Expression des besoins : Etapes, exemple et conseils clés (+Template)

L'expression des besoins des parties prenantes est essentielle pour estimer la charge de travail, le délai de livraison et les coûts du projet. C'est la première étape indispensable pour fournir le résultat attendu.

Cet article va vous permettre de comprendre comment analyser ces exigences et les documenter, mais aussi comment éviter les pièges qui peuvent mettre le cadre du projet en péril.

Qu'est ce que l'expression des besoins ?

L'expression des besoins ou des exigences consiste à recueillir et à documenter de manière détaillée les attentes, les exigences et les fonctionnalités souhaitées par les parties prenantes et les utilisateurs d'un projet.

Cela permet de définir clairement ce que le projet doit accomplir et de fournir des orientations précises pour sa réalisation.

Ce processus implique souvent des entretiens, des questionnaires, ou d'autres méthodes de collecte d'informations pour comprendre les besoins spécifiques des utilisateurs finaux et les intégrer dans la conception et la planification du projet.

Tout au long du cycle de vie du projet, l'expression des besoins peut être révisée et mise à jour pour tenir compte des changements et des évolutions. Elle sert de base pour la conception, le développement et la mise en œuvre du projet.

Comment collecter les besoins ?

Pour collecter ces besoins, plusieurs outils et techniques seront utilisés – par exemple :

• Interview des principaux bénéficiaires
• Organisation de réunions de travail
• Envoi de questionnaires
• Observations des méthodes actuelles de travail
• Analyses de documents
• Études de marché
• Organisation de groupes de décision
• Etc.

Vous trouverez ici un modèle d'expression des besoins sous format Word que vous pouvez adapter à votre projet :

Voici une vidéo tutorielle qui récapitule la démarche pour collecter et analyser les besoins des parties prenantes :

Quand faire une expression des besoins ?

Il y a deux moments principaux qui nécessitent une expression des besoins :

• La préparation de la charte du projet ou note de cadrage avec le sponsor du projet et les acteurs principaux
• La préparation du cahier des charges qui vous permettra de clarifier l'énoncé du périmètre de votre projet

Voyons chacune de ces étapes :

1) En phase d'initialisation

Pour définir le périmètre du projet, il est bien sûr nécessaire de connaître les attentes du sponsor et des principales parties prenantes du projet, y compris le client.

Ces premières réunions, workshops, analyses, ne nécessiteront pas d’entrer dans le détail, mais doivent vous permettre de comprendre – et documenter - dans les grandes lignes, les besoins à couvrir.

Cette préparation est un travail d’équipe : les parties prenantes se mettent d’accord sur ce qui fera l’objet du projet commun et aussi ce qui n’entrera pas dans le cadre du projet.

En plus de documenter les contraintes, les opportunités ainsi que les risques identifiés lors de ces réunions initiales.

Notez que la charte de projet sert à cadrer l'expression des besoins !

Lors des premières réunions, il arrive très souvent que les bénéficiaires et les utilisateurs expriment des besoins qui dépassent le cadre du projet.

La charte projet ici prend toute son importance dans le processus d’expression des besoins car elle permet de cadrer les discussions et gérer les attentes des parties prenantes.

Pour éviter que le périmètre du projet ne soit en danger, il est important de spécifier dès le départ  ce qui n’entre pas dans le cadre du projet.

Exemple : 

Si votre projet consiste à ajouter une section à votre site Web, il ne consiste évidemment pas en une modification complète de son aspect général ni à la mise à jour d’autres sections.

Cela doit être clair et accepté par toutes les parties afin d’éviter toute discussion ultérieure qui pourrait s’avérer très négative pour le projet.

2) En phase de planification

Vous avez terminé la phase d’initialisation du projet et présenté avec votre sponsor la charte du projet.

Votre projet a été approuvé par le comité de direction du projet, il est maintenant officiel et vous êtes nommé chef de ce projet, félicitations !

Lors de la réunion de lancement du projet avec toutes les parties prenantes, vous avez présenté les objectifs principaux du projet et les résultats attendus.

Ceci vous a permis de clarifier aussi les attentes de chaque participant.

Cette réunion de lancement a inclus un certain nombre d’acteurs qui n’avaient pas été impliqué jusqu’ici (membres de l’équipe projet, utilisateurs finaux, responsables de département etc…) et il est indispensable de connaître aussi leurs besoins et attentes, cette fois de manière plus détaillée.

Pour cela, il faudra organiser des réunions sur des sujets spécifiques et/ou utiliser certaines des techniques citées plus haut.

Attention : 

Les informations récoltées se concentrent sur les besoins fonctionnels, factuels, sans préjugé de la solution technique. C’est un des pièges majeurs de cette étape.

Tous les besoins seront documentés afin de pouvoir les analyser et confirmer leur nécessité dans le cadre de votre projet, lors de réunions avec le sponsor et les bénéficiaires du projet.

Le recueil des besoins et exigences sera clôturé lorsque toutes les parties prenantes auront accepté la liste définitive des besoins détaillés des bénéficiaires du projet, qui sera ensuite approuvée par le sponsor.  

Pour cela, les données récoltées sont analysées avec l’équipe projet, revues et classées par ordre de priorité.

Des comparaisons avec des données du marché ou la mise en place de prototypes peuvent aider au cadrage du périmètre.

Comment rédiger une expression des besoins ?

Voici les points à inclure pour faire une expression des besoins efficace :

1) Rappel du contexte

Important, car il fixe les limites du besoin et son cadre d'application.

Si le contexte et le périmètre du projet ne sont pas clairs, le projet peut sortir de son cadre et est appelé à l’échec.

2) L'expression des besoins

Utilisez ici quelques phrases courtes mais précises.

Vous pouvez utiliser des schémas et/ou illustrations.

Une bonne expression des besoins doit être comprise par tous les lecteurs, de l’utilisateur final au membre de l’équipe de réalisation en passant par le management.

Les objectifs doivent apparaître ainsi que les bénéfices apportés par le changement.

Spécifiez éventuellement les risques si le besoin n’est pas couvert/résolu.

3) La description des exigences

Les exigences peuvent être de différentes sortes : réglementaires, techniques, économiques, budgétaires etc…

Certaines exigences réglementaires et/ou légales peuvent influencer la planification car elles sont liées à des calendriers précis.

Les exigences réglementaires sont les plus simples. Elles correspondent à une nouvelle réglementation et bien souvent elles sont associées à des exigences temporelles.

Le planning de mise en place de la nouvelle réglementation doit être précisé.

Les contraintes doivent être précisées dans l'expression des besoins. Elles influencent les livrables et sont souvent sources de risques.

Exemple de recueil des besoins

1) Rappel du contexte 

Le projet XYZ a pour but de modifier le système informatique afin de le mettre en conformité avec la loi du 15 juin 2020.

2) Expression des besoins 

• La loi spécifie que toutes les transactions financières doivent être archivées pour une période de 20 ans.
• Un nouveau système d’archivage devra être mis en place et sécurisé.
• Les transactions non archivées ne font pas partie du périmètre.
• Toutes les applications financières et mouvements de stocks sont concernées.
• La loi est applicable au 1er janvier 2021.
• Une compatibilité avec les systèmes actuels est indispensable.
• Le changement doit être transparent pour les utilisateurs actuels.

Les informations exprimées seront différentes selon qu’il s’agisse d’un projet informatique, d’un site Web, d’une extension d’usine ou d’un projet de transformation de l’entreprise. Certains projets n’ont pas d’aspect technique.

9 conseils pour réussir votre recueil des besoins

Voici quelques recommandations pour réussir votre analyse des besoins :

1. Soyez clairs et précis – l’expression des besoins ne peut laisser de place à des malentendus
2. Exprimez clairement le périmètre de votre projet : objectifs, contexte, ressources etc..
3. Faites des phrases courtes, allez à l’essentiel
4. Concentrez-vous sur les aspects fonctionnels et factuels, la solution technique sera définie par l’équipe projet après approbation de l’expression des besoins
5. Mettez en lumière et donnez une priorité aux points importants
6. Si possible, donnez des références pour une analyse ultérieure détaillée
7. Ne vous perdez pas dans les détails : l’équipe technique est là pour ça
8. Définissez les utilisateurs concernés
9. Décrivez clairement les contraintes, les risques, et les opportunités.

En conclusion

L’expression des besoins est le processus permettant de définir les besoins, attentes et exigences des parties prenantes dans votre projet.

Les besoins ainsi récoltés seront alors transformés en objectifs du projet et ceux-ci à leur tour en livrables.

Tout ceci est essentiel pour établir un cahier des charges solide et planifier le projet dans le détail.

Gardez à l’esprit que si l’expression des besoins laisse la place à l’interprétation, il est très probable que le projet rencontrera des difficultés, des discussions qui auraient pu être évitées et dans le pire des cas mener à l’échec.

Par contre…

Les réunions, workshops et discussions avec les parties prenantes et les utilisateurs sont aussi l’occasion de créer un esprit d’équipe qui ne peut que bénéficier à la bonne réalisation du projet.

C’est une opportunité pour le chef de projet d’établir un contact privilégié avec les parties prenantes et de comprendre quelles sont les forces en présence et les aspects du projet qui vont demander une attention particulière.

Ces deux aspects en eux-mêmes justifient l’effort car ils contribuent au succès du projet et facilitent la réalisation et la communication.