Dans un environnement professionnel de plus en plus compétitif et en constante évolution, les organisations doivent s'assurer que leurs efforts sont alignés sur des objectifs stratégiques clairs.
Le Project Management Office (PMO) joue un rôle crucial dans cette démarche, car il s'agit d'une entité centrale qui assure la gestion des projets et programmes au sein de l'organisation.
Dans cet article, nous examinerons en détail comment un PMO peut mener à bien l'alignement stratégique des objectifs de l'entreprise en utilisant des méthodes et des pratiques efficaces.
Que signifie un alignement stratégique ?
L'alignement stratégique est essentiel pour garantir que toutes les parties collaborent en vue d'objectifs partagés et concourent à la réalisation de la vision de l'entreprise.
Dans un contexte où les méthodes agiles gagnent en popularité, il peut également être bénéfique d'examiner comment un pmo agile s'intègre dans cet alignement , tout en tenant compte des principes d'un référentiel ITIL.
Cet alignement avec les objectifs à long terme est non seulement vital pour le succès, mais aussi pour la pérennité de l'organisation.
Cela permet d'éviter les conflits d'intérêts, les actions contradictoires et les pertes de temps et de ressources dans des initiatives qui ne sont pas en ligne avec la direction souhaitée de l'organisation.
C’est le processus qui vise à assurer que toutes les actions, initiatives et ressources d'une organisation sont cohérentes et en harmonie avec sa stratégie globale.
Cela signifie que chaque décision, chaque projet, chaque processus et chaque objectif de l'organisation sont alignés sur les objectifs stratégiques à long terme, la vision et la mission de l'entreprise.
Comment faire un alignement stratégique PMO ?
L'alignement stratégique d'un Project Management Officer (PMO) est une étape cruciale pour assurer que les activités de gestion de projet sont alignées sur les objectifs globaux de l'organisation.
Voici quelques étapes pour y parvenir:
Etape 1 - Compréhension de la stratégie globale de l'organisation
Avant de procéder à tout alignement, le PMO doit avoir une compréhension claire de la stratégie globale de l'organisation, souvent articulée à travers un schéma directeur.
Cela implique d'étudier en profondeur la vision, la mission et les objectifs à long terme de l'entreprise.
Il doit collaborer étroitement avec le chef de projet, et les parties prenantes, y compris les dirigeants et les responsables des différentes unités commerciales, pour saisir pleinement les priorités de l'entreprise et les défis auxquels elle est confrontée.
Ainsi, la compréhension de la stratégie globale de l'organisation est un prérequis essentiel lorsqu'il s'agit de réaliser un alignement stratégique des objectifs.
Cette dynamique de collaboration entre le PMO et le chef de projet dans l'alignement stratégique est cruciale.
Voici quelques points importants pour mieux comprendre la stratégie globale de l'organisation :
1.1) Vision, mission et valeurs
Le PMO doit examiner attentivement la vision et la mission de l'organisation, ainsi que ses valeurs fondamentales.
La vision représente l'image souhaitée de l'entreprise à l'avenir, tandis que la mission détermine le rôle et l'objectif principal de l'entreprise dans son environnement.
Les valeurs guident le comportement et les décisions de l'organisation.
Ces éléments fournissent le cadre de référence pour les objectifs stratégiques futurs.
1.2) Objectifs stratégiques
Le PMO doit identifier les objectifs stratégiques clés de l'organisation.
Ces objectifs sont des déclarations spécifiques des résultats escomptés et des domaines prioritaires pour atteindre la vision et la mission.
Les objectifs stratégiques peuvent inclure des résultats financiers, des initiatives de développement de produits, des études de marché ou des objectifs de responsabilité sociale et environnementale.
1.3) Analyse du contexte
Le PMO doit également analyser le contexte externe et interne de l'organisation :
- Le contexte externe : Analysé à l'aide de l'outil PESTEL, celui-ci prend en compte les facteurs Politiques, Économiques, Socio-culturels, Technologiques, Écologiques et Légaux
- Le contexte interne : Évalué à travers l'analyse SWOT, il se penche sur les forces, faiblesses, opportunités et menaces propres à l'organisation.
Cette analyse permet de comprendre les opportunités et les défis auxquels l'organisation est confrontée.
1.4) Implication des parties prenantes
Il est crucial que le PMO implique les parties prenantes clés de l'organisation dans la compréhension de la stratégie globale.
Cela comprend les dirigeants, les responsables de chaque unité commerciale et les parties prenantes externes, le cas échéant.
Impliquer ces parties prenantes permet d'obtenir des perspectives diverses et d'assurer une meilleure adhésion à la stratégie.
1.5) Analyse des risques
En comprenant la stratégie globale de l'organisation, le PMO doit également identifier les risques potentiels qui pourraient entraver la réalisation des objectifs stratégiques.
La gestion des risques est essentielle pour s'assurer que les plans futurs prennent en compte les incertitudes et les éventuelles perturbations.
1.6) Alignement avec le plan d'entreprise
Le PMO doit s'assurer que la stratégie globale est correctement alignée avec le plan d'entreprise de l'organisation.
Le plan d'entreprise détaille les étapes spécifiques pour atteindre les objectifs stratégiques et définit les ressources nécessaires pour les mettre en œuvre.
En résumé :
La compréhension de la stratégie globale de l'organisation est un processus complexe qui nécessite une analyse approfondie des aspirations à long terme de l'entreprise et des facteurs qui influent sur sa réussite.
Le PMO doit être en mesure d'absorber cette compréhension et de la traduire en actions concrètes pour assurer un alignement stratégique efficace des objectifs à tous les niveaux de l'organisation.
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Etape 2 - Définition des objectifs du PMO en accord avec la stratégie de l'entreprise
Une fois que le PMO a une compréhension claire de la stratégie globale de l'organisation, il peut définir ses propres objectifs en accord avec celle-ci.
Les objectifs du PMO devraient être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.
Il est responsable de l'alignement des objectifs avec la stratégie globale de l'organisation.
Voici quelques étapes et considérations pour accomplir cela :
2.1) Comprendre la stratégie globale de l'entreprise
Le PMO doit s'assurer qu'il est informé des priorités de l'entreprise et des domaines clés où les projets et programmes peuvent contribuer le plus à la réalisation de cette stratégie.
2.2) Impliquer les parties prenantes
En impliquant les parties prenantes, le PMO peut obtenir des contributions et des perspectives diverses, ce qui renforce l'adhésion et la pertinence des objectifs définis.
2.3) S'aligner sur les objectifs stratégiques de l'entreprise
L'alignement des projets sur les objectifs stratégiques de l'entreprise est primordial.
Par exemple :
Si l'objectif stratégique de l'entreprise est d'accroître sa part de marché dans un nouveau segment, le PMO peut définir un objectif visant à soutenir le lancement de nouveaux produits ou services dans ce segment.
2.4) Utiliser le cadre SMART
Cette approche permet de créer des objectifs clairs et concrets qui peuvent être facilement évalués et suivis.
Par exemple :
Plutôt que de définir un objectif vague tel que "améliorer la gestion de projet", le PMO devrait formuler un objectif SMART tel que "réduire le délai moyen d'exécution des projets de 20% d'ici la fin de l'année".
2.5) Établir des objectifs à court et long terme
Cela permet au PMO de fournir des résultats tangibles à court terme tout en gardant à l'esprit la vision à plus long terme de l'organisation.
2.6) Prioriser les objectifs
Si l'entreprise a plusieurs objectifs stratégiques, le PMO doit les prioriser en fonction de leur importance et de leur impact potentiel sur la réalisation de la stratégie globale.
En concentrant ses efforts sur les objectifs les plus critiques, le PMO peut optimiser l'utilisation de ses ressources et maximiser sa contribution à la réussite globale de l'organisation.
2.7) Communiquer les objectifs clairement
La communication au cours des projets doit expliquer en quoi ces objectifs sont alignés sur la stratégie de l'entreprise et comment leur réalisation contribuera aux résultats souhaités.
En suivant ces étapes et en restant fidèle à la stratégie globale de l'entreprise, le PMO joue un rôle essentiel dans l'alignement des projets et programmes avec les objectifs stratégiques.
Cet alignement conduit à une gestion optimale des ressources et garantit une plus grande réussite au niveau organisationnel.
Etape 3 - Mise en place d'un cadre de gouvernance
Pour garantir un alignement stratégique efficace, le PMO doit mettre en place un cadre de gouvernance solide.
Cela inclut :
- La définition claire des rôles et responsabilités
- La définition de processus de prise de décision
- L'identification des parties prenantes clés
- La mise en place de mécanismes de suivi et de reporting
Une gouvernance bien définie permettra de s'assurer que tous les projets et programmes sont alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise et qu'ils contribuent à la création de valeur.
Voici quelques exemples de cadres de gouvernance que le PMO peut mettre en place pour assurer un alignement stratégique efficace des objectifs avec la stratégie de l'entreprise :
3.1) Comité de gouvernance des projets
Le PMO peut mettre en place un comité de gouvernance des projets composé de cadres supérieurs et de parties prenantes clés de l'organisation.
Ce comité serait responsable de :
- La prise de décisions stratégiques concernant les projets et programmes
- L'allocation des ressources
- L'approbation des budgets
- La validation de l'alignement avec la stratégie globale de l'entreprise
Comme l'affirme Jean-Philippe Timsy dans le podcast ci-après :
"Les managers intermédiaires jouent un rôle central dans l'alignement stratégique. Ils sont souvent le point de douleur lorsque cet alignement échoue, car c'est eux qui permettent l'articulation entre les décisions et l'exécution."
3.2) Processus de sélection et d'évaluation des projets
Le PMO peut définir un processus formel de sélection et d'évaluation des projets et programmes.
Ce processus pourrait inclure l'utilisation de critères d'évaluation spécifiques liés aux objectifs stratégiques de l'entreprise, tels que :
- Le potentiel de création de valeur
- L'adéquation aux priorités stratégiques
- La faisabilité
3.3) Tableau de bord de suivi des projets
Le PMO peut mettre en place un tableau de bord de suivi des projets et programmes qui affiche les progrès réalisés par rapport aux objectifs stratégiques.
Ce tableau de bord pourrait inclure des indicateurs de performance clés (KPI) pertinents et faciliter la communication des résultats aux parties prenantes.
Ces exemples illustrent quelques éléments clés que le PMO peut intégrer dans son cadre de gouvernance.
Exemple 1 :
Le cadre de gouvernance doit être adapté aux besoins spécifiques de l'organisation, en fonction de sa taille, de son industrie, de sa culture et de ses objectifs stratégiques.
Exemple 2 :
Un cadre de gouvernance bien conçu assure une prise de décision éclairée, une gestion efficace des projets et programmes, et une cohérence avec la stratégie globale de l'entreprise.
Etape 4 - Priorisation des projets et programmes alignés sur la stratégie
L'une des tâches les plus importantes du PMO est de prioriser les projets et programmes en fonction de leur alignement avec la stratégie globale de l'entreprise.
Pour ce faire, le PMO peut utiliser des méthodes d'évaluation des projets, telles que l'analyse coût-bénéfice, l'analyse de la valeur acquise (EVM) et l'analyse des risques.
En priorisant les projets qui ont le plus grand impact sur la réalisation des objectifs stratégiques, le PMO peut optimiser l'utilisation des ressources limitées de l'organisation.
La priorisation des projets et programmes alignés sur la stratégie est essentielle pour maximiser l'utilisation des ressources et garantir que les efforts de l'organisation sont concentrés sur les initiatives les plus importantes pour atteindre les objectifs stratégiques.
Voici quelques leviers que le PMO et les responsables de la stratégie peuvent utiliser pour effectuer cette priorisation :
4.1) Analyse coût-bénéfice
Les projets qui offrent le meilleur rapport bénéfices/coûts sont souvent classés en haut de la liste des priorités.
La raison est qu'ils sont en mesure de produire un retour sur investissement élevé ou d'apporter des avantages conséquents pour l'organisation.
4.2) Alignement direct avec les objectifs stratégiques
Cela signifie que ces initiatives contribuent directement à la réalisation de la vision, de la mission et des objectifs à long terme de l'organisation.
4.3) Analyse de la valeur acquise (EVM)
Les projets qui montrent des progrès solides selon l'EVM peuvent être considérés comme prioritaires, car ils sont susceptibles de respecter les échéances et les budgets.
4.4) Alignement avec les contraintes de capacité
Les projets qui peuvent être réalisés sans mettre en péril les capacités actuelles de l'organisation sont plus susceptibles d'être prioritaires.
Grâce à ces leviers, le PMO en collaboration avec les responsables de la stratégie, peut dresser une liste hiérarchisée de projets et programmes.
Cette liste vise à maximiser l'impact sur les objectifs stratégiques de l'organisation, tout en considérant les limites et ressources à disposition.
Cela permettra à l'organisation de concentrer ses efforts et ses investissements sur les initiatives les plus pertinentes et les plus rentables.
Etape 5 - Communication claire et constante
Une communication claire et constante est essentielle pour maintenir l'alignement stratégique des objectifs.
Le PMO doit s'assurer que toutes les parties prenantes sont informées des objectifs stratégiques de l'entreprise, des progrès réalisés et des changements éventuels.
Une communication transparente contribue à l'engagement des parties prenantes et favorise une compréhension commune des priorités de l'organisation.
Voici quelques conseils pour y parvenir :
5.1) Établir une stratégie de communication
Cette stratégie de communication au cours des projets, devrait inclure les objectifs de communication, la fréquence des communications et les responsables de la communication.
5.2) Utiliser différents canaux de communication
Choisissez les canaux qui sont les plus pertinents pour le public cible et assurez-vous que les informations importantes sont facilement accessibles.
5.3) Communiquer régulièrement
Tenez les membres de l'équipe informés des développements importants et des changements stratégiques dès qu'ils se produisent.
5.4) Simplifier le langage
Utilisez des exemples concrets pour illustrer les points clés et faciliter la compréhension.
5.5) Encourager les retours d'information
L'écoute active est essentielle pour créer un environnement de communication ouvert et transparent.
En mettant en œuvre ces stratégies de communication, le PMO peut s'assurer que tous les membres de l'organisation sont informés et engagés dans la réalisation des objectifs stratégiques.
Ceci contribue à un alignement stratégique plus solide et à une meilleure performance globale de l'organisation.
Etape 6 - Suivi et évaluation des progrès
Le suivi et l'évaluation réguliers des progrès sont essentiels pour maintenir l'alignement stratégique des objectifs.
Le PMO doit mettre en place des mécanismes de suivi, tels que des tableaux de bord et des rapports d'avancement, pour mesurer la performance des projets et programmes par rapport aux objectifs stratégiques.
Ces informations permettent également d'identifier rapidement tout écart et de prendre des mesures correctives lorsque cela est nécessaire.
Il doit aussi s’assurer que les équipes comprennent bien la stratégie et les processus de gestion de projet.
Il s’adapte régulièrement et interroge les équipes sur l’efficacité du PMO.
Etape 7 - Adaptation des objectifs en fonction de l'évolution stratégique
Dans un environnement en constante évolution, il est essentiel d'adapter les objectifs du PMO en fonction des changements stratégiques de l'entreprise.
Le PMO doit être agile et capable de réévaluer périodiquement ses objectifs pour s'assurer qu'ils restent pertinents et alignés sur les nouvelles priorités de l'organisation.
La flexibilité est un atout essentiel pour maintenir un alignement stratégique efficace.
Voici quelques exemples concrets de la manière dont les objectifs peuvent être adaptés en fonction de l'évolution stratégique :
Exemple 1 - Changement de priorités commerciales
Supposons qu'une entreprise du secteur technologique ait initialement pour objectif stratégique de développer une nouvelle gamme de produits innovants pour conquérir de nouveaux marchés.
Cependant, après une analyse plus approfondie, elle réalise que ses clients existants ont des besoins urgents qui doivent être satisfaits pour maintenir sa position concurrentielle.
Face à cette situation, l'entreprise pourrait réajuster ses objectifs, en se focalisant sur l'optimisation de ses produits actuels pour mieux répondre aux attentes de sa clientèle actuelle.
Ceci, tout en gardant en vue l'opportunité d'explorer de nouveaux horizons ultérieurement.
Exemple 2 - Évolution du marché
Une société œuvrant dans le secteur énergétique pourrait, à ses débuts, axer sa stratégie sur les énergies fossiles.
Cependant, face à une évolution marquée des tendances du marché et des normes environnementales, elle pourrait envisager de rediriger ses initiatives vers les énergies renouvelables.
Dans ce cas, l'entreprise devra adapter ses objectifs pour accroître ses investissements dans les énergies renouvelables, réduire sa dépendance aux énergies fossiles et développer de nouvelles compétences dans ce domaine émergent.
En résumé :
Il est crucial que le PMO reste flexible et prêt à s'adapter aux changements stratégiques de l'entreprise.
Cela nécessite une communication transparente entre le PMO, les dirigeants et les parties prenantes clés, ainsi qu'une évaluation régulière des objectifs pour s'assurer qu'ils restent alignés sur la nouvelle direction stratégique de l'organisation.
Conclusion
L'alignement stratégique des objectifs est un élément crucial de la réussite organisationnelle.
Le PMO joue un rôle central dans cette démarche en veillant à ce que tous les projets et programmes soient alignés sur la stratégie globale de l'entreprise.
Le PMO peut contribuer de manière significative à la réalisation des objectifs stratégiques de l'entreprise :
- En comprenant la stratégie de l'organisation
- En définissant des objectifs clairs
- En mettant en place un cadre de gouvernance solide
- En priorisant les projets et programmes appropriés
- En assurant une communication efficace
- En évaluant régulièrement les progrès
