Le rôle du PMO dans le pilotage et la gouvernance au sein des entreprises

Le PMO, acronyme de Projet Management Office, ou Bureau des Projets en français, est chargé du management des programmes, portefeuilles ou projets. 

Il a un rôle crucial dans l’entreprise, et a pour objectif d’aligner les projets sur la stratégie de l’entreprise. Comme le chef de projet, le PMO a un rôle capital aux succès des projets, cependant il y a souvent une confusion entre le rôle du project management officer et celui du chef de projet.

Dans cet article, je vais aborder en détail le rôle et les responsabilités du project management officer et son importance dans le pilotage des projets en entreprise.

Qu'est-ce-qu'un PMO ?

L'acronyme peut faire référence aussi bien au Project Management Office qu’au Project Management Officer. 

En France, on l’appelle aussi bureau des projets, il peut s’agir d’un service ou d’une personne.

Le Project Management Office peut se trouver à plusieurs niveaux dans l’organisation :

• Au sein d’un projet en support du chef de projet
• Au niveau du département ou d’un portefeuille
• Au niveau de la direction de l’entreprise
• En mode agile dans une équipe ou au niveau du portefeuille 

Il travaille essentiellement dans une organisation qui travaille en mode projet.

Quelle que soit sa position, un objectif commun est l’avancée des projets en faisant respecter les processus mis en place. 

Ce concept est à la base Anglo-saxon, mais aujourd’hui la plupart des grandes entreprises dans le monde entier l’ont adopté.

Il assure une vision transversale de tous les projets, programmes et portefeuilles de l’entreprise, de façon à être alignés sur les objectifs stratégiques.

Pourquoi se doter d’un PMO ?

Le Project Management Office procure un service support et permet de changer et de faire évoluer l’entreprise. 

La direction présente une vision stratégique pour l’organisation sur laquelle elle se met d’accord dans un premier temps, et la stratégie de l’entreprise décline la vision en objectifs.

L’avenir étant incertain, il faut donc fixer des objectifs pour ne pas naviguer à vue.

Le secteur automobile a des visions sur 5, voire 7 ans, tandis que le secteur des services, a visions stratégiques sur 3 ans.

On formalise ainsi des objectifs, et ces objectifs se déclinent ensuite en portefeuilles de projets.

Pour opérer un changement, il faut mettre en place des projets qui vont nécessiter de l’énergie. Le PMO sera au cœur du suivi de l’exécution de ces projets.

Dans de grandes organisations, il peut y avoir des milliers de projets. Alors, pour avoir une vision consolidée et claire, on les regroupe en portefeuilles de projet.

Dans les entreprises, pour mener à bien les projets et accomplir les transformations nécessaires dans le but de rester en accord avec le marché et la structure, le métier de PMO devient incontournable :

Les éléments déclencheurs pour créer ce poste peuvent être :

• Une nouvelle organisation interne
• Un changement de process 
• Une nouvelle gouvernance de projet
• Une charge de travail des chefs de projets élevée en plus d'un besoin de structuration, de priorisation et d’accompagnement sur la gestion des projets
• La mise en place d’outils, de reportings réguliers, et de plannings complexes
• Le besoin d’établissement et de gestion du respect des normes

Tous ces éléments ont bien pour objectif l’augmentation de l’efficacité, une meilleure réussite, et au final une meilleure rentabilité.

Ainsi, des pratiques solides en matière d'analyse, d'évaluation des risques et d'engagement approfondi avec les sponsors du portefeuille et les chefs d'entreprise sont essentiels.

Les PMO peuvent fournir des données et des informations essentielles pour permettre la meilleure planification de portefeuille possible ainsi qu'une création de valeur. 

Ses missions dans une entreprise

Suivant le niveau sur lequel se situe le rôle du PMO, les missions peuvent différer, mais on retrouve principalement les missions suivantes :

• La vision stratégique et transversale sur un ou plusieurs projets
• La réussite d'un ou de plusieurs projets ainsi que l’atteinte des objectifs stratégiques qui y sont liés 
• La standardisation et l’amélioration continue des processus liés à la gestion du projet ;
• Le développement et la mise à jour de la documentation, reporting et statistiques liés à la gestion du projet 
• La mise en place d’une culture projet dans l’entreprise et la contribution à sa transformation.

Selon les entreprises et les cas de figure, le PMO peut exercer son rôle de façon suivante :

• Directive, il impose les processus et contrôle qu’ils soient bien implémentés.
• Supportrice, il conseille et analyse les situations pour proposer les meilleurs outils et méthodes.
• Consultative, il s’assure que les processus mis en place sont suivis et les adapte.

Suivant son niveau d’expérience et ses compétences, le PMO aura un rôle plus ou moins directif.

On voit dans la littérature 4 archétypes de PMO qui sont classés suivant deux dimensions, d’une part le soutien fourni ou le contrôle exercé sur les équipes de projet, et d’autre part si la priorité du PMO est de continuer la gestion des projets existante ou d'améliorer la façon dont l'organisation gère ses projets.

Voici les 4 archétypes :

• Le coach qui contrôle les livraisons en étant au centre de l’exécution des projets
• L’arbitre qui fait le suivi et rend compte de l’état d’avancement du portefeuille de projets
• Le perfectionniste qui se définit par une volonté de contrôle combinée à un souci d'amélioration
• Le facilitateur qui aborde le rôle du PMO comme un catalyseur des efforts d'amélioration

Ce dernier exemple de classement des PMO montre bien que sa fiche de poste n’est pas figée et cette flexibilité est nécessaire pour mener à bien les projets qu’il gère.

Le PMO est le chef d'orchestre

Son rôle est assimilé à un chef d’orchestre qui doit :

• Contrôler la cohérence des projets.
• Désigner les chefs de projet aux projets et les accompagner dans le bon déroulement de ces projets.
• Décider quel projet lancer, et à quel moment, en fonction de ses compétences et de l'autorité qui lui a été octroyé
• Intervenir pour redresser des écarts en octroyant plus de ressources par exemple.
• Prendre le recul et la hauteur nécessaires afin d’avoir une vision globale.

Comme évoqué, son rôle n’est pas figé et chaque entreprise peut le faire évoluer en fonction de ses besoins et sa stratégie.

D'après une étude récente, 72 % estiment que le PMO se verra agrandir ses missions et responsabilités dans le moyen et long terme.

Pourquoi le PMO a-t-il un rôle stratégique ?

La plupart des projets de transformation sont transverses et font appel à des ressources humaines de différents services pour regrouper des compétences multifonctionnelles.

Il s’agit alors de personnes qui ne participent pas à plein temps aux projets.

C’est le rôle de PMO de tout synchroniser et de veiller à ce que les ressources soient stratégiquement allouées.

C’est aussi son rôle de fournir tous les outils de gestion de projet.

Pour cela, il s’appuie sur des processus clairs et adaptés et s’assure qu’ils sont bien implémentés.

Il accompagne les chefs de projets, les équipes ainsi que la direction dans la compréhension de la gestion de projet et de tous les impacts que cela implique.

Cependant, l'efficacité du PMO peut être entravée par le manque de soutien de la part de la direction. Le soutien actif et visible des dirigeants est essentiel pour renforcer l'autorité du PMO et son rôle de coordinateur. 

Sans ce soutien, le PMO peut avoir du mal à imposer les processus nécessaires et à coordonner efficacement les ressources.

La réussite des projets en dépend grandement et, par extension, la réalisation de la stratégie et des objectifs à moyen terme de l'entreprise.

Par ailleurs, la proportion des projets est en nette augmentation par rapport aux opérations, et cette augmentation aura tendance à continuer.

Il faut donc de plus en plus de personnes qui ont la connaissance en gestion de projet et qui peuvent accompagner cette transformation.

Le rôle qui semble convenir et qui a assez de recul dans l’organisation est bien celui du PMO.

Cette vidéo vous explique le rôle central d'un PMO dans l'amélioration de la gouvernance des projets :

Quelle est la plus-value du PMO par rapport au chef de Projet ?

Afin de répondre à cette question, il faut d'abord se demander :

• Pourquoi opter pour ce poste alors que le Chef de Projet peut convenir et faire réussir les projets? 
• Quelle est vraiment la différence entre ces derniers ?
• Pourquoi recruter un PMO qui est plus coûteux ?

Bien que pour les deux rôles, des connaissances en gestion de projet soient nécessaires, chacun a bel et bien sa place dans l’organisation. 

À part pour le "PMO support projet" qui accompagne le chef de projet, et qui est en quelque sorte en assistance du chef du projet, les autres types de project management office ont un rôle différent de ce dernier.

En effet, le PMO a besoin d’une expérience, d’un recul et d’une compétence bien différente de celle du chef de projet.

Il n’est bien sûr pas exclu que ce dernier soit un chef de projet sur une autre mission et l’inverse aussi. 

1. Quels sont leurs points en commun ?

Ces deux rôles ont beaucoup d’objectifs communs :

• Mener à bien les projets dans les délais et coûts impartis
• Respecter et adapter les processus de projet
• Remonter les KPI de suivi et le taux d’avancement

La similitude de formation et d’objectifs entre ces deux fonctions facilite le passage d’un rôle à l’autre, pourtant lorsque la casquette de PMO est portée, elle est bien différente de celle du chef de projet.

2. Quelles sont leurs différences ?

Alors que, le chef de projet suivra quotidiennement 1 ou 2 projets et accomplira les objectifs de manière concrète sur le terrain.

Le rôle du PMO, quant à lui, sera de consolider, suivre les équipes et s’assurer que les projets suivent bien la stratégie de l’entreprise. Il a du recul et un rôle d’harmonisation diffèrent du chef de projet.

Un exemple est dans le cas où la culture projet n’est pas très implantée dans l’entreprise, et que les ressources ne sont pas du tout habituées à remonter leur taux d’avancement.

Le rôle du PMO est d’être alors le coach des chefs de projets pour les aider à acquérir cette culture projet, en étant à l’écoute des chefs de projet. 

Il met en place les outils et accompagne les équipes à l’implémentation et à la compréhension des outils. 

C’est bien dans ce cas où il faut faire beaucoup de communication et d’évangélisation pour prouver que la gestion de projet et le rôle de PMO sont essentiels pour la bonne réussite.

Comment peut-il être au cœur du système de pilotage et de gouvernance de l’entreprise ?

Comme évoqué plus haut, le rôle de PMO est important dans les transformations de l’entreprise et son rôle est de tout mettre en œuvre pour que les projets s’alignent sur cette transformation.

Une de ses missions consiste à bien identifier la nature des informations qui doivent lui être remontées de la part des ressources projet.

Il faut prévoir un temps non négligeable, pour paramétrer correctement un logiciel de gestion de projet et pour que les chefs de projet lui remontent correctement les informations de reporting.

Le project management officer est au cœur des transformations, par son rôle moteur auprès des chefs de projet.

C’est aussi quelqu’un qui passe du temps à la machine à café quand les chefs de projet y sont pour recueillir les bonnes informations.

Le PMO en tant que service doit être très connecté à la Direction.

Les membres de ce service doivent assister aux réunions du Comité de Direction. Étant donné que les blocages sont généralement d'ordre politique, les décisions relatives aux projets ne peuvent être prises que par des interventions politiques.

Ainsi un PMO contribue à l'amélioration de la gouvernance des projets et par extension la gouvernance d'entreprise, en jouant plusieurs rôles :

1) Un rôle de coaching

Son rôle est à la fois un rôle de contrôle, mais aussi de coach des chefs de projet. C’est un peu paradoxal. Il est à la fois Docteur Jekyll (coach) et Mister Hide (contrôleur).

Dans le cadre du coaching, le chef de projet reçoit un kit de démarrage lui expliquant par exemple comment faire sa réunion de lancement de projet. Il sait qu’il doit faire son évaluation quantitative et qualitative.

2) Un rôle de centralisateur d'informations

Il doit identifier les macro-tâches clés et évaluer un pourcentage d’avancement. Il faut obtenir le même niveau d’information pour l’ensemble du portefeuille de projet.

Les chefs de projet doivent alors remonter les mêmes informations d’avancement sur leurs projets et apprendre à remonter d’éventuelles alertes.

3) Un rôle polyvalent

Le PMO d'entreprise doit être un professionnel polyvalent, à la fois rigoureux et qui sait prendre de la hauteur, car il s’occupe de contrôler les remontées d’informations des chefs de projet et d’identifier les alertes éventuelles pour les signaler à la Direction.

Mais il doit aussi se mettre au niveau des chefs de projet en coachant les débutants et en s’adaptant au langage des chefs de projet métiers confirmés auxquels il s’adresse comme un directeur des achats ou un directeur financier, par exemple.

4) Un rôle vis-à-vis de la direction

Le service PMO a cette vision consolidée sur les portefeuilles de projet et c’est grâce aux informations qu’il fournit que la Direction peut effectuer des arbitrages stratégiques. Encore faut-il bien sûr que la Direction s’intéresse de près aux reportings qu'il est capable de lui fournir.

Outre les rôles mentionnés, le PMO (Project Management Office) joue également un rôle essentiel dans l'intégration des enjeux de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) en gestion de projet. 

Il met en place des politiques et des processus pour favoriser une approche responsable des projets, surveille les performances et veille au respect des engagements en matière de RSE. 

Un métier adapté au contexte agile

On peut faire une analogie à l’agilité à l’entreprise ou agilité à l’échelle.

En effet, le besoin d’une Agilité à l’échelle ou d’un PMO vient du fait qu’il faille étudier le projet dans un ensemble (entreprise ou portefeuille) et d’y appliquer des normes, une politique, des références accessibles à tous les projets de l’entreprise. 

En effet, que ce soit une équipe SCRUM ou une équipe PROJET, bien que les équipes terrains soient les plus rentables, une vision globale et une harmonisation des processus à l’échelle de l’entreprise sont nécessaires.

Elles aident à avoir le recul nécessaire et à s’assurer que les projets soient encore pertinents et aident à la concrétisation de la stratégie. 

Bien évidement, ces référentiels d'entreprise se veulent flexibles, et chaque équipe projet peut adapter les outils et références mis en place au niveau de l’entreprise/portefeuille.

Le PMO peut ainsi bien cadrer et accompagner ces équipes dans l’adaptation au besoin sans en péril la stratégie et les outils mis en place pour assurer cette stratégie.

Conclusion

Le rôle de PMO devient incontournable dans les organisations souhaitant être en accord avec la société actuelle. Le monde fonctionne de plus en plus en mode projet et la gestion de projet devient une matière de plus en plus présente dans les cursus supérieurs.

La connaissance en gestion de projet devient nécessaire à tous les niveaux de l’organisation.

Et tandis que le Chef de Projet pilote les projets, le PMO tient la tour de contrôle qui permet de s’assurer que tous les projets sont menés à bien et qu’ils suivent la stratégie de l’entreprise.

Il est consulté comme un sachant et il doit avoir les compétences et le recul nécessaires pour pouvoir exercer son œil critique et rectifier si besoin pour être le plus efficace possible.

Il est évident, malgré ce manque d’intérêt et de compréhension, que les directions et les entreprises ne peuvent plus faire sans le management de projet s’ils veulent évoluer dans le monde d’aujourd’hui et survivre aux différentes évolutions de la société.