5 Techniques pour animer une équipe projet

La réussite d’un projet ne repose pas seulement sur une méthodologie et des outils bien huilés. L’humain doit être placé au cœur des projets. 

La performance de l’équipe est un véritable facteur clé de succès qu’il ne faut pas sous-estimer. Après tout, les objectifs ne sont atteints que lorsque tous les membres avancent dans la même direction !

Dans cet article nous allons explorer 5 techniques pour devenir un leader inspirant, capable d'animer une équipe projet et de l'aider à donner le meilleur d’elle-même tout au long du projet.

1) Comprendre les compétences et les rôles

Avant toute chose, il est important que chaque équipier trouve sa place. Cela signifie qu’il doit comprendre comment sa contribution s’inscrit dans l’ensemble du projet.

Une communication interpersonnelle efficace est primordial dans ce processus.

Commencer par identifier le rôle de chaque membre de l'équipe projet, permet au chef de projet d’éviter les malentendus, les doublons et les oublis. 

Pour cela une matrice de type RACI peut s’avérer utile pour clarifier les responsabilités de chaque partie prenante.

Dans les équipes projets, où les ressources sont souvent limitées, il est crucial de connaître les compétences individuelles : 

• Qui excelle dans l’analyse des données ? 
• Qui est un maître de la communication avec les parties prenantes ?
• Qui possède des compétences logicielles ou techniques spécifiques ? 

Cela permet de répartir judicieusement le travail et d’optimiser les performances de l’équipe projet.

2) Établir des objectifs de projet clairs et partagés

La cohésion de l’équipe repose sur des objectifs clairs, partagés et compris de tous.

La clé est de définir des objectifs de projet spécifiques, mesurables, atteignables, réalisables et temporels (SMART) et s’assurer que chaque membre de l’équipe projet comprenne bien ces objectifs et se les approprie. 

Pour cela, il est recommandé de demander à chacun de formuler un objectif propre décliné de l’objectif du projet.

3) Fournir des feedbacks réguliers sur les performances

Chaque personne a besoin de reconnaissance pour donner le meilleur de lui-même dans le projet.

Le feedback régulier valorise les employés et renforce leur engagement.

Pour animer une équipe projet de manière efficace, il est tout aussi important de célébrer les réussites, valoriser les contributions individuelles et collectives, que de donner des retours constructifs sur des axes d’amélioration.

Plus on pratique le feedback, plus on développe ses compétences en communication et en gestion d'équipe. 

De plus, la fréquence des feedbacks crée un climat de confiance et de transparence au sein de l'équipe, contribuant ainsi à une communication ouverte et constructive.

En donnant des feedbacks réguliers, il devient plus facile de partager des messages délicats ou critiques, car cela fait partie intégrante de la culture de l'équipe projet.

Il existe différents modèles, parmi eux :

A) Les feedbacks CESAR qui se composent des étapes suivantes :

• Contexte (C) : le contexte dans lequel l’événement s’est produit
• Émotion (E) : les émotions ressenties par les personnes impliquées
• Situation (S) : la situation ou le problème spécifique
• Action (A) : les actions entreprises pour résoudre la situation
• Résultat (R) : les résultats obtenus

B) Les feedbacks STAR, très proches des feedbacks CESAR :

Plus connus, mais ils ont l'avantage de prendre en compte en plus "l'émotion", permettant d'apporter une dimension plus personnelle et empathique aux feedbacks :

• Situation (S) : la situation ou du comportement observé de manière factuelle
• Tâche (T) : la tâche ou de l'objectif à atteindre
• Action (A) : détail de l'action réalisée par la personne
• Résultat (R) : discussion autour des résultats obtenus grâce à cette action

Les deux méthodes visent cependant le même objectif : structurer le feedback de manière à ce qu'il soit clair, constructif et orienté vers l'amélioration

4) Faciliter la prise de décision collective avec DACI

Il n’est pas toujours facile de travailler avec des personnes de services différents.

Encourager la collaboration entre les membres est important. Pour cela, il faut créer un environnement inclusif et favorable à l’échange. 

Cela se fait en impliquant les membres concernés dans les processus de décision, ce qui renforce l’adhésion aux décisions prises.

On peut utiliser la méthode DACI, qui est une variante de la méthode RACI. 

Elle vise à structurer et clarifier les rôles des membres de l'équipe projet pour faciliter la prise de décision collective :

• Dynamiseur (délibérateur ou déclencheur) : responsable de s'assurer que la décision sera prise
• Approbateur : la personne qui prend la décision finale
• Contributeurs : experts consultés pour leur avis et leur expertise
• Informés (impactés) : ceux dont le travail sera impacté par la décision

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5) Offrir des formations et des ressources

Lorsqu’une équipe maîtrise les outils et technologies en constante évolution et qu’elle possède les compétences nécessaires, elle est plus efficace dans la réalisation des tâches.

On donne à son équipe projet l’occasion de mobiliser les bonnes compétences pour une réussite optimale :

• En proposant des formations adaptées.
• En mettant à disposition des ressources telles que des guides, des outils et des bonnes pratiques. 

L’accès à des ressources et à des formations montre que l’entreprise investit dans le développement de ses employés. 

Cela renforce la motivation et l’engagement de l’équipe envers le projet.

Inciter son équipe projet à créer un wiki interne, base de données centralisée au sein du projet, est également une bonne action collaborative entre les services et à distance.

Cela permet à chaque équipier de :

• Communiquer des informations.
• Améliorer les connaissances collectives.
• Eliminer les questions redondantes. 

Les ressources d’un projet étant souvent changeantes, le wiki peut aussi faciliter le processus d’intégration : les nouveaux équipiers peuvent trouver rapidement toutes les informations nécessaires au projet.

Conclusion

J’espère que ces 5 idées phares vous aideront à construire et à animer une équipe projet soudée et motivée.

Je vous encourage à mettre en œuvre ces conseils pour aider vos équipes projet à obtenir de meilleurs résultats dans vos projets.