Réunion en ligne : les règles incontournables pour la réussir, avec modèle

Le télétravail a le vent en poupe et s’impose de plus en plus comme une méthode de collaboration à la fois pratique et efficace.

Toutefois, il impose certains défis comme le fait d'organiser une réunion en ligne en la maintenant professionnelle et productive.

Si vous vous êtes déjà essayé à cet exercice vous avez probablement une idée de ces défis.

Sinon, je commencerai par vous présenter les 6 étapes pour réussir une réunion, ensuite je vous présente les 3 choses à faire après une réunion, pour finir avec les pièges à éviter.

Comment organiser une réunion en ligne ?

L'organisation de réunions en ligne est devenue cruciale dans le modern workplace.

Planifier une réunion virtuelle requiert une préparation minutieuse.

Je vous présente ici quelques règles à respecter pour réussir votre réunion.

1. Clarifier l’objectif de la réunion 

C’est une étape très importante. Si elle est manquée, vous ne ferez que perdre votre temps et celui des participants. 

Prenez le temps de fixer un objectif SMART lorsque vous planifiez votre réunion en ligne. 

Exemple d’objectif de réunion SMART : briefer l’équipe de développeurs sur les deux prochaines fonctionnalités à implémenter sur le site internet de l’entreprise en 30 minutes.

2. Préparer l’ordre du jour 

C’est la liste des points clés à traiter lors de la réunion en ligne. 

Elle doit être claire, précise et permettre de couvrir d’atteindre l’objectif de la réunion dans le temps fixé. 

Pour continuer avec notre cas avec les développeurs, voilà un exemple d’ordre du jour : 

1. Contexte où besoin lié aux fonctionnalités 
2. Explication des fonctionnalités côté utilisateur avec la maquette 
3. Explication des requis techniques des fonctionnalités 
4. Présentation du calendrier de mise en production 
5. Questions et apports de l’équipe de développeurs 
6. Éventuels ajustements 
7. Conclusion

L’ordre du jour devra être scrupuleusement respecté lors de la réunion en ligne. 

3. Choisir l’outil adéquat

Avant de penser à organiser une réunion en ligne, il est nécessaire d'apprendre, le cas échéant, à utiliser les outils digitaux appropriés.

Certains ne savent pas forcément très bien utiliser les outils numériques ou ont du mal à s’adapter aux nouveaux outils.

Il est donc important d'avoir le réflexe de vérifier auprès de tous les participants qu’ils vont pouvoir utiliser les outils de réunion à distance adéquats.

Avec la grande variété d’outils de réunion à distance disponibles, les options sont très nombreuses.

Parmi les plus répandus, vous pouvez retrouver :

• Zoom
• Google Meet
• Skype
• Microsoft Teams
• Cisco WebEx
• Amazon Chime
• Whereby
• GoToMeeting
• AnyMeeting

Le choix de l’outil de réunion en ligne devra couvrir les fonctionnalités nécessaires (partage d’écran, chat, partage de documents…) pour le bon déroulement de la réunion et le niveau technique des participants. 

Avec notre guide complet, apprenez tout ce qu’il y a à savoir sur les outils de réunion à distance et de télétravail, afin de faire un choix optimal. 

4. Communiquer à temps l’ordre du jour et les requis 

Pour éviter la confusion et les pertes de temps au cours de votre rencontre de télétravail, veillez à transmettre les bonnes informations à tous les participants :

• Ordre du jour
• Liste des participants 
• L’outil de réunion en ligne à utiliser ainsi que les accès 
• Requis techniques (test de connexion, micro, webcam…) 
• Environnement de travail (luminosité, calme…)
• Programmer aussi des rappels pour tous les participants si la réunion est programmée

5. Fixer un cadre 

La première chose à faire est d’être ponctuel.

Que ce soit pour une relation physique ou une réunion à distance dans le cadre d'un travail hybride, la ponctualité de tous les participants est non négociable.

D’une part, la visioconférence doit commencer à l’heure prévue. D’autre part, elle ne doit pas dépasser le temps imparti.

C’est aisé de perdre l’attention des participants lorsque la réunion s’éternise.

Voici quelques règles pour un meilleur déroulement de la réunion :

• Définissez la durée maximale de la réunion en ligne
• Préparez en avance ce que vous avez à dire (2 à 3 grands axes maximum)
• Faites en sorte que votre présentation ne dépasse pas la moitié de la durée maximale de la visioconférence, pour faire face aux éventuelles questions et problèmes techniques
• Définissez un cadre strict et rigide pour donner la parole l’un après l’autre, et non tous en même temps. En visioconférence, la cacophonie est encore plus difficile à respecter qu’en réunion physique
• Présentez ce cadre en introduction de votre réunion.

6. Établir les règles du déroulement de la réunion en ligne 

Dès les premières minutes de votre séance de télétravail, prenez le temps de clarifier les règles à suivre pour une réunion efficace. 

Voici quelques exemples de bonnes pratiques d'une réunion à distance, à adopter :

• Micro coupé pour ceux qui n’ont pas la parole
• Seul le modérateur donne la parole aux intervenants 
• Utiliser la fonctionnalité “lever la main” et attendre d’avoir la parole pour parler 
• Utiliser le chat uniquement si nécessaire

3 choses à faire après la réunion

Une fois la réunion terminée, il vous reste encore trois choses fondamentales à faire.

1. Faire le compte rendu de réunion

Nul besoin de rappeler l'importance de prendre des notes après chaque réunion.

Il s'agit de prendre note en répondant aux questions suivantes :

• Qui participait à la réunion
• Ce qui a été discuté
• Ce qui a été décidé
• L’impact des discussions et décisions sur le travail à venir

Ces minutes, appelés en gestion de projet, "minutes d'une réunion" sont importantes, car elles permettent un suivi de projet et de reporting.

Une fois rédigé, envoyez-le à tous les participants. 

Cela sera très utile pour cadrer la prochaine réunion et peut servir de mémo aux participants.

2. Demander un débrief

Il est toujours intéressant d’avoir un retour d’expérience.

Que l’on soit animateur ou participant, nous n’avons pas la même perception de la réunion.

Demander un débrief à vos équipes, vous permet de :

• Savoir ce qui est bien et moins bien dans ce que vous faites
• Vous améliorer
• Mettre en place les choses qui plairaient à l'auditoire
• Montrer que vous êtes à leur écoute

N’hésitez-pas également à demander un retour d’expérience sur les outils utilisés.

Certains peuvent sembler très bien sur le papier, mais ne pas convenir à votre équipe.

3. Faire un suivi

Pendant le travail à distance, il est difficile de savoir si la réunion a réellement porté ses fruits.

Il est intéressant dans ce cas de mettre en place un système pour avoir un suivi du travail réalisé.

Le suivi post-réunion peut se faire à l'aide d'un/de : 

• Outil en ligne qui répertorie l’avancée des tâches sous forme de tableau (par exemple Trello)
• Outil en ligne qui centralise les informations, permet de créer de hubs de travail et de contacter directement les collaborateurs (par exemple Slack ou Atolia)
• Calls réguliers, hebdomadaires, pour faire le point sur ce qui marche ou ne marche pas, définir les problèmes et de trouver des solutions communes et personnalisées.

Ce suivi est d’autant plus important que le travail à distance laisse une grande liberté au collaborateur.

Le but n’est pas de “fliquer”, mais d’accompagner, d’être là en soutien si le besoin s’en fait sentir.

Cela montre d’autant plus l’importance d’adopter les bons outils numériques.

4 pièges à éviter

1. Le manque de concentration 

Déjà que pour une réunion en présentiel, il arrive que certains participants s'éparpillent, imaginez une réunion où chaque participant est isolé des autres.

Il est facile dans ces conditions, de se laisser distraire par son environnement. 

Afin de maintenir tout le monde concentré, vous pouvez encourager chacun à s’installer dans un espace propice sans distraction. 

Dans la mesure du possible, mentionnez les noms des participants pour les garder attentifs. 

2. Les bruits de fond

Un chien qui aboie, la sirène d’une voiture, le bruit du voisinage, voilà quelques éléments sonores qui peuvent perturber le déroulement d’une réunion de télétravail. 

Cela rejoint le point précédent. Vous devez insister sur le fait que chaque participant s’installe dans un espace calme et approprié. 

3. Les problèmes de connexion internet 

Les réunions à distance requièrent une connexion internet stable et une bande passante importante.

C’est encore plus prononcé lorsqu’il s’agit d’une réunion en ligne. 

Il n’est pas rare que des problèmes de connexion internet perturbent une réunion en ligne. 

C’est donc important que le modérateur et les participants de la rencontre prennent la peine de tester leur connexion avant la réunion. 

Vous pouvez faire un appel test ou utiliser des plateformes de test telles que fast.com, speedtest ou encore nPerf. 

4. Problème d’utilisation de la plateforme 

Vous devez veiller à ce que la plateforme choisie pour la réunion à distance soit simple et facile à prendre en main pour tous participants. 

Avant la réunion, faites un petit tuto explicatif pour permettre à chaque participant d’être à l’aise avec l’outil de conférence en ligne.

Vous pouvez aussi trouver des vidéos explicatives sur YouTube. 

Conclusion

Planifier une réunion en ligne de qualité nécessite de prendre plusieurs mesures en amont.

En effet, des problématiques de concentration, de stabilité de la connexion internet et d’utilisation de l’outil de réunion peuvent grandement limiter le déroulement de la réunion, voire l’empêcher. 

Toutefois, des mesures simples peuvent assurer un déroulement fluide et productif.

Vous devez veiller à avoir un objectif bien défini, choisir l’outil de communication approprié, le tester avec votre matériel, et communiquer à temps et aux bonnes personnes les informations relatives à la réunion à distance. 

Bien gérée, une réunion à distance présente de nombreux avantages dont un gain de temps avec une meilleure flexibilité, des économies sur les déplacements, un gain en productivité et plus de limites géographiques. 

Et vous, avez-vous adopté des réunions virtuelles dans le cadre de votre télétravail ?

Avez-vous des astuces ou des outils à conseiller à la communauté ?

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