estimation des coûts que vous pouvez utiliser pour estimer les coûts du budget de votre projet.

Vos commentaires et retour d’expérience seront les bienvenus.

Je vous propose maintenant d’évaluer vos acquis en termes de gestion de budget de projet à ce mini Quiz.

Mini Quiz sur la gestion du budget