Comment créer un rétroplanning en 6 étapes, avec modèle et exemples

Utilisé en phase de planification de projet, le rétroplanning projet est un planning dont les tâches sont planifiées à partir de la date d’échéance du projet, au lieu de la date de début que l’on retrouve sur un planning classique.

Alors, comment construire un échéancier à partir d'une deadline non négociable ?

Découvrons dans cet article pourquoi, quand, et comment créer un rétro-planning.

Qu’est-ce que le rétroplanning ?

Une définition du rétroplanning peut être une planification inversée ou planification à rebours. 

Imaginez que vous connaissez la destination et la date exacte de votre prochain voyage. Cette date ne peut pas être modifiée quoi qu’il arrive.

Cependant, vous n’avez, aucune idée de votre point départ/date de départ. 

Alors que faites-vous ? Vous commencez par la date de votre voyage et vous planifiez votre agenda de façon inversée pour être à votre destination à la date prévue : c’est ce qu’on appelle le rétro-planning (planification à rebours).

Contrairement au planning classique où vous planifiez votre projet à partir de la date de début du projet, avec le rétro-planning, vous commencez à planifier de la date de fin du projet et vous remontez progressivement jusqu’à la date de début.

Quelles est la différence entre rétroplanning et planning classique ?

Étant donné que le planning classique est fait à partir de la date de début du projet, un dépassement de planning peut être toléré et accepté, dans certains cas.

Ce qui n’est pas du tout possible dans le cas d’un projet nécessitant un calendrier à rebours. En effet, pour ce type de projet la date de livraison ne peut en aucun cas être décalée.

Visuellement le planning classique ressemble au calendrier à rebours.

Mais il est important de savoir que dans ce type de planning, il n’y a plus de place pour les à-peu-près.

Une analyse de risques avec un plan de remédiation bien étudié et ficelé est cruciale pour tenir les jalons.  

Le rétroplanning, quand et pourquoi ?

Le rétroplanning en gestion de projet s’impose lorsqu’on vous donne une date de fin de projet gravée dans le marbre. 

Cette méthode de planification est efficace, car elle permet une meilleure gestion des différentes tâches et de leurs interdépendances, pour que le projet aboutisse dans les temps.

L’objectif ici est de se focaliser sur la date de fin de projet, d’offrir aux différentes parties prenantes une vision globale du projet, avec une mesure concrète de l’avancement dans le temps.

Comment créer un rétroplanning ?

Voici 6 étapes pour créer votre rétroplanning projet :

1) Créez un WBS

Pour réaliser le rétroplanning, il faut identifier avec une grande précision la liste des tâches qui constituent votre projet.

Il s’agit ici de stabiliser votre périmètre au maximum pour éviter tout débordement. 

Pour ce faire, rien de mieux que le Work Breakdown Structure (WBS) : c’est un outil incontournable.

Le WBS montre une vision détaillée du travail nécessaire pour réaliser le projet dans sa globalité.

C'est un outil qui permet de communiquer facilement sur le travail et les processus impliqués dans la réalisation du projet.

Le chef de projet et l'équipe de projet utilisent le WBS pour développer le planning du projet, les besoins en ressources et le budget.

Le WBS présenté ici contient une hiérarchisation à trois niveaux, pour vous donner un exemple.

Cependant, avec des copier/coller vous pourrez aller à un niveau beaucoup plus fin. 

En fonction de la complexité de votre projet, vous pouvez développer un WBS par Lot, par fonctionnalité, etc.

Voici un exemple de découpage WBS :

Il est parfois difficile en début de projet de réaliser un WBS avec un niveau de détail fin.

Deux versions du WBS peuvent être mises en place : un WBS de haut niveau en début de projet, puis une version détaillée le plus tôt possible pour confirmer les informations liées au budget, ressources, planning et faire des arbitrages si nécessaire. 

La structure de répartition du travail (WBS) doit représenter l'ensemble du travail requis pour mener à bien votre projet.

Plus le WBS sera détaillée, plus la réussite de votre projet sera garantie, car votre vision sera précise et concrète. 

2) Mettez en place un RACI

L’objectif ici est d’associer un responsable à chaque tâche / sous-tâche du WBS de votre rétroplanning.

La même personne peut évidemment être responsabilisée sur plusieurs tâches. 

Cependant, le chef de projet doit avoir une vision précise de qui fait quoi sur l’ensemble du projet. Il est donc préférable pour lui de définir des RACI. 

Le r est un acronyme en anglais de Responsible (Les Réalisateurs de la tâche) Accountable (Responsable de la tâche) Consulted (Les personnes à Consulter pour un arbitrage ou une prise de décision) et Informed (les personnes à tenir informées).

Le RACI permet d’être précis sur les rôles et responsabilités de chaque partie prenante sur les différentes tâches.

3) Estimez la durée des tâches WBS

L’équipe de projet doit maintenant fixer une durée pour chaque tâche du WBS.

Il faut que l’estimation de délai colle bien à la réalité du projet, c’est pour cela que toutes les parties prenantes doivent être impliquées. 

Servez-vous du RACI et des compétences de votre équipe.

Vous devez également savoir qu’il existe différentes méthodes d’estimation.

Cependant, vu que vous avez décrit votre WBS, la méthode la plus adaptée serait la méthode ascendante (bottom-up estimate). 

Avec cette méthode, les coûts, les durées et les besoins en ressources sont estimés à un niveau de granularité très bas (le niveau le plus détaillé de votre WBS), puis vous remontez jusqu’à atteindre le niveau global du projet, d’où le terme « ascendante ».

Ayez à l’esprit que la durée d’une activité dépend généralement des ressources affectées à l’activité.

Commencez donc à identifier et à définir les ressources nécessaires pour réaliser chaque tâche.

Ensuite, en fonction du niveau d’expertise de vos ressources, définissez avec l’équipe le nombre de jours nécessaires pour réaliser chaque tâche.

Pour être plus précis, vous pouvez utiliser la méthode d’estimation à 3 points (Three Points Estimate).

Sur chaque tâche, il faut définir une estimation optimiste (O), une estimation probable (M) et une estimation pessimiste (P), pour avoir la durée moyenne avec la formule suivante :

L’exemple ci-dessous illustre l’estimation des durées avec la méthode ascendante :

4) Créez le diagramme de réseau

Une fois que les durées sont estimées, il faut maintenant organiser les tâches pour vous permettre de tenir la date de livraison imposée à inscrire dans votre calendrier prévisionnel.

Pour cela, le diagramme de réseau, souvent appelé "Diagramme PERT" est l’outil qu’il vous faut.

Il offre un visuel d’ordonnancement des tâches qui constituent votre projet. 

Le diagramme vous permet donc de mettre en évidence les interdépendances et la chronologie entre les tâches de votre WBS et de les organiser en réseau.

Pour y voir plus clair, utilisez les règles de notation suivantes pour construire votre diagramme de réseau :

L’exemple ci-dessous illustre le diagramme de réseau des tâches détaillées dans le WBS décrit ci-dessus :

5) Définissez votre chemin critique

Le chemin critique est un élément important dans la gestion de planning de tout projet, que ce soit rétroplanning ou pas. 

Il permet de maîtriser les étapes clés et les deadlines.

Un chemin critique est tracé sur le diagramme de réseau et c’est la séquence de tâches dont la marge totale est nulle.

La marge totale se calcule de la façon suivante :

Le chemin critique sur notre exemple est le suivant : D12, C20, A30, E60.

Si l’une des tâches de ce chemin prend du retard, votre projet ne sera pas livré à la date exigée.

Explication en schéma ci-dessous :

6) Créez le diagramme de GANTT

Comme pour un planning classique, le digramme de Gantt dans le cas du rétroplanning vous facilitera le suivi au quotidien de votre projet. 

Il vous permettra de poser les jalons clés, de maîtriser l’enchaînement des tâches, d’affecter vos ressources, etc.

Ce type de diagramme vous permet de suivre l’avancement réel du projet en termes de délais, coût et budget. 

Plusieurs outils de gestion de projet permettent de créer facilement le diagramme de Gantt.

Si vous le souhaitez, vous pouvez notamment vous servir d'un fichier Excel pour créer votre rétroplanning.

Voici ci-après un modèle de rétroplanning sur Excel à télécharger gratuitement.

Quels sont les avantages du rétroplanning ?

Le rétroplanning offre quelques avantages non négligeables :

1) Une meilleure efficacité

Lorsque vous partez d’une date de livraison gravée dans le marbre, vous calez tout dès le départ pour suivre votre projet, ajuster et faire en sorte de ne pas avoir de retard sur les jalons.

Vous prenez les marges qu’il faut et vous mettez en place les actions nécessaires.

Bien sûr, il y a toujours un peu de stress de ne pas tenir ses jalons, mais vous faites tout pour suivre votre chemin critique au plus près.

2) Une meilleure visualisation des délais

Lors de la création de votre rétroplanning, notamment du diagramme de PERT, vous attribuez une date au plus tôt et une date au plus tard à chaque tâche du WBS. 

Vous voyez si les délais que vous vous êtes fixés sont réalisables et vous ajustez en conséquence.

3) Une meilleure estimation du budget et des ressources

En travaillant sur chaque étape à la fois, vous pourrez ajuster le calendrier et voir combien de personnes et de budgets seront nécessaires à chaque fois.

Vous pourrez alors mieux planifier un budget total.

Conclusion

Vous l’aurez compris, le rétroplanning, c'est quand vous avez une date butoir de projet, non négociable.

Profitez des avantages du calendrier à rebours pour avoir une meilleure estimation des ressources nécessaires, une meilleure estimation du budget de votre projet.

Enfin gérer votre projet avec le moins de stress possible. De temps en temps ce n’est pas un luxe.