Dans un monde où les technologies et les méthodes de gestion de projet évoluent rapidement, la capacité d'adaptation et la montée en compétences des équipes deviennent cruciales pour le succès.
Les compétences requises pour mener à bien un projet ne se limitent plus à des connaissances techniques, mais englobent également des aptitudes en communication, en gestion du temps, et en résolution de problèmes.
Cet article propose les bonnes pratiques pour favoriser cette évolution essentielle au sein des équipes projet.
Pourquoi la montée en compétences ?
La montée en compétences au sein d'une entreprise revêt une importance capitale.
Dans le cadre des processus de transformation des entreprises, l'importance de surmonter les déficits de compétences internes se fait particulièrement sentir.
Selon une étude, 54 % des dirigeants français reconnaissent le déficit de compétences internes comme un frein majeur à l'évolution de leur modèle d'affaires.
La montée en compétences est ainsi cruciale pour l’entreprise, car elle favorise un climat d’apprentissage et d’adaptation propice à l’innovation et promouvant une amélioration des compétences au sein de l’entreprise.
Ainsi, au sein de l'équipe projet, cette montée en compétences se traduit par une plus grande agilité et efficacité, engendrant des résultats de meilleure qualité.
Les collaborateurs sont plus satisfaits et motivés, ils acquièrent de nouvelles compétences nécessaires à leur évolutions de carrière et se sentent reconnus.
De plus, dans un environnement compétitif, la capacité à apprendre rapidement et à s'adapter aux nouvelles méthodes peut constituer un avantage concurrentiel significatif.
Comprendre les besoins en compétences
Avant de pouvoir élaborer un plan efficace pour la montée en compétence de votre équipe projet, il est essentiel de faire un état des lieux des compétences et de déterminer quelles sont les compétences dont vous avez besoin actuellement mais aussi dans le futur.
Voici comment procéder :
1) Analyse des compétences existantes
Evaluez les compétences actuelles de chaque membre de l'équipe.
Cela peut être réalisé à travers des entretiens individuels et des évaluations de performance.
En tant que chef de projet, manager, team leader, au fil de ces discussions , vous êtes en mesure de connaître les compétences et le niveau dans ces compétences de chaque membre.
Vous pouvez aussi déterminer quelles sont les perspectives et les montées compétences à prioriser.
Cela se déduit par les aspirations de chacun et les softs skills ou compétences transversales, telles que la gestion du temps, la communication et la capacité à travailler en équipe.
Vous pouvez alors établir une matrice de compétence avec en ligne les compétences regroupées par domaine et en colonne chaque membre de l’équipe.
Modèle de la Matrice de compétences
Identifiez l'adéquation besoins/ressources
2) Définition des compétences requises
Avec cette vision, cette matrice de compétences, vous avez une belle image à "l’instant T".
Il est temps d’analyser quels sont vos besoins en compétence à "l’instant T" , dans un avenir proche et dans un avenir un peu plus lointain.
Cette définition devrait découler des objectifs du projet, des défis anticipés, ainsi que des tendances et évolutions du secteur d'activité concerné.
Il est crucial de distinguer entre les compétences indispensables pour le projet actuel et celles qui seront bénéfiques à long terme, afin de prioriser efficacement les efforts de formation.
3) Planification des besoins en formation
Vous devriez être en mesure maintenant de savoir quelles sont les compétences qui sont déjà présentes et qui correspondent à vos besoins.
Mais aussi celles qui manquent et déterminer quels membres peuvent les acquérir.
Vous pouvez construire un plan de formation sur mesure, il existe beaucoup de styles d’apprentissage qui peuvent correspondre aux besoins, budgets et disponibilités.
Pour n’en citer que quelques-unes des formations en ligne, les ateliers pratiques, ou du mentorat etc.
Il est également important de définir des indicateurs de réussite pour mesurer l'efficacité des formations et ajuster le plan au besoin.
3 façons de monter votre équipe en compétences
La montée en compétence d'une équipe projet est un levier stratégique pour augmenter la performance et l'adaptabilité aux défis actuels.
Voici un développement approfondi des stratégies efficaces :
1) Formations formelles
Les formations formelles, telles que les cours certifiants, les certifications professionnelles, les ateliers spécialisés, et les séminaires, constituent une base solide pour le développement des compétences.
Ces formats structurés offrent une expertise approfondie sur des sujets spécifiques et sont souvent reconnus dans l'industrie, ce qui peut également contribuer à l'évolution professionnelle des membres de l'équipe.
Choisissez les formations alignées avec les objectifs à long terme du projet et les aspirations de carrière de l'équipe.
Diversifiez les formations et identifiez les besoins spécifiques de chacun :
- Certains auront besoin d’acquérir des compétences très techniques qui relèvent de l’expertise
- D’autres des compétences transversales ou soft skills. Cela va dans le même sens l’amélioration de la performance de l'équipe
Certaines formations peuvent être des formations pour toutes l’équipe, car ce sont de nouvelles avancées en réponses au marché ou tout simplement cela est en ligne avec la stratégie de l’entreprise et ses objectifs.
Attention à ne pas faire une politique globale avec des formations non applicables.
Dans une des entreprises pour laquelle j’ai travaillé, tous les chefs de projets et managers devaient suivre une formation agile et se certifier Scrum Products Owner ou Scrum Master. Je recommande ces certifications mais dans certains départements, il était inutile et contreproductif d’implémenter la méthodologie Scrum. Cela répondait à un objectif global de l’entreprise, mais pour certains départements ou programmes, il aurait été préférable d’avoir une autre formation.
Dans un autre exemple, cela était complètement sensé :
Une entreprise de construction fait face à un besoin urgent de digitaliser ses processus pour rester compétitive.
La majorité de l'équipe a des compétences traditionnelles, avec peu d'expérience en technologie numérique.
La direction a mis en place un programme de formation en gestion de projet numérique, en partenariat avec un fournisseur de technologie.
Le fournisseur s’occupait aussi de la mise en place et de l’accompagnement de l’implémentation en mettant à disposition des experts pour aiguiller l’équipe.
En 6 mois, l'équipe a non seulement adopté de nouveaux outils numériques, mais a également amélioré ses processus de gestion de projet, réduisant les délais et les coûts de projet.
Dans cet exemple, nous avons 2 composantes essentielles d’une adoption de nouveaux outils réussie :
- Formation
- Accompagnement au changement
2) Apprentissage sur le tas
L'apprentissage sur le tas, ou l'apprentissage par l'expérience, est crucial dans le contexte.
Encouragez les membres de l'équipe à prendre des initiatives, à participer à de nouveaux défis et à sortir de leur zone de confort.
En effet, cela favorise l’innovation et de nouvelles opportunités peuvent en découler.
Une autre approche est de créer des binômes membres moins expérimentés/ mentors au sein de l'équipe peut faciliter le transfert de connaissances et accélérer l'apprentissage.
Cela favorise également un sentiment d'appartenance et renforce la cohésion de l'équipe.
3) Partage de connaissances
Organisez des sessions régulières de retour d'expérience, des ateliers de co-développement, ou des présentations techniques par les membres de l'équipe sur des sujets de leur expertise.
Ces moments de partage sont aussi l'occasion de renforcer les liens entre les membres de l'équipe et de cultiver un environnement de travail collaboratif et ouvert à l'apprentissage.
4) Utilisation de la technologie
Les technologies et les plateformes d'apprentissage en ligne offrent des ressources abondantes et accessibles pour le développement des compétences.
Encouragez l'équipe à utiliser ces outils pour leur formation personnelle : MOOCs, webinaires, tutoriels vidéo, ou même des jeux sérieux (gamification) peuvent compléter les méthodes traditionnelles de formation.
Ces ressources permettent une grande flexibilité dans l'apprentissage, s'adaptant aux emplois du temps souvent chargés des membres de l'équipe projet.
Elaborer un plan de montée en compétences
La mise en œuvre d'un plan de développement des compétences pour une équipe projet nécessite une approche méthodique et personnalisée, visant à maximiser l'efficacité des stratégies de montée en compétence.
Voici des éléments clés à considérer pour développer et exécuter un tel plan avec succès :
1) Établissement d'objectifs clairs
Comme pour tout projet, la montée en compétence a besoin d'objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (SMART).
Ces objectifs devraient être alignés avec les besoins du projet et les aspirations professionnelles des membres de l'équipe.
Par exemple :
Si un projet nécessite une expertise approfondie dans un nouveau logiciel, un objectif pourrait être que tous les membres concernés atteignent un niveau de compétence intermédiaire dans son utilisation d'ici 3 mois.
2) Suivi des progrès
La mise en place d'un système de suivi permet de mesurer l'avancement des membres de l'équipe vers les objectifs fixés.
Cela peut prendre la forme d'évaluations régulières, de feedbacks continus et de réunions de suivi dédiées.
Le maintien de la matrice de compétence joue un rôle important.
En montrant l’évolution des compétences et les résultats qui en découlent, c’est un argument supplémentaire pour continuer à faire monter en compétence l’équipe.
Les outils de gestion de projet et les plateformes d'apprentissage en ligne offrent souvent des fonctionnalités utiles pour le suivi des progrès.
3) Adaptation et flexibilité
Toujours garder une flexibilité et une agilité, permettant de s'adapter aux changements dans les priorités du projet, aux évolutions technologiques, et aux besoins individuels de l'équipe.
Cette adaptabilité peut impliquer l'introduction de nouvelles formations, le réajustement des objectifs ou même le changement pour certains membres, pour qui d’autres compétences seraient plus judicieuses.
Promotion d'une culture d'apprentissage
Avoir une culture qui valorise l'apprentissage et le développement professionnel continu est un atout considérable, et ce au niveau individuel ou de l’entreprise.
Je n'avais pas pris conscience de la chance que représentait le fait d'être dans une entreprise encourangeant l'apprentissage, en offrant des solutions et facilitant l'accès à différents formats.
C’est vraiment une force pour une entreprise d’être en capacité de fournir cela. Toutes les entreprises n’ont pas les ressources pour le mettre en place.
Il s’agit alors pour le chef de projet ou le responsable de programme de l’inclure dans le budget du projet et de l’amortir sur d’autres projets de l’entreprises.
Deux chefs de projets peuvent s’associer pour faire monter en compétence leurs équipes et cela divise le budget de formation.
Ce sont des initiatives qui existent dans les entreprises et qui devraient être encouragées par les directions.
Ainsi, ce sont les projets qui sont responsables des montées en compétence et cela devient localisé.
Encourager la curiosité, la prise d'initiative et le partage de connaissances entre les membres de l'équipe renforce cet environnement d'apprentissage.
La reconnaissance des efforts et des progrès individuels, par des récompenses ou des opportunités de carrière, peut également jouer un rôle crucial dans la motivation de l'équipe à poursuivre sa montée en compétence.
Conclusion
De l'évaluation initiale des compétences existantes à la mise en œuvre d'un plan de développement structuré, en passant par l'adoption de méthodes d'apprentissage variées et adaptées, chaque étape est essentielle pour construire une équipe performante et adaptative.
Face aux enjeux et aux défis actuels, il devient évident que la capacité d'une équipe à apprendre, à s'adapter et à se développer est un atout inestimable.
Cela nécessite un engagement continu de la part des chefs de projet et des membres de l'équipe, ainsi qu'un soutien organisationnel pour créer un environnement propice à l'apprentissage et au développement.
Je vous encourage à réfléchir à la manière dont vous pouvez appliquer ces stratégies au sein de votre équipe.
En investissant dans la montée en compétence de votre équipe, vous poserez les fondations d'une gestion de projet résiliente, capable de relever les défis de demain.
