Le redressement de projet consiste à mettre en place une stratégie pour remettre sur les rails, un projet qui dérape.
Un projet qui dérape est un projet qui risque de ne pas atteindre les résultats escomptés. Personne ne souhaite que son projet échoue mais cela arrive bien plus souvent qu’on ne le pense.
Si vous êtes dans cette situation, alors vous êtes au bon endroit.
Dans cet article, nous vous donnons quelques astuces pour reconnaitre un projet est en difficulté et savoir comment le redresser ?
Comment reconnaitre un projet en difficulté ?
Vous vous posez des questions sur votre projet ?
Vous ne savez pas s’il faut donner l’alerte que votre projet a besoin d’être redressé ?
Je vous l’accorde, il est parfois difficile de reconnaitre les signaux si l’on ne se base que sur les méthodes classiques de contrôle et de suivi de projets telles que la triple contrainte, sans prendre en compte le facteur humain.
En effet, un budget dépassé ou un jalon manqué ne sont pas des signes évidents de mauvaise santé d’un projet.
Même les projets les mieux gérés peuvent être confrontés à ces problèmes.
En revanche, des demandes répétées d’extension de budget et du planning, des risques en augmentation, des relations tendues avec les parties prenantes, une dérive de périmètre, etc. sont quelques signes annonciateurs du dérapage d’un projet.
En effet, ces demandes de modifications, quand elles ne sont pas contrôlées, perturbent la gestion de projet.
D'après une étude de PWC, 15 % des entreprises estiment que la qualité du livrable (respect du périmètre) est la importante pour un projet réussi.
Dans ce contexte, il est crucial de recadrer la gestion de projet en mettant en place un processus clair et structuré pour gérer ces demandes.
Vidéo tutorielle : signes avant-coureurs et stratégie de redressement
La vidéo tutorielle ci-après offre une vue d'ensemble sur le redressement de projet et les signes précurseurs d'un dérapage :
Exemple :
Un projet peut déraper de façons différentes.
Par exemple, si vous n’avez pas le pouvoir en début de projet, de définir votre équipe et d’obtenir vos besoins en ressources, votre projet risque de déraper.
Il est important ici de bien surveiller la courbe en S du projet, qui représente l'évolution du travail accompli par rapport au temps et au budget.
Le respect des délais est donc une composante clé à surveiller.
En tant que chef de projet, vous avez la responsabilité de mener à bien vos projets.
Cependant, dans certaines organisations, cette responsabilité est découplée de l’autorité qui vous permet d’avoir tous les éléments en main, pour atteindre sans stress, les objectifs de vos projets.
Un projet qui échoue est un projet qui présente d’importants écarts en termes de planning, de budget et/ou de qualité, mais pas seulement.
Il est donc essentiel de tenir un tableau de bord efficace pour suivre et analyser les écarts de délais et de budget des projets, identifier rapidement les déviations et prendre des mesures correctives.
C'est un outil indispensable pour maintenir le contrôle sur votre projet et garantir sa réussite.
Redressement de projet en difficulté en 4 étapes
Je vous propose ci-après 4 étapes pour sauver votre projet de la dérive.
Etape 1 : Identifier les problèmes
L’objectif de cette étape de redressement de projet est de déterminer l’état dans lequel se trouve votre projet et d’identifier par la même occasion, les causes du besoin de redressement.
L’évaluation de l’état dans lequel se trouve votre projet peut se faire en 3 phases :
1.1) Recueillir le maximum d’information
Pour redresser un projet en difficulté, il faut obtenir les éléments sur le déroulement du projet, rien de mieux que l’entretien individuel pour y parvenir.
Précisément, il s’agit lors de cette première étape de définir un protocole d’entretien et de l’évaluer avant de le mettre en œuvre avec les différentes personnes incluses dans l’exécution du projet.
Contrairement à des tests utilisateurs ou entretiens classiques, ces entretiens ne doivent pas être enregistrés car vous risquez d’avoir moins d’informations.
En effet, les participants feront beaucoup plus attention aux informations qu’ils vont partager si vous enregistrez l’entretien.
Le caractère privé et non nominatif des entretiens doit être clairement spécifié dans le protocole et communiqué aux participants.
Vous devez ruser pour avoir les bonnes informations.
Par conséquents, faites en sorte que l’entretien soit une discussion avec des questions ouvertes plutôt qu’une interrogation.
N’oubliez pas, votre but est de recueillir le maximum d’information pour pouvoir redresser le projet en difficulté, sans vous mettre à dos des personnes qui ont, dans la plus part des cas, travaillé dur sur ce projet.
Bien préparer votre entretien en amont vous permettra de poser les bonnes questions, au bon moment pour découvrir pourquoi le projet est en difficulté et définir le plan de redressement adapté.
Réussir cette étape est indispensable pour redresser le projet.
1.2) Comprendre l’état réel du projet
Pour comprendre l’état réel du projet, il faut analyser les données issues des entretiens et les informations contenues dans les documents du projet.
Un outil efficace à cet effet est l'analyse SWOT, qui permet d'identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces liées au projet.
L’analyse doit se baser sur les données réelles et non sur vos hypothèses.
Tout d’abord, vous devez mettre au propre et réorganiser les réponses des entretiens sans aucune déformation de votre part.
Ensuite, vous devez analyser tous les documents (la charte de projet, le plan de projet, le plan de communication, etc.) pour coupler les informations avec les résultats des entretiens.
Globalement, cette analyse permettra de sortir les éléments factuels relatifs aux problèmes, aux risques, aux opportunités et à l’environnement, auxquels le projet est confronté.
1.3) Présenter les résultats
Les résultats de votre évaluation peuvent être présentés de différentes façons.
Cependant, il est souvent fort apprécié d’avoir un visuel cohérent, hiérarchisé pour faciliter les prises de décisions.
Le diagramme d’Ishikawa ou de fishborn personnalisé peut être un bon outil pour présenter les résultats de votre analyse.
Ce diagramme a la particularité de mettre en évidence les liaisons entre les causes et les effets, et apporte ainsi une aide considérable lors de l’identification des problèmes dans un système, en entreprise ou dans un projet.
Etape 2 : Faire un état des lieux
La revue du projet consiste à connaitre les objectifs et les motivations qui ont conduit au projet, à redéfinir la charte du projet en faisant un état des lieux des travaux restants à faire pour atteindre les objectifs définis.
Il faudra réaliser les revues pour les aspects suivants :
2.1) Travaux réalisés et leur qualité
Cette phase est très importante car si les travaux réalisés ne respectent pas les qualités/ exigences définies et/ou attendues, ils doivent être réintégrés dans le périmètre restant à faire lors du redressement du projet.
Vous devez identifier et isolez le périmètre livré.
Vous devez également documenter les problèmes remontés sur le périmètre livré et le reste à faire.
2.2) Technologies utilisées
En informatique, le choix de la technologie est une étape très importante pour la réussite du projet.
Votre revue ne doit pas laisser en marge la technologie utilisée pour exécuter le projet.
Vous devez comprendre pourquoi cette technologie a été choisie et si c’est la meilleure pour le projet.
2.3) Gouvernance du projet
La mise en place d’une bonne gouvernance est un facteur important de la réussite de tout projet.
Si les bonnes personnes ne sont pas impliquées dans les différentes instances de gouvernance, soyez-en sûr, le projet aura besoin d’être redressé.
Malheureusement, dans certaines organisations, on remarque que les instances de gouvernance de projet sont constituées de parties prenantes trop occupées, pas assez motivées et peu affectées par le projet.
Il faut s’assurer que les décisions autour du projet ont été prises de façon efficace, que les parties prenantes ont été impliquées au bon niveau et ont les informations adéquates.
Etape 3 : Définir une stratégie de redressement
A partir de tous les éléments recueillis lors des deux précédentes étapes du redressement de projet, nous vous proposons de définir une stratégie en 3 phases :
3.1) Etablir un rapport de leçons apprises (Lesson Learned)
Etablir ce rapport en 3 catégories :
- « Ce qui a fonctionné »
- « Ce qui n’a pas fonctionné »
- et « ce qui peut être amélioré »
Ce rapport doit être partagé avec l’équipe.
3.2) Remonter le moral des équipes et les faire retrouver la confiance
Même si le projet doit être redressé, mettez l’accent sur les victoires car les victoires même les plus petites aideront l’équipe projet à retrouver le moral et la motivation nécessaire pour poursuivre le projet et assurer sa réussite.
Le rapport de leçons apprises devra vous y aider.
Cependant, lors de la présentation de ce rapport, soyez sans reproche et mettez l’accent sur l’objectif qui est l’amélioration continue.
Une fois moral et confiance retrouvés, ils doivent être conservés durant tout le long du projet.
Pour cela, soyez un « Servant Leader ».
Votre le rôle sera donc de fournir à votre équipe, ce dont elle a besoin pour exécuter le projet et d’éliminer tout obstacle dans l’atteinte des objectifs.
En plus de votre équipe, ne laissez pas en marge les autres parties prenantes.
Elles ont également besoin d’être rassurées.
3.3) Mettre en place les processus de gestion de projet adéquats
Dans cette partie, il s’agit de s’assurer que le projet en difficulté sera maintenant géré avec les normes et standards recommandées tels que PMP®, Prince2®, Scrum, etc. Globalement, il s’agit à cet effet de :
- Mettre en place la bonne stratégie de résolution de problème (Problem Solving)
- Redéfinir le plan de gestion de planning tel que recommandé par le PMI. Ce plan doit être suivi de façon minutieuse et être revu fréquemment.
- Mettre l’accent sur la gestion des risques et les suivre de façon minutieuse
- Définir une bonne gouvernance de projet
- Etablir un plan de communication adéquat en impliquant les parties prenantes.
Etape 4 : Mettre en œuvre la stratégie de redressement de projet
Lors de l’exécution de votre stratégie de redressement vous devez être plus attentif aux détails, aux problèmes et alerter/ réagir très vite.
Voici quelques conseils pour réussir à redresser votre projet :
- Préparez votre RACI et communiquer régulièrement avec les parties prenantes
- Surveillez l’exécution du projet et faire des reportings hebdomadaires
- Réestimez régulièrement les reste à faire (RAF)
- Optimizez l'utilisation du budget pour maximiser l'efficacité du projet
- N’oubliez pas de définir quelques KPI de gestion de projet à surveiller tels que la valeur acquise (Earned Value), la qualité, les tendances d’évolution des risques, des plannings, etc.
- Utilisez régulièrement une healthcheck de projet vous aidera à prévenir les dérives et prendre des mesures correctives
Conclusion
Les techniques de gestions de projets ne sont pas les seules causes des projets en difficulté, il en existe plusieurs.
Chaque projet en crise à son lot de problèmes qu’il faut absolument identifier pour mettre en place la stratégie adéquate de redressement de projet.
