Pour toute entreprise qui veut vraiment mettre de l'ordre et booster l'efficacité dans ses activités RH, la gestion de projets RH est la solution.
Cela va bien au-delà de quelques techniques ou outils à la mode; c'est le pilier sur lequel tout repose pour planifier et suivre à la loupe tout ce qui se trame dans le monde des ressources humaines.
On aborde ici les enjeux des services RH, ainsi que la mise en place de solutions pour gérer efficacement leurs activités.
Pourquoi la gestion de projet RH ?
Dans un environnement de travail VUCA (volatile, incertain, complexe, et ambigu), la direction des ressources humaines intègre la gestion de projet pour structurer ses activités.
Gérer tout ce petit monde du personnel, va bien au-delà du simple recrutement ou de la formation.
On parle de développement de carrière, de mutations, et de tellement d’autres tâches encore.
C’est un peu comme jongler avec une douzaine de balles en même temps.
Il est nécessaire d'utiliser les bons outils pour mettre en place un processus de gestion.
Cela change la donne :
- Pour la productivité, c'est le jour et la nuit : quand on commence à vraiment organiser et planifier ce qu'on fait en RH, on se rend compte qu'on peut faire plus avec moins. Moins de temps perdu, moins d’argent dépensé en vain.
- Être prêt à tout : avec un bon système en place, on peut s'adapter à n’importe quel changement, qu’il vienne de chez nous ou de l’extérieur. C’est un peu notre bouée de sauvetage dans le grand bain de l'incertitude.
- Ça soude l'équipe : une bonne dose de communication, un zeste de collaboration, et voilà que l'ambiance au travail est transformée. Tout le monde se sent plus impliqué, plus motivé. C’est comme ça qu’on construit une équipe solide.
Exemples de projets RH
La mise en place d'une gestion de projet RH efficace peut prendre plusieurs formes, chacune répondant à des besoins spécifiques de l'organisation.
Voici quelques exemples de projets RH qui démontrent l'impact d’un processus de gestion de projet :
1) Programme de mentorat interne
Développement et lancement d'un programme d’accompagnement ou de mentorat en interne.
Un programme qui vise à associer les employés expérimentés avec les nouveaux arrivants ou ceux cherchant à développer de nouvelles compétences.
L’objectif est de faciliter le transfert de connaissances, de renforcer les liens entre les collaborateurs et de soutenir le développement professionnel continu.
2) Refonte du processus d'onboarding
Un autre exemple de projet RH peut être la création et la mise en œuvre d'un nouveau processus d'intégration de nouvelles recrues.
Ce projet comprendrait des sessions de formation personnalisées, des rencontres avec les différentes équipes et un suivi régulier des progrès.
L'objectif est d'améliorer l'expérience des nouveaux arrivants, d'accélérer leur productivité et de renforcer leur engagement envers l'entreprise.
3) Digitalisation des processus RH
Pour finir avec les exemples, on peut citer également la mise en place d'un projet de transformation numérique.
Le but est la digitalisation des processus RH clés, tels que la gestion des congés, les évaluations de performance et le recrutement.
L'objectif est de rendre les opérations RH plus efficaces, de réduire les erreurs et d'améliorer l'expérience employé.
Quels sont les enjeux des services RH
Les équipes RH se trouvent au cœur d'un véritable tourbillon de défis stratégiques, cruciaux pour la croissance et la survie à long terme de toute entreprise.
Voyons les principaux enjeux que les ressources humaines doivent relever au quotidien :
1) Alignement stratégique des talents
Un défi rencontré par les directions des ressources humaines, c'est d'aligner les talents avec la vision de l’organisation.
Concrètement, on parle d’anticipation de besoins en ressources et en compétences qui seront nécessaires demain.
Il s’agit également d’identifier et de monter en compétences les talents qui feront toute la différence, et veiller à ce que les bonnes personnes soient au bon endroit, au bon moment.
Solution :
Pour y arriver, on s’appuie sur des analyses fines et des prédictions pour devancer les évolutions.
Il est également d’usage de développer des partenariats avec des écoles et universités pour alimenter le vivier de talents en continu.
En parallèle, il est important de monter les équipes actuelles en compétences, grâce à des programmes de mentorat et de coaching taillés sur mesure.
2) Maîtrise des compétences et évaluation des performances
Pour les équipes RH, un projet important consiste à assurer une évaluation et un développement continus des compétences de chaque employé.
Modèle de la Matrice des compétences (+33 Templates)
Identifiez l'adéquation besoins / ressources
L’objectif est de maintenir les ressources en phase avec les besoins qui évoluent sans cesse de l'entreprise.
Cela va de la détection des formations nécessaires à la mise en place d'évaluations de performance qui tiennent la route, sans oublier la création de parcours professionnels qui répondent à la fois aux besoins des employés et aux exigences de l'entreprise.
Solution :
Pour ce faire, il est important de se doter de systèmes d'évaluation des performances qui reposent sur des objectifs précis et quantifiables.
Il est tout aussi important d’insuffler une culture du feedback ouvert et constructif et se servir des meilleurs outils à notre disposition.
3) Formation et développement continu
Pour préserver notre avantage concurrentiel et garantir l'employabilité des collaborateurs, il est essentiel de veiller à leur excellence professionnelle et de favoriser leur croissance personnelle.
Les départements de gestion des talents jouent un rôle prépondérant en :
- Elaborant des programmes de formation adaptés aux exigences contemporaines
- Intégrant des techniques d'apprentissage modernes
- Evaluant avec précision l'effet de ces démarches sur la performance globale de notre entreprise et de ses membres.
Quelle est la meilleure approche ?
Solution :
Il s'agit de mettre en place des actions de formation axées sur le renforcement des compétences nécessaires, diversifiant les méthodes pédagogiques (telles que le e-learning, les ateliers interactifs, ou l'auto-apprentissage).
Il est tout aussi important de mesurer l'impact de ces programmes à l'aide d’indicateurs de performance (KPIs) adaptés.
4) Digitalisation et optimisation des processus RH
Rendre les processus RH numériques est essentiel pour améliorer l'efficacité des tâches liées au personnel.
Transformer la gestion des ressources humaines est à la portée de toute direction RH en adoptant une nouvelle approche :
- Automatiser les tâches répétitives
- Intégrer des systèmes d'information complets pour le RH
- Encourager l'utilisation d'outils collaboratifs
Solution :
Quelques bonnes pratiques consistent à :
- Mettre en place de l’automatisation pour les processus répétitifs avec des logiciels spécialisés
- Installer des systèmes d’information RH pour centraliser les données
- Encourager l’utilisation d’espaces de travail collaboratifs pour une meilleure communication et cohésion d’équipe
5) Booster la culture d'entreprise et l'engagement
Créer un lieu de travail où tout le monde se sent motivé et en phase avec ce que l'entreprise veut représenter.
C'est crucial pour attirer et garder les talents, tout en les gardant à fond dans le jeu.
Il s'agit de bien faire passer le message sur ce que l'entreprise vise et valorise, de faire preuve de reconnaissance quand les équipes font du bon boulot, et de construire un espace où tout le monde se sent écouté et important.
Comment cela peut s’opérer ?
Solution :
On peut commencer par des programmes qui mettent en lumière et récompensent les efforts de chacun.
C'est aussi important d'ouvrir les lignes de communication dans les deux sens et de donner aux gens la chance de peser dans les décisions.
Et pourquoi pas lancer quelques activités de team building de temps en temps pour renforcer les liens entre collègues.
Il est important de noter également les enjeux non négligeables de la fonction RH dans les projets de transformation.
Etude de cas : Structurer la gestion de projet RH dans le secteur des transports
Face à d'énormes défis dans le secteur des transports, y compris des négociations touchant plus de 200 000 personnes, une entreprise dans le secteur du transport a décidé de revoir de fond en comble la manière de gérer ses ressources humaines.
L’objectif ?
Moderniser ses approches RH, abandonnant les vieilles méthodes au profit de procédés plus efficaces et bien organisés.
Voici comment l’entreprise a procédé :
Pour relever ces défis, l'entreprise s'est concentrée sur plusieurs axes stratégiques :
1) Audit des processus RH existants
Une évaluation complète des processus de gestion des talents a été réalisée pour identifier les goulets d'étranglement et les inefficacités.
Cela a inclut une analyse des cycles de recrutement, de l'onboarding, du développement des compétences, de la gestion de la performance et des procédures de départ.
2) Optimisation de la communication interne et la gestion des tâches
Afin d'améliorer significativement la communication interne et la gestion opérationnelle, l'entreprise a procédé à une intégration ciblée d'outils de collaboration adaptés.
Ces outils ont été sélectionnés pour leur capacité à faciliter une communication fluide et à optimiser la gestion des ressources humaines à travers plusieurs fonctionnalités clés :
- Attribution dynamique des tâches : Les outils mis en place offrent la possibilité d'affecter des collaborateurs à des tâches spécifiques, permettant une allocation des ressources humaines précise et en adéquation avec les compétences de chacun
- Communication en temps réel : La plateforme choisie intègre des fonctionnalités de messagerie instantanée et de conférences vidéo, essentielles pour maintenir une communication directe et instantanée au sein des équipes
- Suivi de la charge de travail : Ces systèmes permettent de surveiller en continu l'emploi du temps et la charge de travail de chaque collaborateur
- Visualisation chronologique et plannings projets : La capacité de visualiser chronologiquement les projets et les affectations de tâches, avec la possibilité de créer des plannings projets détaillés
3) Programmes de développement professionnel personnalisés
Avant la conception des programmes, l’entreprise a réalisé une évaluation des besoins en compétences de chaque employé.
Elle a pris en compte à la fois les exigences actuelles de leur poste et les objectifs de carrière à long terme.
Sur cette base, elle a mise en place des programmes de formation sur mesure, alignés sur les besoins individuels des employés et les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Pour maximiser l'efficacité de ce programme, l'entreprise a intégré des ateliers et des simulations interactives, avec des outils d'évaluation en temps réel.
En plus des formations proposées, les employés sont encouragés à poursuivre leur propre développement à travers l'auto-formation, en leur fournissant des ressources et un soutien.
Et les résultats sont là :
Centralisation et accessibilité des informations :
L’entreprise a rendu toutes les données importantes facilement accessibles. Cette nouvelle proximité avec l'information a grandement simplifié ses décisions importantes.
Réunions plus productives :
Les moments d'échange ont été transformés. Grâce à une organisation structurée et à des consignes claires, chaque réunion est désormais plus productive
Gestion proactive de la charge de travail :
Grâce à des outils de suivi avancées, l’entreprise évalue en continu la charge de travail de ses équipes pour éviter la surcharge et anticiper les besoins en ressources.
Culture d'apprentissage continu :
L’entreprise a créé un environnement où chaque employé est invité à grandir et à s'épanouir. Cette culture de l'apprentissage continu enrichit non seulement l’expertise collective mais aussi l'engagement et le bien-être de chacun.
Amélioration de la mobilité interne :
Changer de poste au sein de notre entreprise est devenu plus aisé que jamais. Ces transitions douces et rapides visent à fidéliser les talents et à les faire monter en compétences.
Bilan :
L’efficacité opérationnelle de l’entreprise a bondi de 20 %, et le temps passé sur les tâches administratives RH a chuté de 30 %.
Mieux encore, les employés sont plus satisfaits, comme en témoigne une meilleure visibilité sur leur évolution professionnelle et une culture d'entreprise revitalisée.
Conclusion
Le pilotage de projets RH, c'est ouvrir la porte à plus d'efficacité et de flexibilité pour les directions des ressources humaines.
En choisissant judicieusement les outils, en adoptant des méthodes de travail dynamiques et en impliquant tout le monde dans l'équipe, les organisations peuvent vraiment peaufiner la façon dont elles s'occupent de leurs équipes.
C'est une étape clé pour booster le succès de l'entreprise dans son ensemble.
