La gestion multi projets est une démarche qui permet de gérer plusieurs projets de tailles et de complexités différentes, de façon simultanée, en les priorisant continuellement, en optimisant les ressources qui sont impliquées dans sa réalisation et en maximisant leur valeur ajoutée.
Cependant, il arrive souvent que la gestion multi-projets soit confondue avec la gestion de programme et la gestion de portefeuille de projets.
Avant de vous livrer nos conseils pour gérer efficacement plusieurs projets en même temps, nous allons faire la lumière entre la définition des différents concepts.
Qu’est ce que la gestion multi projets ?
Dans une entreprise, nous pouvons avoir plusieurs projets complètement indépendants. Chacun ayant son propre cycle de vie avec ses propres objectifs, ses échéances, son budget et ses équipes, qui seront gérés par un seul chef de projet : c’est la gestion multi projets.
Ces projets distincts sont souvent gérés par un seul chef de projet qui est responsable de la supervision et de la coordination de tous les projets, assurant ainsi que chaque projet reste sur la bonne voie et atteint ses objectifs dans les délais et le budget définis.
1) Pourquoi faire ?
L'approche de la gestion multi projets vise à surveiller et coordonner divers projets indépendants en même temps, dans le but d'assurer la réussite de chaque projet individuel.
Pour ce faire, le chef de projet doit faire en sorte que les ressources soient gérées de façon optimale et que chaque projet atteigne bien les objectifs définis lors de son cadrage.
2) L'affectation des projets au chef de projet
Selon l'activité de l'entreprise, la désignation des projets individuels à un chef de projet se fait progressivement. Il incombe au gestionnaire de projet d'inclure ces projets individuels dans sa stratégie de gestion simultanée de projets afin d'obtenir une vue d'ensemble plus claire.
Il se peut que certains de ces projets partagent des ressources communes. Le chef de projet doit suivre les capacitaires et se tenir informé de ce qui se passe sur chaque projet afin d’optimiser le déplacement des ressources d’un projet à un autre, en fonction des priorités et des besoins.
Les activités de gestion de projet s’appliquent bien dans le cadre de la gestion simultanée de projets mais avec un enjeu beaucoup plus fort de priorisation et de coordination entre les projets individuels.
Différence entre gestion multi projet, gestion de programme et gestion de portefeuille de projets
Les trois approches gestion multi projets, gestion de programme et gestion de portefeuilles de projets permettent tous de gérer plusieurs projets en parallèle.
Cependant, il existe des différences fondamentales entre les projets impliqués dans ces 3 approches, les façons de les gérer ainsi que leurs objectifs :
- La gestion multi-projets met l’accent sur la coordination et le suivi efficace des projets indépendants pour garantir que chaque projet atteigne ses objectifs spécifiques
- La gestion de programme, quant à elle, met l’accent sur la gestion de façon cohérente d’un ensemble de projets interdépendants ayant un objectif commun et ceci grâce à une planification stratégique efficace
- La gestion de portefeuille de projets a pour objectif de maximiser la valeur globale et de garantir l’alignement stratégique de l’entreprise en gérant un ensemble de projets et de programmes qui sont liés. C'est précisément dans cette optique que se manifeste la pertinence du tableau de bord de portefeuille de projets
Télécharger ce modèle de tableau de bord de portefeuille de projets
La figure ci-dessous illustre les différences fondamentales entre ces 3 approches :
Même si elles sont différentes, ces 3 types de gestion doivent garantir de la disponibilité des ressources partagées et avoir l’assurance à tout moment, du capacitaire.
Elles doivent également garantir la priorisation des projets et des activités de projets, et avoir une stratégie bien propre à chacune.
En effet, la stratégie de gestion n’est pas du tout la même quand il s’agit de gestion de portefeuille de projets, de gestion de programme ou de gestion multi projets.
Comment gérer plusieurs projets simultanément ?
Selon le contexte, gérer un projet est déjà un réel défi, alors gérer plusieurs projets en parallèle peut s'avérer véritablement difficile si vous n’avez pas les processus, la stratégie et les connaissances adéquats.
La figure ci-dessous vous illustre une stratégie circulaire basée sur 7 étapes, dont le point de départ, l’élément principal et central est la note de cadrage :
Étape 1 - Une note de cadrage claire
Il est essentiel de mettre l'accent sur le cadrage de chaque projet au sein de la gestion multi projets.
Cela comprend la définition précise de ses objectifs, l'identification des KPI à surveiller, la mise en place des jalons importants, l'établissement des RACI, ainsi que la compréhension des impacts potentiels que le projet pourrait avoir sur d'autres projets et/ou sur l'entreprise dans son ensemble.
Cette note de cadrage constitue le point de départ des étapes suivantes. Elle doit donc être aussi détaillée et claire que possible, permettant à toutes les parties prenantes de comprendre le rôle qu'elles doivent jouer, les résultats attendus, les échéances, les responsabilités et les moyens d'évaluer le succès du projet.
Découvrez dans cette vidéo comment bien cadrer un projet dès le démarrage du projet :
Étape 2 - Une planification intégrée de l’ensemble de vos projets
Si vous gérez 10 projets en même temps, vous n’aurez pas le temps de suivre et de mettre à jour 10 plannings créés à des endroits différents ou dans des fichiers différents. Ce sera vraiment une perte de temps, un manque d’efficacité et vous risquez de passer à côté d’éléments importants. Vous avez besoin d’être proactif.
Vous devez donc planifier vos projets au même endroit (sur une même interface) pour avoir une vision globale de l’ensemble, savoir sur quoi vos équipes travaillent, leur état d’avancement et rééquilibrer leurs activités.
Cela vous offre la possibilité de contrôler autant d'activités que possible et d’identifier toutes les activités qui se chevauchent.
La planification intégrée de tous vos projets au même endroit vous permet de gérer efficacement les risques, les ressources, les capacitaires, et de prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement.
En effet, cela vous permet d’identifier rapidement les potentiels conflits entre les ressources, les goulets d’étranglement et de réajuster votre planning global.
Étape 3 - Des priorisations à deux niveaux (macro et micro)
Tout peut vous sembler important, urgent à faire surtout si vous écoutez certaines parties prenantes.
Cependant, lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps, vous devez prioriser continuellement.
3.1) Priorisation macro
La définition des priorités au niveau macro, vous permettra de savoir quand lancer vos projets et quel projet lancer.
Pour établir les priorités au niveau macro, il est nécessaire de relier les objectifs spécifiques de chaque projet, tels qu'ils sont définis dans sa note de cadrage, aux objectifs stratégiques globaux de l'entreprise.
Exemple :
Vous avez 2 projets :
- Projet 1 : l’objectif du premier projet est de stabiliser l’une des applications de l’entreprise pour pouvoir fidéliser les clients
- Projet 2 : l’objectif du deuxième projet est de lancer une nouvelle application pour toucher une nouvelle cible de clientèle et acquérir de nouveaux clients.
En analysant les objectifs stratégiques de l’entreprise, si vous identifiez qu’il est plus important pour votre entreprise d’acquérir de nouveaux clients plutôt de fidéliser les clients existants alors vous savez qu’il faut prioriser le projet 2.
3.2) Priorisation micro
D’autre part, la priorisation au niveau micro concerne chaque projet.
Il s’agit de prioriser les tâches à mettre en œuvre pour atteindre efficacement les objectifs de chaque projet par rapport aux tâches du projet même ou par rapport aux autres projets en cours.
Certaines tâches pourraient être ignorées ou reportées sans que cela n’impacte le calendrier, le budget ou même la qualité du projet. La priorisation micro doit être faite avec vos équipes projet.
Dans les deux types de priorisation à faire (macro ou micro), vous pouvez vous baser sur la matrice de priorisation de projet défini ci-après :
Télécharger ce modèle gratuit de matrice de Priorisation micro
Étape 4 - Une implication des équipes pour déléguer certaines tâches
Lorsque vous gérez plusieurs projets en parallèle, vous ne pouvez pas tout faire, être sur tous les fronts.
Vous devez déléguer. Pour cela dès le départ, impliquer au maximum vos équipes, identifier les tâches que vous pourrez déléguer.
Si votre équipe est bien constituée, une personne dans votre équipe ira plus vite que vous sur certaines tâches. Par exemple un expert pourra répondre plus vite à certaines questions fonctionnelles que vous.
Vous devez donc définir et mettre à jour vos RACI. Cela vous permettra de savoir quoi déléguer et à qui le déléguer. Cela vous permet également de maintenir la visibilité sur l’ensemble.
Étape 5 - Un plan de communication adaptée
La communication est encore plus importante lorsque vous gérez plusieurs projets simultanément. Il est essentiel d'établir un plan de communication clair et structuré.
Par exemple, votre équipe doit savoir à qui s’adresser pour avoir des informations pouvant leur permettre d’avancer si vous avez délégué certaines tâches.
Les équipes doivent être informées par rapport à vos différentes priorisations que ce soit sur les tâches ou sur les projets. Ne leur donnez jamais l’impression que ce qu’ils font n’est pas important.
Vous devez être diplomate et adaptez votre discours pour les garder impliquées dans vos projets. En effet, sur tous vos projets, vous devez impliquer vos parties prenantes pour les garder intégrées, satisfaites ou juste les tenir informée, selon le cas.
Étape 6 - Une organisation optimale de votre temps
Lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps, vous avez souvent tellement de réunions, tellement de choses à faire que vous avez l’impression que les journées ne suffisent jamais. Faites-vous des micro-planning et éliminer les distractions.
Parfois, vous remarquez par exemple que tous les reportings sont prêts pour certains projets et d’autres sont laissés en marges.
Pour éviter cela, vous pouvez par exemple regrouper les tâches similaires à réaliser pour les projets dans un même créneau bloqué, pour vous assurer que certaines tâches essentielles sont réalisées pour tous vos projets.
Cela vous aidera lors de l’analyse des priorités d’avoir les mêmes niveaux d’information sur les projets.
Étape 7- Une standardisation et révision régulière
La standardisation de vos processus et de vos documents projet vous permet de gagner du temps, vous facilite l’analyse et vous permet de réutiliser ou de juste adapter l’existant plutôt que de partir de zéro.
D’autre part, vous pouvez tirer parti des rétrospectives (si vous êtes en mode agile pour certains projets) ou des RETEX pour revoir et adapter votre stratégie lorsque vous gérez plusieurs projets en même temps.
Conclusion
La gestion multi-projets implique la planification, la supervision et la gestion de divers projets indépendants.
Par rapport à la gestion d'un projet unique, la gestion de multiples projets peut présenter des défis plus complexes.
Sans une stratégie appropriée pour la gestion simultanée de plusieurs projets, vous risquez de vous retrouver face à des situations problématiques.
Il est donc recommandé de réévaluer fréquemment votre stratégie de gestion multi-projets, en vous appuyant sur des Retours d'EXpérience (RETEX) et/ou des rétrospectives.
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