5 conseils pour rédiger un compte rendu de réunion (avec exemple et modèle)

Le compte rendu de réunion (ou minutes de réunion) sert à consigner les échanges et points importants évoqués lors d'une réunion. 

C'est un résumé concis du déroulement de la réunion qui doit consigner les décisions actées et les actions à suivre.

Dans cet article, je vous donne les étapes pour rédiger un CR de réunion avec des astuces. 

En plus des conseils, je vais vous donner un modèle de compte rendu pour accomplir cette tâche au mieux.

Comment faire un compte rendu de réunion

1) Ordre du jour

Dans l'ordre du jour, il s'agit de résumer clairement et de manière concise les différents axes de discussion de la réunion.

2) Note de synthèse

C'est le résumé des points abordés lors des échanges en réunion.

On résume ici de manière synthétique tous les points abordés lors de la réunion. 

Cette synthèse à pour but de donner au comité exécutif la possibilité de suivre le projet sans devoir toujours lire toutes les minutes.

Il est important toutefois que ce résumé soit le plus complet possible.

3) État d’avancement depuis la réunion précédente

Cette section résumé ce qui a été présenté et discuté.

Donnez ici plus de détails sur les points discutés.

Une copie d’une partie de la présentation est aussi possible.

Toutefois, le but du compte rendu de réunion est de résumer les discussions et non le contenu des présentations.

Notez que le CR est aussi l'occasion pour consigner les problèmes rencontrés et solutions apportées, ainsi que des risques.

4) Décisions prises

En guise de conclusion, le compte rendu devra noter les décisions prises lors de la réunion, ainsi que les actions à réaliser et leurs responsables.

Modèle de la Matrice des risques

Matrice d'analyse des risques sur Excel avec une étude de cas concrète.

5) Prochaine réunion

Enfin, il est important de noter la date de la prochaine réunion avec éventuellement son ordre du jour.

À la fin du CR, il faut prévoir un espace pour la signature.

Il est également utile de lister les annexes ; tous les documents utilisés pendant la réunion pour supporter les discussions et les décisions prises.

5 astuces pour bien rédiger un CR de réunion

1) Battre le fer tant qu’il est chaud

Comme nous le dit très justement cette expression, il vous faudra passer à l’action dès que possible. Le compte rendu de réunion doit être rédigé “à chaud”, quand les idées sont encore bien présentes dans votre tête.

Si vous attendez plusieurs heures ou le lendemain pour commencer sa rédaction, il est très probable que vous passiez à côté d’éléments essentiels qui ont été dits pendant la réunion de travail.

Essayez de vous remémorer le déroulement de la réunion, les faits marquants et les points clefs qui ont été évoqués pendant la réunion.

Deux astuces pour vous permettre de retrouver la ligne conductrice de cette réunion :

Si vous respectez ces deux conseils simples, vous devriez avoir une base d’éléments solide, qui vous permettront de commencer à rédiger votre compte rendu de réunion dans les meilleures conditions.

Le rapport de réunion est un élément très important, et nous en verrons les raisons dans la suite de cet article.

Le compte rendu est donc attendu par vos supérieurs et par les présents à la réunion rapidement. En général, il faut l’envoyer dans les 24 à 48 heures grand maximum.

Le CR de réunion permettra aux premiers de voir l’avancée du projet et aux seconds de se remémorer les actions concrètes mises en place et l’articulation de celles-ci.

2) Comprendre ce qu’est un compte rendu de réunion

Pour faire un bon travail, il est essentiel de savoir ce qui est attendu. Quand on rédige un compte de réunion, les gens s’attendent à ce qu’il soit aussi précis et exhaustif que possible sur le déroulement de la réunion.

C’est un document écrit, qui résume par thèmes et points précis, ce qui a été abordé en réunion et les décisions actées.

C’est un rapport informatif, qui sert à récapituler l’essentiel.
On ne vous demande donc pas votre avis personnel, mais simplement un résumé concis du déroulement de la réunion.
Le compte rendu de réunion pour être efficace et utile est très procédurier et doit comporter les éléments suivants :

• Le titre du document et sa version : Utiles pour l’archivage
• La date et le lieu de la réunion 
• L’objectif de la réunion : Pourquoi avoir organisé cette réunion
• Les noms des participants et des absents : À défaut, leurs remplaçants et leur fonction
• L’ordre du jour : Les sujets prévus initialement et ceux abordés en réunion
• Les points évoqués : Pour chaque sujet de l’ordre du jour
• Les questions soulevées : ayant eu des réponses ou celles restées en suspens
• Les décisions concrètes qui ont été prises
• Les actions à entreprendre : Par qui et quand
• Appréciations générales sur le déroulement de la réunion : Atteinte des objectifs, ambiance, difficultés, points d’organisation à améliorer…
• Dates et lieux des prochaines réunions : Si elles ont été définies

C’est un travail très organisé, qui peut prendre entre une et deux heures. Il doit reprendre tous les éléments évoqués ci-dessus.

N’oubliez jamais de rester aussi objectif et neutre que possible quand vous rédiger un compte rendu de réunion.

Soyez factuel, n’apportez aucune fantaisie.

Utilisez le présent de l’indicatif, comme si vous étiez en train de vivre la réunion.

3) Comprendre l’importance de faire un rapport de réunion

Vous vous demandez sans doute l’intérêt d’un tel travail procédurier et fastidieux.

Que la réunion soit un kick-off meeting, un atelier de conception, une réunion de suivi du projet ou une simple mise au point sur un sujet précis, il est important de faire un compte rendu.

Et voici les quatre raisons principales à cela :

• Dégager les solutions concrètes apportées à différents problèmes d’un seul coup d’œil
• Garder une trace des décisions qui ont été actées
• Faire un suivi de l’avancée du travail et des actions à mener
• Rappeler aux participants des futures réunions ce qui a été dit lors des réunions précédentes (Il peut alors être utilisé comme support)

Vous l’aurez compris, rédiger un CR de réunion est quelque chose d’important.

Sans cela, les paroles risquent de ne jamais se traduire en actes. Si tout ce qui est dit est compilé, les intervenants seront obligés d’être face à leurs responsabilités.

Le rapport de réunion permet de donner le même niveau d’information aux différents acteurs d’un projet. C’est un élément central de communication interne.

Par exemple, si quelqu’un vous rejoint au milieu du processus, il aura accès à tous les comptes rendus et pourra se replonger dans l’évolution du travail et des décisions antérieures.

Enfin, le compte rendu de réunion est également utile pour vous. Profitez de sa rédaction pour commencer à rentrer les prochaines étapes clefs et les prochaines réunions dans votre propre agenda.

4) Construisez la structure du compte rendu de réunion

Vous venez de sortir de votre réunion, vous avez pris des notes, vous avez l’ordre du jour en main et les idées bien en place. Vous savez maintenant ce qu’est un rapport de réunion et son intérêt.

Vous vous apprêtez à rédiger le compte rendu de réunion, vous êtes bloqués : vous ne savez pas par où commencer.

Ne vous inquiétez pas !

Je vous propose tout d’abord de commencer par un brouillon qui reprend les éléments suivants.
Suivez ces quatre étapes et vous aurez un plan bien structuré et les arguments bien organisés :

• Notez la date et le lieu, rappelez brièvement quels étaient les participants, leur rôle dans le projet
• Reprenez l’ordre du jour, sous forme de titres
• Rappelez le contexte et la problématique soulevée sous format de bullet-points
• Reprenez des passages d’échanges et de discussions qui ont eu lieu entre les participants, pour donner corps à votre texte. Citez les personnes à l’origine de ces échanges
• Enfin, en conclusion de chaque point de l’ordre du jour, rappelez les solutions et les actions qui ont été actées et validées. N’oubliez pas d’en préciser les modalités, les acteurs et les délais qui ont été convenus en réunion

Comprenez bien que le plus important est de créer une structure claire, dans laquelle vous allez pouvoir y inclure ce que vous avez à dire.

Créez un plan solide c’est déjà réaliser 80% du travail.

Le plan de compte rendu de réunion vous permet de faire le tri dans les informations et de savoir précisément ce que vous allez rédiger par la suite.

5) Procédez à une rédaction simple

Maintenant que votre plan est structuré, il est temps de passer à la rédaction de son contenu.

N’oubliez jamais que ce compte rendu est destiné à être une trace réutilisable de ce qui a été dit en réunion. Il sera consultable par différentes personnes.

Aussi, n’hésitez pas à mettre un sommaire ou une table des matières qui permet au lecteur d’avoir accès très rapidement au point de l’ordre du jour qui l’intéresse.

Soyez concis et factuel dans votre rédaction. On ne vous demande pas de rédiger une dissertation, mais simplement de rappeler les faits.

Évitez cependant les abréviations qui ne sont compréhensibles que par vous.

Utilisez des phrases simples et un style direct. Le but est d’en dire le plus en moins de mots possibles. Évitez ainsi les formules vagues.

Ci-dessous 3 astuces pour la rédaction du rapport de réunion :

• Fixez-vous un nombre de pages maximum par partie ou pour le CR entier. Cela vous obligera à être concis et précis dans la rédaction
• Utilisez la numérotation, les listes à puces et les paragraphes. Ils vous obligent à être direct et précis
• Obtenez un avis extérieur sur votre travail. Votre but étant d’être le plus clair possible, une astuce très utile consiste à essayer de faire relire votre travail par quelqu’un d’extérieur une fois la rédaction terminée. Si tout est clair pour lui, c’est que vous pouvez diffuser votre rapport de réunion aux participants.

Modèle de compte rendu de réunion

Je vous propose ci-dessous un modèle de compte rendu de réunion au format word, que vous pouvez utiliser et compléter pour vos réunions.

Cet exemple de compte de rendu de réunion reprend la structure que je vous ai proposée un peu plus haut.

Ne vous tuez pas à la tâche

J’ai bien conscience qu’une réunion est parfois longue et fastidieuse. En plus, beaucoup de personnes ont horreur de rédiger, alors après une réunion, c’est encore pire.

C’est pourquoi je vous conseille de rédiger le compte rendu de réunion en une heure maximum.

Cela vous oblige à aller à l’essentiel, de cadrer votre travail et vous évite de passer des heures derrière votre ordinateur.

Si le compte rendu de réunion est quelque chose d’important, ce n’est qu’un support. Vous serez davantage jugé sur l’accomplissement des objectifs fixés et sur votre capacité à suivre les actions et coordonner les équipes.

Et vous, comment vous faites pour rédiger vos comptes rendus de réunions? N’hésitez pas à me donner votre avis en commentaires sur le modèle que je vous ai fourni.

Je suis très curieux d’avoir votre retour d’expérience sur la rédaction de vos rapports de réunion !