Dans le contexte concurrentiel actuel, une gestion de projet efficace est essentielle. Toutefois, gérer plusieurs projets peut entraîner des dérapages budgétaires, des retards et une mauvaise allocation des ressources.
C'est dans ce contexte qu'intervient le tableau de bord portefeuille de projets. Un outil centralisé qui facilite la prise de décision, la gestion des risques et l'optimisation des ressources.
Cet article explore les éléments d'un tableau de bord portefeuille projets et les meilleures pratiques pour sa mise en œuvre, avec des exemples.
Définition du tableau de bord portefeuille projets
Le tableau de bord portefeuille, un outil de gestion de portefeuille de projets, offre une vue synthétique et stratégique de l'ensemble des projets d'une organisation ou d'un département.
Il permet un suivi efficace de l'avancement, de la performance et des résultats des projets.
Cet outil consolide les informations clés des projets (nom, statut, objectifs, livrables) en une présentation visuelle, facilitant ainsi la prise de décision, la gestion des ressources et l'allocation des budgets.
Il est utilisé pour gérer divers types de projets : produits, services, initiatives de croissance ou projets internes.
Il permet aux décideurs d'avoir une vision précise de la performance du portefeuille de projets et d'établir des priorités éclairées pour l'allocation des ressources et les futurs investissements.
De plus, il convient de noter qu'il existe plusieurs méthodes de priorisation de projets dans ce processus.
C’est souvent le responsable de portefeuille ou le PMO qui ont en charge le tableau de bord.
Selon une étude de PM Solutions sur la gestion de projet, près de la moitié des participants (49%) estiment que la priorité pour accroître la maturité des gestionnaires de programmes et de projets réside dans l'optimisation de la gestion de portefeuille.
Qui participe à l’élaboration du tableau de bord ?
Il est intéressant de noter qu'il y a plusieurs acteurs clés dans l'élaboration du tableau de bord de portefeuille.
Le responsable de portefeuille
Il est chargé de superviser l'ensemble du portefeuille de projets de l'organisation.
Il est responsable de la définition des objectifs stratégiques du portefeuille, de l'allocation des ressources, de la gestion des risques et de la prise de décisions globales.
Le responsable du portefeuille de projets est généralement impliqué dans la gestion du tableau de bord portefeuille de projets, en veillant à ce qu'il soit aligné sur les objectifs stratégiques et en utilisant les informations fournies pour prendre des décisions éclairées.
Le PMO
Le PMO doit démontrer son agilité en réévaluant régulièrement ses objectifs, garantissant ainsi leur pertinence et leur alignement sur les nouvelles priorités de l'organisation.
Il est généralement chargé de collecter, analyser et interpréter les données du tableau de bord portefeuille projets.
Il garantit que les informations sont rigoureusement traitées, toujours à jour et présentées de manière percutante.
En outre, il excelle dans la réalisation d'analyses approfondies pour repérer les tendances, les écarts et les opportunités d'amélioration.
Enfin, le PMO présente les résultats sous forme de tableaux de bord enrichis d'informations clés.
Les composantes du tableau de bord
Les composantes clés d'un tableau de bord portefeuille projets peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de l'organisation et des projets gérés.
Cependant, voici quelques composantes couramment utilisées pour fournir une vue d'ensemble complète et pertinente du portefeuille de projets :
1. Liste des projets
Une liste des projets inclus dans le portefeuille, comprenant des informations essentielles telles que le nom du projet, la description, les dates de début et de fin, la priorité, le statut, etc.
2. Indicateurs clés de performance (KPI)
Le tableau de bord fournit des indicateurs clés de performance (KPI) pour chaque projet, permettant d'évaluer leur avancement, leur qualité, leur budget, leur planification et d'autres aspects pertinents.
Ces indicateurs aident à mesurer la performance globale du portefeuille.
Les KPIs permettent de mesurer la performance des projets et du portefeuille dans son ensemble.
Ces indicateurs peuvent inclure des mesures telles que l’avancement réel à date, le respect du périmètre, l’écart de budget, l’écart des délais, le respect du planning ou le respect du budget.
Tous ces KPI sont pris en compte dans les autres éléments tel que l’écart du budget.
Exemples de KPI clés de suivi du portefeuille de projets
Prenons ici deux exemples de KPI sur des projets.
a) Avancement des projets
Cet indicateur mesure le pourcentage d'avancement global du portefeuille de projets par rapport aux projets prévus.
Il permet de suivre la progression générale du portefeuille et d'identifier les projets qui prennent du retard, comme dans l'exemple du tableau de bord ci-après :
b) Les écarts des délais et de budget
Dans le cadre du suivi d'un portefeuille de projets, il est crucial de surveiller à la fois les écarts de délais et les écarts de budget.
Ces deux KPIs sont interdépendants et peuvent avoir un impact significatif sur le succès d'un projet.
D'une part, l'écart de délais fait référence à la différence entre la date de fin prévue du projet et la date de fin réelle.
Formule écart de budget :
Il est calculé de la manière suivante :
Ecart des délais = Durée totale initialement planifiée – Durée totale réestimée à date
A savoir que :
- la Durée totale initialement planifiée = Date de début de projet planifiée initialement - Date de fin de projet planifiée initialement
- Et la Durée totale réestimée à date = Début réel - Date de fin de projet estimée à date
Cet écart permet d'identifier rapidement les projets qui accusent un retard par rapport aux délais initialement prévus.
Un suivi régulier de cet indicateur permet aux gestionnaires de projet de prendre des mesures correctives pour ramener le projet sur la bonne voie et minimiser d'éventuels retards supplémentaires.
D'autre part, l'écart de budget mesure la différence entre le budget prévu pour le projet et le budget effectivement dépensé.
Formule écart de budget :
Il est calculé de la manière suivante :
Ecart de budget = Budget total réestimé à date – Budget total planifié initialement
A savoir que le Budget total réestimé à date = Budget consommé à date / % d'avancement réel du projet
Cet écart aide à identifier rapidement les problèmes financiers, tels que les dépassements de coûts, et à prendre des mesures pour réaligner les dépenses avec le budget initial.
Ces deux KPI sont souvent présentés côte à côte sur un tableau de bord de gestion de projet, comme le montre l'exemple de tableau de bord en image ci-après :
3. Statut et avancement
Un aperçu visuel ou un tableau récapitulatif montrant le statut d'avancement de chaque projet, généralement sous forme de codes couleur ou d'icônes. Cela permet de visualiser rapidement les projets en cours, ceux qui sont en retard ou qui nécessitent une attention particulière.
4. Budget et ressources
Des informations sur l'allocation des ressources et le suivi des budgets pour chaque projet, permettant de visualiser les dépenses, les écarts budgétaires, les ressources allouées et les ressources disponibles.
En début de projet, le chef de projet estime le budget total ainsi que la consommation de budget mois par mois (ou semaine par semaine ou bien trimestre par trimestre, dépendant de la granularité et de la longueur du projet).
Cette estimation de budget servira ensuite de ligne de base pour le suivi au réel.
Au cours d'un projet, le suivi et le contrôle sont des éléments essentiels.
L'analyse des écarts par rapport à la ligne de base initiale est une partie cruciale de ce processus.
Cette analyse permet de confirmer si le projet reste bien dans les limites du budget fixé et d'apporter des corrections ou des justifications pour tout écart identifié dans les plus brefs délais.
5. Diagrammes et visualisations
L'utilisation de graphiques, de diagrammes ou d'autres visualisations peut aider à rendre les informations plus accessibles et compréhensibles.
Cela peut inclure des diagrammes de Gantt pour la planification des projets, des graphiques en barres pour les budgets ou les ressources, des graphiques en camembert pour la répartition des projets par catégorie, comme dans l'exemple ci-après :
6. Filtrage et tri
Des fonctionnalités permettant de filtrer et de trier les projets en fonction de différents critères tels que la priorité, le statut, la catégorie, le responsable, etc.
Cela permet de personnaliser la vue du tableau de bord en fonction des besoins spécifiques de l'utilisateur.
7. Alertes et notifications
La possibilité de recevoir des alertes ou des notifications en cas de changements importants dans le statut des projets, les échéances, les dépassements de budget, etc.
Cela permet aux utilisateurs de rester informés des événements critiques.
Il est important de noter que ces composantes clés peuvent être adaptées et personnalisées en fonction des exigences et des spécificités de chaque organisation et de son portefeuille de projets.
Télécharger ce modèle de tableau de bord de portefeuille de projets
Bonnes pratiques pour l’élaboration d’un tableau de bord
La mise en place d'un tableau de bord portefeuille projets efficace nécessite une planification minutieuse et l'application de bonnes pratiques.
Voici quelques recommandations pour une mise en place réussie :
a. Définir les objectifs spécifiques
Avant de créer le tableau de bord, déterminez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. Cela guidera la sélection des informations essentielles et aidera à suivre la performance globale du portefeuille
b. Choisir les indicateurs clés de performance (KPI)
Ces indicateurs doivent être alignés sur les objectifs stratégiques de votre organisation. Il faut éviter de surcharger le tableau de bord avec trop d'indicateurs
c. Collecter les données pertinentes
Les données qui alimentent le tableau de bord doivent être fiables, précises et à jour. Il faut aussi identifier les sources de données nécessaires
d. Présentation visuelle claire
Utilisez des graphiques, des tableaux et des diagrammes pour faciliter la compréhension des informations. Les visualisations graphiques rendent les données plus digestes
e. Maintenir le tableau de bord à jour
Les données doivent être actualisées régulièrement pour assurer leur pertinence et leur fiabilité
f. Personnalisation en fonction des utilisateurs
Le tableau de bord doit être adapté en fonction des besoins spécifiques des différents utilisateurs. La vue et les fonctionnalités peuvent être personnalisées en fonction des rôles et des responsabilités de chaque utilisateur
g. Formation des utilisateurs
Il faut veiller à ce que les utilisateurs comprennent comment utiliser le tableau de bord et interpréter les informations présentées
h. Évaluations régulières
Il est essentiel d'effectuer des évaluations régulières de l'efficacité du tableau de bord. Il faut recueillir les commentaires des utilisateurs et identifier les améliorations potentielles.
Exemples de mise en place réussie de tableau de bord
Voici quelques exemples de mise en place réussie de tableau de bord de portefeuille de projet :
1. Cas d'une entreprise technologique mondiale
Une entreprise technologique mondiale a mis en place un tableau de bord portefeuille projets pour gérer sa large gamme de projets de développement de produits.
Avant l'implémentation du tableau de bord, l'entreprise faisait face à des problèmes de coordination, de dépassement de budgets et de retards fréquents.
L'entreprise a bénéficié de plusieurs avantages grâce à l'implémentation du tableau de bord du portefeuille de projets :
- Vue d'ensemble claire : Le tableau de bord a permis aux décideurs d'avoir une vision globale et claire de tous les projets en cours, leur état d'avancement et les ressources allouées
- Prise de décisions optimisée : Cela a facilité la prise de décisions rapides et éclairées. Les projets à risque ont été identifiés, les priorités ajustées et les ressources allouées de manière optimale
- Gestion proactive des risques : Le tableau de bord a aussi permis une gestion anticipative des risques. Les obstacles potentiels ont été identifiés en amont et des mesures d'atténuation appropriées ont été mises en place
- Gestion efficace des ressources : Enfin, le tableau de bord a contribué à une meilleure gestion de l'allocation des ressources, en identifiant les ressources disponibles et en les répartissant efficacement entre les différents projets.
2. Cas d’une organisation gouvernementale
Une organisation gouvernementale, chargée de la mise en œuvre de programmes et de projets publics, a adopté un tableau de bord portefeuille projets.
Cet outil est destiné à améliorer la gestion de ses initiatives.
En outre, il vise à optimiser l'utilisation des ressources budgétaires.
Avantages de l'implémentation du tableau de bord portefeuille de projets
a. Transparence et responsabilité accrues
Le tableau de bord a fourni une visibilité claire sur l'état d'avancement des projets, les dépenses et les résultats obtenus.
Cette transparence a amélioré la responsabilité dans l'utilisation des ressources publiques.
Les parties prenantes et les décideurs peuvent ainsi suivre les progrès et intervenir avec des mesures correctives si nécessaire.
b. Prise de décisions éclairées
Le tableau de bord, grâce à ses indicateurs de performance clés et aux rapports générés, a facilité la prise de décisions basées sur des données tangibles.
Les informations en temps réel ont permis une meilleure compréhension de l'impact des projets, permettant une réallocation des ressources en fonction des priorités stratégiques.
c. Évaluation et priorisation efficaces des projets
L'organisation gouvernementale a utilisé le tableau de bord pour évaluer et prioriser ses projets.
Cette hiérarchisation s'est basée sur l'impact de chaque projet et sa contribution aux objectifs gouvernementaux.
Quelques erreurs à éviter
Voici quelques erreurs à éviter lors de la création et de la gestion d'un tableau de bord portefeuille de projets :
a. Minimiser la surcharge d'informations
Évitez de trop charger le tableau de bord avec des informations inutiles ou non pertinentes.
Pour éviter la confusion, il est essentiel de se concentrer sur les indicateurs clés et les informations essentielles.
b. Actualisation régulière des données
Assurez-vous de mettre à jour régulièrement les informations du tableau de bord.
Des données obsolètes ou non actualisées peuvent conduire à des prises de décision incorrectes.
c. Alignement sur les objectifs stratégiques
Veillez à ce que les informations présentées dans le tableau de bord soient alignées sur les objectifs stratégiques de l'organisation.
d. Communication efficace
Utilisez le tableau de bord comme un outil de communication pour partager les informations clés avec les parties prenantes.
Assurez-vous que les informations sont compréhensibles et présentées de manière convaincante.
e. Réception des commentaires
Écoutez les commentaires et les suggestions des utilisateurs du tableau de bord.
Leur retour peut vous aider à améliorer la convivialité et la pertinence du tableau de bord.
Conclusion
L'utilisation d'un tableau de bord portefeuille de projets est devenue une nécessité incontournable pour les organisations qui cherchent à gérer efficacement leur portefeuille de projets.
Cet outil stratégique offre une vue d'ensemble consolidée, permettant aux responsables de prendre des décisions éclairées, d'allouer les ressources de manière optimale et de maximiser le succès des projets.
Grâce à des indicateurs de performance clés, des visualisations graphiques et une communication transparente, le tableau de bord portefeuille favorise une gestion proactive, une collaboration efficace et une réactivité face aux défis et aux opportunités qui se présentent.
L'adoption d'un tableau de bord portefeuille de projets peut transformer la gestion de projet au sein de votre organisation, en apportant une clarté et une transparence indispensables pour atteindre vos objectifs stratégiques.
