Comment créer une matrice des risques ? (+Template et vidéo)

La matrice des risques est un outil qui permet de calculer le niveau de criticité des risques.

Elle donne immédiatement une vue d'ensemble sur le degré de criticité des risques, et permet de les catégoriser, afin de mieux les gérer et identifier ceux sur lesquels il faut agir en priorité.

Nous allons voir comment faire une cartographie des risques Excel, avec un exemple de matrice d'analyse des risques, un tutoriel vidéo. Vous aurez aussi un modèle à télécharger.

Qu'est ce que la matrice des risques ?

La matrice de criticité est un outil de gestion de projet qui sert à apprécier et hiérarchiser les risques éventuels liés à un projet ou à une entreprise. 

Elle peut être utilisée à différentes phases de la gestion de projet.

Il consiste en une grille qui affiche la probabilité d'occurrence (fréquence) d'un risque donné sur un axe, et l'impact potentiel (gravité) sur l'autre axe. 

Les probabilités sont souvent classées de faible à élevée, tandis que l'impact est souvent classé de mineur à critique voire catastrophique.

Les cellules de la matrice indiquent alors le niveau de risque associé à chaque combinaison de probabilité et d'impact.

Voici une vidéo tutorielle récapitulative qui vous apprend à construire et analyser votre matrice des risques :

Pourquoi l'analyse des risques est-elle importante ?

En gestion de projet, il est important d'anticiper les risques divers qui peuvent survenir au cours de votre projet.

la cartographie des risques permet d'optimiser donc les efforts et les ressources pour gérer les risques les plus critiques.

D'après le dernier rapport de Wellingtone "State of Project Management 2021" : "Un tiers des chefs de projet ne s'engagent pas régulièrement dans la gestion des risques".

D'après la même source, la gestion des risques, en plus de l'engagement des parties prenantes et la planification, apporteraient le plus de valeur ajoutée, avec le moins de difficultés à intégrer.

Avant de vous présenter la méthode de construction de votre matrice de criticité, voyons les choses importantes à faire et celles à éviter.

Comment faire une bonne analyse des risques ?

Pour faire une bonne cartographie des risques, voici les étapes générales à suivre :

1) Identification des risques

Votre matrice d'évaluation des risques doit tenir compte des risques, ainsi que des actions préventives et des actions correctrices.

Vous devez donc être capable d’identifier les risques par nature.

Notez que les rapports d'étonnement peuvent également servir à identifier les risques de projet.

En effet, ils apportent une perspective fraîche et objective sur l'organisation, les processus et les méthodes de travail.

Vous trouverez ci-dessous une liste, non exhaustive, mais qui vous aidera dans votre réflexion.

On observe généralement les catégories de risques suivants :

1.1) Risques techniques

Exemple :

Votre projet implique l’utilisation d’une nouvelle technologie pas encore maîtrisée par vos ressources.

Comme action préventive, on peut évaluer les besoins de formation éventuels de votre équipe projet avant le démarrage des tâches nécessitant la maîtrise de ces points faibles (langage informatique, nouvelle technologie, etc …).

1.2) Risques humains

Exemple :

Maladie/décès d’une ressource projet importante, ré-affectation prioritaire de vos ressources projet sur d’autres priorités opérationnelles ou sur d’autres projets par le Top management, ou encore incompétence des ressources par rapport aux tâches qui leur ont été confiées.

Comme action préventive, on peut prévoir des personnes “backup” qui auraient les mêmes compétences que vos ressources projet et pourraient les remplacer en cas d’absence prolongée.

1.3) Risques juridiques

Exemple :

Faillite d’un fournisseur avec qui vous êtes lié contractuellement, nouvelle législation qui bouleverse votre projet.

Comme action préventive, on peut travailler avec le service juridique pour que les contrats vous liant à vos fournisseurs vous protègent au maximum, prévoir une veille juridique pour les aspects législatifs liés à votre projet.

1.4) Risques liés au planning

Exemple :

Risque de dérapage sur le planning lié à une mauvaise estimation initiale de la durée nécessaire à l’exécution des tâches.

Comme action préventive, lorsque l'on planifie un projet avec un logiciel de gestion de projet, on peut prévoir toujours un peu de marge sur les tâches pour prévenir des aléas pouvant survenir au cours du projet.

1.5) Risques intrinsèques au projet

Exemple :

Mauvaise affectation des responsabilités sur les tâches, plusieurs personnes affectées aux mêmes tâches sans répartition claire des rôles, mauvaise implication des parties prenantes et en particulier du ou des commanditaires du projet.

Comme action préventive, on peut faire une formation préalable en gestion de projet et au logiciel de gestion de projet utilisé.

Téléchargez ce modèle gratuit de matrice des risques pour identifier et évaluer les risques de votre projet :

Ce template devra être adapté aux besoins spécifiques de chaque organisation.

2) Evaluation des risques

A ce stade, vous allez évaluer la probabilité (fréquence) que chaque risque se produise et l'impact potentiel (gravité) de chaque risque sur le projet en cours.

Comme expliqué plus haut, vous allez déterminer pour chaque risque une probabilité sur une échelle de 1 à 4 :

1. Risque improbable : jamais vu
2. Risque peu probable : vu dans d'autres organisations
3. Risque probable : survient dans l'organisation
4. Risque très probable : vécu dans mon secteur d'activité

Ci-après un tableau récapitulatif :

Ensuite, déterminez les niveaux d'impacts sur une échelle de 1 à 4 :

1. Gravité mineure : conséquences mineures sans impact/préjudice pour le projet (ex : retard simple)
2. Gravité majeure : incident avec impact pour notre projet (report, prolongation anormale des délais, non satisfaction d'une exigence)
3. Gravité critique : conséquences graves pour notre projet (risque liée a la sante et sécurité des utilisateurs, non respect d'une exigence légale et règlementaire, non satisfaction d'un objectif du projet)
4. Gravité catastrophique : conséquences très graves pour le projet (non satisfaction des objectifs du projet, compromission des règlements, atteinte a l'image de l'organisation, perte financière, impact significatif sur d'autres projets de l'organisation, contradiction par rapport a une orientation stratégique de l'organisation)

3) Définition des actions préventives et correctives

Les actions préventives sont des mesures prises pour réduire la probabilité d'occurrence d'un risque.

Elles sont mises en place avant que le risque ne se produise et visent à éviter ou à réduire son impact.

Par exemple :

Pour réduire le risque de retard dans la livraison d'un équipement, une action préventive pourrait être d'identifier un fournisseur alternatif ou de mettre en place un plan de suivi régulier avec le fournisseur actuel.

Les actions correctives sont des mesures prises pour réduire l'impact d'un risque qui s'est déjà produit.

Elles sont mises en place après que le risque s'est produit et visent à minimiser ses conséquences.

Par exemple :

Si le risque de retard dans la livraison d'un équipement s'est produit, une action corrective pourrait être de mettre en place un plan de rattrapage pour récupérer le temps perdu ou de redéfinir les tâches qui en dépendent.

4) Construction de votre matrice des risques

Pour construire la matrice des risques, il faut commencer par dresser un registre des risques qui présente en colonnes:

• La nature du risque identifié
• Sa description
• Son niveau de gravité potentiel sur une échelle de 1 à 4 ou de catastrophique à mineur 
• Le nom du responsable de la prévention de ce risque, souvent lié à la nature du risque
• La ou les actions préventives
• La ou les actions correctrices

Le registre des risques est un tableau d'analyse des risques. Celui-ci liste tous les risques, mais tout naturellement vous ne pouvez pas agir sur eux tous.

Cela peut, en effet, nécessiter des budgets importants et des délais énormes. Cependant, face à des contraintes budgétaires, toutes ces actions ne sont pas toujours justifiées.

Voici à quoi ressemblera votre registre des risques :

Ensuite, examinez les risques un par un, et déterminez leurs impacts ou gravités et la probabilité de leurs occurrences, comme expliqué dans la section précédente.

La grille de criticité des risques est dressée :

• En abscisse (X), la probabilité, et en ordonnées (Y), l’impact.

Vous verrez vos risques (R2, R6, et ainsi de suite) répartis sur des zones coloriées (Jaune, Orange, et Rouge), selon leur degré d'impact et de probabilité :

Vous pouvez aussi ajouter à votre matrice d'évaluation des risques les critères suivants :

• Probabilité d’occurrence sur une échelle de 1 à 4 par exemple et niveau de criticité directement sur le registre d’actions.

Prenez alors le temps de réfléchir à vos risques et à bien construire votre matrice des risques Excel.

4) Interprétation des résultats

Voici comment interpréter les résultats obtenus dans votre matrice des risques :

• Zone Jaune : On considère ici le risque comme minimal et ne requiert aucune action. Mais attention, il va falloir être vigilant, car un risque peut évoluer dans le temps et passer d’une zone à l’autre
• Zone Orange : On considère que les risques de cette zone sont gérables. Pour ces risques-là vous pouvez planifierez des actions préventives et/ou correctives
• Zone Rouge : On considère ici le risque comme dangereux et nécessite impérativement une intervention.

Il faut donc mitiger les risques R7, R1, R4, R5, R15, R17, et R14 dans l’exemple de l’image ci-dessus.

Enfin, pour chacun de ces risques évalués et interprétés, vous allez prendre les décisions adéquates.

Bonnes pratiques

1) Estimation des charges

Pour évaluer l'impact des risques sur le budget, les charges doivent être estimées. 

Cette estimation peut être basée sur des métriques ou des plannings antérieurs utilisés pour d'autres projets.

2) Consultation des membres de l'équipe

Si les membres de l'équipe projet qui travailleront sur les tâches sont déjà identifiés, il est essentiel de les consulter.

3) Validation des durées

Il est crucial de revalider avec eux la durée nécessaire pour mener à bien les tâches.

Gardez un regard critique lors de ce processus car il peut arriver que certains membres de l'équipe projet donnent des délais plus longs, notamment s'ils pensent que vous n'êtes pas au courant de la réalité du terrain.

4) Vigilance et gestion des ressources humaines

Soyez vigilant, en particulier si vous travaillez avec des juniors.

Les durées qu'ils estiment pour l'exécution des tâches peuvent être sous-évaluées, souvent par orgueil.

Ainsi, cette réalité doit être prise en compte dans votre matrice des risques.

5) Rappel sur la nécessité de la vigilance

La vigilance est encore une fois rappelée comme essentielle dans le processus d'estimation des risques et des charges.

Erreurs courantes à éviter

En gestion de projet, lorsqu'on construit une matrice des risques, 2 comportements sont à éviter :

La politique de l’autruche : se voiler la face en se mettant la tête dans le sable, c’est-à-dire en ignorant les risques potentiels.

Le déni : pour ne pas rentrer dans la devise Shadok « quand il n’y a pas de solution, c’est qu’il n’y a pas de problème »… car refuser l’éventualité qu’une situation désastreuse puisse se produire, relève du déni.

Bien que cela requière un peu plus de travail préalable, gérer ses risques en gestion de projet s’avère toujours payant sur le long terme.

Conclusion

En conclusion, la matrice des risques est un outil puissant, qui sert à classifier les risques, et à déterminer sur quels risques agir en priorité.

Vous savez maintenant comment mesurer la criticité des risques de votre projet et identifier clairement les actions préventives et correctives selon la nature des risques identifiés.

Gardez toujours à l'esprit que le fait de ne pas considérer la présence d'un risque dans votre gestion de projet, peut empêcher l'atteinte de vos objectifs tels que prévus.