Une revue de projet est une réunion essentielle qui permet d'évaluer l'avancement, la performance et la viabilité d'un projet à différentes étapes de sa réalisation. Elle offre une occasion de rassembler les parties prenantes, les membres de l'équipe et les décideurs afin d'examiner de manière critique les objectifs, les résultats obtenus, les problèmes rencontrés et les perspectives d'amélioration.
On a parfois tendance à minimiser l'importance de cette revue. C'est pourtant un moment très important de votre projet. Voyons pourquoi.
Qu'est-ce que la revue de projet?
La revue de projet, aussi appelée réunion de revue, est une des réunions essentielles du projet.
Elle a lieu à la fin de chaque phase majeure.
Elle permet à la fois de valider que le travail accompli jusque-là est en ligne avec le plan détaillé et d’officialiser le passage à la phase suivante.
Il y a donc plusieurs revues durant un projet.
Quelle est l'utilité de la revue de projet?
La revue de projet est associée à un jalon, une phase majeure du projet.
Cela la différencie par rapport aux comités de pilotage ou aux comités de suivi de projet qui sont des réunions organisées à intervalles réguliers, chaque mois ou chaque quinzaine.
C’est aussi une réunion où l’on va prendre des décisions, basées sur l’état du projet par rapport au plan initial et au accords entérinés durant la revue de la charte projet.
La décision la plus importante étant de passer à la phase suivante du projet.
Parfois, les problèmes rencontrés dans la réalisation du projet ou un changement de stratégie de l’entreprise aboutissent à une décision négative et le projet est soit arrêté, soit recalibré.
Heureusement, la plupart du temps, ces réunions ne sont que des confirmations du bon déroulement du projet.
Ces réunions vont donc servir à :
- Faire le point sur l’état d’avancement du projet par rapport aux accords de la phase précédente
- Partager avec tous les participants une vision claire, précise et transparente
- Partager les problèmes rencontrés et les solutions appliquées ou proposées
- Favoriser les discussions et échanges
- Prendre des décisions, techniques ou financières
- Et par conséquent, renforcer la cohésion et le support du projet
Quand l'organiser?
On organise ces réunions à la fin de chaque étape majeure du projet, au passage d’un jalon.
Dans la méthode Stage-Gate, ces réunions servent à décider si oui ou non le projet peut passer la porte et procéder à l’étape suivante.
Découvrez ici notre article sur les jalons de projet.
Qui inviter?
Cette réunion visant à prendre des décisions majeures, on invitera tous les décisionnaires.
Outre le sponsor et le chef de projet, cela veut donc dire tous les responsables des départements impliqués dans la réalisation ainsi que les bénéficiaires du projet – donc le représentant du client le cas échéant.
L’équipe projet elle sera impliquée dans la préparation de cette revue.
Dans certains cas, les responsables de la réalisation de certains livrables seront invités afin de répondre en détail aux éventuelles questions techniques.
Déroulement des revues de projet
La préparation
Ces réunions de revue sont d’une importance primordiale pour le projet.
Leur préparation doit être impeccable et son contenu aussi transparent que possible.
Ne pas tomber dans des descriptions techniques dont la teneur échapperait à une grande partie de l’audience.
Cette préparation va se faire lors d’une – ou plusieurs – réunion(s) avec votre ou vos équipe(s).
On va reprendre chaque livrable de la phase qui se termine et noter ce qui a été réalisé, ce qu’il reste à faire, les problèmes rencontrés et les risques résiduels.
On va aussi faire le point avec les membres de l’équipe qui surveillent les aspects financiers.
Il s’agit d’une revue de fin de phase, les aspects financiers doivent être discutés et comparés avec les estimations de la phase et les chiffres approuvés lors du jalon précédent.
Enfin, toutes ces informations seront résumées dans une présentation comprenant :
- L’agenda de la réunion ;
- Un tableau de bord ou un résumé des points qui seront discutés, sur une page, qui sera la page de référence ;
- 1 ou 2 transparents par livrable ;
- Un résumé des risques résiduels ;
- Les différentes décisions espérées lors de la réunion ;
- Et enfin une annexe, avec des informations plus détaillées permettant de répondre aux questions précises.
En savoir plus sur le tableau de bord de projet.
La répétition générale avec le sponsor
Si votre projet est sponsorisé, n’oubliez jamais de revoir la présentation avec votre sponsor quelques jours ou au moins quelques heures avant la réunion de revue.
Gardez toujours du temps pour revoir ou corriger votre présentation en fonction du retour d’information du sponsor.
Par expérience, un sponsor a horreur d’apprendre des informations concernant le projet en présence d’autres membres de la direction.
En particulier si le projet rencontre des difficultés.
L’autre avantage de cette pré-revue est que le sponsor connaît probablement mieux que vous les décisionnaires présent.
Il n’est pas rare qu’il (ou elle) vous demande des changements de formulation, d’ignorer un détail trop précis, ou pointe des informations manquantes.
Soyez sûr(e) que le temps passé ensemble sera extrêmement récompensé.
La réunion de revue
Armé(e) de cette présentation, vous pouvez maintenant mener la réunion en toute confiance.
Même si vous avez certaines mauvaises nouvelles à partager, votre sponsor sera là pour vous soutenir.
Prévoyez toujours du temps pour les questions et prenez le temps d’y répondre de manière détaillée.
Les questions très précises peuvent éventuellement être discutées après la réunion si elles ne concernent pas la majorité des participants.
Après la réunion
Nous venons de prendre des décisions qui influencent le projet.
Ces décisions doivent être reprises et confirmées noir sur blanc.
On va donc établir des minutes détaillées de ce qui a été discuté et noter les décisions prises, en nommant les personnes présentes et les accords concernant le jalon suivant.
Ces minutes, une fois revues et confirmées par le sponsor, seront envoyées à chaque participant et archivées dans le dossier du projet.
Découvrez ici nos conseils pour établir les compte rendus de réunion.
Et puisque des décisions importantes ont été prises, prenez le temps d’en informer l’ensemble de votre équipe.
Rien de tel pour renforcer l’esprit d’équipe et le rassemblement autour d’un même objectif !
Conseils et erreurs à éviter
Prenez ces réunions de revue de projet avec tout le sérieux qu’elles méritent.
Une réunion mal préparée, des informations cachées ou incomplètes, un acteur majeur oublié dans les invitations, tout cela peut créer d’énormes problèmes.
Comme dans toute communication, la transparence est essentielle à une collaboration durable.
En savoir plus sur la communication efficace du chef de projet.
Les participants ne sont peut-être pas tous en faveur de votre projet.
Essayez de les convaincre, de les amener à supporter l’initiative, pour le bien de l’entreprise.
Si vous avez besoin d’une extension de budget, faites une étude détaillée.
Mais assurez-vous que vous ne devrez pas demander à nouveau de l’argent lors de la prochaine revue.
Des demandes répétées de fonds supplémentaires feront douter de vos capacités d’estimations.
La plupart des autres problèmes seront réglés plus ou moins facilement.
La partie financière est toujours plus délicate.
Conclusion
Les revues de projet sont des étapes essentielles dans la réalisation et la livraison de votre projet.
A ce titre, elles doivent être préparées minutieusement.
Tout problème partagé doit être accompagné de propositions de solution(s).
Il est important aussi de revoir les présentations avec votre ou vos sponsors avant la réunion générale.
Comme toute réunion décisionnelle, ces revues doivent faire l’objet de minutes détaillées et nominatives.
Outre les décisions prises, ces réunions doivent aussi servir à la compréhension claire et transparente, à la cohésion des équipes dirigeantes et des équipes projet.
Ce sont des moments privilégiés dans la vie d’un projet et une occasion unique de montrer et vanter le travail de toutes les personnes impliquées.
