6 règles d’or pour réussir votre reporting en gestion de projet

Le reporting de projet, aux multiples facettes, s'ancre comme un pivot dans la gestion d'un projet. Plus qu'un simple outil de suivi, c'est un reflet dynamique de l'évolution d'un projet dans son intégralité.

En dévoilant des informations précieuses sur l'avancement des travaux, la performance des équipes et les résultats obtenus, le reporting permet d'assurer une communication transparente entre toutes les parties prenantes.

Découvrons les éléments essentiels de cet outil et les règles d'or à ne jamais négliger.

Pourquoi faire du reporting en gestion de projet ?

On s’en doute : le reporting de projet est un travail conséquent et essentiel au bon déroulement de votre projet.

Il s'inscrit profondément dans le cycle de vie du projet, de son initiation à sa clôture.

C’est pourquoi l’approche idéale est de l’inclure dans le plan de communication.

Car bien plus qu’un simple rapport d’activité, les différents tableaux de bord, les indicateurs de performance servent aussi à « vendre » votre projet, à le rendre visible.

On a trop tendance à ne faire de reportings de projet « qu’aux » différents comités.

Pourtant de nombreuses personnes dans l’entreprise ont entendu parler de votre projet et peuvent réagir différemment à cette nouvelle « inconnue » qui apparaît dans leur environnement.

Et cette peur de l’inconnu peut devenir un frein pour votre projet.

Le meilleur moyen d’éviter ce risque est de communiquer de manière transparente.

Mais on l’a vu, toutes les audiences n’ont pas les mêmes attentes.

C’est pourquoi une bonne préparation et une bonne définition des contenus est si importante.

Il faut définir à l’avance les axes de chaque type de reporting projet, faire un tableau résumant ce que l’on veut communiquer, à qui, quand et comment.

Les 6 règles de base du reporting

Les rapports de projet prennent aujourd’hui des formats et des aspects hétéroclites, avec la multiplication des outils propriétaires ou des outils open sources disponibles sur le « cloud ».

Mais quelle que soit leur présentation et l’attrait de leurs couleurs, tous les reporting de projet devraient suivre un certain nombre de règles pour être réellement efficaces.

Ces règles d’or sont les suivantes :

1) Adapter le rapport aux besoins de l’audience

Chaque audience a des attentes différentes.

Toujours s’assurer que le rapport contient exactement les informations souhaitées, pas plus, pas moins.

Par exemple, la direction pourrait être plus intéressée par les grandes lignes, les coûts et les bénéfices, tandis que les membres de l'équipe voudront connaître les détails opérationnels et les prochains jalons.

Maintenant, quelles sont les audiences les plus fréquentes du reporting ?

a) Le comité de pilotage

• Le comité de pilotage doit prendre des décisions
• Il est donc essentiel que les informations soient concises et précises
• Privilégiez les rapports de synthèse
• Allez droit au but

b) Les parties prenantes clés (Directeurs de départements le plus souvent)

C’est un groupe de décisionnaires qui, même s’ils ne sont pas directement impliqués dans le quotidien opérationnel du projet, détiennent une influence considérable.

Leur perception et leurs réactions peuvent parfois impacter négativement le projet.

C’est un groupe délicat pour lequel un retour d’information est essentiel, afin de les engager dans le projet et obtenir leur support.

Il est donc primordial d'impliquer ce groupe en s'assurant qu'ils obtiennent toutes les informations qu’ils jugent nécessaires.

c) Le comité de projet

Contrairement à certaines parties prenantes clés, ce groupe est impliqué de manière régulière dans le projet.

Les reportings et présentations sont plus techniques et détaillées.

Ce groupe doit lui aussi prendre des décisions régulières, basées sur des informations concrètes.

La communication sera ici directe et factuelle.

d) L’équipe projet

Dans de grandes équipes projet, le travail est partagé en « modules », dont l’influence peut impacter d’autres modules ou groupes.

Les reportings et présentations seront ici axés sur les aspects d’intégration et les relations entre les différents groupes.

Leur intérêt est plus technique ; il leur suffit aussi de savoir si on est dans les délais et le budget - ou pas.

e) Les utilisateurs impactés par le projet

Ce grand groupe sera divisé en sous-groupes, correspondant aux groupes de livrables.

Chaque groupe aura une partie de communication commune, et une partie spécifique.

Leur intérêt est au niveau fonctionnel.

On parlera ici plus particulièrement des avantages des nouveaux produits ou services.

Bien qu’impliqués vers la fin de la réalisation du projet, ces groupes apprécient d'être tenus au courant, et de se sentir comme une partie intégrante du projet.

f) Le reste du personnel

Même si ce groupe très nombreux n’est pas impliqué dans le projet, il s’agit de collègues qui s’intéressent à la vie de l’entreprise.

C’est une audience à ne pas négliger : ces personnes pourraient être vos futurs clients internes.

2) La teneur de l'information adapté à l’audience

Trop d’informations perdent le lecteur/la lectrice ; pas assez d’informations et le lecteur/la lectrice reste sur sa faim, un peu frustré(e).

Voici comment préparer votre reporting pour chaque audience :

a) Comité de pilotage

Pour votre reporting, il est conseillé de :

• Rédiger un rapport aussi concis que possible.
• Mettre l'accent sur les points nécessitant une discussion et simplement évoquer les éléments qui se sont déroulés sans encombre.
• Présenter un résumé synthétique en début de document pour offrir une vue d'ensemble.
• Inclure des informations complémentaires en annexe pour ceux qui souhaitent approfondir certains points.

Les points d’intérêt de ce groupe sont : les décisions à prendre, le budget, les risques et les délais, la performance

Le but principal sont les décisions qui permettent la suite du projet

Les indicateurs de performance sont au centre des discussions

Le format « tableau de bord » est souvent utilisé

Rappelez-vous : les décideurs de l’entreprise ont horreur des surprises désagréables.

Soyez donc toujours transparent et honnête.

Cette communication est directe, basée sur des supports préparés à cet effet.

b) Les parties prenantes clés

Il est probable que chacun d’entre eux souhaite des informations différentes : il est donc conseillé de les consulter individuellement et d’adapter la communication.

On peut éventuellement créer des sous-groupes mais il faut éviter la communication individuelle, qui est réservée au sponsor.

Pas besoin, ici d’informations techniques mais des informations fonctionnelles non détaillées.

Les indicateurs de performance sont toujours appréciés.

Provoquer le retour d’informations indispensables à la réussite de l’initiative est important.

Cette communication est le plus souvent indirecte (memos, journal…)

Il est bon toutefois de garder le contact et se rencontrer régulièrement, même si ce n’est qu’à la cantine ou à la machine à café.

c) Le comité de projet

Les rapports et présentations sont techniques et très détaillées pour faciliter la discussion et les décisions.

Les problèmes et risques sont discutés en détail.

Ce comité revoit les présentations préparées pour le comité de direction / comité de pilotage.

Cette communication est directe et permanente.

d) L'équipe projet

La priorité de la communication est de faire le point de la situation par rapport au planning.

On partage ici aussi les problèmes et les risques.

Il y a un intérêt moindre pour la partie budgétaire, qui est la responsabilité du ou de la chef de projet.

Cette communication est de préférence directe, par exemple une fois par mois après le comité de pilotage.

e) Les utilisateurs impactés par le projet

On concentre la communication au niveau fonctionnel, les avantages du projet.

On parle de la formation à venir, de l’organisation des tests.

Il est essentiel que les utilisateurs se sentent impliqués.

Il faut éviter à tout prix ce sentiment « cinquième roue du chariot ».

Cette communication se fait via des supports internes (intranet) ou des documents ciblés.

d) Le reste du personnel

On va ici publier une lettre mensuelle, créer des articles dans le journal de l’entreprise, afficher des informations sur les tableaux d’affichage.

On peut aussi organiser des questions-réponses, soit en ligne, soit via des réunions spéciales : par exemple tous les trimestres.

On parlera alors de l’état d’avancement, des bénéfices espérés, des avantages pour l’entreprise.

La checklist suivante récapitule les points clés pour adapter le contenu de votre reporting aux besoins de l'audience :

3) Contrôler le contenu

On prend souvent une communication passée pour avoir un canevas.

Et parfois on garde des informations dépassées ou carrément erronées.

Il faut donc toujours se relire, et faire relire le contenu par quelqu’un d’autre avant de le publier.

4) Publier au bon groupe

C’est arrivé trop souvent : on se trompe de groupe et voilà des informations confidentielles éparpillées dans la nature.

Lorsque vous préparez votre plan de communication, groupez les destinataires avec un nom impossible à confondre avec un autre groupe.

Il est essentiel de vérifier plusieurs fois avant de publier.

5) Mettre en place un mécanisme de retour d’information

Le seul moyen de s’assurer que le message a été reçu et compris est d’organiser un retour d’information.

Cela peut se faire via les utilisateurs-clés, des questionnaires, des boîtes à suggestion, des quizz, et bien d'autres méthodes.

L’important est de vérifier que la communication est bien transparente.

Faire en sorte que grâce au retour d’information on puisse corriger les petites et grosses erreurs.

Ce retour d’information a permis de sauver de nombreux projets.

6) Archiver

Tout ce qui est documenté dans votre projet doit être archivé pour des besoins ultérieurs.

C’est la meilleure façon de faire profiter vos collègues et l’entreprise, des expériences positives ainsi que des pièges à éviter.

Grâce à ce trésor d’informations, les projets futurs deviendront plus rapides, plus efficaces et les succès se multiplieront.

C'est la mémoire de l'entreprise, le référentiel des connaissances et des expériences.

Grâce à ces quelques règles d’or, votre communication sera efficace et contribuera à une réduction significative des risques liés à la communication dans le projet.

Une communication transparente et bien ciblée est un élément essentiel à l’acceptation des changements liés à tout projet.

Les minutes des réunions (+Template)

Bien que la pratique soit assez répandue, il y a encore trop de projets qui sous-estiment l’importance de prendre des notes après chaque réunion ou présentation afin de noter :

• Qui participait à la réunion ?
• Ce qui a été discuté ?
• Ce qui a été décidé ?
• L’impact des discussions et décisions sur le travail à venir

Ces minutes sont hyper importantes pour la suite de votre projet, et pour les projets à venir :

• Pour votre projet : car une décision prise en comité de pilotage peut influencer votre projet de manière importante. Il est donc essentiel de préciser qui a pris quelle décision et quand, afin d’éviter d'être factuel et d'avoir des discussions difficiles par la suite
• Pour les projets à venir : car en archivant vos minutes avec les reportings de projet, vous donnez la possibilité aux futurs chefs de projets d’avoir accès à une mine d’informations, leur permettant d’optimiser les initiatives futures.

Les minutes de réunion font donc partie intégrante du reporting et du suivi de projet.

Outils du reporting

Dans le domaine de la gestion de projet, il est courant d'utiliser une combinaison d'outils pour optimiser le reporting et la communication.

L'efficacité de ces outils dépend souvent de la nature du projet, de la taille de l'équipe et des besoins spécifiques en matière de reporting.

1) Suite Microsoft Office 

La suite Microsoft Office demeure un choix prépondérant pour beaucoup d'équipes.

• Excel : Avec ses fonctionnalités avancées de traitement des données, il est couramment utilisé pour créer des tableaux de bord, des rapports flash et même un rapport de suivi de budget
• PowerPoint : Idéal pour préparer des supports pour les réunions de pilotage (CoPil) et de projet (CoProj), ainsi que pour les présentations de kick-off
• Word : Souvent privilégié pour la rédaction de minutes de réunion, de comptes rendus.

2) Les logiciels de pilotage de projet

Power BI (Microsoft) :

• Avantages : Grâce à son intégration fluide avec Excel et d'autres outils Microsoft, Power BI offre des capacités avancées d'analyse et de visualisation de données. Il est souvent utilisé en complément d'Excel pour des visualisations plus complexes.
• Inconvénients : La prise en main peut être un défi pour les nouveaux utilisateurs. De plus, l'accès à toutes ses fonctionnalités peut nécessiter un investissement financier.

Domo :

• Avantages : Plateforme tout-en-un pour la visualisation, l'analyse et la collaboration, large éventail de sources de données connectables.
• Inconvénients : Nécessite une formation pour l'utilisation avancée, coûteux pour des licences d'entreprise.

Sisense :

• Avantages : Capacités d'intégration de données puissantes, personnalisable, interface de glisser-déposer.
• Inconvénients : Peut être coûteux pour les petites entreprises, nécessite une certaine formation.

Jira (Atlassian) :

• Avantages : C'est l'outil de prédilection pour les équipes de développement logiciel. En plus du suivi des bugs, il offre une plateforme de gestion des tâches et est hautement personnalisable.
• Inconvénients : Sa complexité peut le rendre moins adapté pour les petites équipes ou les projets moins techniques. L'ajout d'extensions ou plugins peut également engendrer des coûts supplémentaires.

Zoho Analytics :

• Avantages : Plateforme de BI en ligne, intégration aisée avec d'autres applications Zoho et sources de données externes, options de personnalisation et automatisation des rapports.
• Inconvénients : Interface utilisateur peut sembler moins moderne que certains concurrents, la tarification peut s'accumuler avec l'ajout de fonctionnalités.

Hive :

• Avantages : Outil de gestion de projet tout-en-un offrant la planification, l'exécution et le suivi. Il intègre également des capacités d'analyse et de tableau de bord pour suivre les performances du projet.
• Inconvénients : Bien qu'il soit polyvalent, il peut ne pas avoir des fonctionnalités d'analyse de données aussi avancées que d'autres plateformes dédiées. La prise en main peut nécessiter une adaptation pour ceux qui viennent d'autres outils de gestion de projet.

Le choix de l'outil de reporting dépend fortement du contexte de votre projet.

La suite Microsoft Office, avec ses outils éprouvés comme Excel, PowerPoint et Word, continue de jouer un rôle central dans de nombreuses organisations.

Cependant, pour des besoins spécifiques, des outils comme Power BI ou Jira peuvent offrir des fonctionnalités plus avancées.

Il est donc recommandé d'évaluer et de tester différents outils en fonction des besoins du projet avant de prendre une décision définitive.

Un dernier conseil de ma part : ne jamais sous-estimer l’impact du reporting de projet !