Le comité de pilotage (COPIL) est une réunion tenue régulièrement entre les décideurs, généralement mensuelles, dont l'objectif est de contrôler l'avancement du projet, et si besoin prendre des décisions et faire des arbitrages.
L’objectif de cet article est de détailler le périmètre du comité, appelé aussi steerco, son rôle, et son organisation.
Qu'est-ce qu'un comité de pilotage (COPIL)
Le comité de pilotage est une réunion régulière entre les décideurs, généralement mensuelles, dont le but est de contrôler l'avancement du projet, et si besoin prendre des décisions et faire des arbitrages.
Il joue un rôle essentiel dans le cycle de vie d'un projet, accompagnant les différentes étapes depuis l'élaboration initiale jusqu'à la finalisation du projet.
D'après Joan Knutson, oratrice principale au PMI®, "La bonne exécution d'une stratégie organisationnelle est tributaire d'un pilotage réussi de projets multiples." Knutson, J. (1994). The Top Management Project Steering Committee. PM Network, 8(1), 25–26.
Le COPIL est composé de plusieurs parties prenantes clés du projet.
Il s'agit du sponsor du projet, des exécutifs, des directeurs, des responsables et experts, ainsi que du chef de projet.
Ensemble, ces responsables, qu'ils soient internes ou externes à l'organisation, travaillent en synergie pour faire progresser les projets en adéquation avec les objectifs stratégiques définis dans la charte du projet.
Quand le mettre en place ?
L'organisation d'un COPIL est définie lors du lancement du projet, dans le cadre du plan de communication.
Les missions du comité de pilotage peuvent être résumées comme suit :
- Conserver l'engagement des décideurs et sponsor du projet
- Vérifier qu’on est sur le « bon chemin » en s’assurant que le top management des entités impliquées dans le projet, est aligné sur l’avancement et rectifier si besoin
- Partager les difficultés et risques du projet et avoir le sponsorship du management pour faire avancer les choses plus rapidement
- Prendre des décisions sur les points de blocages éventuels (conflit sur l’utilisation de ressources, changement de périmètre, autres contraintes impactant les coûts, qualité ou délais des projets)
Télécharger ce modèle plan de communication
Pourquoi le COPIL est-il important ?
Le rôle du comité de pilotage est d'assurer le suivi stratégique et le contrôle de l'avancement d'un projet.
Sa valeur ne doit pas être minimisée, car elle dépasse largement les obligations formelles envers la hiérarchie ou les exigences des audits qualité.
La réunion COPIL est une instance de suivi cruciale qui facilite la communication entre les diverses parties prenantes impliquées dans un projet.
Elle joue un rôle clé dans le succès des projets, non pas en dirigeant le projet lui-même, mais en guidant son évolution.
Cette guidance se traduit par le suivi de l'avancement du projet, la prise de décisions importantes et la résolution de problèmes potentiels.
En outre, elle aide à assurer que le projet reste aligné avec les objectifs stratégiques définis et qu'il respecte les délais prévus.
Exemple support du comité de pilotage
Modèle gratuit de comité de réunion de pilotage
Comment fonctionne un COPIL ?
Un COPIL, fonctionne en tant qu'organe central pour guider et superviser l'avancement d'un projet.
Pour optimiser l'atteinte des objectifs fixés, la composition du COPIL est déterminante.
La sélection des membres se fait en consultation entre le chef de projet et le sponsor du projet, de manière à rassembler une équipe transversale composée de responsables seniors et d'experts internes et externes impliqués dans le projet.
Typiquement, le COPIL comprend :
- Le sponsor ou commanditaire du projet, qui assure le soutien financier et/ou stratégique du projet.
- Le directeur de projet, qui supervise l'ensemble du projet et prend des décisions clés.
- Le chef de projet, qui gère l'exécution quotidienne du projet et coordonne les équipes.
- Le directeur stratégique, qui veille à ce que le projet s'inscrive dans la stratégie globale de l'entreprise.
- Les parties prenantes qui représentent les différents métiers relatifs au cadre du projet, pour assurer que toutes les perspectives sont prises en compte.
Ces membres doivent avoir :
- De l’autorité
- De l'influence
- Un pouvoir décisionnel par rapport à leurs différentes entités
La fréquence des réunions de pilotages dépend de la taille du projet, de sa complexité, de sa durée, ainsi que de sa valeur pour l’organisation.
La majorité des projets que j’ai gérés avait des réunions de pilotage mensuelles.
Ces réunions peuvent être organisées exceptionnellement pour traiter des difficultés particulières bloquant l’avancement du projet ou nécessitant la décision de la gouvernance du projet.
Ce sera à l’appréciation du chef de projet et du sponsor.
Comité de pilotage vs comité de suivi ?
- Le COPIL : Est l’une des instances phares de gouvernance de projet. Son objectif principal est de donner des orientations permettant d’assurer le suivi de l'avancement du projet, tout en respectant les contraintes du projet, en termes de qualité, coûts et délais.
- Le comité de suivi de projet ou Coproj : lui, se concentre plus sur la coordination et l’accompagnement des équipes opérationnelles pour assurer une meilleure livraison du projet.
Comment faire une présentation COPIL ?
En règle générale, la trame du support de présentation utilisée lors des réunions du COPIL suit un format standard, mais elle peut être personnalisée pour couvrir des sujets spécifiques si nécessaire.
Le fonctionnement d'une réunion s'articule généralement autour de plusieurs points clés qui sont présentés et discutés.
Ces points sont souvent repris dans l'ordre du jour de la réunion :
1) Liste des participants
Il est important de noter qui est présent, absent ou excusé lors de la réunion.
2) Décisions de la dernière réunion de pilotage
Un résumé des décisions prises lors de la dernière réunion doit être partagé avec tous les participants peu après la réunion.
C'est une opportunité pour vérifier que tous sont d'accord avec le compte rendu.
3) Vue d'ensemble sur l'avancement
Le chef de projet a la responsabilité de fournir une synthèse sur l'évolution du projet. Il faut présenter les actions menées, celles restant à effectuer ainsi que les principales difficultés rencontrées.
Un diaporama Powerpoint est généralement suffisant pour cette partie.
4) Performance du projet
C'est le moment de discuter de la performance du projet en termes de respect des délais (planning), du budget, de la qualité, ainsi que les risques associés au projet.
5) Décisions à prendre
Chaque réunion du COPIL doit aborder des sujets nécessitant l'attention de la direction et des décisions à prendre.
Ces sujets peuvent concerner la validation d'une étape du projet, l'état financier du projet, une demande de changement, des ressources, le planning ou des questions spécifiques soulevées par le client.
6) Questions
Tous les sujets qui doivent être portés à l'attention du comité exécutif sont abordés, qu'ils soient d'ordre opérationnel, financier ou stratégique.
7) Prochaines réunions
La fin de la réunion est l'occasion de discuter des détails de la prochaine réunion : contenu, date/heure et lieu.
Ces différents points permettent de garder une trace claire et structurée de la progression du projet et des décisions prises, facilitant ainsi la gestion et le suivi du projet.
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Comment organiser votre COPIL
Pour organiser votre COPIL de manière efficace, plusieurs éléments doivent être pris en compte :
1) Définissez clairement les objectifs
Les objectifs de chaque réunion du COPIL doivent être bien définis en amont.
Cela peut impliquer la prise de décisions importantes, le suivi de l'avancement du projet ou la résolution de problèmes éventuels.
2) Conviez les bonnes personnes
Les participants au COPIL doivent être bien choisis et la liste est à mettre à jour tout au long du projet si besoin.
Il faut cependant essayer de garder cette liste, la plus courte possible afin d’éviter que les réunions débordent.
3) Planifiez vos réunions
Les réunions de pilotages doivent être planifiées bien à l’avance ; les participants sont généralement très sollicités et ont un calendrier très chargé.
L’envoi d’invitations récurrentes sur les outils de Mailings à titre d'exemple, permet de réserver leur Agenda à l’avance.
L’agenda de la réunion doit être bien défini dans un premier temps, puis doit inclure les points essentiels, avant d'être envoyés aux participants 48 heures avant la réunion.
4) Soignez votre présentation
Vos présentations doivent être claires, et surtout synthétiques : tableaux de bord, avancement et difficultés à traiter.
Le Chef de Projet doit éviter d’entrer dans les détails opérationnels ; il doit pouvoir aller droit au but pour prendre des décisions sur les sujets difficiles.
Il est aussi conseillé d’utiliser les flags RAG (Red / Amber / Green ou Rouge / Jaune / Vert) pour qualifier les différents points de discussion.
5) Obtenez l'appui et le soutien du sponsor du projet
Le sponsor du projet devrait être au courant des sujets critiques inclus dans la présentation.
En effet, le chef de projet prépare en amont la réunion du COPIL et fait valider le contenu du support de présentation par le sponsor du projet.
Ainsi, il s'assure d'avoir son appui et sa validation, notamment sur :
- Les performances du projet, les difficultés et alertes à communiquer
- les éléments qui ont besoin d'arbitrage ou de prises de décisions de la part de l'ensemble des parties prenantes
- les propositions de solutions à leur soumettre
Le but étant de cadrer et de structurer au mieux le déroulement de la réunion, et favoriser la bonne entente et une prise de décision collective.
6) Gérez les participations en amont
Le chef de projet doit travailler en amont, avec les participants susceptibles de s’opposer à quelques décisions.
Cela peut impacter la gestion de la réunion et par conséquent sa productivité.
Le chef de projet doit utiliser son potentiel de négociateur, et de son tact politique pour apaiser les tensions et faire avancer le projet dans le bon sens.
Il doit donc faire appel à ses compétences de résolution de conflits.
7) Respectez le cadre de la réunion
L'animation d'une réunion COPIL efficace nécessite le respect strict de l'agenda établi.
Chaque point à l'ordre du jour doit être abordé de manière précise et concise en tenant compte du temps imparti.
Il est crucial de veiller à la pertinence et à la clarté du contenu présenté, en utilisant si besoin des supports visuels pour faciliter la compréhension.
Favoriser la participation active de tous les membres est un autre élément essentiel pour la réussite de la réunion.
Il s'agit de stimuler les échanges, de s'assurer de l'engagement de chaque participant et de gérer avec soin les sujets sensibles ou critiques en cherchant le consensus.
Enfin, il est recommandé de conclure la réunion par un débriefing.
Celui-ci récapitule les points discutés, les décisions prises et les actions à entreprendre, tout en offrant une opportunité pour recueillir des retours sur le déroulement de la réunion.
Cela aide à optimiser l'efficacité des prochaines sessions du comité de pilotage.
Découvrez ici comment bien animer votre réunion efficacement.
8) Faites un compte rendu du comité de pilotage
L'implication des parties prenantes est un aspect crucial du comité de pilotage.
Pour garantir leur engagement et leur compréhension de l'évolution du projet, il est impératif de leur fournir un compte rendu du COPIL.
Préparé par le chef de projet, ce compte rendu doit être envoyé à tous les participants dans les 24 heures suivant la réunion.
Il documente les différentes décisions prises lors de la réunion, en assurant ainsi la traçabilité.
Ce compte rendu sert non seulement à informer les parties prenantes des derniers développements, mais également à enrichir la documentation du projet.
Cela contribue à une meilleure transparence et à une gestion efficace du projet.
Conclusion
Le COPIL est une instance du plan de communication du projet essentiel pour le succès des projets.
Plus le projet est important pour l’organisation plus son utilité s’avère cruciale. C’est l’occasion de discuter avec la gouvernance du projet, pour garantir son alignement avec l’avancement du projet et les étapes suivantes.
Une bonne préparation et un bon suivi sont les éléments clés pour sa réussite.
