Nous le savons tous, depuis l'épidémie de COVID, la généralisation du travail à distance est un fait.
Les projets agiles ne font pas exception, et il arrive souvent que les équipes d'un projet agile soient en télétravail et dans des endroits différents.
Les différentes cérémonies doivent donc se faire en ligne, dont le stand-up meeting, qui est un outil essentiel pour synchroniser le travail de l'équipe.
Mais la question qui se pose est comment bien mesurer et améliorer l'efficacité du stand-up en ligne en particulier, et des différentes cérémonies de la gestion de projets en général ?
Quelques conseils pour y parvenir.
Qu'est-ce que la cérémonie stand-up ?
Le stand-up meeting ou Daily Meeting Scrum (DSM) est l'un des 5 différents types de cérémonies Scrum.
Il s'agit d'une réunion de courte durée, de 10 à 15 minutes idéalement.
Les membres qui peuvent assister à cette réunion sont :
- L'équipe de développement (les développeurs, les testeurs, les analystes, les designers, etc.)
- Le Product Owner
- Le Scrum Master
En savoir plus sur les rôles Scrum.
La réunion est quotidienne et a pour but de faire le point sur les avancées, les blocages et les prochaines actions à réaliser, d'où la nécessité de la présence de l'ensemble de l'équipe agile.
Historiquement, la réunion quotidienne se fait debout, plutôt qu'assise autour d'une table, d'où l'appellation de la cérémonie en "stand-up meeting" (réunion debout).
L'objectif de faire la réunion en étant debout est :
- D'obliger les participants à aller à l'essentiel et à être rapide
- De faciliter les échanges et la circulation de l'information, comme autour d’une machine à café
Aujourd'hui, la réunion est très souvent virtuelle.
Même avec le changement de format (virtuel plutôt que présentiel), il faudra s'adapter et apporter quelques modifications dans la façon de la mener, pour garder le même objectif.
Quelle différence avec un stand-up virtuel ?
Nous devons être d’accord sur un point :
Le stand-up meeting, qu’il soit en présentiel ou en virtuel, doit garder le même principe et objectif :
Permettre de partager les informations les plus importantes ainsi que les obstacles pour pouvoir les résoudre rapidement.
Si on souhaite faire un comparatif entre le stand-up en présentiel et le stand-up virtuel, nous pouvons noter :
1) En présentiel
- L'équipe est présente dans un emplacement physique, qui va favoriser les échanges directs
- Être debout, en cercle. Ceci va encourager l’équipe à aller droit au but lors des échanges et de ne discuter que les points essentiels
- Perception de la communication non verbale (postures, regards, gestes)
- Un tableau blanc et un post-it suffisent pour avoir une idée de l’avancement des travaux
- Rapidité dans la résolution des blocages et des problèmes facilités par la présence et la disponibilité des membres de l’équipe
Voici 8 astuces pour organiser un stand-up meeting en présentiel réussi.
2) En virtuel
- L'équipe participe par visioconférence depuis des lieux différents (des times zones différentes parfois)
- Il peut être plus difficile de garder l'attention et la dynamique de groupe. Il n’est pas impossible qu’un membre de l’équipe réponde à un mail ou fasse autre chose pendant qu’un autre membre de l’équipe présente son travail.
- La communication non verbale n’est pas évidente, surtout si des membres de l’équipe n’activent pas la caméra.
- Les outils de collaboration en ligne deviennent obligatoires, il n’est pas possible d’utiliser le tableau blanc de la salle de réunion.
- Le suivi des actions et la résolution des blocages nécessitent une organisation plus rigoureuse en regardant les calendriers des uns et des autres et en organisant des points entre concernés
Mieux organiser les stand-ups virtuels
En réunion virtuelle, et plus particulièrement le stand-up quotidien à distance, il faut exiger des règles pour une efficacité maximale de la réunion.
La réunion est de courte durée et des moyens doivent être mis en place pour son bon déroulement.
Ainsi, il faudra :
1) Mettre à la disposition de l’équipe un matériel de qualité
Cela va du PC de travail, au casque micro et en passant par le débit de la connexion.
Il ne faut pas que les membres de l'équipe perdent du temps en essayant de faire fonctionner le micro ou les hauts parleurs.
2) Simplifier la connexion
Un lien unique pour toutes les réunions stand-ups doit être créé.
L’utilisateur doit être déjà authentifié et ne devra pas passer quelques minutes à se connecter, à taper un mot de passe ou à faire du paramétrage.
3) Choisir l’outil idéal de visioconférence
Les membres de l’équipe peuvent avoir besoin de partager l’écran pour discuter d’un problème ou d’une solution.
Ils doivent donc avoir un outil simple pour partager l’écran et de préférence en HD pour simplifier la lecture.
En contrepartie, certaines règles doivent être mises en place :
- Pas de doubles écrans : Les doubles écrans peuvent tenter les membres de l'équipe de suivre le stand-up tout en effectuant une autre tâche en parallèle. Cela risque de diminuer leur concentration et leur capacité d'écoute envers les autres
- Respecter la parole des autres : Une seule personne qui parle à la fois, si quelqu’un souhaite intervenir, il doit lever la main et attendre l’octroi du droit de parole
- Les micros coupés : Seul le micro de la personne qui parle est actif, les autres micros doivent être désactivés pour ne pas perturber la réunion avec des bruits externes
- Caméras allumées : Il est souhaitable que les caméras soient allumées pour tout le monde, ainsi, il est possible d’avoir de la perception de la communication non verbale
Il est essentiel que ces règles soient écrites dans le document des règles de base de l’équipe et accords de travail (Ground rules et working agreements).
Aucune règle ne doit être imposée à l’équipe.
Apporter de la vivacité
Le stand-up est une réunion quotidienne qui prend toujours le même format, et qui est routinière.
De ce fait, des membres de l'équipe peuvent avoir tendance à se désintéresser, à s’absenter ou à trouver ce rituel chronophage.
En tant que Scrum Master, vous devez apporter de la vivacité et injecter du rythme chaque matin.
Ceci va permettre de booster les membres de l'équipe et de la mettre sur les bons rails pour le reste de la journée.
Par exemple :
Si habituellement ce sont les développeurs qui parlent en premier, de temps en temps, vous pouvez demander aux designers ou testeurs de prendre la parole en premier.
Vous pouvez aussi désigner chaque jour un membre de l’équipe en tant que responsable du Stand-up pour respecter la durée de la réunion et orienter les discussions.
Mesurer l'efficacité des stand-ups virtuels
Maintenant que vous avez mis en place les outils nécessaires pour le bon déroulement des stand-ups virtuels, il va falloir mesurer l’efficacité de ces outils et règles et apporter de l’amélioration continue.
Il existe plusieurs façons de mesurer l'efficacité des stand-ups à distance.
En tant que Scrum Master, vous devez mettre certains KPI pour pouvoir prendre les mesures nécessaires selon les données.
Parmi ces KPI, vous pouvez suivre :
1) Durée de la réunion
Quelle est la durée moyenne des stand-ups ?
Et est-ce que cela respecte les recommandations d’avoir une réunion de maximum 20 minutes ?
Un dépassement régulier du temps peut indiquer que le format virtuel n'est pas optimal.
Il est donc utile de faire un rappel sur le format et l’objectif du stand-up et de veiller au respect des règles du déroulement de la réunion.
2) Participation de l'équipe
Quel est le taux d’absentéisme aux réunions de stand-ups ?
Et est-ce que tous les membres de l’équipe prennent la parole équitablement ?
Des membres qui n’ont jamais de remarques ou qui ont des silences prolongés peuvent être un signe de manque d'engagement.
En plus, des membres de l’équipe qui s’absentent très souvent est aussi un signe de désengagement.
3) Résolution des blocages
Quels sont les blocages à répétition ?
Est-ce que les blocages identifiés pendant les stand-ups sont suivis et résolus ?
Le suivi de ces points de blocage permet de mesurer l’engagement des uns et des autres.
4) Productivité de l'équipe
Est-ce que les membres de l'équipe ont la même productivité avec un stand-up virtuel ?
Si la productivité baisse, il se peut que les membres de l’équipe n’arrivent pas à comprendre les points de blocage abordés lors du Stand-up.
Le désengagement peut aussi avoir un impact négatif sur la productivité.
Dès que le Scrum Master (SM) remarque une baisse de productivité, il pourra comprendre que c’est un signe que le stand-up virtuel n'est pas optimal.
Enfin, le retour d'expérience de l'équipe est aussi important que les différents KPI.
Le SM devra de temps en temps recueillir les commentaires et suggestions des participants pour améliorer le format.
Les réunions pour recueillir les commentaires peuvent se faire en tête-à-tête entre le SM et les différents intervenants.
Conclusion
Déjà en présentiel, la réunion stand-up suscite les débats.
En virtuel, le Scrum Master devra jouer pleinement son rôle de facilitateur pour en tirer les bénéfices.
Il ne faut surtout pas hésiter à changer des choses si vous remarquez une baisse de motivation.
Il ne faut pas que la réunion rentre dans la routine des cérémonies, mais toujours garder la vivacité et l’énergie nécessaire pour que le stand-up soit une réussite et un départ pour le reste de la journée.
