Gérer un projet ne se limite pas à suivre un planning, à faire du reporting et à cocher des cases. Les outils et méthodes sont indispensables mais ne suffisent pas.
Conduire un projet exige aussi une combinaison de compétences techniques, de leadership, et une compréhension profonde de la dynamique d'équipe.
Cet article suggère les cinq compétences managériales les plus importantes pour un chef de projet, en mettant en évidence les nuances par rapport au rôle de manager classique.
Les compétences managériales : un facteur clé de succès
Comprendre et développer ses compétences managériales est un facteur clé de succès.
Voici un exemple concret :
Si votre équipe projet fait un excellent travail technique sur une application, mais communique peu avec ses utilisateurs sur la durée du projet.
Ceux-ci seront alors persuadés que votre solution ne répond pas au besoin. Même si c’est le cas !
Il sera très difficile voire impossible de leur démontrer le contraire.
La communication est l'une des 5 compétences managériales primordiales, à savoir :
- La communication efficace, pour transmettre clairement les messages et faciliter le changement
- Le leadership, pour savoir embarquer les décideurs et les parties prenantes
- La gestion des conflits, pour avoir la capacité à gérer, et surtout éviter, les conflits au sein de l’équipe projet
- L’agilité, comme technique de conduite de projet parfois, mais comme capacité managériale toujours
- La gestion du temps et des priorités. Impossible de tout faire parfaitement dans un projet ! Faire au mieux les priorités est une compétence clé
Bref, conduire un projet, c’est une aventure humaine demandant de grandes capacités managériales.
Les compétences managériales : Manager vs Chef de projet
Il existe une différence sensible entre les compétences managériales du chef de projet et celles du manager classique.
Les deux profils interviennent dans les projets.
1) En mode matriciel
Le manager est celui qui a les ressources, qui affecte les équipiers au projet, et valide les budgets s'il est le sponsor.
Le chef de projet lui demande des ressources, du budget.
Dans ce cas-là, le chef de projet doit en priorité compter sur ces compétences managériales de leadership, au sens large, pour fédérer son équipe.
Il est à noter que le degré d'autorité du chef de projet, varie en fonction de la structure de l'organisation dans laquelle il évolue.
2) En mode commando /Task Force
Dans le mode commando, le chef de projet est parfois le manager hiérarchique de ses équipiers.
Il récupère alors, pour le temps du projet, les leviers de manager.
Pour autant, les compétences ci-dessous restent clé au sein de l’équipe mais également avec toutes les parties prenantes.
Les 5 compétences managériales indispensables
Voici les 5 compétences essentielles pour un chef de projet ou un manager, illustrées par des exemples en action :
1) Capacité de communication efficace
Faire passer les messages aux bonnes personnes, faire preuve de transparence : autant de qualités attendues dans la communication d’un chef de projet.
Responsabilités :
- Chef de projet : Doit communiquer clairement les objectifs, les attentes et les changements à toutes les parties prenantes pour assurer la cohésion et la compréhension
- Manager classique : Se concentre davantage sur la communication interne avec son équipe.
Exemples :
- Chef de projet : Utilisation de bulletins d'information réguliers et de réunions de lancement pour garantir l'alignement
- Manager classique : Entretiens individuels pour discuter des performances et des objectifs. Ou lors de réunions de service.
2) Compétences en résolution de conflits
La particularité d’un chef de projet est qu’il ne peut pas se permettre de conflits au sein de son équipe projet.
Il a besoin de ses équipiers pour avancer.
En revanche, la plupart de ses équipiers ont déjà un métier en dehors du projet, en mode matriciel en particulier !
Et peuvent très bien se passer du chef de projet.
En outre, les conflits ne favorisent pas la performance de l’équipe.
Que ce soit un conflit entre le chef de projet et un équipier ou entre deux équipiers.
Responsabilités :
- Chef de projet : Doit identifier et résoudre les conflits entre les parties prenantes et au sein de l'équipe pour maintenir un environnement de travail harmonieux
- Manager classique : Gère les conflits principalement au sein de son équipe directe
Exemples :
- Chef de projet : Médiation entre les départements pour résoudre les désaccords sur les priorités du projet
- Manager classique : Résolution des différends entre les membres de l'équipe sur les responsabilités
3) Leadership inspirant
Comme vu un peu plus haut, le leadership du chef de projet est clé.
Qu’est ce qui va faire qu’un équipier va travailler plutôt pour son projet que sur un autre… ? Le chef de projet.
C'est ce dernier qui a la responsabilité de maintenir les équipiers engagés tout au long du projet.
Attention, inutile de devenir un gourou du leadership !
Pour les projets, le leadership consiste à se montrer transparent, à l’écoute, en soutien et capable d’entendre des avis différents.
C’est déjà un excellent début !
Responsabilités :
- Chef de projet : Doit inspirer et motiver une équipe temporaire souvent formée pour le projet
- Manager classique : Se concentre sur la motivation à long terme des employés
Exemples :
- Chef de projet : Reconnaissance publique des contributions clés pour renforcer l'engagement de tous les membres de l'équipe, en particulier ceux qui sont moins coopératifs.
- Manager classique : Programmes de développement professionnel pour encourager la croissance
4) Flexibilité et adaptabilité
Cette capacité n’est pas l’apanage des chefs de projets, bien entendu. Mais elle est clé.
Un manager va se concentrer sur une routine. A priori, une partie importante de son travail est connue.
A l’inverse, même si certains projets sont déjà bien connus – comme le développement de nouveaux produits dans une gamme par exemple -, le projet est le monde de l’inconnue et des risques.
Aussi, la flexibilité et l’agilité sont centrales dans la posture managériale du chef de projet.
Responsabilités :
- Chef de projet : Doit s'adapter rapidement aux changements de périmètre ou aux défis imprévus pour garder le projet sur les rails
Manager classique : Adaptation aux changements organisationnels ou de politique interne
Exemples :
- Chef de projet : Réajustement rapide des plans de projet en réponse à de nouveaux obstacles, dans un délai serré
- Manager classique : Réalignement des objectifs d'équipe suite à une réorganisation, dans un délai plus long
5) Compétences en gestion du temps et des priorités
Cette capacité managériale est clé pour la réussite d’un projet !
Savoir gérer le temps, les priorités et des délais courts.
Les chefs de projets sont les personnes de la proactivité et de la réactivité. Pas des plans et organisations à long terme.
Ceci est une autre différence majeure avec le rôle de manager qui a du temps devant lui pour travailler ses objectifs.
Responsabilités :
- Chef de projet : Doit équilibrer plusieurs tâches et délais dans un calendrier souvent serré
- Manager classique : Gère les priorités à long terme pour son département ou son équipe
Exemples :
- Chef de projet : Utilisation de techniques comme le diagramme de Gantt pour suivre les progrès et ajuster les priorités
- Manager classique : Planification annuelle des objectifs et des ressources
Ces compétences managériales sont nécessaires pour réussir à affecter correctement un chef de projet à un projet.
Elles peuvent également être la porte d'entrée du chef de projet vers un rôle de CEO de son organisation.
Conclusion
Le rôle d'un chef de projet transcende celui d'un manager classique en exigeant une gamme plus large de compétences interpersonnelles et de gestion.
Pour mener à bien tout projet, il est crucial d'avoir la capacité à :
- Communiquer efficacement
- Résoudre les conflits
- Inspirer
- S'adapter
- Gérer le temps
Ces compétences permettent non seulement de naviguer dans la complexité des projets, mais aussi de préparer le terrain pour une réussite durable.
