Fiche de poste complète : Que peut-on attendre du métier PMO

Le métier du PMO est devenu incontournable au sein des organisations pour mener à bien les projets et transformer les entreprises.

Si vous êtes intéressés par ce métier, cet article est une fiche de poste complète qui vous permettra de connaître à quel type de PMO, vous correspondez et quels seront vos principales missions. 

Dans cet article, seront aussi présentés les différentes manières pour occuper ce poste et les évolutions qui s’ensuivent. Bien que ce métier soit vaste, vous trouverez ici quelques éléments qui vous permettront de mieux appréhender le poste et de bien savoir quels en sont les tenants et aboutissants.

Quels sont les types de PMO à connaitre ?

Le Project Management Office ou Bureau des projets peut être une personne ou un service.

Il a pour principal objectif d’aligner les projets à la stratégie de l’entreprise.

Afin d’y parvenir, il y accompagne les chefs de projet et leur procure tous les outils dont ils ont besoin.

Une forte composante de son rôle est le reporting de projet.

Cependant, on peut trouver plusieurs types de PMO répondant aux différents besoins de l’entreprise.

Quand on parle de types, on parle de leurs rôles et responsabilités.

Suivant leur position, et leur expérience dans l’entreprise, les missions et la fiche de poste seront complètement différentes.

De plus, la liste des missions qui est présentée ici n’est pas exhaustive. Elle dépend de l’organisation ou de la raison d’implémentation du project management officer.

Ce ne seront pas les mêmes tâches ou missions qui seront prises de la liste ; il se peut qu’un PMO dans ses expériences puisse à un moment être celui qui est responsable du planning, et dans une autre expérience ne pas du tout être en charge du planning.

Il faut voir ces missions comme un menu à la carte en fonction du type de poste dont vous pensez vous rapprocher le plus.

Il faut également établir avec votre direction votre propre roadmap en priorisant des objectifs tout en supprimant ce qui est le moins pertinent pour le contexte.

Chaque entreprise adapte le rôle à son besoin et au contexte. On peut tout de même classer les postes PMO en quatre catégories ou rôle ayant des périmètres bien différents.

Les différents types de postes et leurs positions dans l’organisation sont :

• L'EPMO
• Le PMO Département, le PMO Portefeuille ou le PMO de l'entreprise
• Le PMO projet
• Le PMO Agile

1) L'EPMO

Au niveau de l’entreprise, il accompagne les grands changements de l’entreprise comme le passage ou la migration à un nouvel outil, la réorganisation des services, etc.

Ses missions sont de :

• Coordonner et intégrer les portefeuilles
• Développer et maintenir un cadre stratégique pour les projets et programmes
• Développer l’acculturation à la gestion de projet
• Gérer un ou plusieurs portefeuilles
• Identifier, sélectionner et prioriser les nouveaux portefeuilles et programmes
• Encadrer la montée en compétences de la gestion de projet
• S’occuper de l’allocation des ressources dans les projets
• Sélectionner, manager et évaluer les chefs de projets
• Manager un ou plusieurs projets ou programmes
• Conduire des audits des projets

2) Le PMO Département, le PMO Portefeuille ou le PMO de l'entreprise

Ce type de poste fourni tous les moyens nécessaires pour que les équipes projet mènent à bien leurs projets.

Par ailleurs, il s’assure de l’harmonisation des projets du département ou du portefeuille.

Il décline ce qui est défini par l'EPMO au niveau de son département. Ses missions sont donc identiques à ce dernier, auxquelles s'ajoute le mentoring les chefs de projets.

3) Le PMO projet

Il vient en soutien aux missions du chef de projet dans l’établissement des process qui assure en continu le reporting, le suivi et la gouvernance.

Ses principales missions sont :

• Adapter avec le chef de projet les documents de gestion de projet à son projet
• Reprendre cadre de l’entreprise pour produire ses documents de projet
• Fournir lors des audits les éléments du projet nécessaires à l’évaluation
• Suivre les écarts de délais et budget projets pour garantir que tout est en phase avec les prévisions initiales

Il est important de noter qu'une collaboration claire et définie entre le PMO et le chef de projet est cruciale pour éviter tout chevauchement ou confusion dans les rôles. 

Par ailleurs, l'efficacité du PMO peut être significativement affectée par un manque de soutien de la part de la direction.

Ce soutien est essentiel pour que le PMO puisse pleinement remplir son rôle de facilitateur et de coordinateur.

Sans le soutien actif de la direction, le PMO peut se trouver en difficulté pour faire respecter les processus nécessaires et assurer un suivi et une gouvernance efficaces.

4) Le PMO Agile

Au vu de toutes les méthodes agiles existantes, le rôle de PMO y est inclus. Ses principales missions sont de :

• Participer à la prise de décision et à mettre en place la méthodologie
• Suivre la méthodologie (selon celle suivie), le rôle du PMO est bien défini (Scrum Master en méthodologie Scrum, ou Lean Portfolio Management en méthodologie SAFe) avec ses missions et postes bien déterminées
• Implémenter l'approche agile et être garant des bonnes pratiques
• Accompagner les équipes dans la montée en compétence dans la méthodologie

Pour toutes ces missions, le PMO aura besoin d’avoir les bons outils efficaces, ce sont souvent des outils de gestion de projet ou de portefeuille.

En effet, en étudiant ses missions, on voit qu’il doit implémenter les outils suivants :

• Il fournit tous les modèles de document de gestion de projet (charte de projet, matrice des risques, plan de projet, ROI, RACI, Kickoff, format de CoProj, tableau de bord Projet, planning, suivi du budget, etc.) avec le style et le format de l’entreprise
• Il rédige un guide des processus pour décrire tous les processus et les outils à utiliser dans les projets avec les modèles associés
• Il met en place un tableau de bord de portefeuilles, pour suivre les projets et les budgets
• Il prépare les reportings pour les présentations des projets à la direction (ou aux clients et actionnaires)

Nous avons constaté que le rôle du PMO peut varier considérablement au sein d'une organisation.

Il peut avoir un rôle stratégique qui contribue à l'amélioration de la gouvernance des projets.

C'est ce que vous explique la vidéo ci-après :

Quelles sont ses missions ?

Quand on débute dans ce poste, il est important de connaitre les types de poste comme nous venons de voir plus haut, mais aussi les missions propres à ce métier, ainsi que le niveau opérationnel sur lequel l'on va exercer.

Quel que soit le type de poste, les missions communes à tous types sont :

• Conseiller et faciliter le bon déroulement des projets
• Être responsable de la gouvernance du projet et de la communication
• Participer au processus de planning
• Améliorer de façon continue suivant les retours d’expérience sur son rôle
• Développer et mettre en place la méthodologie de gestion de projet
• Mettre en place et suivre la gestion des risques
• Apporter du support aux chefs de projet
• Garantir la mise en place d’un ensemble d’outils pour les projets
• Produire l’information et les alertes sur les statuts des projets
• S’occuper de l’allocation des ressources dans les projets du département
• Respecter et faire respecter les processus sur le projet
• Faire respecter les délais
• Gérer la base documentaire du projet

Toutes ces missions communes montrent les fondamentaux de ce métier pour aligner les projets à la stratégie de l’entreprise.

Quelles sont les idées préconçues sur ce métier ?

Le métier de PMO n’est pas un métier historique et bien établi en France.

Pour d’autres métiers, comme les professions libérales ou encore dans les environnements avec lesquels il interagit (comme le développeur, l’architecte, le technicien, ou l’ingénieur automobile) les formations qui mènent à ces métiers, ainsi que leurs fiches de poste sont clairement définis. 

Or, c'est encore nébuleux pour le cas de ce métier.

Nous avons vu que malgré toutes les missions, le project management officer d’une organisation à une autre, peut être très différent.

C’est en fonction du contexte que ses propriétés sont définies.

Et c'est souvent, le PMO et son manager qui sélectionnent depuis la liste des missions.

Les missions choisies seront celles jugées comme les plus importantes pour l’organisation à ce moment-là, elles déterminent la fiche de poste en fonction.

C’est ce qui provoque beaucoup d’incompréhension et d’idées reçues.

Pour la direction et le management, ce rôle c’est :

• Une remontée des informations des équipes
• Un rôle de secrétaire de luxe qui est capable d’anticiper les besoins de la direction sans forcément établir ensemble les objectifs et s’accorder
• La production de documents Power Point et Excel bien présentés
• L’organisation des réunions avec les parties intéressées et la production des comptes rendus
• La boite à outils pour tout ce qui est en rapport avec les projets
• Une compétence en gestion de projet, un concept qui peut être méconnu car récent
• Des missions qui pourraient être réalisées par le chef de projet
• Un manque de communication, une définition des objectifs floues
• Un poste couteux qui pourrait être remplacé par une solution logicielle
• Une difficulté à mettre en place les bons indicateurs et une impossibilité à calculer les gains et les résultats de l’implémentation de ce poste parce qu'ils ne sont pas immédiats

Pour les collaborateurs et le chef de projet :

• Cela n’apporte rien à la production
• La compétence principale ce sont les slides et les tableaux Excel
• C’est un rôle de policier, de contrôle qui empêche l’indépendance
• De la bureaucratie excessive
• L’intérêt de la gestion n’est pas compris
• Contre la liberté opérationnelle des chefs de projet

Pour répondre à ces préjugés, le PMO doit fréquemment accompagner la direction, les chefs de projet et les équipes dans la compréhension de son rôle et plus généralement de la gestion de projet.

Il s’agit de l’acculturation ou encore l’évangélisation à la gestion de projet.

On peut utiliser les techniques d’accompagnement à la conduite du changement pour faire accepter ce rôle et convaincre de l’intérêt de mettre en place ensemble de bonnes méthodes et processus.

Quels sont les prérequis pour exercer ce métier ?

Les postes de PMO proposés sont divers, certains postes requièrent peu d’expérience, d’autres au contraire, en demandent beaucoup, du fait que celui-ci prend la responsabilité des postes de manager/directeurs.

Il n’y a pas encore de cursus scolaire ou d’études supérieures qui forment à ce métier. Les formations ou cursus s’en rapprochant le plus sont : la gestion de projet ou le management d’entreprise.

Ce métier demande souvent un niveau Bac+5, mais l’expérience et les compétences peuvent palier pour ceux n’ayant pas atteint ce niveau d’études.

Plusieurs écoles ou universités proposent un cursus en gestion projet ou intègrent des cours de management de projet.

Ci-après les certifications ouvertes pour ce métier :

1) Les certifications en gestion de projet

• ITIL, la certification pour donner le cadre de gestion des services informatiques.
• Prince 2, la méthode pragmatique pour organiser et contrôler les projets.
• PMP® (ou CAPM si peu d’expérience) du PMI® (Project Management Institute), l’accréditation pour les professionnels en gestion de projet.

2) Les certifications propres au métier de PMO

• P3O® (Portfolio Program and Project Office), le guide des bonnes pratiques pour l’instauration de PMO en entreprise.
• MoP® (Management of Portfolios), l'ensemble de principes, techniques et pratiques en gestion de portefeuille.
• PMO CC®, pour les consultants PMO.

La gestion de projet étant du bon sens, beaucoup arrivent au poste de chef de projet ou de PMO grâce à leur expérience et à leur sens de l’observation.

Les formations en gestion de projet et les certifications peuvent être suivies au choix de la personne ou de l’entreprise.

Le but étant de voir de manière théorique ce qui est vu en pratique, et d’apporter de nouveaux angles pour enrichir et compléter son rôle.

3) Quelles compétences faut-il avoir ?

Le PMO, par la typologie de ses objectifs et les interlocuteurs avec lesquels il interagit, est souvent comparé à un chef d’orchestre.

Il jongle avec de multiples composantes et acteurs pour faire réussir les projets dont il est responsable. 

Voici toutes ces compétences « hard skills »  (compétences techniques) et « soft skills » (qualités interpersonnelles) qui permettent de mener à bien cette mission :

• Être pédagogue
• Connaître les multiples méthodologies de gestion de projet
• Savoir mettre en œuvre un bon accompagnement au changement
• Maitriser les connaissances du chef de projet telles que la planification, la définition du budget ou la maîtrise des risques
• Avoir un sens de la rigueur et une bonne communication
• Être curieux et avoir du bon sens
• Pouvoir identifier les risques  
• Bien connaître les équipes
• Être ouvert d’esprit pour pouvoir se tenir informé dans son environnement, mais aussi des techniques de gestion de projet
• Être force de proposition  
• Faire preuve de réactivité pour adapter son rôle au contexte

Parcours et perspectives d’évolution

Comme vu précédemment, le PMO peut exercer son rôle au niveau du projet ou d’une équipe projet, mais peut aussi faire partie de la direction.

Il n’a pas forcément besoin de certification ou de formation, car ce métier n’est pas encore totalement défini et il existe beaucoup d’opportunités pour intégrer ce poste.

Une opportunité peut se présenter durant les études, par exemple, en contrat d'alternance ou en première expérience professionnelle.

C’est souvent une proposition de PMO support projet qui sera dans le même domaine que celui des études.

Cependant, pour les autres types de postes, il faut bien généralement de l’expérience et des bonnes connaissances.

Voici la voie la plus conventionnelle d’évolution pour ce poste, au sein des entreprises :

C’est grâce aux compétences définies que l'on peut rapidement atteindre des postes de PMO à responsabilité comme lors des projets de transformation.

Bien que la voie conventionnelle existe, des opportunités peuvent se présenter et le passage ne se fait pas forcément dans ce sens.

Comme vu précédemment, la maturité des entreprises pour ce rôle n’est pas encore complète et bien que plusieurs fiches de postes existent, le rôle sera défini selon le contexte et la raison du poste de chaque entreprise.

Dans le schéma suivant, on retrouve la voie conventionnelle, mais aussi les voies qui peuvent se créer au fil des opportunités :

On remarque, entre autre, que l’on peut passer quelques étapes d’évolution et acquérir un poste à responsabilité.

Exemple : 

Un développeur avec une grande expérience de gestion de projets et dont le profil et les « soft skills » montrent une appétence pour la gestion de projet et le leadership, peut, lors de l’établissement du poste de Directeur PMO passer de développeur à Directeur PMO.

Puisque le manque de connaissance de ce métier et la diversité des missions permettent cette flexibilité.

Les salaires

Statistiquement, les salaires du PMO se rapprochent de ceux du chef de projet.

Les critères principaux sont le nombre d’années d’expérience et la position hiérarchique au sein de l’entreprise.

Le salaire débutant sans aucune expérience peut débuter de 40 000€ sachant que le niveau bac + 5 est requis.

Conclusion

Les missions sur la fiche de poste PMO sont variées principalement car :

• Il est nécessaire de choisir, selon le contexte, quelles seront les missions et le type de poste le plus adéquat pour celles-ci.
• La position dans l’entreprise est variée, l'on peut être sur un projet, un portefeuille/département ou au niveau de la direction.
• Le niveau d’expérience demandé est contingent, le PMO pourrait aussi bien être un débutant que quelqu’un avec un haut niveau de responsabilités.

Les arguments et la roadmap du project management officer sont établies par la direction et par lui-même. Puisque le métier est encore méconnu, c’est grâce à sa compréhension du besoin et du contexte qu'il pourra aider à établir sa propre fiche de poste. 

Par ailleurs, son rôle de facilitateur et d’accompagnateur à la conduite du changement commencera dès la prise de rôle.

In fine, la maturité et la compréhension de ce métier en France continuera tout au long de la carrière de ce dernier ainsi que de ses expériences.