Les projets, ambitieux ou modestes, rencontrent des incertitudes pouvant affecter leurs objectifs, délais, et budgets. Par ailleurs, l'environnement d'entreprise, affecté par des facteurs externes, impacte les finances et projets.
Ainsi, une approche proactive de gestion des risques est indispensable pour minimiser les impacts négatifs et maximiser les opportunités de succès.
Notre article couvrira les principes et différences en gestion des risques à divers niveaux : projet, portefeuille, et programme. Nous verrons également les meilleures pratiques et finiront par des cas d'usage.
Principes de la gestion des risques
D’après le « The Standard for Risk Management in Portfolios, Programs, and Projects » du PMI®, la gestion des risques dans un portefeuille projets repose sur plusieurs principes fondamentaux, communs à l’analyse générale de risques avec quelques spécificités.
Rappelons d’abord qu’un portefeuille est un ensemble de projets, de programmes, de portefeuilles secondaires et d’opérations, appelés composants du portefeuille, managés en tant que groupe, afin d’atteindre des objectifs stratégiques.
1) Identification des risques
Cette étape consiste à identifier tous les risques auxquels le portefeuille projets pourrait être confronté.
Cela implique d'analyser les aspects internes et externes susceptibles d'affecter les composants du portefeuille projets, tels que : Les contraintes budgétaires, les changements technologiques, les incertitudes du marché, etc...
- Risques stratégiques : Risques liés à l’environnement externe et interne de l’entreprise, du marché, du secteur d’activité
- Risques tactiques et d’exécution : Risques des composants escaladés au niveau portefeuille
- Risques structurels : Risques liés à la composition des portefeuilles et aux dépendances entre les éléments
2) Évaluation des risques
Une fois les risques identifiés, ils doivent être évalués en termes de probabilité d'occurrence et d'impact.
Cette évaluation permet de hiérarchiser les risques en fonction de leur importance et de concentrer les efforts sur ceux qui ont le plus grand potentiel de perturbation.
En effet, les projets sont aussi évalués en fonction de leur niveau de risque.
Les projets à faible risque et à fort impact sont souvent privilégiés pour maximiser le portefeuille de projet.
3) Planification des réponses aux risques
Sur la base de l'évaluation des risques, des stratégies de réponse doivent être élaborées pour atténuer, transférer, éviter ou accepter les risques.
Chaque risque doit avoir une réponse appropriée et un plan d'action détaillé pour minimiser ses effets négatifs.
4) Mise en œuvre des plans de gestion des risques
Les plans de gestion des risques doivent être intégrés dans la planification et l'exécution des composants du portefeuille projets, que cela soit au niveau portefeuille, programme ou projet, en fonction du cas.
Cela implique :
- L'allocation des ressources nécessaires
- La surveillance continue des risques
- L'ajustement des plans en fonction de l'évolution de la situation
5) Surveillance et contrôle des risques
La gestion des risques est un processus continu qui nécessite une surveillance constante pour :
- Identifier les nouveaux risques
- Evaluer l'efficacité des stratégies de réponse
- Prendre des mesures correctives si nécessaire
Différences de la gestion de risques aux niveaux Projets, Programmes et Portefeuilles
Un petit rappel concernant la gestion des risques aux différents niveaux : projet, portefeuille et programme.
Voici une explication des différences :
1) Gestion des risques au niveau du projet
- Focus : La gestion des risques au niveau du projet se concentre sur les risques spécifiques liés à la réalisation d'un projet individuel
- Détails : Elle implique l'identification, l'analyse, l'évaluation et la réponse aux risques qui pourraient affecter la réalisation des objectifs du projet
- Responsabilité : Le chef de projet est généralement responsable de la gestion des risques au niveau du projet, avec une implication de l'équipe de projet dans le processus
2) Gestion des risques au niveau du programme
- Scope : La gestion des risques au niveau du programme élargit la perspective pour inclure les risques qui découlent de l'exécution simultanée de plusieurs projets liés
- Coordination : Elle implique la coordination des risques entre les projets au sein du programme, ainsi que la gestion des risques spécifiques au niveau du programme
- Outils : Des techniques telles que l'analyse de dépendance des projets, l'analyse des risques inter-projets et l'utilisation de modèles d'analyse de risque spécifiques aux programmes peuvent être utilisées
3) Gestion des risques au niveau du portefeuille projets
- Vue d'ensemble : La gestion des risques au niveau du portefeuille projets prend une perspective globale de tous les projets, programmes et activités de l'organisation
- Scope : Elle prend en compte à la fois les risques structurels liés à la conception du portefeuille, ainsi que les risques individuels venant des différents composants
- Priorisation : Elle implique la priorisation des investissements et des ressources en fonction de "l'appétit pour le risque" et des objectifs stratégiques de l'organisation
- Arbitrage : La gestion des risques au niveau du portefeuille peut impliquer des décisions d'arbitrage entre différents projets et programmes en fonction de leur contribution relative aux objectifs globaux de l'organisation
- Synergie : Certains risques sont communs à plusieurs projets et leur gestion au niveau portefeuille projets permet d’optimiser l’accompagnement et les réponses
En résumé :
- La gestion des risques au niveau du projet se concentre sur les risques spécifiques au projet
- La gestion au niveau du programme élargit la perspective pour inclure les risques entre les projets
- Tandis que la gestion au niveau du portefeuille prend une vue globale de tous les projets et programmes pour aligner les risques avec les objectifs stratégiques de l'organisation. Elle favorise également un meilleur accompagnement régulier des repriorisations qui peuvent avoir lieu sur le portefeuille
Meilleures pratiques en gestion des risques de portefeuille
La gestion de risque au niveau du Portefeuille s’inclut dans son cycle de vie :
Même si l’approche est la même, la gestion de risque au niveau portefeuille comporte des spécificités par rapport à la gestion au niveau projets.
On peut mettre en valeur les points suivants :
1) Centralisation de la gestion des risques
Centraliser la gestion des risques au niveau du portefeuille projets permet une vue d'ensemble des risques et une coordination efficace des stratégies de gestion à travers tous les composants du portefeuille.
2) Communication et sensibilisation
La communication au niveau portefeuille est différente.
Elle prend en compte des parties prenantes de plus haut niveau dans l’entreprise.
Elle permet également de mutualiser les messages, dans le cas de risques communs à plusieurs composants du portefeuille projets.
3) Synergie et priorisation
Lorsque des risques sont communs à plusieurs composants du portefeuille, il sera plus efficace de le gérer et d’apporter une réponse efficace.
En ayant une vision globale de tous les risques du portefeuille projets on pourra également prioriser les analyses et les réponses, optimisant l'utilisation des réserves.
4) Action au niveau des composants du portefeuille projets
La marge de manœuvre est plus grande.
Au niveau portefeuille on peut imaginer la création de nouveaux projets pour agir sur des risques spécifiques ou tirer parti d’opportunités, annuler ou stopper certains composants pour diminuer certains risques.
5) Compréhension de l’attitude et de l’appétence face aux risques
C’est au niveau portefeuille que l’on peut mieux comprendre, gérer et créer la bonne communication concernant l’attitude face aux risques et l’appétence de l’organisation et de ses principales parties prenantes.
Les déterminants d'une gestion des risques efficace
Outre les meilleures pratiques, il y a des facteurs déterminants pouvant être mises en œuvre pour optimiser la gestion des risques dans un portefeuille projets :
1) Équilibre risques et opportunités
La gestion des risques ne se limite pas à atténuer les menaces, mais aussi à identifier et à exploiter les opportunités.
Les organisations doivent adopter une approche équilibrée qui prend en compte les deux aspects pour maximiser la valeur ajoutée.
2) Flexibilité et agilité
Aujourd’hui l’environnement est dynamique et imprévisible ; on utilise parfois les concepts de VUCA ou BANI.
Les organisations doivent être flexibles et agiles pour s'adapter rapidement aux changements et ajuster leurs stratégies de gestion des risques en conséquence.
3) Vision de synthèse et action mutualisée
Les risques au niveau portefeuille et les risques communs à plusieurs composants doivent être traités de manière mutualisée, avec une vision synthétique, pour optimiser les plans de réponses.
4) Collaboration et partenariats
La collaboration avec les parties prenantes internes et externes peut fournir des perspectives précieuses sur les risques potentiels et les meilleures pratiques de gestion.
Les partenariats stratégiques peuvent également aider à partager les risques et les responsabilités.
5) Gestion des réserves
Il est possible de maintenir les réserves pour aléas au niveau portefeuille et composants et gérer la réserve pour imprévus au niveau portefeuille.
Cela permet en général de diminuer le montant général et en même temps de mieux l’utiliser.
6) Retours d’expérience et échanges
La gestion des retours d'expérience au niveau du portefeuille, ainsi que la tenue fréquente de revues de portefeuilles, facilitent un échange d'informations et d'expériences efficace et rapide entre les équipes des différents composants.
Cette approche contribue à une gestion des risques plus efficace.
Dans la pratique
Les explications ci-dessus sont des bases méthodologiques nécessaires à la bonne compréhension de la gestion de risque au niveau portefeuille.
Voici quelques exemples pour mieux visualiser.
1) Négociation avec un fournisseur
- Contexte : Plusieurs projets expriment un risque concernant un retard dans la livraison d’équipements
- Première approche : Entrer en contact avec le fournisseur, rappelant la demande totale, au niveau portefeuille, et non plus au niveau des projets individuels
- Deuxième approche : En cas de problème de disponibilité des équipements, définir des priorités au sein du portefeuille projets en fonction de la criticité des projets, ou programmes.
2) Création d’un projet pour des activités communes
- Contexte : Plusieurs projets ont les mêmes besoins en termes de mise en place d'infrastructures serveurs. Un retard de ces tâches est un risque pour le chemin critique des projets
- Approche : Créer un projet transverse, spécifique à la mise en place d’infrastructure serveur, pour optimiser les ressources associées et laisser les chefs de projets des projets « clients » se concentrer sur le « cœur » de leurs projets
3) Mutualisation de ressources, optimisation de plan de charge
- Contexte : Plusieurs projets expriment un risque concernant l’unicité de ressources ou l’éventuel impact des congés sur l’exécution des projets
- Approche : Créer un plan de ressources commun aux différents projets, avec des réponses proposant des remplacements ou des doublures concernant les ressources critiques
4) Optimisation de la réponse aux risques technologiques
- Contexte : Plusieurs projets expriment un risque concernant une nouvelle technologie. Ces projets n’ont pas les mêmes échéanciers
- Approche : Communiquer rapidement les leçons apprises du projet en avance sur les autres afin de mettre à jour les plans de réponses aux risques des autres projets
5) Gestion centralisée des réserves
- Contexte : Pour suivre les meilleures pratiques, chaque projet devrait avoir des réserves financières pour faire face aux aléas et aux imprévus
- Approche : Centraliser la gestion des réserves au niveau portefeuille. Cela permet de diminuer le montant total, surtout pour les imprévus, la somme allouée étant toujours difficile à évaluer, et elle peut être optimisée à plus haut niveau
6) Optimisation des dépendances entre projets
- Contexte : La dépendance entre projet peut être considérée comme un risque à l’échelle des projets
- Approche : Évaluer les dépendances entre projets au niveau portefeuille. Ceci peut impliquer trouver des opportunités en matière de synergie, éventuellement réorganiser les projets
7) Mutualisation des réponses aux risques
- Contexte : Plusieurs projets identifient le même risque
- Approche : Monitorer et contrôler le risque au niveau portefeuille. Si nécessaire, exécuter la réponse au niveau portefeuille pour une meilleure efficacité
Conclusion
La gestion des risques dans un portefeuille projets suit la même méthodologie que la gestion de risques en général.
Du fait de la vision d’ensemble d’un portefeuille il est possible d’analyser et d’agir de manière plus efficace afin de diminuer l’impact des risques et optimiser les opportunités.
La marge de manœuvre est plus grande.
C’est également un exercice plus diplomatique, la connaissance et la gestion de l’appétence aux risques de l’organisation et des principales parties prenantes étant un facteur essentiel.
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