Comment construire votre PBS (Product Breakdown Structure) de projet?

Quand on nous confie un nouveau projet, il est sage de commencer à mettre à plat ce qu’on attend réellement de nous, délimiter précisément les attentes du commanditaire du projet, y compris si c’est nous-même, nous devons savoir où nous allons, puis il est encore plus sage de découper notre projet en tâches…

Alors “keep cool”, ouvrons la boite à outils du gestionnaire de projet et sortons-en aujourd’hui le PBS (Product Breakdown Structure) de projet…

Mais avant toute chose, clarifions l’objectif du projet.

Bien définir l’objectif du projet

Vérifiez quand même que vous comprenez ce qu’on attend de vous.  Utilisez par exemple la célèbre méthode SMART pour qualifier vos objectifs. Demandez-vous l’objectif de mon projet est-il vraiment … SMART ? Mais encore …

==> SMART = Specific + Measurable + Attainable + Relevant + Time-bound

L’objectif de votre projet doit être clair, précis et mesurable.

· Spécific (spécifique) : Mon objectif est-il bien clair comme de l’eau de roche, je le comprends très bien

· Measurable (Mesurable) :  Sera-t-il possible et facile de mesurer que j’ai atteint cet objectif ou non? Et au cours du projet pourra-t-on mesurer qu’il est atteint partiellement? Pourra-t-on mesurer à quel pourcentage d’avancement nous sommes?

· Attainable (Accessible) : Puis-je l’atteindre avec mes moyens ? Cet objectif n’est-il pas beaucoup trop difficile?

· Relevant (Réaliste) : La durée qu’on me donne pour le faire est-elle réaliste?

· Time-bound  (temporellement défini) : Mon projet doit avoir une date de début et bien entendu une date de fin, une “deadline”.

Découpez votre projet en produits et sous-produits

Ce travail est très important et sa réussite conditionne une bonne planification de votre projet. Il faut trouver le juste milieu : découper le projet suffisamment finement pour ne rien oublier d’important, mais pas trop quand même, sinon le projet peut devenir ingérable.

Quand le projet s’y prête, on peut parler de découpage en produits et sous-produits de même nature. Il s’agit en particulier de tous les projets liés à la construction immobilière.

Établir le PBS (Product Breakdown Structure) de projet

Vous allez ensuite hiérarchiser les produits et vous pourrez établir le PBS (Product Breakdown Structure) de projet, qui est préalable à une bonne planification.

Exemple : Ici, prenons l’exemple de la construction d’une nouvelle médiathèque municipale, vous retrouvez ci-dessous les produits et les sous-produits hiérarchisés.

Ainsi, par exemple, la construction des plafonds de la médiathèque est une sous-tâche de la construction intérieure, tandis que la plomberie et l’électricité sont des sous-tâches au même niveau hiérarchique sous la tâche “services”.

On pourrait ajouter un 5ᵉ bloc correspondant aux équipements de la médiathèque : ordinateurs, chaises, tables et bureaux, système anti-vol pour les livres et les jeux vidéos, étagères de rangement des livres et des jeux vidéos.

Cependant, le commanditaire du projet a fixé comme objectif tout ce qui était lié au bâtiment, alors les équipements ne rentrent pas dans votre projet dans cet exemple.

Si vous êtes amené à gérer la construction d’immeubles neufs dans le cadre de la loi Duflot, vous pouvez appliquer le PBS qui est adapté aux constructions de nouveaux immeubles.

Si on remplace dans le PBS le “P” par le “W” on remplace Product par Working et on obtient le WBS (Working Breakdown Structure), il s’agit aussi d’un organigramme qui hiérarchise, non pas des produits, mais des tâches pour parvenir à ce produit. On va donc avoir le même type de diagramme, mais avec les travaux associés, dits aussi ‘”activités” ou “tâches”.

Certains livrables auront un cycle de vie qui démarre après la clôture de projet.

Le recours à un outil de gestion du cycle de vie du produit (PLM) peut s'avérer nécessaire, pour optimiser l'exploitation de ces produits.

Et vous, avez-vous déjà utilisé un PBS (Product Breakdown Structure) de projet ? N’hésitez pas à laisser votre commentaire…