Le Macro planning est un outil de Management qui décrit les grandes phases du projet et les jalons principaux.
Il est créé lors de la phase d’initialisation du projet et est maintenu tout au long du projet pour des besoins de communication externes.
Cet article tente d'expliquer l'intérêt de cet outil ainsi que son mode d'emploi.
Téléchargez le modèle que je vous propose en bas de l'article.
Qu'est-ce que le Macro planning ?
Tout projet a besoin d’un planning.
C’est le B-A-BA de la gestion de projet.
Si l’équipe projet a besoin d’un planning détaillé, la communication avec les comités de pilotage doit disposer d’un planning avec une vue « hélicoptère », c’est-à-dire résumant les grandes phases du projet.
Le Macro planning offre cette vue hélicoptère. Il permet de lister les activités d'un projet ainsi que les jalons importants.
Template du macro planning
Nous mettons à votre disposition ce template Excel que vous pouvez adapter et utiliser.
Télécharger ce modèle gratuit du Macro-Planning
Comment faire un macro planning ?
Lors de la phase d’initialisation du projet, il nous faudra présenter une estimation des délais à joindre à la charte du projet.
N’ayant bien sûr pas encore établi de cahier des charges détaillé, le plan présenté sera une vue estimée de chaque phase principale du projet et des jalons y étant rattachés.
Voici comment procéder pour créer votre macro planning :
- Organisez une réunion avec un panel d’experts et définissez ensemble un diagramme de réseau logique qui vous servira de base. Pour les projets simples, ceci ne devrait pas prendre plus d’une heure
- Notez les différentes phases du projet, leurs dépendances et une estimation du temps qu’il faudra pour délivrer chacune de ces phases
- Vous pouvez aller jusqu’au niveau de groupe d’activités afin de permettre une meilleure évaluation
Prenons l’exemple d'un macro planning avec pour objet : la construction d’un petit chalet de vacances, et établissons une liste des grandes tâches à accomplir :
Cette vue est bien sûr très générale, mais suffisamment détaillée pour pouvoir estimer le temps nécessaire pour construire notre maison avant d’y emménager pour nos premières vacances.
Pour estimer le délai maximum, voyons quel sera le chemin critique de notre projet :
Selon ce chemin critique, le projet sera réalisable en 30 jours (addition des tâches du chemin critique en bleu).
Le planning sera donc celui-ci :
J’ai dans cet exemple ajouté des lignes de détails pour montrer que certaines activités sont plus ou moins longues.
On voit ainsi très bien le chemin critique.
Comme expliqué dans notre article sur le chemin critique, tout retard dans la réalisation des activités « critiques » provoquera un retard de la livraison du projet.
Il est bon parfois d’y ajouter des « coussins de sécurité », des jours qui permettront de mieux contrôler les délais et les promesses faites au client.
Avantages et inconvénients
Voici quelques avantages et limites d'utilisation du macro planning :
Avantages
- Assez facile à réaliser et assez rapide
- Donne une bonne idée des grandes phases et livrables du projet
- Outil de communication externe efficace
- Facile à maintenir
Inconvénients
- Ne convient pas à la gestion interne du projet
- Pas assez détaillé pour assigner les tâches
On l’a donc bien compris, le macro planning ne suffira pas à gérer le projet de manière détaillée.
C’est définitivement une vue que l’on peut partager avec les parties prenantes du projet ou utiliser lors de la publication des rapports d’avancement du projet.
Modèle de Macro planning
Avec une étude de cas concrète.
Différences entre Macro et Micro Planning
Si le macro planning est une « vue hélicoptère » très générale, le micro-planning à l’inverse est une « vue tondeuse à gazon ».
Le micro planning demandera énormément de temps et de détails.
Un micro plan à la minute ou au quart d’heure – parfois nécessaire – peut s’avérer extrêmement lourd à maintenir.
Un plan trop détaillé est à la merci de tout événement perturbant et nécessite une réévaluation permanente.
Aussi, le micro planning est trop volatile pour être utilisé comme outil de gestion de l’ensemble du projet.
A n’utiliser donc que dans des cas très précis.
Un plan détaillé de tests, par exemple, peut occasionnellement nécessiter ce travail de fourmi.
Il permet à la fois de contrôler si l’application fonctionne tel que prévu, mais aussi d’évaluer les performances d’un système.
Ce micro-planning est donc limité dans le temps et permet de mieux contrôler les résultats attendus.
Dans le cas d’un plan de tests, on descend au niveau de la transaction et on évalue le résultat ainsi que le temps d’exécution.
C’est un des quelques cas ou le micro-planning se justifie.
Quel outil utiliser pour développer un macro planning ?
Je vous recommande de créer votre macro planning sur Excel. C'est suffisant pour un planning aussi simple.
La plupart des outils de gestion de projets vous permettront aussi de créer cette vue générale.
Dans MS Project par exemple, il existe maintenant la fonction « Chronologie » qui peut vous faire gagner pas mal de temps.
L’important lorsque l’on développe ce planning est de créer un document très simple, facile à comprendre par des lecteurs non impliqués dans le projet, mais aussi facile à mettre à jour.
Conclusion
Le macro planning est une vue « hélicoptère » de votre projet.
Au départ, lors de la phase d’initialisation, vos informations ne permettent pas de descendre dans le détail du planning.
Cette vue très élevée est donc souvent utilisée comme support de la Charte du projet.
Elle servira comme point de départ de la phase de réalisation pour développer le plan détaillé.
Grâce au cahier des charges il vous sera alors possible de mieux évaluer les activités et tâches nécessaires à la réalisation de votre projet et de faire un planning permettant de gérer la charge des différents membres de l’équipe.
Vous aurez alors l’occasion de comparer le macro planning avec le plan détaillé et de vérifier si vous êtes toujours aligné sur les accords initiaux.
Votre plan détaillé étant développé à l’attention de l’équipe projet et contenant énormément d’informations, il ne sera pas utilisable pour communiquer avec les comités de direction car trop complexe.
Votre macro planning initial sera donc mis à jour et utilisé désormais comme outil de communication externe à l’équipe projet.
Il est donc préférable de présenter une vue simplifiée, facile à comprendre et à mettre à jour, lors de vos réunions avec les gestionnaires.
Souvent, les logiciels de gestion de projet, du type MS-Project, vous permettent de créer automatiquement ces vues « hélicoptère » et parfois même de les partager directement.
Si ce n’est pas le cas de votre logiciel, n’hésitez pas à développer cette vue sous Excel ou à utiliser le modèle joint à cet article.
