Comment construire une matrice RACI ?(+Exemple et Template)

RACI est l'acronyme de Responsible (réalisateur), Accountable (approbateur), Consulted (consulté), Informed (informé).

C'est un outil d'affectation des rôles et responsabilités aux différentes parties prenantes d'un projet.

Dans cet article, je vais expliquer ce que c’est une matrice des rôles et des responsabilités, et comment construire une matrice RACI à travers un exemple et en utilisant un modèle à télécharger.

Qu'est ce qu'un RACI ?

RACI est un outil de gestion de projet, sous forme d'une matrice, utilisé pour l’affectation des rôles et responsabilités au sein d’une équipe projet.

L’acronyme RACI regroupe les premières lettres des mots : Responsible (réalisateur), Accountable (approbateur), Consulted (consulté), Informed (informé).

La méthode RACI peut être appliquée dans le cadre d’un projet, ou d’une manière plus générale dans un département ou d’une organisation afin d’avoir une vision claire de la répartition des tâches.

Elle est souvent utilisée lors de la phase de planification de projet pour définir les responsabilités et les rôles de chaque membre de l'équipe, ainsi que pour clarifier les interactions et les flux de communication nécessaires pour mener à bien le projet.

Pourquoi utiliser le RACI ?

Il n'y a pas pire dans un projet ou dans une organisation que de se retrouver avec plusieurs personnes qui font tous la même chose, ou pire encore, de négliger une tâche importante parce que chacun pense que ce n’est pas à lui de la faire.

RACI est un outil de gestion qui permet de répartir les tâches et d'affecter des responsabilités d’une manière claire et transparente pour tout le monde.

Cela permet d'éviter les zones d'ombre dans les attributions notamment en gestion transversale, où plusieurs personnes de différentes équipes peuvent être impliquées dans un même projet.

Concrètement, le tableau RACI permet de savoir qui sont les participants et parties prenantes du projet, et comment intervient chaque membre de l'équipe au sein de ce projet.

Sa mise en place est donc cruciale à la définition des rôles de tout un chacun dans un processus de gestion de projet.

Il s’agit donc de donner à chaque membre de l’équipe un niveau de responsabilité en fonction des tâches du projet.

Après la définition RACI, voici une vidéo tutorielle qui récapitule les étapes de mise en place d'une méthode RACI pour votre projet :

Les 4 rôles de la matrice de responsabilités

Dans ce qui suit, nous allons explorer chacun de rôles de RACI, mais dans l’ordre inversé afin de respecter la progression du niveau de responsabilité.

1) Informed (informé)

Il s’agit là de mettre la (ou les personnes) qui doit être informée (bien comme il faut), de la progression d’une tâche donnée.

On ne met pas dans cette case, toutes les personnes qui ont accès à l’information ou qui sont destinataires d’un email général.

Cette information doit être poussée et assurée par le billet d’une action définie.

Les personnes informées ne sont pas tenues de faire une action.

2) Consulted (consulté)

Dans cette case, nous mettons les personnes à consulter pour donner leur avis.

Si nous avions renseigné cette case, cela veut dire que nous sommes obligatoirement tenus de consulter ces personnes avant de prendre une décision.

Ces personnes, consultants, et contrairement aux personnes informées, sont tenus d’agir en répondant à la consultation.

3) Responsible (réalisateur)

Le terme français le plus adapté ici est le réalisateur (et pas le responsable).

Dans cette case, nous mettons la personne (ou les personnes), qui doit exécuter la tâche et effectuer le travail.

le « R » a donc la responsabilité de faire le travail et de mener à bien la tâche assignée avec les moyens dont il dispose.

En cas de problème, ou d’insuffisance de moyens et de ressources, le « R » doit s’adresser au « A ».

4) Accountable (approbateur)

Le responsable « A » est la personne tenue responsable de la réussite ou l’échec de la tâche.

Il est chargé de s'assurer que des objectifs SMART sont définis sont bien compris et atteints. C'est lui qui rend les comptes.

Le « A » est souvent le supérieur hiérarchique du « R », et il est aussi possible dans certains cas de cumuler les rôles « R » et « A ».

Cependant, il est à noter que dans le niveau le plus haut d’un projet, on ne peut avoir qu’un seul « A ».

À quoi sert l'outil RACI ?

Le tableau RACI permet d’identifier clairement :

• qui sont les membres actifs du projet et les tâches qui leur incombent
• qui est l’unique décideur
• qui sont les membres qui peuvent être sollicités pour des conseils, ils peuvent avoir une expertise sans être membres opérationnels du projet
• quelle est la ou les personnes que l’on doit informer des évolutions du projet

Template RACI

Nous mettons à votre disposition ce Template RACI que vous pouvez adapter à vos projets :

Comment mettre en place la matrice RACI ?

Voici 3 étapes pour construire votre matrice RACI :

1) Lister les acteurs du projet

Pour faire un RACI, identifiez d'abord les différents acteurs amenés à contribuer directement ou indirectement à votre projet.

Chaque équipe est composée de différents membres : sponsor du projet, chef de projet, coordinateurs, le support administratif, etc.

2) Lister les tâches du projet

Ensuite, définissez et listez les tâches/livrables de votre projet en indiquant les phases du cycle de vie du projet qui leur correspondent.

3) Définir les rôles

Maintenant, vous allez identifier le rôle de chaque participant au projet.

Utilisez les initiales suivantes que nous avons vues plus haut, à savoir : responsable, approbateur, informé et consulté.

Quelques règles à respecter

Voici quelques règles à suivre pour utiliser efficacement votre matrice de responsabilités :

• Il y a toujours un et un seul A pour chaque tâche :
  Le A est celui qui doit rendre des comptes sur l’avancement de l’action. Celui à qui vous attribuez le « A » est pleinement responsable d’une action.
• Il y a au moins un R pour chaque action :
  Le ou les R réalisent l’action. Le A peut aussi jouer le rôle de R. Le A est responsable de l’organisation du travail du ou des R.
  Si les R ne remplissent pas leurs objectifs, le A reste responsable de la situation.
  
• Le ou les C sont les participants qui doivent être consultés.
  Sur consultation du A et des R, ils partagent leur expertise.
  
• Les C n’ont pas autorité. C’est le A qui décide de prendre en compte ou non l’avis des C.
• Les I sont les personnes qui doivent être informées.
  Elles sont classiquement indirectement impactées par le projet, comme les utilisateurs, les responsables de projets périphériques…

Dans la colonne Activité, listez les tâches du projet (= activités)

Exemple de RACI

Voici un exemple d'un RACI pour mieux comprendre son fonctionnement.

Contexte

Il s’agit ici de développer un nouveau site web pour l’entreprise FRAMES, leader dans la fabrication des montures de lunettes.

Le nouveau site web a été commandé par Sophie, directrice du service Marketing.

Voyons l'attribution des rôles d'après le principe RACI :

1. Consulté et informé

Sophie doit être consultée et informée (C & I)

En cette qualité, Sophie, doit être consultée pour la prise des décisions qui concernent les fonctionnalités à inclure. Cette consultation doit se faire pendant la phase de définition et de conception.

Rachid doit être consulté et informé (C & I)

Rachid, quant à lui est Entreprise Architect chez FRAMES, il est donc obligatoirement consulté pour toutes les questions relatives à l’intégration du siteweb avec le CRM de l’entreprise et les autres systèmes internes.

Et naturellement, l’équipe projet doit le consulter dès la définition du projet pour identifier les intégrations possibles, et pendants la phase de la conception.

Lors des tests, Rachid doit également être tenu informé.

2. Réalisateur et informé

Laure est réalisatrice, et devra être informée (R & I)

Laure est une Business Analyst, c’est elle qui est responsable de la définition du besoin auprès de Sophie et de son équipe et aussi de la conception du siteweb. Elle est donc réalisatrice (Responsible) dans ces 2 phases.

Mais Laure doit également être tenue au courant de toutes les autres étapes du projet.

3. Réalisateur, consulté et informé

Amadou est réalisateur, et devra être consulté et informé (R & C & I)

Amadou est un Software Developer qui se chargera du développement du siteweb, et sera donc réalisateur (Responsible), de la phase développement et tests.

Ceci dit, Laure doit l’informer des aboutissements de la phase définition et le consulter dans la phase conception pour tous les aspects techniques.

4. Approbateur

Jean est approbateur (A)

Et finalement, Jean, qui est le chef de projet et l’ultime responsable (Accountable) de sa réussite.

Il présente régulièrement l’avancement du projet à l’équipe de management et fait des points réguliers avec Laure et Amadou pour suivre leur travail.

Le tableau RACI de ce projet se présente donc comme suit :

Pour les besoins de l’exemple, nous avions considéré ici des phases de projet, mais bien entendu, RACI peut très bien être appliquée à des activités, voir même des tâches.

Conclusion

Vous savez à présent comment construire votre matrice RACI.

Souvenez-vous qu’une mauvaise définition des rôles et responsabilités, est susceptible de perturber une bonne gestion de projet.

Ainsi, les conséquences d’une mauvaise répartition des rôles peuvent impacter le projet à différents niveaux : comme les retards de livraison, les conflits entre les équipes, ou plus par effet de ricochet : la rentabilité de l’entreprise.

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