Ces difficultés peuvent survenir de manière inattendue ou faire partie intégrante du contexte de l'entreprise. Elles peuvent prendre la forme de contraintes, qu'elles soient externes ou internes, concerner des outils, impliquer des individus, ou même être liées à des éléments politiques.
Nous explorerons dans cet article quelques stratégies pour identifier, gérer et surmonter ces goulets d'étranglement, assurant ainsi une conduite de projet fluide et réussie.
Nous survolerons de nouveaux goulets qui sont apparus dans notre société moderne et trouverons des axes de réflexion.
Qu’est ce qu’un goulet d’étranglement ?
Un goulot d'étranglement est un point d'un système où le flux est ralenti ou bloqué, ce qui peut avoir un impact négatif sur la performance.
Il peut émerger dans divers domaines :
- Dans le Lean Management : Le goulet d'étranglement est souvent associé au gaspillage et à une mauvaise utilisation des ressources qui entravent le flux de valeur vers le client. L'identification et la résolution des goulots d'étranglement sont donc essentielles pour améliorer la fluidité des processus
- En gestion de la qualité : Ils peuvent compromettre la capacité à maintenir des standards de qualité élevés. Ils nécessitent une attention particulière car ils peuvent affecter la satisfaction du client et la conformité réglementaire
- En gestion de projet : Ils représentent des obstacles au bon déroulement du projet, impactant les délais, le budget et la qualité des livrables. La gestion efficace de ces goulets est donc cruciale pour le succès du projet
Quelles sont les causes d'un goulet d'étranglement ?
Le goulet d'étranglement peut être dû à divers facteurs, comme :
1) Le manque de ressources :
Attente de ressources matérielles ou humaines pour terminer une tâche.
2) Des compétences limitées :
Besoin de faire monter en compétence ou d’externaliser une tâche car la compétence n’est pas présente.
3) Une planification inadéquate :
Projet qui n’a pas été dument planifié et dont les différents liens entre les tâches n’ont pas été identifiées.
Il manque de prévisionnel et de prise d'actions en amont pour commencer une activité.
Exemple :
Lorsqu'il s'agit de passer une commande auprès d’un fournisseur, plusieurs étapes préalables sont nécessaires pour garantir la validation de la commande dans les délais impartis.
4) Une communication défaillante :
Manque de communication claire et efficace au sein de l'équipe ou avec les parties prenantes, ce qui peut provoquer chez certains décideurs des freinages importants.
Dans une équipe, il est crucial qu'un membre qui termine une tâche ou qui se retrouve dans l'impossibilité de la réaliser en informe les autres membres ainsi que le chef de projet.
Ceci permet de prendre les mesures appropriées en conséquence.
Exemples de goulets dus à la digitalisation
Les goulets d'étranglement dus à la digitalisation incluent plusieurs défis, tels que :
1) Difficultés d'adaptation aux nouveaux outils :
L'introduction de nouvelles technologies peut créer des retards si l'équipe n'est pas familiarisée avec ces outils.
Cela peut entraîner des ralentissements dans les projets et affecter la productivité.
2) Problèmes liés au travail à distance :
Le travail à distance peut provoquer des difficultés de communication et de coordination.
L'absence d'interactions en personne peut freiner la prise de décision et l'avancement des tâches.
Pour surmonter ces défis, Il est essentiel :
- D'établir une culture d'entreprise axée sur la formation continue et l'adaptabilité
- D'encourager les employés à se former aux nouvelles technologies et aux méthodes de travail à distance, peut aider à minimiser ces goulets d'étranglement
Comment résoudre un goulet d’étranglement ?
Aborder la question des goulets d'étranglement nécessite une analyse approfondie et méthodique.
Leur gestion s'articule autour de 4 étapes clés :
- Identifier les obstacles
- Comprendre leur nature
- Elaborer des stratégies de résolution
- Mettre en place des mesures de prévention pour l'avenir
Etape 1 : Identification des obstacles
Pour identifier un goulet d'étranglement dans un projet, il est essentiel de reconnaître les signes dès le début du projet lors de l'identification des risques et la formulation des hypothèses.
Les goulets peuvent être de nature différente comme : la pénurie de certains matériaux, l’absence temporaire de sponsor pour valider les commandes, ou encore temps de réponse d’un client très long.
D’autres entraves apparaitront au fil du projet, et il est nécessaire lors de la phase de suivi et de contrôle, de bien incorporer ces risques dans le suivi des risques et de les mettre à jour.
Les signes révélateurs incluent des retards répétés, une surcharge de travail sur certains membres de l'équipe, ou des ressources constamment insuffisantes.
En effet, les rappels de retard sur les tâches sont un bon indicateur de présence de goulets.
Parfois, une information apparemment banale peut en réalité dissimuler une alerte, comme le mécontentement d'une partie prenante, la fatigue d'un membre de l'équipe, ou un début de démobilisation.
Voici quelques axes concrets pour identifier les points de blocages :
- Surveiller en permanence le respect des délais et des échéances afin de repérer tout retard susceptible de signaler un problème éventuel
- Analyser minutieusement la charge de travail de l'équipe et prendre en compte leurs retours pour équilibrer les responsabilités
- S'appuyer sur les expériences antérieures pour éviter les erreurs récurrentes et améliorer la gestion des ressources
- Mettre en œuvre des outils de gestion de projet automatisés pour signaler et traiter en temps réel les alertes
- Gérer de manière proactive les alertes pour prévenir les crises avant qu'elles ne se manifestent
- Procéder à une analyse rigoureuse des parties prenantes pour comprendre leurs attentes et leur impact potentiel sur le projet
- Tenir à jour un registre des risques pour détecter les signes précurseurs de problèmes imminents
En management de la qualité, l’utilisation des swimlanes est cruciale pour l’identification d’un goulet d’étranglement dans un projet.
Etape 2 : Analyse et compréhension
Une fois identifié, il est crucial de comprendre la nature du goulet d'étranglement.
Est-il dû à des ressources limitées, à des compétences inadéquates au sein de l'équipe, ou à des processus inefficaces ?
Cette étape nécessite une analyse approfondie des facteurs contribuant au problème.
Exemple :
Dans un projet de développement logiciel, une équipe constate des retards récurrents dans la phase de codage.
En utilisant un outil de suivi de projet, ils découvrent que ces retards sont dus à une surcharge de travail sur deux développeurs clés, tandis que d'autres membres de l'équipe ont une charge de travail plus légère.
Après avoir identifié le goulet d'étranglement, l'équipe réalise que les deux développeurs surchargés sont les seuls à maîtriser un langage de programmation spécifique nécessaire pour certaines fonctionnalités du logiciel.
Le manque de compétences réparties au sein de l'équipe est donc la cause principale du problème.
Une analyse du macro planning et du diagramme de Gantt révèle des déséquilibres de charge de travail, et la matrice des compétences souligne un manque de compétences critiques.
Etape 3 : Stratégies de résolution
La résolution des goulets d'étranglement en gestion de projet nécessite une approche méthodique et stratégique.
Elle peut prendre plusieurs formes, en fonction de leur cause :
- Optimisation des Ressources : Si le problème est lié aux ressources, envisagez de les redistribuer, d'en acquérir de nouvelles ou de reprioriser les tâches
- Amélioration des Compétences : Pour les problèmes liés aux compétences, envisagez des formations pour les membres de l'équipe ou l'embauche de talents supplémentaires
- Révision des Processus : Si le processus est en cause, une réévaluation et une optimisation des workflows peuvent être nécessaires. L'automatisation de certaines tâches peut également alléger le fardeau. L'adoption de méthodes agiles, la simplification des procédures, ou l'automatisation de certaines tâches peuvent grandement améliorer l'efficacité
- Communication claire et régulière : Est cruciale au sein de l'équipe et avec les parties prenantes, pour identifier rapidement les problèmes potentiels et les résoudre avant qu'ils ne deviennent des goulets d'étranglement
Le plan de communication et la matrice RACI sont utilisés pour clarifier les rôles dans la résolution des goulets, tandis que la stratégie de recette et le plan de tests permettent d'identifier les déficiences des livrables.
En outre, la mise en place d'un système de gestion des risques efficace est essentielle pour anticiper et atténuer les goulets d'étranglement potentiels.
Cela implique l'identification proactive des risques, l'évaluation de leur impact potentiel, et le développement de plans de contingence pour les atténuer.
Etape 4 : Prévention des goulets d'étranglement futurs
La prévention est aussi importante que la résolution, et dans cette optique, gérer les alertes en amont est essentiel.
Un point de départ efficace est de mettre en place un plan de communication qui va non seulement formaliser les modalités de collecte des alertes, mais aussi faciliter une gestion proactive des risques.
Ce plan de communication est un outil clé pour assurer une prise en compte rapide et efficace des informations cruciales, contribuant ainsi à anticiper les problèmes avant qu'ils ne deviennent des goulets d'étranglement.
En parallèle, il est important de :
- Mettre en place des systèmes de feedback réguliers
- Encourager une communication transparente et continue
- Utiliser des outils de gestion de projet adaptés pour anticiper les problèmes potentiels
Encourager les membres de l'équipe à :
- Identifier les inefficacités
- A proposer des solutions
- A apprendre des expériences passées
Ceci peut également aider à prévenir la récurrence des goulets d'étranglement et à améliorer continuellement les processus de gestion de projet.
Ainsi, un plan de communication bien conçu, combiné à ces stratégies, permet de créer un environnement de travail où la prévention des problèmes est aussi valorisée que leur résolution.
Enfin, le PV de réception des livrables et le bilan de projet servent à prévenir les goulets d'étranglement futurs en assurant la qualité et l'intégrité des processus de clôture du projet.
Conclusion
Les goulets d'étranglement en gestion de projet sont inévitables, mais avec les bonnes stratégies, ils peuvent être surmontés et même évités.
Bien qu'étant des obstacles, ils sont également des occasions d'apprendre, de croître et d'innover.
En les abordant avec stratégie et perspicacité, vous pouvez non seulement assurer le succès de vos projets actuels, mais aussi façonner l'avenir de la gestion de projet.
La digitalisation et le travail à distance ont profondément transformé le paysage de la gestion de projet, influençant à la fois la création et la gestion des goulets d'étranglement.
Ces tendances actuelles apportent de nouveaux défis mais aussi des opportunités innovantes pour les gestionnaires de projet.
À l'avenir, on peut s'attendre à ce que la digitalisation et le travail à distance continuent d'évoluer, apportant de nouvelles méthodes pour gérer les goulets d'étranglement.
La réalité augmentée, l'intelligence artificielle, et d'autres technologies émergentes pourraient jouer un rôle clé dans la gestion de projet.
