Pas toujours facile d’avoir de l’entrain en continu pour accomplir nos tâches ! Il peut nous arriver, plus ou moins fréquemment, de ne pas se mettre au travail ou encore, de travailler, mais sur un million d’autres choses que ce que nous devrions être en train d’accomplir.
C’est l’effet de la procrastination.
Pourquoi est-ce ainsi ? Que se passe-t-il avec moi ? Mais surtout, si je suis dans cette spirale d’abattement, comment puis-je m’en sortir ?
Je vous propose dans cet article de comprendre les causes, et d'adopter les astuces pour arrêter de procrastiner.
Qu’est ce que la procrastination ?
La procrastination est la tendance à remettre ses tâches à plus tard de façon systématique. Cela est problématique en gestion du temps, et particulièrement des vis-à-vis des différents délais dans le monde du travail.
Les causes de la procrastination
Les causes de la procrastination, récidivante ou temporaire, sont nombreuses.
Savoir bien détecter les vôtres vous aidera à arrêter de procrastiner.
Parlons d’abord des causes de la procrastination qui serait plus généralisée :
1) Apathie face à mon travail
Si pour une raison ou une autre, vous ne ressentez plus de motivation face à votre travail en général, il est normal que la procrastination se manifeste.
En effet, vous ne voyez plus l’utilité de compléter certaines, voire la majorité, de vos tâches.
Découvrez ici comment se motiver pour travailler.
2) Fatigue générale
Peut-être votre santé est-elle plus fragile dernièrement.
La fatigue peut être la cause de votre procrastination, si vous ressentez une grande fatigue générale, si tout ce qui vous demande de la concentration semble trop exigeant et que vous repoussez ces tâches.
3) Environnement de travail accablant
Le lieu physique où vous évoluez influencera sur votre motivation au travail.
Une pièce sans lumière naturelle, un bureau de travail embourbé, un ordinateur dans lequel il est difficile de s’y retrouver sont tous des facteurs qui ne vous aideront pas à arrêter de procrastiner.
4) Image de soi négative
Notre vision de nous-mêmes dans les yeux de nos collègues et employés exerce une influence directe sur notre motivation.
Si vous avez l’impression de ne pas être à la hauteur dans vos fonctions, vous tendrez à procrastiner.
5) Perfectionnisme
Non, ce n’est pas un mythe.
Un perfectionniste ne trouvera jamais la méthode parfaite, l’idée extraordinaire, le logiciel infaillible, ce qui fait qu’il ne commencera pas une tâche, non pas par manque d’envie de la faire, mais plutôt parce qu’il ne sera jamais prêt à la commencer, faute d’avoir déniché la façon parfaite de la réaliser.
6) Recherche de sensations
En effet, accomplir des choses à la dernière minute envoie une poussée d’adrénaline dans le corps, laquelle offre un effet grisant chez celui qui la ressent.
Cela s’apparente à un saut en parachute ou encore, à une promenade en montagnes russes. Comme ce sentiment est euphorisant, certains le recherchent en attendant au tout dernier moment pour accomplir une tâche donnée.
Voyons maintenant les raisons sous-jacentes de la procrastination qui semblerait plutôt occasionnelle.
7) Tâche au-delà de vos capacités et connaissances
Il peut arriver que vous alliez procrastiner sur un seul type de tâche parce qu’à chaque fois que vous devez l’accomplir, vous avez le sentiment que ça exigera un temps fou vu que vous n’avez pas suffisamment de connaissances ou de compétences pour la réaliser.
Devant ce constat, vous la repoussez sans cesse.
8) Tâche trop grosse à accomplir
Une tâche qui vous semble énorme vous rebutera, soit parce que vous ne savez pas par où commencer, soit parce que vous c’est vraiment trop long à faire. Celle-ci traînera ad vitam aeternam.
9) Manque de temps pour faire la tâche en entier
Vous n’avez jamais les trois heures à dévouer à LA tâche que vous aimeriez faire, alors, puisque ça ne cadre jamais dans votre horaire, vous ne la commencez pas.
Truc de la coach : Prenez le temps d’analyser votre façon de travailler afin de déterminer si vous procrastinez de façon générale ou plutôt, majoritairement sur certains types de tâches. Si c’est cette dernière possibilité, découvrez desquelles il retourne.
Quand la procrastination devient-elle invalidante ?
Quand la procrastination devient-elle invalidante ? Quels sont les signes ?
Sachez d’abord qu’il y a deux points de vue : le vôtre et celui des gens qui sont en attente de vous.
Vous pouvez avoir l’impression que vous ne procrastinez pas tellement, alors que les gens qui vous ont demandé une réponse, un rapport, un graphique ont l’impression d’attendre depuis une décennie !
S’analyser sur cet aspect demande de l’humilité et pourrait aussi vous obliger à valider auprès de collègues, d’employés ou de collaborateurs s’ils se sentent lésés par vos délais à remettre les choses.
À la suite de ces réponses, vous constaterez (ou non) que votre procrastination a peut-être un impact négatif dans votre quotidien.
Il est possible aussi que vous-mêmes, vous vous sentiez très mal à l’aise de procrastiner parce que vous êtes conscient de cette façon de procéder chez vous.
Ci-après quelques situations qui prouvent que votre procrastination est invalidante :
1) Dès lors qu’elle mine vos bonnes relations de travail
D’ailleurs, qui aime travailler entouré d’employés sur les dents à cause de mauvaises habitudes ?
Voir des collaborateurs fuir parce qu’ils sont exaspérés d’attendre et de devoir vous relancer constamment peut aussi être un réel impact de la procrastination.
Et que dire de cette adjointe qui ne sait plus quoi inventer pour cacher le fait que vous n’avez toujours pas complété ce rapport important que vous, seul(e), pouvez faire ?
2) Quand la colline de tâches est devenue une montagne
Il est possible que le procrastinateur fige devant ces Alpes de cases à cocher, ne sachant plus quoi mettre en priorité. C’est le stade ultime de la procrastination où celle-ci est réellement invalidante.
Truc de la coach : Si vous êtes au point où vous avez une montagne de tâches accumulées, prenez quelques minutes pour reconnaître le problème, respirez un grand coup, puis dites-vous qu’il y a des solutions et que vous avez les capacités pour les mettre en place.
Checklist pour arrêter de procrastiner
Téléchargez gratuitement cette checklist pour faire le bilan et mettre en place les bonnes solutions qui vous aideront à vaincre la procrastination :
8 astuces pour arrêter de procrastiner
Pour lutter contre la procrastination, il importe d’abord de reconnaître le problème, puis de mettre les idées en place, dont voici 8 :
1) Réservez-vous du temps pour classer le tout
Prenez du temps pour regrouper toutes les tâches que vous avez à faire dans un même endroit.
En effet, certaines tâches peuvent être dans vos courriels, d’autres sont inscrites sur des notes autocollantes, d’autres sont dans vos messages de boite vocale et certaines autres peuvent même être dans votre boite de réception de Linked In, par exemple.
Le fait de toutes les regrouper dans un même endroit, comme un logiciel de tâches, vous donnera une vue d’ensemble et vous permettra de mieux voir vos priorités.
Une méthode efficace pour prioriser vos tâches est la méthode MoSCoW.
2) Déléguez
Ensuite, déléguez tout ce que vous pouvez déléguer.
Vous voudrez déléguer à vos employés, certes, mais pourquoi ne pas embaucher un sous-traitant pour un autre type de tâche ?
Il est important de garder des traces de votre délégation (à qui, date limite, etc).
La matrice RACI vous aidera à affecter les tâches à différents acteurs.
3) Planifiez
Une autre meilleure façon d'arrêter de procrastiner est de planifier 2-3 objectifs pour la journée et se concentrer principalement sur ceux-ci.
De surcroît, la planification dans un horizon plus ou moins lointain facilitera vos communications.
Ainsi, lorsqu’une personne vous demandera quand vous comptez lui remettre le Dossier ABC, vous saurez répondre plus précisément à sa demande.
Toutefois, pour atteindre efficacement vos objectifs et planifier avec précision, la classification de vos dossiers est un élément clé. Elle vous permet de gérer vos documents de manière ordonnée et logique, facilitant ainsi l'accès à l'information et l'organisation de votre travail.
4) Avalez votre crapaud
Ce principe inventé par Mark Twain stipule de commencer ses journées avec ce qu’on aime le moins faire, en d’autres mots : d’avaler votre crapaud.
Le fait de se débarrasser de la tâche qui vous répugne sécrétera des endorphines une fois celle-ci complétée, ce qui vous donnera encore plus d’énergie pour accomplir les tâches subséquentes. Cela sera un moteur pour lutter contre la procrastination.
5) Divisez
Diviser ce qui semble impossible à réaliser en sous-projets permettra de rendre le tout moins intimidant.
Plutôt que d’avoir un projet qui stagne parce que vous ne le commencez jamais, il progressera petit à petit.
6) Prenez un rendez-vous avec vous-même
Si cela fait plusieurs fois que vous remettez une tâche, bloquez du temps dans votre agenda pour réaliser ladite tâche. C’est ce que j’appelle : prendre un rendez-vous avec soi-même.
Soyez aussi intransigeant pour les dérangements que vous le seriez si vous étiez en importante rencontre de démarchage.
Réalisez enfin cette tâche !
7) Adaptez votre environnement
Pour vous motiver à faire vos tâches, adaptez votre environnement en conséquence.
Juste le fait de travailler debout à un bureau qui peut s’élever quelques heures par jour sera un stimulant en soi.
Vous avez beaucoup de lecture à faire ? Pourquoi ne pas installer un fauteuil confortable dans votre bureau pour cette tâche spécifique ?
Le changement de position vous motivera à passer à l’action et donc à arrêter de procrastiner.
Des phrases motivantes dans de jolis encadrements peuvent aussi aider. Un « Tu peux réussir ! » à vue d’œil aura assurément son effet.
8) Ne faites qu’une seule chose
On a l’impression d’être tellement efficace quand on mène plusieurs choses de front en même temps. C’est tout à fait le contraire !
Le multitâche dilue la concentration et l’efficience. Plutôt, concentrez-vous sur une première tâche et quand celle-ci, ou la portion que vous deviez réaliser, est complétée, passez à autre chose.
Par ces trucs, vous verrez à quel point il est satisfaisant de finir quelque chose et vous voudrez ensuite en accomplir plusieurs autres.
Truc de la coach : Testez les différentes méthodes proposées et voyez ce qui fonctionne le mieux pour vous.
Conclusion
La procrastination nuit non seulement à vous-même, mais aussi aux autres qui évoluent autour de vous.
Il importe donc de s’y attaquer aussitôt que vous sentez un dérapage de votre part afin que celle-ci ne prenne pas des proportions gigantesques.
Donc, en résumé :
- Évaluez d’abord si votre tendance à la procrastination est généralisée ou si elle touche certains types de tâches en particulier.
- Analysez avec humilité à quel point vous en êtes rendu dans votre tendance à procrastiner.
- Recherchez de l’aide, si nécessaire.
- Testez les 8 méthodes proposées pour la vaincre.
- Implémentez celles qui fonctionnent le mieux pour vous.
Arrêter de procrastiner n’est pas une chose facile. C’est une décision de chaque minute. Assurez-vous que vous prenez la bonne décision à chaque fois.
