Améliorer la prise de décision collective en gestion de projet : Astuces et techniques

La prise de décision collective est souvent difficile, particulièrement lorsque l'on travaille en équipe projet.

Sans règles de fonctionnement claires sur la façon de prendre les décisions, le processus peut devenir chaotique et inefficace.

Cet article vous présente quelques techniques pour renforcer votre processus de décisions sur vos projets.

Qu’est-ce qu’une décision collective dans un projet ?

Une décision collective est un choix pris en commun par un groupe de personnes impliquées dans le projet.

Les décisions collectives interviennent tout au long du cycle de vie du projet, à différents niveaux :

• Stratégique : lors de la définition des enjeux et objectifs du projet.
• Tactique : lors de la mise en place de l’organisation du projet.
• Opérationnelle : lors du pilotage de l’avancement du projet.

Pourquoi est-il difficile de prendre des décisions collectivement ?

La prise de décision collective demande du temps :

• Il faut écouter les idées et suggestions de chaque personne.
• Débattre pour trouver la meilleure solution.

Certaines personnes sont plus à l'aise que d'autres pour prendre la parole et partager leurs idées :

• Les plus réservés ont tendance à suivre l'effet de groupe.
• Lorsqu'il n'y a pas de leader clairement identifié, une seule personne peut prendre trop d'influence sur la décision finale.

Pour arriver à une décision qui convienne à tout le monde, il faut parfois faire des compromis, ce qui fait que la décision finale n'est pas forcément la meilleure.

Attention au biais de pensée de groupe :

• Les personnes ont tendance à être d'accord les unes avec les autres dans un groupe.
• Cela peut empêcher une réflexion critique et l'émergence de meilleures solutions.

Comment créer un climat favorable à la prise de décision collective ?

Voici 3 bonnes pratiques pour favoriser la prise de décision collective :

1) Impliquez les bonnes personnes

Comment ?

• Pour des décisions stratégiques : veillez à l’implication du management
• Pour des décisions tactiques : réunissez l’équipe projet
• Pour des décisions opérationnelles ou peu complexes : préférez des petits groupes ciblés (3-5 personnes)

Bénéfices :

• Meilleure participation de chacun.
• Limitation des effets de groupe néfastes.
• Prise de décision plus rapide et plus fluide.

2) Favorisez la diversité des membres de l'équipe

Comment ?

• Inclure des personnes avec des perspectives et des compétences diverses.

Bénéfices :

• Enrichir la réflexion.
• Augmenter la créativité.
• Considérer différentes alternatives et solutions.
• Meilleure prise en compte des besoins et des points de vue de chacun.

3) Privilégiez une communication claire et ouverte

Comment ?

• Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprenne bien les objectifs, les enjeux et les informations pertinentes liées à la décision
• Encouragez également les membres de l'équipe à exprimer leurs idées et leurs préoccupations de manière transparente
• Favorisez une discussion constructive et une compréhension mutuelle.

Bénéfice :

• Une meilleure adhésion à la décision

3) Créez un climat de confiance et de respect mutuel entre les membres de l'équipe

Comment ?

• Encouragez un environnement où chacun se sent en sécurité pour s’exprimer
• Ni jugement, ni critique.

Bénéfices :

• La confiance favorise la collaboration et la contribution active de tous les membres.
• Des décisions plus équilibrées et acceptées par tous.

Quelles sont les techniques de prise de décision collective ?

Voici 3 techniques de prise de décision collective :

1) Le vote par points

Objectif : Faire ressortir les choix les plus plébiscités par le groupe.

Comment ?

• Donnez un certain nombre de points (généralement entre 3 et 5) à chaque participant
• Demandez-leur de répartir ou concentrer ces points entre les différentes options
• L'option qui remporte le plus de points est celle qui est retenue.

Bénéfices :

• Méthode simple à mettre en place
• Donne une vision claire des préférences de l’équipe

Risques :

• Lorsque plusieurs options obtiennent le même nombre de points, il peut être difficile de les départager. Cela peut entraîner des discussions supplémentaires pour parvenir à une décision finale.
• Peu de nuances entre les choix si le nombre de points à distribuer est trop faible.

2) La technique du consensus

Objectif : Trouver une solution que tout le monde peut accepter.

Comment ?

• Procéder par itérations, discussion et ajustement des propositions.

Bénéfice :

• Permet de prendre en compte les différents points de vue.

Risques :

• Approche longue
• Peut aboutir à une décision inapplicable ou à un point de blocage.

3) La technique du consentement

Objectif : Que personne ne soit contre la proposition choisie.

Bénéfice :

• Limite les oppositions a posteriori

Risques :

• Nécessite de nombreuses itérations et ajustements
• Cette technique prend du temps.

Comment évaluer l’efficacité d’une prise de décision collective ?

Voici quelques pistes pour évaluer l’efficacité d’une décision prise collectivement :

• Résultats concrets : assurez-vous de l’atteinte des objectifs fixés
• Satisfaction des parties prenantes : interrogez les membres du groupe sur leur niveau de satisfaction par rapport à la décision
• Temps et ressources : évaluez le temps et les ressources investis dans le processus décisionnel
• Adoption et mise en œuvre : observez si la décision est largement acceptée et appliquée
• Apprentissage et ajustements (REX) : analysez si le processus suivi nécessite des ajustements pour une prochaine fois
• Impact sur le projet : surveillez l’évolution des indicateurs de performance tels que le respect des délais, la qualité du travail et la satisfaction des parties prenantes.

Pourquoi documenter et suivre les décisions prises ?

Documenter les discussions, les propositions et les résultats apporte plusieurs bénéfices :

• Garantir la clarté et la traçabilité des décisions
• Conserver une trace des raisonnements, des arguments et des accords
• Faciliter la communication ultérieure avec d'autres parties prenantes
• Limiter les contre-décisions ultérieures
• Evaluer l'efficacité des décisions prises et apporter d'éventuelles modifications.

Conclusion

En conclusion, la prise de décision collective est un processus complexe mais essentiel pour le projet.

Adopter des techniques de prise de décision efficaces permet d'améliorer la qualité des décisions prises, de favoriser l'engagement et la participation de tous les membres de l'équipe.

Chaque approche a ses avantages et peut être adaptée en fonction du contexte et des objectifs de l'équipe projet.

En mettant en place des règles de fonctionnement claires et en favorisant la diversité des perspectives, les équipes peuvent renforcer leur processus de décision et atteindre des résultats plus satisfaisants.