La gestion de programme est une stratégie qui permet de gérer plusieurs projets individuels à forte corrélation ; qui sont liés entre eux par un objectif partagé ou par un domaine d'impact commun.
Cette gestion simultanée et coordonnée de groupes de projets offre une synergie et une plus grande visibilité pour un suivi de qualité et de meilleures chances de succès des projets qui composent un programme. Elle offre également une meilleure intégration des parties prenantes.
Voyons ce qu'est un programme et comment assurer sa gestion.
Qu’est-ce qu’un programme ?
Selon le PMI® (Project Management Institute), la planification stratégique d'un programme joue un rôle essentiel dans la gestion de projets connexes.
Un programme est défini comme un groupe de projets gérés de manière coordonnée pour obtenir des avantages non disponibles en les gérant individuellement.
Exemple :
Si vous avez une boutique physique et que vous souhaitez digitaliser votre business et être visible sur internet, vous aurez plusieurs projets liés à cette ambition.
- Projet 1 : Créer le site internet
- Projet 2 : Mettre en place des campagnes marketing pour la visibilité en ligne
- Projet 3 : Mettre en place la logistique adaptée aux besoins des clients distants, etc.
En regroupant ces projets au sein d'un programme, vous pourrez mieux coordonner les activités, éviter de lancer prématurément le projet de marketing digital avant que le site internet ne soit prêt, et vous assurer d'être prêt en termes de logistique avant de recevoir les premières commandes en ligne.
Si votre organisation compte des projets répondant à ces caractéristiques, il est préférable de les organiser et de les gérer en tant que programme, dans le cadre d'une planification stratégique plus globale.
Cependant, pour garantir que cette planification soit alignée avec les aspirations stratégiques de l'entreprise, il est essentiel de prendre en compte le schéma directeur.
Celui-ci émerge comme une composante essentielle, fournissant une orientation stratégique.
Qu’est-ce que la méthode MSP® en gestion de programme ?
La méthode MSP® (Managing Successful Programmes) définit le management de programme comme suivant :
« l’action d’organiser, diriger et déployer de manière coordonnée un dossier ou un projet et des activités de transformation (le programme), pour atteindre des résultats et des profits d’importance stratégique pour l’entreprise ».
MSP® est un référentiel de Bonnes Pratiques de gestion de programme dans la mise en place du changement transformationnel.
Cette méthode permet d'aligner les 3 éléments clé suivants :
- La stratégie de l’entreprise
- Les processus pour implémenter le changement : rôle important des acteurs du changement dans l’entreprise dont la DSI
- La structure opérationnelle de l’entreprise : Il ne faut pas introduire de changements trop brusques dans la structure opérationnelle de l'entreprise pour ne pas en perturber le fonctionnement.
Elle s’inscrit dans la complémentarité des Bonnes Pratiques de management de programme.
Le schéma ci-après illustre comment MSP® s'intègre harmonieusement avec d'autres cadres et pratiques de gestion :
Quelle est la différence entre la gestion de programme et la gestion de projet ?
Bien souvent, la gestion de programme est confondue avec la gestion de projet. Même si les deux types de gestion sont étroitement liés, il existe des différences fondamentales entre eux.
Un projet est un travail unique, avec une portée spécifique et des résultats définis.
La gestion de projet est réalisée par une équipe en vue d'atteindre un certain nombre d’objectifs spécifiques. Tandis que La gestion de programme consiste à gérer un programme comportant plusieurs projets à forte corrélation entre eux.
La Figure ci-dessous vous présente les différences fondamentales entre elles :
Les deux types de gestion se recoupent dans la gestion de la communication et la gestion de la collaboration interfonctionnelle.
Comment mettre en place un programme ?
Pour organiser un programme, il faut d’abord identifier si vous êtes dans un contexte de programme ou de gros projets.
Voici les étapes à suivre :
Etape 1 : Identification du programme
Vous vous demandez si vous devez organiser certains projets de votre organisation sous forme de programme ?
Avant toute chose vous devez identifier le programme en partant de la définition donnée ci-haut.
Deux approches vous permettent d’identifier un programme : l’approche ascendante et l’approche descendante.
Dans l’approche ascendante :
- Analyser les projets individuels
- Détecter s’ils sont liés et/ou dépendant les uns des autres
- Ensuite, regrouper ceux qui répondent à des objectifs communs au sein d’un même programme
L’approche descendante quant à elle, consiste à identifier à partir d’un « gros projet » :
- Si ses objectifs dépassent ses limites fonctionnelles
- S’ils impliquent des parties prenantes de domaines d’intérêt différents
Si votre « gros projet » répond à ces critères, alors c’est un programme qu’il faudra diviser en projets à forte corrélation
Etape 2 : Définition des approches de gestion
A cette étape il faudra faire des choix stratégiques pour atteindre les différents objectifs du programme.
Il se peut qu’il soit plus judicieux de gérer certains projets agiles, et d’autres en waterfall, par exemple.
Vous devez analyser et évaluer pour chaque projet contenu dans le programme, la méthode de gestion de projet adéquate.
Au cours de cette analyse, il est important d'identifier les risques et les avantages associés à l'utilisation de différentes méthodes pour différents projets, afin de choisir la méthode la plus adaptée.
Etape 3 : Identification du chef ou gestionnaire de programme
Choisir la meilleure personne pour gérer le programme est l’une des étapes les plus importante.
Au-delà des compétences de gestion de projet, le gestionnaire de programme doit être plus diplomatique et plus stratégique.
Le gestionnaire de programme doit être capable de :
- Créer le plan du programme et un modèle de gouvernance de projet pour gérer plusieurs projets à la fois
- Veiller à ce que tous les chefs de projet et tous les projets soient alignés sur les grands objectifs de l'entreprise
- Gérer les attentes des parties prenantes et s'assurer que tous les membres du projet sont sur la même longueur d’onde
- Vérifier que tous les budgets et toutes les ressources sont disponibles au moment adéquat du programme
Bonnes pratiques pour bien gérer un programme
1) Recherche permanente de consensus
En tant que gestionnaire de programme, assurez-vous en permanence que toutes les parties prenantes de votre programme disposent du même niveau d'informations, poursuivent l’objectif commun défini et sont conscientes de leur rôle. C'est l'une des tâches les plus importantes à accomplir en tant que chef de programme. Vous devez créer un alignement entre toutes les équipes qui collaborent et entre tous les secteurs d’activité. N'hésitez pas à recadrer la gestion de projet si nécessaire.
2) Suivi scrupuleux des risques
Un suivi des risques de tous les projets est primordial.
Chaque chef de projet de votre programme suit les risques de son projet.
Cependant, en tant que gestionnaire de programme, vous devez impérativement repérer, suivre et trier les risques au fur et à mesure qu'ils se présentent, discuter avec les chefs de projet et les faire remonter si nécessaire
3) Avoir une attention au détail et prendre de la hauteur
Vous devez de façon périodique et régulière, analyser et interpréter l'avancement des projets versus les budgets, les délais, et toujours vous assurer de l’alignement de votre programme avec les objectifs stratégiques de l’entreprise
4) Réaliser une documentation complète au fur et à mesure du programme
Les documents projets/programme doivent suivre la vie du programme.
Chaque projet au sein du portefeuille de projets peut avoir ses propres particularités et défis, nécessitant ainsi une documentation adaptée.
Les documents relatifs au projet ou au programme doivent évoluer parallèlement à la progression du portefeuille de projets.
Par exemple, le plan de suivi de programme contenant les différents livrables, est un document qui vit avec le programme tout au long de sa durée.
Pour les programmes informatiques, les documents de spécifications fonctionnelles et techniques propres à certains projets du programme sont des livrables qui vivent également avec le programme.
Ils doivent être mis à jour au fur et à mesure de l’avancement du programme.
Bien souvent, on néglige cette étape, on néglige la mise à jour de certains de ces documents.
Pourtant cette étape est plus que primordial et indispensable au suivi du programme.
Vous devez veiller à ce que tout soit bien documenté, que vous le fassiez vous-mêmes ou que le déléguiez à d'autres.
Conclusion
Dans une organisation, certains projets sont presque impossibles à exécuter sans une approche axée sur la gestion de programme, compte tenu de leur taille et de leur portée.
Ce type de gestion apporte une valeur ajoutée et offre des avantages significatifs pour les organisations qui cherchent à coordonner plusieurs projets interdépendants.
Elle permet, entre autres, une meilleure visibilité, une minimisation des coûts, une gestion proactive des risques et une grande flexibilité.
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Merci Laurent pour ce retour.
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