Assurer le respect des délais par une équipe de projet est une tâche essentielle, mais souvent délicate, de la gestion de projet.
Dans le domaine de l’IT, où la complexité et la technicité des tâches sont élevées, cet enjeu devient encore plus pertinent.
Dans cet article, nous explorerons les techniques, les outils et les stratégies pour aider les gestionnaires de projet à faire respecter les délais par leurs équipes, avec des exemples concrets tirés de plus de 20 ans d'expérience dans la gestion de projets informatiques.
Pourquoi faire respecter les délais ?
Le respect des délais est le premier critère d’évaluation du succès d’un projet pour 19% des organisations d'après le rapport PWC.
Une autre étude, montre que seulement 40 % des projets sont réalisés dans les délais.
Assurer le respect des délais par une équipe de projet est crucial pour plusieurs raisons :
1. Réputation de l'entreprise
Le respect des délais est un gage de sérieux et de professionnalisme. Une entreprise qui respecte ses engagements vis-à-vis de ses clients gagne en réputation et en crédibilité.
Cela correspond à l'une des arêtes du fameux "triangle d'or" en gestion de projet, une représentation des trois contraintes majeures qui sont : le temps (les délais), le coût (le budget), et la portée (les objectifs).
2. Gestion efficace des ressources
La tenue des délais permet une meilleure gestion des ressources (humaines, financières, matérielles) et limite les coûts supplémentaires qui peuvent être engendrés par un dépassement de ces délais.
3. Satisfaction des clients
Un projet livré dans les temps est un projet qui satisfait le client. Cela contribue à la fidélisation des clients et à l'acquisition de nouveaux clients.
4. Planification d'autres projets
Si un projet respecte son échéancier, cela permet à l'entreprise de mieux planifier ses autres projets. Cela évite les conflits de ressources et assure une meilleure distribution des tâches.
5. Pénalités de retard
Dans certains contrats, des pénalités peuvent être imposées en cas de retard. Respecter les délais permet donc d'éviter ces pénalités.
6. Maintien d'une bonne ambiance de travail
Maintenir une bonne ambiance de travail : Le respect des délais évite la pression inutile sur les équipes de projet et favorise une meilleure ambiance de travail.
7. Respect des engagements vis-à-vis des parties prenantes
Les parties prenantes du projet (clients, fournisseurs, partenaires, etc.) comptent sur la livraison du projet dans les délais convenus.
Le respect de ces délais permet de maintenir de bonnes relations avec ces parties prenantes.
Quelles stratégies pour s'assurer que les délais d'un projet soient respectés ?
Assurer le respect des délais d'un projet nécessite une planification minutieuse, une bonne communication et une gestion efficace :
1. Une planification efficace
La planification est une étape cruciale dans la gestion de projet qui pose les bases pour l'ensemble du projet.
Une planification efficace nécessite de décomposer le projet en tâches gérables, d'estimer le temps nécessaire pour chaque tâche, d'assigner les tâches aux membres de l'équipe, et de prévoir les obstacles potentiels.
1.1 Décomposition du projet
Chaque projet doit être décomposé en tâches plus petites et plus gérables.
Cette décomposition permet de mieux comprendre la portée du projet, de définir des objectifs clairs et de suivre les progrès plus facilement.
Exemple :
Supposons que nous travaillons sur un projet de création d'une application mobile pour une entreprise de vente au détail.
Ce projet pourrait être décomposé en plusieurs tâches, par exemple :
- Conception de l'interface utilisateur
- Développement des fonctionnalités backend
- Tests et débogage
- Déploiement de l'application
1.2 Estimation du temps
Pour chaque tâche, il est nécessaire d'estimer le temps qu'elle prendra. Cela permet de créer un calendrier pour le projet et d'établir des délais réalistes.
Exemple :
Dans notre projet d'application mobile, nous pourrions estimer que :
- La conception de l'interface utilisateur prendra deux semaines
- Le développement des fonctionnalités backend quatre semaines
- Les tests et le débogage deux semaines, et le déploiement une semaine.
1.3 Assignation des tâches
Chaque tâche doit être assignée à un ou plusieurs membres de l'équipe.
Il est important que chaque membre de l'équipe comprenne ses responsabilités et les attentes en termes de délais.
Exemple :
Dans notre projet, nous pourrions assigner la tâche de conception de l'interface utilisateur à un designer, le développement des fonctionnalités backend à un développeur, et les tests et le débogage à un testeur.
Le déploiement de l'application pourrait être une responsabilité partagée entre le développeur et le testeur.
1.4 Anticipation des obstacles
Enfin, une bonne planification implique d'anticiper les obstacles potentiels et de mettre en place des stratégies pour les surmonter.
Exemple :
Dans notre projet d'application mobile, un obstacle potentiel pourrait être un retard dans le développement des fonctionnalités backend.
Pour surmonter cet obstacle, nous pourrions prévoir du temps supplémentaire dans le calendrier pour cette tâche, ou nous pourrions avoir un développeur supplémentaire prêt à intervenir si nécessaire.
Ces solutions seraient alors mises en œuvre lors de la phase d'exécution du cycle de vie du projet.
En résumé, une planification efficace est la première étape pour faire respecter les délais par une équipe de projet.
En décomposant le projet en tâches gérables, en estimant le temps pour chaque tâche, en assignant les tâches aux membres de l'équipe et en anticipant les obstacles, les gestionnaires de projet peuvent créer un plan solide qui aidera à assurer le succès du projet.
2. Une communication claire et régulière
La communication est une compétence clé en gestion de projet.
Elle permet d'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, comprend les attentes en termes de délais et se sent soutenu pour signaler les problèmes ou les retards.
2.1 Clarifier les attentes
Pour chaque tâche, le gestionnaire de projet doit expliquer clairement à l'équipe ce qui est attendu et quand cela doit être terminé.
En clarifiant ces attentes dès le départ, on évite les malentendus qui pourraient retarder le projet.
Exemple :
Dans notre projet de développement d'application mobile, le gestionnaire de projet doit expliquer clairement au designer qu'il doit terminer la conception de l'interface utilisateur d'ici deux semaines.
De même, le développeur doit comprendre que le développement des fonctionnalités backend doit être terminé en quatre semaines.
2.2 Fournir des mises à jour régulières
La communication régulière permet de suivre les progrès, de déceler les problèmes éventuels et d'apporter les ajustements nécessaires pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Exemple :
Le gestionnaire de projet pourrait organiser des réunions d'équipe hebdomadaires pour discuter de l'avancement du projet.
Par exemple, le designer pourrait signaler qu'il a terminé la moitié de la conception de l'interface utilisateur en une semaine, indiquant qu'il est sur la bonne voie pour respecter le délai de deux semaines.
2.3 Encourager le feedback
Il est important que les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour signaler les problèmes ou les retards.
Le gestionnaire de projet doit encourager la communication ouverte et être réceptif au feedback pour résoudre les problèmes rapidement.
Exemple :
Si le développeur rencontre des difficultés dans le développement des fonctionnalités backend, il doit se sentir à l'aise pour signaler ce problème au gestionnaire de projet.
Le gestionnaire de projet peut alors ajuster le plan, par exemple en allouant plus de temps à cette tâche ou en demandant à un autre développeur d'aider.
3. L'utilisation d'outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet sont essentiels pour organiser les tâches, suivre l'avancement, gérer les ressources et identifier les goulots d'étranglement.
Ces outils offrent une vue d'ensemble du projet et peuvent aider à garantir le respect des délais.
3.1 Suivi de l'avancement des tâches
La plupart des outils de gestion de projet permettent de suivre l'avancement des tâches, ce qui peut aider à identifier rapidement les retards.
Les gestionnaires de projet peuvent ainsi prendre des mesures pour rectifier la situation.
Exemple :
Dans notre projet d'application mobile, nous pourrions utiliser un outil de gestion de projet tel que Trello ou JIRA.
Avec ces outils, nous pouvons créer une carte pour chaque tâche (par exemple, conception de l'interface utilisateur, développement des fonctionnalités backend, tests et débogage, déploiement de l'application) et suivre leur progression.
3.2 Identification des retards potentiels
Les outils de gestion de projet peuvent aider à identifier les tâches qui prennent plus de temps que prévu, indiquant ainsi un potentiel retard.
Exemple :
Si le développeur passe plus de temps que prévu sur une certaine fonctionnalité, cela sera visible dans l'outil de gestion de projet.
Le gestionnaire de projet peut alors discuter avec le développeur pour comprendre la cause du retard et trouver une solution.
3.3 Réaffectation des ressources
Les outils de gestion de projet peuvent également aider à gérer les ressources de manière efficace.
Si une tâche est en retard, le gestionnaire de projet peut réaffecter des ressources pour aider à la terminer plus rapidement.
Exemple :
Si le développement des fonctionnalités backend est en retard, le gestionnaire de projet pourrait décider d'affecter un autre développeur à cette tâche.
Cela pourrait être facilement géré dans l'outil de gestion de projet.
3.4 Visualisation des dépendances entre les tâches
La technique PERT aide à visualiser les dépendances entre les tâches.
Par exemple, ils peuvent indiquer que la tâche B ne peut pas commencer avant que la tâche A soit terminée.
Cela permet aux gestionnaires de projet de planifier plus efficacement et d'identifier les goulots d'étranglement potentiels.
Exemple :
Dans notre projet, la tâche de test et de débogage ne peut pas commencer avant que le développement des fonctionnalités backend ne soit terminé.
Si le développement est en retard, cela affectera également la tâche de test et de débogage.
L'outil de gestion de projet rendra cette dépendance visible, permettant au gestionnaire de projet de prendre des mesures pour éviter un retard du projet dans son ensemble.
En résumé, l'utilisation d'outils de gestion de projet peut grandement faciliter le suivi de l'avancement du projet, la gestion des ressources et l'identification des retards potentiels.
En permettant de visualiser le projet dans son ensemble, ces outils peuvent aider les gestionnaires de projet à garantir le respect des délais.
Découvrez dans cette vidéo comment maitriser les délais avec Gantt et PERT :
4. La gestion des risques
La gestion des risques est une composante essentielle de tout projet.
Elle implique l'identification, l'évaluation et la priorisation des risques potentiels, suivies de l'application de ressources pour minimiser, surveiller et contrôler l'impact de ces risques sur le projet.
4.1 Identification des risques
La première étape de la gestion des risques est d'identifier les risques potentiels qui pourraient retarder le projet.
Ces risques peuvent être de diverses natures : techniques, financières, organisationnelles, etc.
Exemple :
Dans notre projet d'application mobile, les risques techniques pourraient inclure des problèmes de compatibilité entre l'application et certains appareils mobiles, ou des bugs difficiles à résoudre.
Les risques organisationnels pourraient inclure un manque de ressources ou de compétences au sein de l'équipe, ou des problèmes de communication.
4.2 Évaluation et priorisation des risques
Une fois les risques identifiés, ils doivent être évalués en fonction de leur probabilité d'occurrence et de l'impact qu'ils auraient sur le projet.
Cette évaluation permet de prioriser les risques et de se concentrer sur les plus importants.
Exemple :
Dans notre projet, nous pourrions juger que le risque de bugs est assez élevé, car le développement de nouvelles fonctionnalités est toujours sujet à des imprévus.
En revanche, le risque de problèmes de compatibilité pourrait être jugé plus faible si nous développons l'application pour une plateforme spécifique.
Par conséquent, nous pourrions choisir de nous concentrer davantage sur la gestion du risque de bugs.
4.3 Mise en place de plans d'atténuation
Une fois les risques évalués et priorisés, des plans d'atténuation doivent être mis en place.
Ces plans décrivent comment le projet sera modifié pour réduire la probabilité ou l'impact de chaque risque.
Exemple :
Pour atténuer le risque de bugs, nous pourrions décider d'allouer plus de temps à la phase de test et de débogage, ou d'embaucher un testeur supplémentaire.
Pour atténuer le risque de problèmes de communication au sein de l'équipe, nous pourrions mettre en place des réunions d'équipe régulières et utiliser des outils de communication et de collaboration efficaces.
4.4 Suivi des risques
Enfin, tout au long du projet, les risques doivent être suivis et réévalués.
Si un risque semble devenir plus probable ou avoir un impact plus important, le plan d'atténuation doit être ajusté en conséquence.
Exemple :
Si, au cours du développement de l'application, nous nous rendons compte que les bugs sont plus nombreux ou plus difficiles à résoudre que prévu, nous devrions ajuster notre plan d'atténuation.
Cela pourrait impliquer d'allouer encore plus de temps à la phase de test et de débogage, ou d'embaucher un autre testeur.
5. La motivation de l'équipe
La motivation de l'équipe est un facteur clé pour garantir le respect des délais.
Une équipe motivée et engagée sera plus productive, plus innovante et plus encline à surmonter les obstacles.
Voici quelques stratégies pour maintenir une équipe motivée.
5.1 Reconnaissance du travail bien fait
Reconnaître le travail bien fait est un puissant moteur de motivation.
Il peut s'agir de félicitations publiques lors de réunions d'équipe, de récompenses pour les réalisations exceptionnelles ou simplement d'un remerciement personnel pour un travail bien fait.
Exemple :
Dans notre projet d'application mobile, si le designer a fait un excellent travail et a respecté le délai pour la conception de l'interface utilisateur, le gestionnaire de projet pourrait le féliciter lors de la réunion d'équipe suivante.
Cette reconnaissance publique montrera à l'équipe que leur travail est apprécié et motivera les autres membres à respecter également leurs délais.
5.2 Création d'un environnement de travail positif
Un environnement de travail positif encourage la productivité et l'engagement.
Cela peut être atteint en favorisant la communication ouverte, en résolvant rapidement les conflits et en créant une culture de soutien et de collaboration.
Mais il ne s'agit pas uniquement de créer une ambiance agréable ou de traiter rapidement les problèmes. Il est également crucial d'adopter une approche mesurée et durable en ce qui concerne les efforts déployés par l'équipe.
D'après une étude de Harvard Business Review, adopter la règle des 85% peut être bénéfique.
Cette approche suggère que pour atteindre une productivité optimale, il ne faut pas toujours travailler à pleine capacité. En effet, un effort constant de 100% peut conduire à l'épuisement et à une baisse de performance.
Exemple :
Pour créer un environnement de travail positif dans notre projet, le gestionnaire de projet pourrait encourager l'équipe à partager leurs idées et leurs préoccupations, et à collaborer pour résoudre les problèmes.
Par exemple, si un développeur rencontre un problème technique, d'autres membres de l'équipe pourraient lui apporter leur aide ou leurs suggestions.
5.3 Opportunités de développement professionnel
Offrir des opportunités de développement professionnel peut également aider à motiver l'équipe dans le cadre de leur projet professionnel.
Cela peut impliquer la formation sur de nouvelles technologies ou méthodologies, l'encouragement à assister à des conférences ou à des ateliers, ou la possibilité de travailler sur des tâches stimulantes et enrichissantes.
Exemple :
Dans notre projet, le gestionnaire de projet pourrait proposer à l'équipe de suivre une formation sur une nouvelle technologie utilisée dans le projet.
Cela non seulement aidera l'équipe à développer de nouvelles compétences, mais montrera également que l'entreprise est investie dans leur développement professionnel.
Quelques méthodes et outils pour mieux gérer les délais
Voici quelques exemples d'outils et méthodes que vous pouvez appliquer pour faire respecter les délais d'un projet :
1. La méthode Agile
L'agilité est une méthodologie de gestion de projet populaire dans le domaine informatique qui encourage l'itération rapide, le travail en équipes cross-fonctionnelles et la livraison continue de valeur.
Cette méthode permet de livrer des résultats plus rapidement et d'ajuster le projet en cours de route pour mieux répondre aux besoins.
2. La méthode du chemin critique (Critical Path Method, CPM)
La technique PERT, comme mentionné précédemment, permet d'identifier les tâches les plus longues nécessaires pour achever le projet.
Ces tâches forment le chemin critique, c'est-à-dire la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet.
En se concentrant sur ces tâches critiques, vous pouvez vous assurer que le projet se déroule dans les délais.
Il est donc crucial de surveiller attentivement le progrès le long de ce chemin critique pour garantir l'achèvement du projet en temps voulu.
3. Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil visuel qui permet de planifier les tâches, de voir comment elles se chevauchent et de suivre les progrès.
C'est un excellent moyen pour l'équipe de voir où elle se situe par rapport aux délais.
Quelques conseils pour une meilleure gestion des délais
Voici quelques bonnes pratiques pour assurer un respect des délais :
- Priorisez les tâches : Certaines tâches sont plus cruciales pour le respect des délais que d'autres. Identifiez ces tâches et assurez-vous qu'elles soient prioritaires
- Fournissez les ressources nécessaires : Assurez-vous que votre équipe a tout ce dont elle a besoin pour effectuer le travail à temps. Cela peut inclure les outils, la formation et le soutien
- Créez une culture de responsabilité : Encouragez les membres de l'équipe à prendre la responsabilité de leurs tâches et à respecter leurs délais
- Encouragez une bonne gestion du temps : Formez votre équipe à des techniques de gestion du temps efficaces et encouragez une bonne organisation
- N'oubliez pas les tampons de temps : Les imprévus peuvent survenir dans n'importe quel projet. Prévoir des tampons de temps dans votre calendrier pour faire face à ces imprévus peut aider à rester sur la bonne voie.
Conclusion
En somme, faire respecter les délais est sans doute un défi.
Cependant, avec une planification judicieuse, une communication efficace, l'utilisation d'outils appropriés, une gestion proactive des risques et une équipe motivée, il est tout à fait possible de livrer des projets à temps.
C'est un effort constant qui exige du dévouement, de la persévérance et un engagement envers l'excellence.
Et lorsque les délais sont respectés, non seulement le résultat du projet est atteint, mais la confiance de l'équipe est renforcée, ce qui profite à tous les aspects de l'organisation.
