Le diagramme de Gantt est un incontournable en gestion de projet. Il permet la planification et l'affectation des ressources à la réalisation des différentes activités du projet.
En effet, en utilisant le planning Gantt, il est possible de déterminer quelles tâches doivent être accomplies en premier et quelles ressources sont nécessaires pour les accomplir.
Intéressons-nous à cet outil indispensable et à son utilisation.
Qu’est-ce que le diagramme de Gantt?
Créé en 1910 par Henry Gantt, Le diagramme de Gantt est un graphique à barres horizontales qui permet de visualiser et de gérer les tâches à réaliser.
Utile pour la coordination et la planification, l'outil Gantt montre aussi l’avancement du projet.
Le planning de Gantt représente :
- En abscisse : Le temps (exprimés en mois, en semaine ou en jours)
- En ordonnée : La liste des tâches
- Des barres horizontales : Alignées dans le prolongement de chaque tâche, représentent la durée de chaque tâche. Ces barres permettent de représenter des chevauchements de tâches dans le temps
- Des flèches : Représentent les liens de dépendance entre les tâches, car certaines tâches ne peuvent être commencées tant que d’autres ne sont pas terminées. Tandis que d’autres peuvent être menées en parallèle, les liens de dépendance ne sont donc pas automatiques
Voici une vidéo tutorielle récapitulative qui vous apprend comment planifier un diagramme de Gantt :
Comment faire un diagramme de Gantt ?
Pour créer un diagramme de Gantt sur Excel, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Étape 1 : La liste des tâches
Il s'agit dans notre exemple diagramme de Gantt d’un développement informatique à intégrer à un progiciel existant.
Comme tout projet, il devra d’abord faire l’objet d’une étude d’opportunité, d’une charte projet et ainsi de suite.
La liste des tâches à effectuer pour réaliser notre projet sera :
1.1) Initialisation
- Étude d’opportunité
- Approbation Étude d’opportunité
- Préparation de la Charte Projet - Justification
- Estimation coûts / des délais
- Rédaction de la Charte Projet
- Approbation de la Charte Projet
1.2) Planification
- Conception générale
- Rédaction du Cahier des charges
- Établissement du Planning
- Établissement Plan de Communication
- Approbation Cahier des charges, Plan de Communication, Plan de projet et Planning
1.3) Réalisation
- Paramétrage et tests unitaires fonctionnels
- Paramétrage et corrections Master Data
- Paramétrage, programmation et test Production
- Tests, corrections et validation du système
- Validation officielle par les utilisateurs
- Validation de la phase par le comité de direction
1.4) Contrôle et suivi
- Tests d’intégration fonctionnelle
- Tests de consolidation, validation du système
- Formation des utilisateurs
- Préparation et validation
- Validation Master Data
- Suivi par les utilisateurs
- Décision de démarrage productif
- Démarrage productif
- Suivi bon fonctionnement, documentation et corrections
- Corrections Master Data
- Suivi par les utilisateurs
- Clôture mensuelle
- PV Accusé de réception
1.5) Clôture projet
- Liste des corrections
- Documentation leçons apprises Projet
- Plan de corrections
- Réunion de clôture
Nous avons organisé notre liste en phases de projet successives.
Si chaque phase est dépendante de la précédente, il y a des tâches individuelles qui peuvent être réalisées en parallèle afin de réduire les délais de réalisation.
Découpons donc le travail de manière graphique.
Téléchargez l'exemple ci-après pour l'adapter aux spécificités de votre projet.
Télécharger ce modèle de diagramme de Gantt
Étape 2 : Le WBS (Work Breakdown Structure)
Le WBS va nous permettre de générer une structure de découpage du travail.
Voici ce que cela donne dans notre exemple :
On peut voir ici qu’un certain nombre de tâches peuvent être réalisées en parallèle, dans chaque phase du projet.
Par exemple, la justification fonctionnelle peut se faire en parallèle avec l’estimation des coûts car souvent ce sont des personnes différentes qui s’en occupent.
Par contre bien sûr, nous avons besoin de ces deux estimations avant de procéder à la rédaction de la Charte Projet.
Étape 3 : Mise à jour de la liste des tâches et de leur dépendances
Grâce à notre WBS, nous pouvons maintenant mettre à jour notre liste des tâches, et leur dépendance vis-à-vis des tâches précédentes.
Pour cela, nous ajoutons une colonne :
- A gauche avec un numéro de séquence pour chaque tâche ou groupe de tâche
- A droite pour définir la ou les tâches qui doivent être terminées avant de pouvoir réaliser les tâches suivantes
Dans notre cas, cela donne :
Niveau WBS | Description | Dépendance |
|---|---|---|
1 | Initialisation | |
1.0 | Étude d’opportunité et approbation | |
1.1 | Approbation étude d'opportunité | 1.0 |
1.2 | Préparation de la Charte Projet - Justification | 1.1 |
1.3 | Estimation coûts/délais | 1.1 |
1.4 | Rédaction de la Charte Projet | 1.2 - 1.3 |
1.5 | Approbation de la Charte Projet | 1.4 |
2 | Planification | Cell |
2.1 | Conception générale | 1 |
2.2 | Rédaction du Cahier des charges | 2.1 |
2.3 | Établissement du Planning | 2.1 |
2.4 | Établissement Plan de Communication | 2.1 |
2.5 | Approbation Cahier des charges, Plan de Communication, Plan de projet et Planning | 2.2 - 2.4 |
3 | Réalisation | Cell |
3.1 | Paramétrage et tests unitaires fonctionnels | 2 |
3.2 | Paramétrage et corrections Master Data | 2 |
3.3 | Paramétrage, programmation et test Production | 2 |
3.4 | Tests, corrections et validation du système | 3.1 - 3.3 |
3.5 | Validation officielle par les utilisateurs | 3.4 |
3.6 | Validation de la phase par le comité de direction | 3.5 |
4 | Contrôle et suivi | Cell |
4.1 | Tests d’intégration fonctionnelle | 3 |
4.2 | Tests de consolidation, validation du système | 4.1 |
4.3 | Formation des utilisateurs | 4.2 |
4.4 | Préparation et validation environnement pré-productif | 4.3 |
4.5 | Déploiement | 4.4 |
4.6 | Basculement et validation | 4.5 |
4.7 | Validation Master Data | 4.6 |
4.8 | Validation par les utilisateurs | 4.7 |
4.9 | Décision de démarrage productif | 4.8 |
4.10 | Démarrage productif | 4.9 |
4.11 | Suivi bon fonctionnement, documentation et corrections | 4.10 |
4.12 | Corrections Master Data | 4.10 |
4.13 | Suivi par les utilisateurs | 4.10 |
4.14 | Clôture mensuelle | 4.10 |
4.15 | PV Accusé de réception | 4.14 |
5 | Clôture mensuelle | Cell |
5.1 | Liste des corrections | 4 |
5.2 | Documentation leçons apprises Projet | 4 |
5.3 | Plan de corrections | 4 |
5.4 | Réunion de clôture | 5.1 - 5.3 |
Nous avons maintenant une idée claire des tâches à effectuer, ainsi que des activités que nous pouvons faire simultanément.
Pour calculer le temps qu’il nous faudra pour réaliser notre projet, il nous faut maintenant estimer le travail tâche par tâche.
Dans ce contexte, il ne faut pas négliger le suivi du temps passé sur les différentes tâches pour s'assurer que les ressources sont utilisées de manière efficace et que le projet respecte les délais prévus.
Étape 4: Estimation de la durée des tâches
Si vous avez déjà réalisé un projet similaire, cela peut être pour vous un jeu d’enfant.
Nous vous conseillons de faire toujours appel à des experts, afin de confirmer vos estimations – et en tout cas de vous guider si certains aspects vous sont encore inconnus.
Astuce : Toujours faire appel aux experts pour les estimations et prévoir un petit coussin de sécurité
- Les estimations trop optimistes (O) sont à la merci du moindre problème.
- Les estimations pessimistes (P) risquent de rencontrer des réactions négatives de l’équipe et du comité de pilotage.
- Comme pour toute bonne estimation, prenez l’hypothèse la plus probable (PP).
Vous pouvez aussi appliquer la formule suivante :
Délai estimée = ((estimation Optimiste+4)*(estimation Plus Probable+estimation Pessimiste)) / 6
Nous pouvons, grâce à ces estimations, estimer les délais de notre projet.
Pour nous aider, nous allons maintenant représenter ces résultats sous forme de PERT.
Etape 5: Le diagramme PERT
Le diagramme de PERT peut se présenter de différentes manières, la logique restant la même.
Nous allons compléter notre liste des tâches avec les durées estimées de chaque tâche :
Niveau WBS | Description | Dépendance | Durée jours ouvrables |
|---|---|---|---|
1 | Initialisation | 20 | |
1.0 | Étude d’opportunité et approbation | 9 | |
1.1 | Approbation étude d'opportunité | 1.0 | 1 |
1.2 | Préparation de la Charte Projet - Justification | 1.1 | 5 |
1.3 | Estimation coûts/délais | 1.1 | 5 |
1.4 | Rédaction de la Charte Projet | 1.2 - 1.3 | 4 |
1.5 | Approbation de la Charte Projet | 1.4 | 1 |
2 | Planification | Cell | 20 |
2.1 | Conception générale | 1 | 10 |
2.2 | Rédaction du Cahier des charges | 2.1 | 5 |
2.3 | Établissement du Planning | 2.1 | 5 |
2.4 | Établissement Plan de Communication | 2.1 | 9 |
2.5 | Approbation Cahier des charges, Plan de Communication, Plan de projet et Planning | 2.2 - 2.4 | 1 |
3 | Réalisation | Cell | 54 |
3.1 | Paramétrage et tests unitaires fonctionnels | 2 | 25 |
3.2 | Paramétrage et corrections Master Data | 2 | 25 |
3.3 | Paramétrage, programmation et test Production | 2 | 25 |
3.4 | Tests, corrections et validation du système | 3.1 - 3.3 | 19 |
3.5 | Validation officielle par les utilisateurs | 3.4 | 9 |
3.6 | Validation de la phase par le comité de direction | 3.5 | 1 |
4 | Contrôle et suivi | Cell | 82 |
4.1 | Tests d’intégration fonctionnelle | 3 | 10 |
4.2 | Tests de consolidation, validation du système | 4.1 | 10 |
4.3 | Formation des users | 4.2 | 10 |
4.4 | Préparation et validation environnement pré-productif | 4.3 | 25 |
4.5 | Déploiement | 4.4 | 10 |
4.6 | Basculement et validation | 4.5 | 1 |
4.7 | Validation Master Data | 4.6 | 1 |
4.8 | Validation par les utilisateurs | 4.7 | 11 |
4.9 | Décision de démarrage productif | 4.8 | 1 |
4.10 | Démarrage productif | 4.9 | 1 |
4.11 | Suivi bon fonctionnement, documentation et corrections | 4.10 | 38 |
4.12 | Corrections Master Data | 4.10 | 38 |
4.13 | Suivi par les utilisateurs | 4.10 | 38 |
4.14 | Clôture mensuelle | 4.10 | 4 |
4.15 | PV Accusé de réception | 4.14 | 1 |
5 | Clôture mensuelle | Cell | 11 |
5.1 | Liste des corrections | 4 | 10 |
5.2 | Documentation leçons apprises Projet | 4 | 10 |
5.3 | Plan de corrections | 4 | 10 |
5.4 | Réunion de clôture | 5.1 - 5.3 | 1 |
L’addition des tâches sur le chemin critique nous donne un total de 187 jours depuis l’initiation du projet jusqu’à la réunion de clôture.
Étape 6: Le diagramme de Gantt
Forts de toutes ces informations, nous pouvons maintenant créer ou compléter le planning de Gantt en y ajoutant les dates et en y affectant les responsables des tâches.
- Les tâches en cours s'affichent en bleu
- Les tâches terminées s’affichent en vert
- Les tâches planifiées sont en rouge
- Les tâches en attente sont en jaune
Certains logiciels de diagrammes de Gantt représentent les dates jalons de projet par des losanges. Nous les avons représentées ici par un carré.
Nous y avons aussi ajouté un calcul automatique de l’état d’avancement des phases et du projet.
Idéalement, ces tâches devraient être attribuées à des ressources différentes pour éviter tout conflit.
A quoi dois-je faire attention?
1) Ne vous jetez pas tout de suite sur un outil de création du Gantt
Nous vous conseillons toujours de commencer par un diagramme WBS et/ou diagramme PERT.
En effet, grâce à la représentation graphique des tâches et de leurs dépendances, il sera plus facile de mettre les tâches et activités dans le bon ordre en connaissant aussi leur durée et leur impact.
Le Pert et le Gantt se complètent parfaitement lors de la planification de votre projet.
2) Assignez toujours une ressource à chaque tâche
Il est très important que chaque activité soit sous la responsabilité d’un/une membre de l’équipe.
Tout ne peut pas dépendre du seul chef de projet, bien évidemment.
3) N'oubliez ni les congés ni les week-ends
Cela peut paraître évident et pourtant c’est une erreur de débutant assez fréquente.
Très peu de projets travaillent jour et nuit, 7j/7.
Cela influence évidemment le planning qui doit être en jours ouvrés et pas, ou en jours calendaires.
Une tâche planifiée pour 10 jours prendra donc 2 semaines calendaires.
4) La mise à jour du planning de Gantt
Comme tout outil de gestion, l'outil Gantt ne peut que reproduire les informations que vous lui avez donné.
Il est donc primordial de tenir à jour l’état d’avancement de chaque tâche, pour en tirer tous les bénéfices.
A maintenir donc avec le plus de précision que possible.
Existe-t-il des logiciels Gantt gratuits ?
Il y a aujourd’hui de très nombreux logiciels Gantt, qui vous simplifieront la tâche de création et de mise à jour de votre planning.
Si la plupart sont encore payants, il existe bien sûr aussi des logiciels Open Source qui vous aideront dans votre tâche, comme par exemple la version téléchargeable du GanttProject.
Vous pouvez trouver d’autres outils de Gantt en ligne.
Le choix est donc assez large et va dépendre à la fois de vos besoins, de vos moyens, et de vos attentes.
Basez-vous sur des tests comparatifs, et choisissez celui qui vous paraît le plus adapté à vos attentes personnelles.
Avantages et inconvénients des outils Gantt
Leurs avantages
- Faciles, visuels, et rapides à utiliser.
- On obtient en effet très rapidement des résultats graphiques de notre projet, et on peut visualiser l’enchaînement des activités qui mèneront à la livraison de notre initiative.
- Ce sont des outils fantastiques, d'une aide précieuse pour le chef de projet et le planificateur de projet.
- Ils permettent souvent de calculer le plan de charge et résumer les besoins en ressources.
Leurs inconvénients
- Les fichiers ainsi créés ont souvent un format propriétaire. Cela veut dire qu’ils ne peuvent être lus que par d’autres utilisateurs de ce logiciel.
- Ils ont les inconvénients de leurs avantages : ce ne sont pas souvent de bons outils de communication ou de partage des informations en dehors de l’équipe projet.
- Des extraits ou des images seront dans ce cas nécessaires.
Conclusion
Le diagramme de Gantt est un outil incontournable pour le chef de projet et son équipe.
Il permet de visualiser le travail à faire et le travail accompli.
C’est souvent un outil fédérateur de l’équipe projet.
Pour construire un Gantt solide, il est nécessaire de découper le travail et de le structurer.
L'objectif du découpage est de comprendre les dépendances, mais aussi les actions qui peuvent être réalisées en parallèle afin d’optimiser les délais.
Pour ce faire, des outils comme le WBS et/ou le PERT sont parfaitement adaptés.
Enfin, faites appel aux experts pour estimer le temps de travail : cela solidifiera les bases de vos estimations.
Notre exemple de planning est réalisé sous Excel, un outil généraliste et nous vous l’offrons gratuitement.
Il existe bien sûr des logiciels gratuits ou payants pour réaliser les Gantt.
A vous de choisir ce qui est le plus adapté à vos besoins.
Et n’oubliez pas : il faut le tenir à jour en permanence pour en tirer la quintessence.
Toute ma gratitude pour cet article
Avec plaisir !
Article clair, concis et enrichissant pour tout gestionnaire de projet. De plus, merci beaucoup pour le modèle gratuit de Digramme de Gantt.
Avec plaisir Medi 🙂
Merci beaucoup pour ce partage de connaissances, très utiles.
Avec plaisir Isabelle, bienvenue à toi 🙂
Merci beaucoup pour le partage de connaissance et de votre savoir-faire.
Merci beaucoup pour cet article sur le Père Gantt.
Merci pour le partage de ces documents forts utiles
Je souhaiterai aussi lui dire merci pour ce qu’il a fait pour la génération future qu’il a pensé instruire!
Merci beaucoup pour tout ce que vous faites. Vous semez (le savoir) à tous les vents et vous appliquez parfaitement ce qu’a dit le Champion du monde de la FORMULA 1, M. Schumacher : Il n’ y a pas de limitation de vitesse sur le chemin de l’EXCELLENCE (ma traduction). Félicitations.
Merci pour cette riche information sur le diagramme de Gantt.
Merci bien pour cette information
Merci, cet article m’a rappelé ma première formation en gestion d’entreprise et toute mon estime pour vous.
J’ aimerais pouvoir former des jeunes gestionnaires de projets a l’ utilisation du Diagramme de Gantt. Des suggestions?
Salut ,
Je suis content parce que tu m’as permis de faire la connaissance avec le père de cet outil. Je me tiens disponible et disposé pour apprendre beaucoup plus .
Merci et bon travail.
Le diagramme de Gantt…. je l’utilise presque tous les jours pour la planification et le suivi des projets… Cela facilite mon suivi.
Merci beaucoup pour l’ajout de connaissance sur gantt
Avec plaisir !