Vous avez fait vos preuves à un poste nécessitant une expertise technique, et voilà qu’on vous confie la gestion d’un projet et donc le management d’une équipe projet.
Vous allez donc devoir faire travailler ensemble des personnes aux profils variés, ne se connaissant pas forcément toutes avant le démarrage du projet, mais réunies avec vous autour d’un objectif commun.
Dans cet article, nous allons élaborer sur les compétences ainsi que les qualités du chef de projet, avec un partage d'expérience.
Les 3 types de compétences clés du chef de projet
Pour être efficace dans son rôle, un chef de projet doit posséder trois types de compétences clés :
1) Délégation effective
Pour le chef de projet, spécialement s'il est novice ou peu expérimenté, il peut être tentant de négliger le suivi régulier du projet, qui peut sembler fastidieux.
En conséquence, il se retrouve à investir plus de temps dans les tâches opérationnelles, qui étaient autrefois son quotidien et qu'il apprécie toujours.
Il est cependant essentiel d'être capable de déléguer, de confier à un autre une partie du travail qui nous plaisait tant auparavant.
Avec le nouveau rôle viennent de nouvelles responsabilités, principalement d'encadrement et de suivi.
Cela peut être un défi, en particulier pour ceux qui sont aux prises avec le syndrome de l'imposteur. Ce sentiment peut mener à l'incapacité de lâcher prise, d'une peur d'être perçu comme incompétent ou de ne pas être à la hauteur de la tâche.
2) Organisation, planification, et prise de risque
On attend de vous d’indispensables qualités organisationnelles.
On vous demande en effet de bien maîtriser la planification, le suivi des coûts et des délais, la maîtrise du logiciel de gestion de projet que vous utilisez pour initier, gérer et suivre le projet dans sa globalité.
On vous demande aussi de prendre les bonnes décisions, de vous adapter rapidement aux aléas du projet que sont les changements de dernière minute, les coupes sombres budgétaires, les absences non planifiées de ressources clé du projet.
Enfin, on attend de vous que vous ayez la tête sur les épaules en évaluant les risques du projet dès la phase amont du projet.
3) Prise d'initiative
On attend de vous une bonne capacité d’adaptation aux aléas du projet, mais aussi une capacité à prendre de bonnes initiatives :
Vous recherchez des informations par vous-même
Vous êtes force de proposition dans la gestion du projet lors des comités de projets, dans la proposition de recrutement de membres pour l’équipe projet
Vous exprimez des idées et avez des arguments pour les “vendre” en comité de pilotage ou bien auprès de votre équipe.
Il est important de noter également qu'une compétence en IA chez un chef de projet est bénéfique pour l’assister dans son travail.
Et selon vous, quelles sont compétences du chef de projet ?
N’hésitez pas à laisser votre commentaire en fin d'article, si vous avez déjà travaillé avec un chef de projet efficace ou si vous êtes vous-même chef de projet …
Les 3 types de qualités du chef de projet
Un bon chef de projet adopte une posture managériale, de nature à asseoir sa crédibilité, faire preuve de résilience et à favoriser la productivité entre les équipes.
Voici les 3 grandes qualités d'un bon chef de projet :
1) Qualités de communication
1.1) La capacité à bien communiquer
La relation chef de projet et équipe est essentielle pour mener à bien un projet.
Elle repose sur la capacité à écouter, à inspirer la confiance, et à maintenir une communication transparente.
Vous devez savoir motiver votre équipe projet, vous avez un rôle fédérateur.
Vous êtes un leader respectueux de votre équipe, mais qui doit faire passer l’atteinte des objectifs du projet sans toujours satisfaire tous les caprices des membres de l’équipe projet.
Parfois, en tant que chef de projet, vous pouvez être confronté à des managers séniors peu coopératifs et il vous faudra adapter votre communication pour favoriser leur collaboration.
Tout cela fait partie d’une communication réussie.
En effet, tout commence par la confiance que vous aurez inspirée dans votre approche du travail, quelle qu’elle soit, avant de devenir chef de projet.
C’est tout d’abord cette confiance en vous que le maître d’ouvrage va montrer en vous confiant un projet dont la réussite est importante pour l’entreprise.
Cette confiance, il vous faudra la garder et acquérir celle des autres membres du ou des comité(s) de direction – ainsi que de toutes les parties prenantes.
La confiance de votre équipe sera un atout majeur pour réussir votre projet.
Un outil important de la communication est le registre des parties prenantes (Stakeholder Register) et le plan de communication que vous établirez en fonction des besoins de chaque groupe d’interlocuteurs ou de chaque individu identifié.
En outre, vous devez être un bon vulgarisateur, dans le sens où vous devez savoir expliquer les objectifs du projet à des personnes très différentes, aux profils divers, au sein de votre entreprise ou de votre structure.
Vous devez savoir gérer les conflits, car l’être humain fait parfois par nature de la résistance au changement et vous devrez être en tant que chef de projet moteur de ce changement apporté par votre projet.
1.2) Le sens de l’écoute
Le sens de l’écoute, lui, vous permettra de comprendre les enjeux, les non-dits parfois, et les implications de votre projet sur le travail des parties prenantes.
Ce sens de l’écoute est particulièrement important lors de l’expression des besoins et du cahier des charges.
Plus tard aussi lors des tests des solutions.
Le sens de l’écoute, ce n’est pas qu’écouter les mots.
Le sens de l’écoute, c’est aussi savoir lire et comprendre le langage corporel.
Et aussi pouvoir y répondre.
Votre communication sera donc basée sur la confiance.
Cette confiance, à son tour, ne peut être obtenue que par une communication transparente.
1.3) La transparence
Votre projet fait face à des problèmes ? Parlez-en. Trouvez des solutions ensemble.
La direction de l’entreprise a besoin de faits concrets.
Les chefs d’entreprises ont horreur des surprises de dernières minutes.
Ils sont par contre habitués à prendre des décisions, basées sur des faits et des chiffres solides.
Comme vous d’ailleurs.
Cacher ou minimiser un problème ne peut que l’amplifier.
Soyez donc transparent.
Même si cela peut provoquer des discussions assez animées, voire désagréables, votre cote de confiance n’en sera pas négativement affectée, au contraire.
La transparence doit aussi faire partie des relations à l’intérieur de l’équipe projet.
Que ce soit un problème technique ou un problème relationnel, il est important d’en parler tout de suite et d’éviter que le problème ne prenne des proportions trop importantes.
Pour obtenir cette transparence avec votre équipe, faites un point régulier et tentez d’entrevoir les problèmes potentiels au travers des messages passés.
Si vous avez un doute, partagez-le et assurez-vous que tout soit clair.
Certains problèmes ne peuvent être résolus qu’en tête-à-tête.
Les problèmes personnels ne sont pas discutés devant toute l’équipe.
2) Qualités de leadership
Le leadership est l'une des qualités du chef de projet.
Votre capacité à vous faire écouter et à être crédible vis à vis des parties prenantes fera de vous un bon ou un très bon chef de projet.
On parle souvent de la différence entre un leader et un manager/gestionnaire.
D'après une étude du PMI®, 79% des entreprises priorisent le développement du leadership.
Découvrez dans cet article les qualités et compétences les plus demandées.
En tant que leader, vous savez vous faire écouter sans forcer et vous dirigez par l’exemple, utilisant le feedback constructif comme un outil essentiel pour renforcer l'effet Pygmalion au sein de votre équipe.
Contrairement à un manager qui se limite à donner des directives, vous comprenez que votre expertise réside dans la gestion du projet dans son ensemble, et non nécessairement dans tous ses aspects techniques.
Il est parfois difficile de donner l’exemple dans certains domaines.
Vous avez par contre une vue d’ensemble que peu de membres de l’équipe peuvent avoir.
Il faudra donc donner des directives en les expliquant afin d’obtenir les résultats attendus.
On revient ici sur les atouts de communication : votre sens de l’écoute et votre capacité à inspirer la confiance vous permettront d’adopter la bonne approche.
La capacité d’analyse, la capacité à résoudre des problèmes, et à prendre des décisions.
Vous aussi, comme autres dirigeants de l’entreprise, êtes amené à prendre des décisions.
Cela fait partie de votre rôle de chef de projet.
Ce ne sera pas au sponsor et surtout pas au comité de direction de prendre des décisions journalières ou des changements mineurs du planning ou des livrables.
Votre esprit d’analyse et votre capacité à résoudre des problèmes vont vous permettre d’avancer chaque jour vers votre but.
N’oubliez jamais que vous n’êtes pas seul.
Vous avez une équipe autour de vous qui vous aidera à prendre les bonnes décisions basées sur des faits concrets, une évaluation détaillée des risques et des avantages.
Encourager les membres de votre équipe à partager des commentaires positifs, des suggestions d'amélioration et à les impliquer dans les décisions n’est pas une faiblesse.
C’est une force qui vous permettra souvent de souder l’équipe et de prendre les meilleures décisions pour le projet.
3) Qualités personnelles
3.1) La précision et la rigueur
D'autres qualités du chef de projet les plus recherchées : la précision et la rigueur.
A chaque réunion, lors de chaque entretien, soyez précis et rigoureux.
Cela commence lors de l’expression des besoins et de l’établissement du cahier des charges.
Un non-dit, la moindre mécompréhension, ignorer un risque, peuvent avoir des conséquences dramatiques pour le projet.
Un/une chef de projet ne peut pas se permettre les à-peu-près.
Tous les documents créés doivent être clairs et précis.
Les rapports partagés avec les parties prenantes simples, faciles à comprendre et aussi complets que possible.
Cette précision et cette rigueur vont aussi jouer un rôle primordial dans les rapports de confiance.
3.2) La flexibilité et la souplesse
Il n’y a pas de projets sans heurts.
Les projets parfaits de A à Z sont un leurre.
Et, parce que vous allez rencontrer des obstacles, il est bon de faire preuve aussi de souplesse.
Bien sûr, cette souplesse et cette flexibilité ne doivent pas se faire aux dépens de la triple contrainte temps, périmètre, et budget.
Mais il arrivera sans aucun doute que la technique vous joue un tour.
Qu’un membre important de l’équipe tombe malade alors qu’il/elle travaillait à une tâche ou un livrable du chemin critique.
Si cela arrive, il vous faudra un « plan B ».
Ces possibilités seront idéalement prévues dans le registre des risques – et vous aurez idéalement une solution pour mitiger ce risque.
Si ce n’est pas le cas, rassemblez une partie de votre équipe.
Parlez ensemble des solutions possibles, de leur impact sur la triple contrainte.
Prenez ensemble la décision la meilleure pour le projet.
Un bon chef de projet aime aussi bien le travail d'équipe que le travail autonome.
Grâce à ces qualités et compétences clés, un chef de projet pourrait sans doute être privilégié à devenir CEO de son organisation.
Conclusion
Comme on peut le comprendre, les qualités du chef de projet sont nombreuses.
C'est une personne qui communique avec aisance et qui a le sens de l'écoute.
C'est aussi une personne qui inspire confiance.
Dont la communication est transparente et claire.
Qui est à la fois rigoureuse et précise, mais en même temps flexible et souple.
Qui sait gérer son temps et celui des autres.
Mais rassurez-vous: tout cela s'apprend avec l'expérience.
Si vous avez déjà quelques-unes des qualités ci-dessus, vous êtes sur la bonne voie.
D'après votre expérience, quelles sont les qualités du chef de projet ?
