Dans l’environnement complexe de la gestion de projet, la capacité à évaluer la santé de son projet est une compétence importante pour tout chef de projet.
Quel que soit le type de projet (création de nouveaux produits, développements informatiques, construction ou réorganisation…), la réussite dépend souvent de notre aptitude à identifier rapidement les signes de force ou de faiblesse d'un projet.
Découvrez dans cet article quelques points clés pour vous assurer, à chaque phase, que votre projet est en bonne voie en utilisant notre healthcheck de projet.
Phase d'initialisation : poser les bases d'un projet sain
Cette phase initiale permet de structurer le projet et de définir des objectifs clairs et partagés par tous les acteurs concernés.
Voici les étapes pour poser des bases saines pour un projet :
1) Initialisation du projet
Cette phase est essentielle pour bien lancer le projet.
Elle pose ses fondations et est déterminante pour la suite.
En effet, le succès du projet se définit lors de son lancement !
Un bon démarrage permet de :
- Clarifier les objectifs et les attentes
- Aligner toutes les parties prenantes
- Anticiper les éventuels défis
- Établir une base solide pour la planification et l'exécution
Il est donc important de vérifier quelques indicateurs clés et surtout de définir des seuils d’alerte.
Ces alertes doivent être considérées comme une opportunité d'amélioration et non comme un échec.
Impliquez l'équipe et les parties prenantes clés dans la mise en place des actions.
Cette approche collaborative permet de renforcer l'engagement et la compréhension commune des objectifs du projet.
Quelques exemples pour mieux illustrer ce qui doit vous inquiéter lors de cette première phase (liste non exhaustive) :
Objectifs du projet
- Alerte : Les objectifs sont vagues, non mesurables ou non alignés avec la stratégie de l'organisation.
- Seuil : Plus de 20% des objectifs ne répondent pas aux critères SMART.
Périmètre du projet
- Alerte : Le périmètre n'est pas clairement défini ou fait l'objet de désaccords.
- Seuil : Plus de 10% des éléments du périmètre sont contestés ou ambigus.
Parties prenantes
- Alerte : Certaines parties prenantes clés n'ont pas été identifiées ou impliquées.
- Seuil : Moins de 90% des parties prenantes principales ont validé la charte du projet.
Analyse des risques
- Alerte : L'analyse des risques est superficielle ou incomplète.
- Seuil : Moins de 5 risques majeurs identifiés pour un projet de taille moyenne.
Ressources
- Alerte : Les ressources nécessaires pour démarrer le projet ne sont pas identifiées ou sécurisées.
- Seuil : Moins de 80% des ressources critiques pour la phase de planification sont disponibles.
Si vous constatez que plusieurs de ces seuils sont dépassés, cela indique que la phase d'initialisation nécessite une révision approfondie avant de passer à la phase de planification (ou d’organisation).
Il est nécessaire d'adresser ces points pour éviter des problèmes plus importants dans les phases ultérieures du projet.
2) Organisation du projet
De la même manière, la phase de planification (ou d’organisation) du projet doit, elle aussi, être robuste pour démarrer avec confiance le pilotage de votre projet.
Quelques exemples d’indicateurs pour cette phase (liste non exhaustive) :
Découpage du projet (WBS - Work Breakdown Structure)
- Alerte : Le WBS manque de détails ou ne couvre pas l'intégralité du périmètre défini.
- Seuil : Moins de 90% des livrables identifiés dans la charte sont représentés dans le WBS.
Estimation des durées
- Alerte : Les estimations sont basées sur des hypothèses non vérifiées ou manquent de précision.
- Seuil : Plus de 20% des tâches ont des estimations de durée "approximatives" ou non justifiées.
Séquencement des activités
- Alerte : Des dépendances clés entre les tâches sont manquantes ou mal définies.
- Seuil : Le chemin critique n'est pas clairement identifié ou comporte des incohérences.
Plan de gestion des risques
- Alerte : Les stratégies de réponse aux risques majeurs sont absentes ou inadéquates.
- Seuil : Moins de 80% des risques identifiés ont une stratégie de réponse définie.
Modèle de la cartographie des risques
Priorisez et identifiez les risques de votre projet
Plan de communication
- Alerte : Absence de plan de communication détaillé ou inadéquation avec les besoins des parties prenantes.
- Seuil : Moins de 3 canaux de communication différents identifiés pour les parties prenantes clés.
Plan de gestion de la qualité
- Alerte : Les critères de qualité pour les livrables principaux ne sont pas définis ou sont flous.
- Seuil : Moins de 70% des livrables majeurs ont des critères de qualité mesurables associés.
Planification des coûts
- Alerte : Le budget détaillé ne correspond pas au budget initial approuvé.
- Seuil : Écart de plus de 10% entre le budget planifié et le budget initial sans justification claire.
L'atteinte de ces seuils d'alerte signale que le plan de projet nécessite une réévaluation significative.
Un plan incomplet ou incohérent à ce stade peut entraîner des retards coûteux, des dépassements de budget et des conflits durant l'exécution.
Il est préférable de prendre le temps nécessaire pour affiner le plan plutôt que de se précipiter dans une exécution mal préparée.
Rappelez-vous que la planification est un processus itératif.
L'objectif n'est pas la perfection, mais un niveau de détail et de cohérence suffisant pour guider efficacement l'exécution du projet.
Un temps supplémentaire investi dans la planification peut se traduire par une exécution plus fluide et une meilleure maîtrise du projet dans son ensemble.
Pilotage du projet : maintenir la santé tout au long de l'exécution
L'étape suivante consiste à suivre attentivement la progression du projet et à prendre des mesures préventives pour anticiper les éventuels problèmes.
Voici comment assurer une gestion efficace tout au long de l'exécution.
1) Déroulement du projet
Dans cette phase, il s’agit de sécuriser l'exécution du projet.
Là encore, voici quelques propositions (liste non exhaustive) :
Respect du périmètre
- Alerte : Des changements fréquents ou non maîtrisés du périmètre sont observés.
- Seuil : Plus de 10% de modifications du périmètre initial sans processus formel de gestion du changement.
Gestion des parties prenantes
- Alerte : Baisse de l'engagement ou de la satisfaction des parties prenantes clés.
- Seuil : Moins de 70% de participation aux réunions clés ou plus de 20% d'insatisfaction exprimée.
Gestion des conflits
- Alerte : Augmentation des conflits non résolus au sein de l'équipe ou avec les parties prenantes.
- Seuil : Plus de 3 conflits majeurs non résolus en l'espace d'un mois.
2) Suivi du projet
Concernant le suivi du projet, on doit s’assurer de la mise en place d’indicateurs pertinents et d’un tableau de bord permettant d’assurer un pilotage efficace.
Par exemple, vous pouvez suivre (liste non exhaustive) :
Présence d’indicateurs
- Alerte : Les indicateurs ne couvrent pas les 3 contraintes clés de tout projet, à savoir la qualité, les délais et les coûts
- Seuil : Il y a trop (plus de 10) ou pas assez (moins de 3) d’indicateurs de suivi sur le projet. On note une absence totale d'indicateur pour l'une des trois contraintes clés.
Mise à jour du tableau de bord
- Alerte : Le tableau de bord n'est pas régulièrement mis à jour pour refléter la réalité du terrain.
- Seuil : Plus de 2 cycles de reporting sans mise à jour complète du tableau de bord.
Suivi des actions correctives
- Alerte : Les actions correctives identifiées ne sont pas mises en œuvre ou sont inefficaces.
- Seuil : Moins de 70% des actions correctives sont clôturées dans les délais prévus.
Ces alertes et seuils permettent de surveiller de près la qualité du déroulement et le suivi du projet.
Ils offrent une base objective pour que l’urgence ne prenne pas le dessus sur la qualité de l’exécution et pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Clôture du projet : bien terminer le projet
La phase de clôture permet de capitaliser sur les réussites et les apprentissages du projet.
Il s’agit d’identifier les indicateurs permettant de clôturer sereinement le projet.
Quelques exemples (liste non exhaustive) :
1) Réalisation des objectifs
- Alerte : Les objectifs du projet ne sont pas entièrement atteints.
- Seuil : Moins de 90% des objectifs principaux sont atteints.
2) Satisfaction du client
- Alerte : Le client n'est pas satisfait du résultat final.
- Seuil : Moins de 80% de satisfaction du client exprimée.
3) Leçons apprises
- Alerte : Les leçons apprises ne sont pas documentées ou partagées.
- Seuil : Moins de 50% des leçons apprises sont documentées et partagées avec l'équipe.
4) Clôture administrative
- Alerte : Les formalités administratives de clôture ne sont pas complètes.
- Seuil : Plus de 20% des formalités administratives restent à compléter.
5) Réaffectation des ressources
- Alerte : Les ressources ne sont pas réaffectées de manière efficace.
- Seuil : Moins de 80% des ressources sont réaffectées dans les 2 semaines suivant la clôture.
6) Bilan financier
- Alerte : Le bilan financier n'est pas établi ou est inexact.
- Seuil : Écart de plus de 10% entre le coût réel et le coût prévu.
7) Archivage des documents
- Alerte : Les documents du projet ne sont pas archivés de manière appropriée.
- Seuil : Moins de 90% des documents du projet sont archivés conformément aux normes de l'organisation.
Ces alertes et seuils permettent de vérifier que la clôture du projet est réalisée de manière efficace, que les objectifs sont atteints, et que les leçons apprises sont documentées et partagées.
Cette phase permet de capitaliser sur le projet actuel, et le retour d’expérience doit pouvoir bénéficier aux futurs projets.
Health Check pour évaluer la santé de votre projet
Un simulateur d'évaluation est un outil très utile pour évaluer la santé de votre projet.
Il examine divers aspects en se basant sur des critères d'efficacité qui englobent l'intégralité du cycle de vie du projet.
Voici notre health Check qui vous guidera, à travers quelques questions clés, pour garantir le succès de vos projets.
Votre projet est en bonne voie ou est-il en train de dériver ?
Découvrez-le en moins de 5 minutes.
Évaluez les 26 affirmations en utilisant l'échelle fournie :
Pas du tout d'accord, Plutôt pas d'accord, Plutôt d'accord et Tout à fait d'accord.
1) Pourquoi utiliser cette Health Check ?
Cela vous permettra :
- D'identifier les points forts de votre projet
- De repérer rapidement les zones nécessitant une attention particulière ou des actions correctives
2) Structure de la Health Check
Notre simulateur est organisée en 2 sections principales, reflétant les phases majeures d'un projet :
- Initialisation et organisation
- Pilotage et maitrise
Chaque section contient des points de contrôle spécifiques, permettant une évaluation complète et structurée de votre projet.
Nous avons choisi de nous concentrer sur ces deux phases, car c'est à ce moment que les équipes projettent de tester ou d'évaluer la santé de leur projet.
En se focalisant sur l'initialisation et le pilotage, on permet une identification proactive des problèmes et la mise en place de mesures correctives avant d'arriver à la phase de clôture.
3) Actions correctives et amélioration continue
Pour tirer le meilleur parti de votre évaluation :
- Analysez les résultats et identifiez les domaines critiques nécessitant une action immédiate.
- Élaborez un plan d'action pour adresser les points faibles identifiés.
- Impliquez votre équipe dans la mise en œuvre des améliorations.
- Réévaluez régulièrement votre projet à l'aide du simulateur pour suivre les progrès.
N'oubliez pas que l'amélioration continue est la clé d'une gestion de projet efficace.
Utilisez cet outil comme un outil dynamique pour guider vos efforts d'optimisation tout au long du cycle de vie de votre projet.
Conclusion
Dans cet article, nous avons exploré les points de contrôle essentiels à surveiller pour maintenir la bonne santé de votre projet.
De l'initialisation à la clôture, en passant par le pilotage et le suivi, nous avons identifié des indicateurs et des seuils d'alerte pour vous aider à détecter rapidement les signes de faiblesse ou de vitalité.
L'utilisation régulière de cette Health Check vous aidera à assurer le succès de vos projets.
Elle vous permet de :
- Identifier les domaines de maîtrise de votre projet et ceux nécessitant une attention particulière.
- Prendre des décisions éclairées basées sur des données objectives.
- Anticiper et atténuer les risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs.
- Communiquer de manière transparente avec les parties prenantes sur l'état du projet.
Mais n'oubliez pas que cette Health Check n'est qu'un outil !
Son efficacité dépend de votre capacité à l'adapter à vos besoins spécifiques et à l'utiliser de manière proactive.
Chaque projet est unique, avec ses propres défis et contraintes.
Prenez le temps de personnaliser les indicateurs et les seuils en fonction de la taille, de la complexité et des exigences de votre projet.
