Dans l'univers de la gestion de projet, une interrogation est fréquemment posée : Comment concilier efficacement les fonctions de chef de projet et de manager ?
Plus précisément, comment y parvenir lorsque l'on n'endosse pas officiellement le rôle de manager ou de leader d'équipe, et qu'on est impliqué dans plusieurs projets simultanément ?
Aborder ces interrogations est essentiel pour quiconque aspire à exceller dans ce secteur.
Défi de la double casquette : chef de projet - manager
Un chef de projet est souvent vu comme le maestro qui synchronise toutes les phases du projet pour atteindre l'objectif final.
Cela demande une bonne compréhension de la stratégie globale et des méthodes de gestion de projet.
Cependant, il y a une autre casquette à porter : celle du manager.
Un bon chef de projet doit aussi pouvoir guider son équipe, encourager la communication et résoudre les conflits.
Il est également judicieux, pour un chef de projet, de posséder une résilience face aux défis.
D'ailleurs, la 7ème édition du PMBOK, une référence en Gestion de Projet produite par le PMI, met en exergue ces aspects.
Quelles solutions pour harmoniser les rôles ?
Pour surmonter ces défis et trouver un équilibre entre les responsabilités de chef de projet et celles de manager, plusieurs stratégies peuvent être adoptées.
L'une des approches les plus prometteuses est celle du management horizontal.
1) Management horizontal
Une solution possible pour ce dilemme est le concept de "management horizontal."
Dans ce modèle, le chef de projet n'est pas perçu comme une autorité hiérarchique, mais plutôt comme un facilitateur qui accompagne l'équipe sur le terrain.
Cela signifie travailler étroitement avec l'équipe, comprendre leurs besoins, et les aider à résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent.
Le management horizontal est une approche qui permet à un chef de projet de diriger une équipe sans avoir d’autorité hiérarchique officielle.
Le manager horizontal a pour mission de :
- Assurer la coordination et la coopération entre les différents métiers, fonctions et services au sein d’une équipe qu’il a construite lui-même
- Agir comme un coordinateur et doit s’assurer de la bonne communication, de la compréhension et de l’atteinte des objectifs fixés
Cela correspond aux organisations fonctionnelles ou matricielles, où le chef de projet n’est pas le responsable hiérarchique.
Son équipe est une équipe temporairement nommée qui a d’autres responsables hiérarchiques, et son leadership peut être difficile à mettre en place.
1.1) Avantages du modèle
Parmi les avantages du management horizontal, nous pouvons citer :
- La flexibilité : Il permet une plus grande flexibilité en termes de gestion d'équipe, surtout si le chef de projet travaille sur plusieurs projets à la fois
- La communication améliorée : Ce modèle encourage une communication ouverte, ce qui est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes et avancer
- La motivation : En étant sur le terrain avec l'équipe, le chef de projet peut mieux comprendre les défis auxquels elle fait face, ce qui peut augmenter la motivation de l'équipe
1.2) Inconvénients du modèle
Par rapport aux inconvénients, il y a :
- Le manque de structure : Cela peut parfois entraîner un manque de structure, ce qui peut être problématique pour certains projets qui exigent une hiérarchie claire
- Le risque de dilution : Le chef de projet pourrait se retrouver à porter trop de casquettes, ce qui peut diluer son efficacité
- La gestion du temps : Trouver un équilibre entre le rôle de chef de projet et celui de manager peut être chronophage
2) Gestion des conflits: compétence clé à développer
Le conflit est inévitable dans tout environnement de projet.
En tant que chef de projet avec des responsabilités de management, vous avez le devoir de résoudre ces conflits de manière efficace pour maintenir la cohésion de l'équipe.
2.1) Techniques de gestion des conflits
Parmi les techniques de gestion des conflits :
- L'écoute active : Il est crucial d'écouter toutes les parties impliquées pour comprendre la racine du conflit
- La médiation : Parfois, une tierce partie neutre peut aider à résoudre les désaccords
- La définition de règles claires : Mettre en place des règles et des procédures claires peut souvent prévenir les conflits avant qu'ils ne surviennent
- La flexibilité et l'adaptabilité : Chaque conflit est unique et peut nécessiter une approche différente
2.2) Rôle du management horizontal
Dans un modèle de management horizontal, la gestion des conflits, notamment ceux découlant de relations partenariales difficiles, prend une dimension collective et partagée
Plutôt que d'imposer une solution, le chef de projet-manager peut travailler avec l'équipe pour trouver un compromis acceptable pour tous.
Cette méthode peut souvent résoudre les problèmes plus rapidement et renforcer le sentiment d'appartenance de l'équipe.
2.3) Cultivation d'un esprit d'équipe fort
Un autre défi pour le chef de projet est de cultiver un esprit d'équipe fort, ce qui est d'autant plus important lorsque vous n'êtes pas le manager officiel de l'équipe.
Techniques pour renforcer l'esprit d'équipe
- Le Team building : Des activités de renforcement d'équipe peuvent aider à créer un sentiment de communauté
- La transparence : Être transparent sur les objectifs et les attentes peut aider les membres de l'équipe à se sentir plus investis dans le projet
- La reconnaissance : La reconnaissance du bon travail et des succès renforce le moral et encourage la performance future
Pour approfondir la manière dont ces techniques peuvent être mises en pratique et découvrir comment le rôle du chef de projet évolue vers celui d'un coach et mentor inspirant, écoutez notre podcast dédié :
2.4) Rôle du management horizontal dans la cultivation de l'esprit d'équipe
Le management horizontal favorise une culture d'ouverture et de collaboration.
En étant plus un facilitateur qu'un superviseur, le chef de projet peut encourager les membres de l'équipe à partager leurs idées et leurs préoccupations.
Cela renforce le sentiment d'appartenance et la cohésion de l'équipe.
Consultez cette vidéo pour approfondir le rôle du chef de projet et obtenir les bonnes pratiques pour gérer une équipe projet sans autorité hiérarchique :
Bonnes pratiques
Voici quelques bonnes pratiques afin de réussir à manager sans autorité hiérarchique :
1) Instaurer un esprit d’équipe
Pour renforcer la cohésion de l’équipe, le porteur du projet doit construire une vision stratégique qui doit être partagée par l’ensemble des contributeurs.
Le manager horizontal, qu'on doit retrouver chez le chef de projet, doit gagner la confiance de l’équipe et développer le sentiment d’adhésion à un groupe.
2) Développer une culture du partenariat
Pour inciter l’ensemble des acteurs à s’engager, le chef de projet doit définir quel type de reconnaissance offrir aux différents contributeurs au projet.
Il peut valoriser le contributeur auprès du supérieur hiérarchique pour l’impliquer davantage.
3) Concilier les objectifs des protagonistes avec l’objectif du projet
Le chef de projet doit susciter la coopération de chacun autour d’une mission commune.
Il doit intégrer les enjeux individuels à ceux de la mission pour montrer à tous les membres de l’équipe que chacun a un intérêt à voir cette mission réussir.
4) Démontrer son leadership
Lorsqu'un chef de projet travaille avec différentes équipes sur de multiples projets, l'un des défis majeurs est le manque de temps pour développer une stratégie adaptée à chaque équipe.
Pour surmonter ce défi, plusieurs stratégies peuvent être mises en place :
- Alignement des objectifs : organiser des réunions de "mise à niveau" pour clarifier et communiquer les objectifs et la vision à toutes les équipes
- Standardisation des processus : mettre en place des directives standardisés pour une gestion efficace des projets
- Délégation stratégique : Identifier et déléguer des responsabilités précises à des personnes ressources au sein des équipes
- Communication ouverte : Adopter des outils de collaboration en ligne pour une communication transparente et efficace
- Reconnaissance des performances : Instaurer un système de reconnaissance pour valoriser les efforts et réalisations.
- Rotation des rôles : Encourager la rotation des rôles pour une meilleure compréhension des projets et pour renforcer la cohésion de l'équipe.
- Revues régulières : Mettre en place des revues de projet pour évaluer et améliorer en continu
- Autonomisation des équipes : Fournir l'autorité et les ressources nécessaires pour favoriser l'engagement et la productivité
- Capacité de conviction : Essentielle pour obtenir l'adhésion des collaborateurs et réussir la gestion du projet.
5) Établir des priorités claires
Identifiez les projets les plus importants et concentrez vos efforts sur ceux-ci.
Après avoir déterminé ces objectifs centraux, il est vital de les communiquer de manière transparente à chaque équipe.
Cette communication garantit que toutes les parties prenantes travaillent en harmonie et en synergie, se dirigeant vers une vision commune et assurant le succès du projet.
4) Développer des processus standardisés
Créez des processus standardisés pour certaines tâches récurrentes afin de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité.
Cette standardisation réduit les erreurs, facilite la formation des nouveaux membres de l'équipe et permet une meilleure allocation des ressources.
5) Communiquer régulièrement
Organisez des réunions régulières avec chaque équipe pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Utilisez des outils de communication en ligne pour faciliter la collaboration
6) Favoriser la collaboration entre les équipes
Encouragez vos équipes à partager leurs connaissances et leurs bonnes pratiques, tout en intégrant le feedback constructif dans ces échanges.
Organisez des sessions de brainstorming ou des ateliers pour favoriser l’échange d’idées.
En partageant leurs expériences, les équipes peuvent éviter certaines erreurs, trouver des raccourcis et s'inspirer des réussites des autres.
4) Être flexible et adaptable
Dans la gestion de projets impliquant diverses équipes, la capacité à être flexible et adaptable est primordiale.
Comprenez que chaque équipe est unique et peut nécessiter une approche différente.
Soyez prêt à ajuster votre style de gestion en fonction des besoins spécifiques de chaque équipe.
8) Construire la meilleure équipe
Il est essentiel de constituer une équipe compétente et complémentaire pour mener à bien un projet.
Chaque membre :
- Doit apporter quelque chose d'unique à la table, que ce soit en termes de compétences techniques, de capacités de gestion ou de vision stratégique
- Soit en mesure non seulement de s'ouvrir aux autres, mais également de participer activement à un échange d'idées constructif et enrichissant
En investissant du temps et des ressources pour construire la meilleure équipe possible, on pose les fondations solides nécessaires pour mener le projet à bien.
9) “Craquer” le problème de l’indécision chronique
Le rôle d'un chef de projet qui adopte également la casquette d'un manager d'équipe, avec une proximité accrue avec celle-ci, peut parfois le confronter à des défis d'indécision.
Cette indécision peut être le fruit de multiples perspectives et opinions au sein de l'équipe ou d'un manque de clarté quant aux objectifs à prioriser.
10) Charter la communication et sanctionner les hors-jeu
La communication est un élément clé pour assurer la réussite de tout projet.
Il est important d’établir des canaux de communication clairs et d’encourager une communication ouverte et transparente entre toutes les parties prenantes.
11) Construire la confiance
La confiance est un élément essentiel pour favoriser la collaboration entre les différentes équipes impliquées dans un projet.
Il est important de créer un environnement propice à la confiance et à la coopération
12) Encourager l’échec et célébrer les réussites
Encourager une culture où l'innovation est célébrée et où les échecs sont vus comme des étapes d'apprentissage est essentiel.
Cela permet de renforcer la résilience de l'équipe et de promouvoir une mentalité de croissance.
De plus, tout en tirant des leçons des obstacles rencontrés, il est tout aussi crucial de célébrer haut et fort les réussites, qu'elles soient petites ou grandes.
13) Être prêt pour la résolution de conflits et les situations difficiles
Dans des projets en étroite collaboration, des conflits peuvent surgir.
Il est vital d'avoir des méthodes de résolution de conflits à portée de main et de s'y préparer activement.
Une communication ouverte et des techniques concrètes sont essentielles pour naviguer efficacement à travers ces situations et maintenir la cohésion de l'équipe.
14) Élaborer un plan et un calendrier pour le projet
Pour tout chef de projet-manager, garantir la réussite d'un projet passe inévitablement par la mise en place d'une roadmap claire.
Cette démarche demande l'élaboration d'un plan détaillé accompagné d'un calendrier précis.
Il est de sa responsabilité de définir des objectifs clairement identifiés, de fixer des jalons pertinents pour suivre l'évolution du projet, et d'établir des échéances qui soient à la fois ambitieuses et réalistes.
Conclusion
En somme, être un chef de projet efficace tout en assumant un rôle de manager n'est pas une tâche facile, mais c'est réalisable.
Le management horizontal peut offrir une voie intéressante pour concilier ces deux rôles. Cependant, chaque projet est unique, et il appartient au chef de projet de déterminer la meilleure approche pour lui-même et son équipe.
Voilà, j'espère que ces insights vous seront utiles pour vos futurs articles, formations, ou podcasts sur le sujet du management en gestion de projet !
Le rôle d'un chef de projet ne se limite pas à la simple coordination de tâches et de délais, Il implique également un travail de management d'équipe, qui inclut la gestion des conflits et le renforcement de l'esprit d'équipe.
Le modèle de management horizontal offre une voie pour naviguer efficacement entre ces différents rôles, même si ce n'est pas sans ses défis.
À chaque chef de projet de trouver le bon équilibre qui fonctionnera pour lui et son équipe.
