En gestion de projet, il est des jours où plusieurs initiatives demandent à être traitées à la fois, ou de nombreuses missions attendent à être mises simultanément à exécution, ou encore de multiples activités sont à démarrer en même temps. Alors que faire ? Par quoi commencer ? Sur quoi enchainer ensuite ? Que remettre pour plus tard ? À quelles activités renoncer ? Un vrai casse-tête ! De telles questions et d’autres foisonnent dans la tête du manager ou chef de projet.
Heureusement que la solution existe : la méthode MoSCoW. En effet, cette technique représente, l’alternative de choix en matière de priorisation agile des éléments à aborder, des tâches à effectuer et des résolutions à prendre dans un laps de temps bien défini. En outre, la méthode MoSCoW se caractérise par sa facilité d'utilisation et sa simplicité de mise en œuvre.
Dans cet article, nous allons vous faire découvrir ce fabuleux outil de priorisation, tout en mettant en évidence les avantages qu’il procure.
La méthode MoSCoW, c’est quoi exactement ?
C’est Dai Clegg, expert en développement logiciel chez Oracle UK, qui en 1994 a créé la méthode MoSCoW, appelée aussi démarche d’analyse Moscow ou hiérarchisation Moscow, afin d’aider les membres de son équipe à hiérarchiser les tâches dans le cadre de la démarche de projet agile DSDM : « Dynamic Systems Development Method. »
Le concept motivateur primordial de la démarche, en termes de gestion des exigences d’un projet, est de pouvoir dire pourquoi choisir un tel ou tel constituant ou paramètre plutôt que d’autres.
Et ce, pour la satisfaction des exigences et attentes de toutes les parties prenantes d’un projet quel qu’il soit.
Ce qui va amplement faciliter la prise de décision.
Que signifie précisément le terme « MoSCoW » ?
Contrairement à ce qu’on peut comprendre, de prime abord, il ne s’agit nullement ici de Moscou, la capitale de la Russie.
Il est question, en fait, d’un acronyme, dont :
"M" pour « Must have this » : « Doit être effectué »
Il s’agit, en réalité, de tâches impératives à la réussite du projet. Elles sont cruciales pour le projet, le produit ou la solution à adopter.
Par conséquent, elles doivent être exécutées en priorité.
L’équipe projet ne va pas du tout contourner ces initiatives parce qu’elles représentent les besoins fondamentaux du projet, du produit ou de la question à traiter.
Ainsi, les tâches de cette catégorie représentent les éléments non négociables à effectuer. À défaut, le projet risque fort d’échouer.
Pour être certain qu’un constituant appartient ou non à cette catégorie, il faut vous poser les questions suivantes :
- Que se passera-t-il, si nous renonçons à cet élément ?
- Y a-t-il une alternative d’évitement de ce paramètre ou un moyen plus facile d’y parvenir ?
- Le projet, produit ou question se réalisera-t-il en cas d’absence de cette initiative ?
"S" Pour « Should have this if at all possible » : «Devrait être accompli autant que possible»
Il s’agit de tâches essentielles du projet, du produit ou du problème à résoudre.
Ces initiatives quoiqu’importantes, elles ont un degré de priorité moindre que celles des « Must have».
Ainsi, on ne les accomplira qu’après avoir finalisé toutes les activités « Must have ».
Elles ont la particularité de constituer de vraies valeurs ajoutées à l’égard du projet et aident activement à l’atteinte des objectifs.
C’est la raison pour laquelle, il vous faut les programmer pour plus tard.
Si toutefois, dans certaines situations, vous ne pouvez pas ou vous n’avez pas le temps de les mettre à exécution, soyez rassuré, car elles ne présentent pas de gros impacts sur la fonctionnalité globale du projet.
Cependant, dans un contexte concurrentiel, il faut vous arranger de façon à les réaliser, autant que faire se peut.
Bien évidemment, après avoir travaillé vos « Must have ».
À titre d’exemples :
- Des corrections de bugs mineurs,
- Certaines améliorations de performances à apporter à certaines tâches, initiatives ou éléments du projet,
- D’éventuels perfectionnements de certaines approches, caractéristiques ou fonctionnalités...
"C" pour « Could have this if it does not affect anything else » : « Pourrait être réalisé dès lors où cela n’a pas d’impact sur les autres tâches ».
Nous parlons ici d’activités de confort dont l’accomplissement ne peut aucunement démarrer qu’après avoir complètement terminé les activités des deux catégories précédentes.
À savoir, les « Must have » et les « Should have ».
Elles regroupent toutes les tâches en option.
Elles représentent, en quelque sorte, « la cerise sur le gâteau », c’est-à-dire : ce tout petit plus final qui peut plaire à certains clients ou parties prenantes du projet…
On les appelle également les « Nice to have ».
Les initiatives entrant dans cette zone n’ont pas du tout d’effet sur la fonctionnalité intégrale du projet.
En guise d’exemples :
- Un coût moindre,
- Un design plus sophistiqué…
"W" pour « Won't have this time but would like in the future » : «Ne sera pas effectué cette fois, mais sera fait ultérieurement».
Il s’agit de toutes les initiatives de luxe auxquelles il vous faut tourner le dos actuellement.
Certaines initiatives entrant dans cette série pourraient éventuellement être reconduites lors d’un projet futur.
À présent, pas question ! Il vous faut y renoncer.
Comme, par exemple :
- Initiatives pouvant être intéressantes, mais nécessitant un temps de réalisation plus long
- Tâches plutôt bonnes. Cependant, elles demandent des rallonges de budget plus importantes.
Modèle de Matrice des Exigences
Ce modèle vous aidera à assurer une meilleure gestion et traçabilité des exigences de projet.
Maintenant, que nous avons explicité les « M », « S », « C » et « W » de « MoSCoW », il nous reste à dévoiler le sens des deux « o » de l’acronyme.
Que signifient, en vérité » les deux « o » ?
Rien du tout.
Les « o » sont là uniquement pour mieux articuler, lire et mémoriser cette fameuse méthode de priorisation des projets qui est la méthode Moscow.
Méthode MoSCoW, exemple
Voici, ci-après, un tableau qui schématise clairement la répartition des tâches à accomplir en 4 catégories selon l’échelle de priorité MoSCoW.
MoSCoW | Exemple |
|---|---|
M | Must have (Vital) Tâches impératives à exécuter en priorité absolue |
S | Should have (Essentiel) Valeurs ajoutées du projet Activités essentielles à effectuer après avoir finalisé les « Must have » |
C | Could have (Confort) « La cerise sur le gâteau » du projet Initiatives à ne faire qu’après les « Must have » et les « Should have », si disponibilité de temps |
W | Won't have (Luxe) À exclure du projet actuel À laisser de côté pour l’instant Peut-être, une autre fois si conditions favorables |
La technique MoSCoW en 4 étapes
4 étapes sont nécessaires à travailler afin de mettre au point votre processus de priorisation.
Étape 1 - Constituer votre équipe de travail
Choisir et sélectionner les membres représentatifs des différentes parties prenantes au projet.
Leur expliquer :
- De quoi il s’agit,
- Pourquoi ils étaient choisis,
- Qu’est-ce que vous attendez d’eux et comment vous allez travailler ensemble.
Découvrez ici comment constituer efficacement votre équipe projet.
Étape 2 - Lister les éléments à hiérarchiser
En faisant participer les membres de l’équipe de travail (Équipe du projet, client, fournisseurs, autres parties prenantes…), procédez à lister toutes les tâches à accomplir. Absolument, toutes.
Même celles jugées, de prime abord, comme secondaires.
Étape 3 - Prioriser vos tâches selon les critères Moscow
Une fois votre liste est finalisée, entamez ensemble la catégorisation des éléments listés.
- Commencer par définir vos activités « Must have »,
- Ensuite, identifier vos « Should have »,
- Puis, déterminer vos « Could have » et,
- Finir par connaitre vos « Won't have ».
Étape 4 - Relire et valider
Revoir ensemble le travail réalisé. En vérifier la pertinence et au final, valider.
7 bonnes raisons pour utiliser la méthode Moscow
Il est clair que la technique Moscow représente un outil de priorisation des tâches de première nécessité.
Elle permet ainsi une excellente gestion des exigences projet selon leur niveau de criticité et elle autorise également l’équipe à bien répondre aux attentes du client selon leur échelle de priorité et pertinence.
1) Priorisation en respect du temps alloué
C’est vrai que Dai Clegg avait inventé l’approche dans l’optique d’aider son équipe à hiérarchiser leurs tâches en fonction du temps limité qui leur était alloué pour le projet.
Cependant, il est des situations, autres que le temps, pour lesquelles la hiérarchisation des activités s’impose.
2) Priorisation en respect du budget alloué
Lorsque le budget assis par l’entreprise est serré ou limité, l’outil d’analyse MoSCoW constitue une excellente alternative pour la gestion de cette situation.
Ainsi, on peut se limiter, par exemple, aux activités « Must have » et « Should have » pour finaliser le projet et rester par conséquent en ligne avec le budget assigné.
En savoir plus sur la gestion du budget d'un projet.
3) Priorisation en fonction des compétences de l’équipe
Quand l’équipe affiche un manque à gagner en termes d’expérience ou d’expertise, ces facteurs manquants joueront un rôle dans la notation des éléments d’analyse Moscow.
De la sorte, on se contentera par exemple des activités « Must have » et certaines tâches « Should have ».
Découvrez ici 6 piliers de la gestion d'équipe.
4) Priorisation en situation de gestion multi-projet
Il est des fois où les membres de l’équipe travaillent simultanément sur deux ou trois projets différents octroyés par l’entreprise pour un délai impérativement serré.
Là aussi, l’outil de magic MoSCoW va entrer en lice pour le bon dénouement de cette situation.
De cette façon, et à titre d’exemple :
- Il est des projets pour lesquels on traitera les « Must have », « Should have » et « Could have »,
- Il est d’autres où on se limitera aux « Must have » et « Should have »,
- Et il se pourra que pour d’autres, on se contentera uniquement des « Must have ».
Découvrez ici les spécificités de la gestion multi projets.
5) Identification des points de développement pour les projets futurs
Dans la catégorie « Won't have », la méthode Moscow identifie des points intéressants qui pourraient bien être reconduits lors de projets futurs.
Par conséquent, la technique Moscow stimule le développement de nouvelles idées qui peuvent aider le chef de projet et son équipe à gagner en professionnalisme et en expertise au fil du temps.
6) Optimisation du temps
Nous avons bien saisi que cette formidable démarche nous permet non seulement d’apprendre comment prioriser ses tâches, mais aussi et surtout comment gérer et optimiser notre temps de travail.
Pour ce faire, il faut savoir déléguer efficacement à son équipe. La délégation est une compétence clé qui permet un énorme gain en efficacité et performance.
7) Prise de décision efficace
Il est certain que la méthode MoSCoW facilite considérablement notre processus de prise de décisions.
3 pièges à éviter
Maintenant que vous savez implémenter la technique Moscow, je vous invite à prendre garde des éventuels pièges et écueils pouvant fausser la priorisation des tâches et initiatives.
En voici les principaux pièges à mon sens :
1) Ne pas disposer d'une échelle de graduation
Nous savons que la méthode MoSCoW n’apporte pas d’échelle précise de graduation.
Cela peut bien fausser la hiérarchisation des tâches. Du coup, leur catégorisation risque d’être incohérente.
C’est pourquoi, il est conseillé de disposer d’une notation pondérée des différentes activités en fonction des objectifs primordiaux du projet et des coûts de chaque tâche à classer.
2) Omettre de faire participer certaines parties prenantes du projet
Le fait d’oublier ou de sous-estimer l’importance de participation de certaines parties prenantes au projet pourrait induire en erreur le restant de l’équipe dans la catégorisation des tâches.
À titre d’exemple, nous pourrions faire appel à l’un de nos commerciaux qui peut nous préciser à quel point certaines cibles sont importantes ou non pour notre projet.
Ainsi, nous pouvons prendre ce paramètre en considération lors de la hiérarchisation des éléments du projet.
Découvrez ici comment gérer les engagements des parties prenantes du projet.
3) Faire attention aux pulsions et parti pris de l’équipe
Subjectivité, opinions personnelles et élans émotionnels sont toujours présents quand il s’agit d’évaluation et de jugement.
C’est surtout vrai quand un système de notation objectif fait défaut.
C’est la raison pour laquelle, il est fortement recommandé d’asseoir un système de notation rigoureux et objectif qui reste le seul moyen d’éviter les préjugés et les biais cognitifs des membres de l’équipe.
La Matrice d’Eisenhower, son alternative
Nous vous avons décrit, en long et en large, dans un article précédent, une autre démarche de priorisation des tâches.
Il s’agit de la matrice d’Eisenhower dont les deux variables à prendre en compte pour hiérarchiser les activités sont : l’importance et l’urgence.
Les deux méthodes : Eisenhower et Moscow sont très excellentes en matière de gestion des priorités.
Elles sont simples et pratiques. Elles sont en plus tout à fait complémentaires.
Moscow est parfaitement recommandé pour être complétement intransigeant sur les « Must have ».
En outre, Moscow est d’usage fréquent pour les projets gérés avec la méthode Agile.
Eisenhower est de mise pour faire, à juste titre, la part des choses entre importance et urgence des différentes tâches et initiatives.
Découvrez ici l'approche de priorisation de la technique d'einsenhower.
En conclusion
Nous sommes maintenant pleinement conscients de l’importance de faire appel à la méthode Moscow chaque fois que :
- Nous devons prioriser nos tâches et activités
- Quand nous voulons cerner véritablement nos « Must have », nos « Should have » et nos « Could have » pour les différentier de nos « Won't have »
- Chaque fois que le budget est limité. Partant de là, la méthode Moscow va mieux nous orienter sur quelles catégories d’initiatives nous allons davantage nous concentrer
- Lorsque nous nous retrouvons en train de mener plusieurs projets à la fois par manque de temps ou de personnel
- Quand l’équipe est à court d’expérience ou d’expertise.
Et vous ? Quand comptez-vous travailler avec cet outil ? Pourquoi ? Et comment ?
Partagez vos points de vue en commentaires ci-dessous.
Bonjour, cette méthode éclaire encore une fois nos lanternes
Merci vraiment. I have appreciated.
Merci pour votre commentaire, avec plaisir 🙂
C’est intéressante la méthode MoSCoW, sa technique, et les différentes raisons de l’utiliser c’est bien. Merci aussi de nous éclairer sur la matrice d’Eisenhower
Emmanuel,
Voici un article sur la matrice Eisenhower
Très intéressant la méthode MoSCoW, sa technique, et les différentes raisons de l’utiliser c’est bien merci.
Avec plaisir Emmanuel 🙂
Je pense que cet outil est très intéressant pour le travail de catégorisation des tâches en tenant compte de leur urgence et je voudrais bien m’y entrainer
Tout à fait Cheick.
Bon courage
à combien s’élève la formation en gestion de projet?
Bonjour Ronald,
Je viens de t’envoyer un mail.
A bientôt