Lors de la gestion multi-projets comme dans le cadre de la gestion d'un programme, le rétroplanning prend une importance particulière.
Ce dernier se base sur les échéances de chaque projet, contrairement au planning traditionnel qui part de la date de début.
Dans cet article, nous verrons les défis et méthode de création d'un rétroplanning dans le cadre d'une gestion simultanée de plusieurs projets.
Qu’est-ce que le rétroplanning ?
Comprendre le rétroplanning est crucial, en particulier dans un cadre multi-projets.
Imaginez-le comme l'assemblage à rebours de plusieurs puzzles simultanément, où l'image de chaque puzzle symbolise le résultat final d'un projet distinct.
Si la finalité de chaque projet est claire et immuable, le véritable défi est d'identifier le point de départ.
Dans cette mêlée, plutôt que de commencer par un coin du puzzle, comme c'est généralement le cas, le rétroplanning vous invite à démarrer par la pièce finale.
Vous remontez alors le temps, déchiffrant les étapes nécessaires pour atteindre le début, tout en équilibrant plusieurs projets en parallèle.
Pourquoi faire un rétroplanning multi projets ?
Le rétroplanning multi-projets s'impose comme un outil stratégique en gestion de projet, grâce à sa capacité à structurer le travail autour d'une date de fin fixe et non négociable.
Cette méthodologie assure une maîtrise méticuleuse des différentes tâches et de leur enchaînement, garantissant que chaque projet atteigne sa finalité dans les délais impartis.
En mettant l'accent sur la date de conclusion, on offre une clarté inégalée à toutes les parties prenantes, instaurant un suivi progressif et quantifiable des avancements.
Orchestrer simultanément plusieurs initiatives à travers le rétroplanning permet de tracer leur parcours depuis leurs dates de clôture jusqu'à leurs départs.
Cette démarche met en lumière les étapes cruciales, les interdépendances entre projets et les ressources requises, facilitant ainsi la coordination, l'affectation judicieuse des ressources et le respect des échéances.
Ainsi, opter pour le rétroplanning multi-projets, c'est choisir une vision globale, structurée et efficace de la gestion de projet.
Défis de la gestion multi projets en phase de planification
Gérer plusieurs projets en parallèle présente un ensemble unique de défis qui peuvent compliquer la tâche du chef de projet en phase de planification.
1) Manque de ressources
L'un des défis les plus courants est le manque de ressources, qu'il s'agisse de temps, de personnel ou de budget.
Dans un environnement multi-projet, les ressources sont souvent partagées entre différents projets, ce qui peut entraîner des conflits et des retards.
2) Conflits d'échéances
Lorsque plusieurs projets sont gérés simultanément, les échéances peuvent facilement entrer en conflit.
Cela est particulièrement vrai si les projets sont interdépendants ou s'ils partagent des ressources communes.
Le risque est alors de se retrouver dans une situation où les retards s'accumulent, créant un effet domino sur l'ensemble des projets.
3) Les dépendances entre les projets
Dans un environnement multi-projet, les projets ne sont souvent pas isolés les uns des autres.
Ils peuvent avoir des dépendances, c'est-à-dire que le succès ou l'échec de l'un peut avoir un impact sur les autres.
Ces dépendances augmentent la complexité de la gestion et nécessitent une planification et un suivi minutieux.
Bénéfices du rétroplanning multi projets
Dans un contexte multi-projet, les échéances peuvent rapidement devenir un casse-tête.
Le rétroplanning vous donne une vue d'ensemble des délais de chaque projet, ce qui facilite la prise de décisions éclairées.
Vous pouvez anticiper les retards et prendre des mesures correctives avant qu'ils n'affectent d'autres projets.
Le rétroplanning crée un cadre qui facilite la communication entre les différentes parties prenantes.
En ayant une vue claire des échéances et des tâches à accomplir, les équipes peuvent mieux collaborer et les gestionnaires peuvent communiquer plus efficacement avec les clients et les sponsors.
Quelles est la différence entre rétroplanning et planning classique ?
Étant donné que le planning classique est fait à partir de la date de début du projet, un dépassement de planning peut être toléré et accepté, dans certains cas.
Ce qui n’est pas du tout possible dans le cas d’un projet nécessitant un calendrier à rebours.
En effet, pour ce type de projet la date de livraison ne peut en aucun cas être décalée.
La différence majeure – et non des moindres – est que le rétroplanning a une contrainte non négociable de date de livraison.
Visuellement le planning classique ressemble au calendrier à rebours.
Mais il est important de savoir que dans ce type de planning, il n’y a plus de place pour les à-peu-près.
Une analyse de risques avec un plan de remédiation bien étudié et ficelé est cruciale pour tenir les jalons.
Etudes de cas
Voici 2 exemples de retroplanning dans un contexte multiprojets :
Exemple 1 : Lancement de Produits dans une Entreprise de Tech
1) Contexte
Une entreprise de technologie prévoit de lancer 2 nouveaux produits :
- Une application mobile
- Un logiciel de gestion de données
Les deux projets partagent des ressources communes, notamment des développeurs et des spécialistes du marketing.
2) Mise en place du rétroplanning
L'équipe de gestion de projet a utilisé le rétroplanning pour identifier les jalons clés de chaque produit, tels que les phases de développement, de test et de mise sur le marché.
En partant des dates de lancement prévues, ils ont remonté le temps pour établir un calendrier maître.
Voici comment cela s’est déroulé :
Semaine 1 :
Le département a organisé une réunion de lancement au début de la première semaine.
Tous les chefs de projet et les parties prenantes clés ont été présents.
Les jalons clés de chaque projet, y compris les sprints et les revues de produit, ont été identifiés et discutés.
Semaine 2 :
Au cours de la deuxième semaine, le département a procédé à une évaluation complète des ressources disponibles et nécessaires.
Les chefs de projet ont collaboré pour identifier les ressources partagées et les possibles conflits.
Semaines 3 et 4 :
Durant les semaines 3 et 4, le département a élaboré un calendrier maître.
En partant des dates de fin prévues pour chaque projet, ils ont remonté le temps pour planifier chaque étape.
Le calendrier a été conçu pour être flexible, permettant des ajustements rapides.
Semaine 5 :
À la cinquième semaine, le département s'est concentré sur l'identification des dépendances entre les projets.
Des outils comme Jira ou Asana ont été utilisés pour tracer ces dépendances.
Un système de gestion des alertes a été également mis en place en cas de conflits potentiels.
Semaine 6 :
À la sixième semaine, le calendrier maître a été présenté à toutes les parties prenantes pour revue et validation.
Des ajustements ont été faits en fonction des commentaires reçus.
Semaine 7 :
À partir de la septième semaine, le département a instauré un processus de revue et d'ajustement continus.
Des réunions hebdomadaires ont été organisées pour mettre à jour le calendrier, réaffecter les ressources et gérer les nouvelles dépendances.
En suivant ces étapes, le département multi-projet a réussi à naviguer à travers la complexité des projets, tout en respectant les échéances et en optimisant l'utilisation des ressources.
3) Résultats
En utilisant un rétroplanning, l'entreprise a pu :
- Éviter les conflits d'échéances en allouant les ressources de manière optimale
- Anticiper les besoins en ressources humaines et financières
- Lancer les deux produits dans les délais et le budget prévus, tout en maximisant la qualité
Exemple 2 : Organisation d'Événements dans une Agence de Communication
1) Contexte
Une agence de communication est chargée d'organiser deux événements majeurs pour des clients différents, mais à des dates très proches.
Les événements nécessitent une coordination étroite en termes de logistique, de fournisseurs et de personnel.
2) Mise en place du rétroplanning
L'agence a utilisé le rétroplanning pour décomposer chaque événement en tâches plus petites et plus gérables.
En partant des dates des événements, ils ont planifié en remontant jusqu'à la phase de préparation initiale, en tenant compte des dépendances entre les tâches et les projets.
3) Résultats
Le rétroplanning a permis à l'agence de :
- Identifier les risques potentiels et de mettre en place des plans de contingence
- Assurer une communication fluide entre les équipes en charge des différents événements
- Réussir l'organisation des deux événements, en respectant les attentes des clients et en évitant les dépassements de coûts
Comment créer un rétroplanning ?
Voici 7 grandes étapes pour créer votre rétroplanning projet :
Étape 1 : Élaboration d'un WBS de Programme
Objectif : Décomposer l'ensemble du programme en projets individuels et leurs tâches respectives.
- Créer un diagramme de décomposition du programme qui inclut tous les projets
- Valider le WBS au niveau stratégique pour s'assurer qu'il s'aligne avec les objectifs globaux de l'entreprise
Étape 2 : Mise en place d'un RACI global pour le programme
Objectif : Clarifier les responsabilités de chaque intervenant sur l'ensemble des projets, notamment sur des fonctions transversales.
- Établir une matrice RACI consolidée pour le programme
- Intégrer des rôles transverses, en particulier sur des domaines fonctionnels tels que la gestion des risques, pour assurer une couverture complète et éviter les doublons ou omissions
- Veiller à ce que chaque partie prenante soit informée de son rôle et responsabilité dans le cadre du programme
Étape 3 : Identification des dépendances entre les tâches et projets
Objectif : Comprendre les interdépendances entre les projets et leurs tâches pour une coordination efficace.
- Identifier les dépendances intra-projets
- Relever les dépendances inter-projets pour éviter les chevauchements et les conflits
Étape 4 : Estimation de la durée des tâches et projets
Objectif : Prévoir le temps nécessaire pour chaque projet et ses tâches.
- S'appuyer sur des données antérieures ou des retours d'experts pour estimer les durées
- Intégrer les variations potentielles dues aux dépendances et contraintes de ressources
Étape 5 : Élaboration de l'échéancier du programme
Objectif : Disposer d'une vision consolidée des timelines de tous les projets.
- Consolider les informations de chaque projet dans un calendrier maître pour une vue globale
- Mettre en évidence les dépendances entre projets pour faciliter la coordination
Étape 6 : Identification et gestion des ressources
Objectif : Assurer une allocation optimale des ressources à travers les projets.
- Énumérer l'ensemble des ressources nécessaires pour le programme (personnel, matériaux, équipements)
- Coordonner la répartition des ressources entre projets, en particulier celles partagées
Découvrez dans cet article comment mobiliser les ressources pour des projets d'envergure.
Étape 7 : Adaptation du rétroplanning aux contraintes des ressources
Objectif : Garantir un alignement constant entre la disponibilité des ressources et les besoins du programme.
- Évaluer régulièrement la disponibilité des ressources et ajuster l'échéancier en conséquence
- Organiser des points périodiques pour évoquer les adaptations nécessaires et réallouer les ressources si besoin
Conclusion
Vous l’aurez compris, le rétroplanning, c'est quand vous avez une date butoir de projet, non négociable.
Profitez des avantages du calendrier à rebours pour avoir une meilleure estimation des ressources nécessaires, une meilleure estimation du budget de votre projet.
Enfin gérer votre projet avec le moins de stress possible. De temps en temps ce n’est pas un luxe.
La gestion de plusieurs projets en parallèle est une tâche complexe qui nécessite :
- Une planification minutieuse
- Une allocation efficace des ressources
- Une communication transparente entre toutes les parties prenantes
Dans ce contexte, le rétroplanning se révèle être un outil inestimable pour les gestionnaires de projet.
En partant de la fin pour remonter vers le début, permet de mettre en lumière :
- Les jalons clés
- Les dépendances entre les projets
- Les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés
Elle offre une meilleure visibilité sur les échéances et facilite la prise de décisions éclairées, tout en optimisant l'utilisation des ressources disponibles.
Les exemples de réussite que nous avons explorés démontrent que le rétroplanning est applicable dans divers secteurs et contextes.
Que vous soyez dans le domaine de la technologie, de la communication ou d'autres industries, cette méthode peut vous aider à naviguer à travers les défis de la gestion multi-projet.
En somme :
le rétroplanning n'est pas seulement une technique de gestion de projet, mais une stratégie globale qui peut grandement contribuer à la réussite de vos projets multiples.
Si vous n'avez pas encore adopté cette approche, il est peut-être temps de l'envisager sérieusement.
