Savoir déléguer est gage de succès en entreprise si la délégation est faite efficacement. Comme ce n’est pas toujours le cas, les tâches reviennent au galop et prennent alors plus de temps que si la personne les avait effectuées elle-même au départ.
Comment apprendre à déléguer de façon efficace sur une base quotidienne afin d’obtenir de meilleurs résultats ? C’est la question à laquelle cet article répond.
Qu’est-ce que déléguer ?
Pour s’assurer que nous nous entendons sur la même définition.
Voici de quoi nous parlerons ici :
Déléguer consiste à charger un individu ou une équipe d’effectuer une tâche. C'est une compétence clé qui améliore la gestion du temps.
Cette tâche peut être effectuée contre rémunération ou non. Autrement dit, il est possible que la tâche demandée s’imbrique à travers les autres tâches de la personne à qui nous la confions sans qu’il y ait compensation monétaire supplémentaire, tout comme il est possible aussi que nous décidions d’aller à l’externe pour faire effectuer la tâche, ce qui engendre un coût supplémentaire.
Que ce soit une option ou l’autre, les bases pour savoir déléguer demeurent les mêmes.
D'après le principe de la matrice d'Eisenhower, ce sont en général les activités de "peu importantes" mais "urgentes" qui peuvent être déléguées.
Pourquoi déléguer ?
Plusieurs raisons font que l’on veuille responsabiliser ses équipes.
En voici une liste non exhaustive :
- Vous manquez de temps
- Votre entreprise est en croissance
- Vous êtes continuellement sous pression
- Votre manque de temps vous empêche d’effectuer des ventes
- Vous avez l’impression de ne jamais être à jour
- Vous oubliez des tâches ou des rendez-vous importants
- Votre travail déborde régulièrement sur vos soirées et/ou vos fins de semaine
- Vous faites trop de tâches d’un faible niveau de complexité
- Vous n’avez pas les connaissances pour réaliser certains mandats
Les buts visés par la délégation sont ceux-ci :
- Travailler au maximum de votre potentiel (le vôtre et celui de votre équipe)
- Améliorer les performances de votre équipe
- Progresser pour relever de nouveaux défis
- S’assurer que le travail sera fait à temps
- Mieux gérer votre temps
- Motiver votre équipe
- Se simplifier la vie
Une délégation efficace, accompagnée de la confiance et d'attentes positives envers vos collaborateurs, peut libérer le potentiel de l'effet Pygmalion au sein de votre équipe, les encourageant à exceller et à dépasser leurs propres limites.
Le truc de la coach : Quand vous pensez avoir délégué tout ce que vous pouviez, sachez qu’en cherchant un peu plus, vous pourriez trouver en fait 10% plus de tâches à déléguer. Cela signifie 10% de plus de temps pour soi, à condition de savoir déléguer ! Pensez-y!
Pourquoi est-ce difficile de déléguer ?
Plusieurs raisons peuvent vous rendre sceptique à la délégation, par exemple :
1) Des expériences passées négatives
Des expériences négatives passées vous ont peut-être échaudé et vous avez perdu confiance en certaines personnes ou encore, au principe de la délégation lui-même.
Ce frein psychologique persiste en vous parce qu’une analyse de ce qui a mal fonctionné et de comment cela aurait pu être modifié n’a jamais été faite.
Vous continuez donc à croire que confier et faire confiance à vos équipes n’est pas votre meilleure solution.
2) Une responsabilité qui vous revient
Une autre raison pour laquelle apprendre à déléguer peut être difficile pour vous est dû au degré d’imputabilité que vous avez face à la tâche à confier.
Si ça tourne mal, vous serez celui qui sera blâmé. Vous ne désirez pas ternir votre réputation, au risque d’y laisser votre santé physique.
3) Un lâcher-prise difficile
Peut-être aussi avez-vous le désir inavoué (ou même inconscient) de recevoir les honneurs pour la tâche à accomplir.
En effet, savoir déléguer demande de lâcher prise, ce qui vous fera paraître aux yeux de certains comme inactif. Et ça, il est probable que vous ayez de la difficulté à l’accepter.
4) Des complexités organisationnelles
Une autre cause qui rend la délégation difficile pourrait être de l’ordre organisationnel.
Vos effectifs sont peut-être déjà pris avec d’autres dossiers et vous ne vous sentez pas à l’aise de leur en rajouter. Ou encore, une personne disponible pourrait se rendre sur un chantier, mais comme il n’est pas le chef de projet, il sera perçu comme un individu qui n’a pas le pouvoir de décider. Il est possible que les employés ne veuillent pas collaborer avec lui.
Découvrez dans cet article comment développer son charisme.
Le truc de la coach : Retenez que « C’est moins long si je le fais moi-même » est une fausse perception. On doit apprendre à contrer cette perception.
Comment avoir la capacité à déléguer ?
Pour savoir déléguer, il faut suivre les trois étapes suivantes :
- La préparation
- La transmission
- Les suivis
1) La préparation
Quand on confie une tâche à notre équipe, il n’est pas rare qu’il n’y ait pas au moins 2 ou 3 éléments à fournir, même lorsqu’il s’agit d’une tâche très simple.
Pour savoir déléguer, il importe de se préparer, s’interroger et réfléchir au préalable.
Dans le feu de l’action, il est difficile de penser à toutes les informations.
C’est pourquoi on recommande de prendre un temps d’arrêt et d’évaluer les questions qui risquent d’être posées et d’y trouver une réponse avant même de rencontrer le délégataire.
Voici un exemple d’aspects de la délégation à penser :
- En quoi cette tâche consiste-t-elle ?
- Quelles en sont les diverses composantes ?
- Qui pourrait s’en charger ?
- Quels sont les objectifs visés ?
- Quelles sont mes attentes ?
- Quelles informations devraient être fournies ?
- Quels résultats veux-je obtenir (les livrables) ?
- Serait-il préférable de bâtir une procédure ?
- Avons-nous des délais précis à respecter ?
- Quels sont les principaux intervenants ?
- Quel est le budget alloué ? Etc.
À défaut de le faire, vous risquez d’improviser et de regretter certaines de ces décisions.
De plus, si trop d’éléments ont été oubliés, c’est là que vos intervenants reviendront vous voir plusieurs fois et que vous croirez à la fameuse phrase : « C’est moins long si je le fais moi-même»
Règle d’or : une mauvaise délégation est pire qu’aucune délégation.
Checklist d'évaluation de votre capacité à déléguer
Êtes-vous prêt à déléguer ?
Voici une évaluation à faire pour vous préparer à la délégation.
Retrouvez dans la checklist plus haut, les questions à se poser préalablement à la réunion préparatoire de transmission de mandat.
2) La transmission
Pour savoir déléguer, il est important lors de la transmission du mandat de s’assurer d’un climat favorable aux échanges et de prévoir un moment suffisamment long pour bien expliquer le mandat.
Ci-après les éléments essentiels à la réunion préparatoire (briefing) à la transmission :
2.1 Contexte
Le contexte de la tâche est l’élément le plus négligé.
Pourtant, les individus qui travaillent sous votre autorité aiment savoir pourquoi la tâche que vous leur confiez doit être accomplie, pourquoi ils ont été choisis pour l’effectuer et comment elle s’inscrit dans la stratégie de l’entreprise.
Montrez aux membres de votre équipe qu’ils contribuent au bon fonctionnement de la compagnie et expliquez - leur qu’ils ont été sélectionnés en raison de leurs connaissances et de leur savoir-faire.
C’est une bonne occasion pour vous de les motiver. Ils sauront que vous avez confiance en eux. Cet avantage est souvent sous-estimé. Aussi, n’oubliez pas que la présentation du contexte est essentielle à la motivation. Si vous la négligez, vous réduirez vos chances d’obtenir de bons résultats.
2.2 Objectif
L’objectif doit définir clairement le résultat qui devra être obtenu lorsque la tâche sera terminée. Soyez concis, exprimez cet objectif en une seule phrase.
Comme exemple : « Notre objectif est d’accroître le chiffre d’affaires de 25%. »
2.3 Tâches
Les tâches visant à atteindre cet objectif doivent être exposées dans ses grandes lignes.
Par exemple : « Nous allons augmenter nos revenus en démarchant des clients dans les industries d’équipement. »
2.4 Étapes
Les étapes à franchir constituent la description en détail de la façon dont la tâche va être accomplie ou, dans le cas d’un travail d’équipe, du rôle de chaque membre.
Par exemple : « Walid, j’aimerais que tu fasses une étude de marché sur les industries d’équipement. »
2.5 Gestion
La gestion concerne toute la logistique relative à la tâche.
Quelles sont les ressources disponibles ?
Y a-t-il une liste de personnes pouvant être contactées avec leur numéro de téléphone ?
2.6 Calendrier
Le calendrier permet à chacun de connaître précisément la date de début et de fin de la tâche, ainsi que les délais accordés pour chacune des étapes à franchir.
Modèle de planning Gantt
Planifier les tâches facilement avec le diagramme de Gantt
2.7 Questions
À la fin de la réunion préparatoire, pensez à demander s’il y a des questions.
C’est sans doute votre dernière occasion de communiquer avec votre équipe avant qu’elle ne commence sa tâche.
Si quelqu’un a encore des doutes sur ce qu’il doit faire, c’est le moment de les dissiper.
Grâce aux questions qui vous seront posées, vous pourrez éclaircir tous les points susceptibles de soulever un problème et vous aurez ainsi l’esprit tranquille. Aucune ambiguïté ne subsistera.
Cette façon de formuler vos attentes peut vous sembler un peu formelle, mais vous pouvez procéder de façon plus personnelle avec un individu qu’avec l’ensemble de votre équipe.
Toutefois, veillez à toujours penser aux 7 éléments essentiels de la réunion préparatoire que nous venons de voir.
Un exemple en 35 secondes
Pierre, on nous a demandé de réduire le délai de traitement des demandes des clients dans le cadre de l’amélioration de la qualité du service.
Étant donné votre expérience dans ce domaine, j’aimerais que vous rédigiez un rapport sur les moyens de réduire ce délai pour la fin du mois.
Vous pouvez faire appel au secrétariat pour obtenir les informations nécessaires et pour la mise en page finale du document. Vous pouvez également confier les tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement à Martin afin de vous consacrer pleinement sur ce rapport.
Vous êtes libre de procéder comme vous le souhaitez, mais si vous avez le moindre problème ou si vous avez besoin de conseils, n’hésitez pas à venir me voir. Avez-vous des questions ?
3) Les suivis
Confier une tâche à quelqu’un ne signifie pas s’en décharger complètement ni l’abandonner.
A vrai dire, savoir déléguer, c’est aussi bloquer du temps dans votre agenda pour les suivis.
Supposons que je me sois engagée à faire parvenir de la documentation à un des participants à l’une de mes formations. Puisque c’est un travail que je ne ferai pas moi-même, je vais donc le confier à mon adjointe.
Je dois cependant faire un suivi pour m’assurer de respecter mes engagements. Après l’en avoir informée et lui avoir demandé de faire cet envoi, j’irai inscrire le suivi à faire à mon agenda, à la date prévue.
Lorsque ce jour arrivera, je vérifierai si la documentation a été envoyée. Si j’agis ainsi, ce n’est pas par manque de confiance envers la personne à laquelle j’ai confié cette responsabilité.
C’est tout simplement pour ne pas laisser mes obligations personnelles à la merci des autres, comme si elles ne m’appartenaient plus.
Comment donner de la rétroaction dans le cadre du suivi ?
Dans le but de s’améliorer en tant que délégant et pour s’assurer que le délégataire a bien rempli sa mission, il importe de faire un suivi quelconque après la complétion de la tâche et parfois même, en cours d’exécution de la tâche.
Cela évite du désordre et si celui-ci est déjà survenu, il prévient des faux-pas à l’avenir.
Voyons les 7 étapes pour y parvenir de façon constructive pour tous.
3.1 Choisir un endroit
Choisissez un endroit et un moment appropriés.
3.2 Être précis
Soyez précis : que vous fassiez des éloges ou des critiques, illustrez vos propos par des exemples.
3.3 Suivre un ordre logique
Suivez un ordre logique : (a) faits, (b) ce que vous en déduisez sur la personne, (c) conséquences pour l’équipe ou l’entreprise, (d) mesures éventuelles.
3.4 Se baser sur les faits
Ne vous fondez pas sur des rumeurs, mais sur des faits précis. Utilisez le vocabulaire en conséquence.
Faites attention aux adjectifs qualificatifs qui sont porteurs de jugement !
3.5 Apporter de l'aide
Donnez-vous pour but d’aider la personne à améliorer ses performances. Si vous êtes en colère, ne la prenez pas pour cible. Faites une critique constructive et non un procès.
3.6 Vérifier la compréhension
Demandez à la personne si elle a bien compris ce que vous lui avez dit.
3.7 Garder une approche positive
Même lorsque vous devez faire des critiques, gardez une approche positive. Montrez comment améliorer la situation et tenez compte des progrès qui ont été faits.
Dernière étape, mais non la moindre, les suivis, qu’ils soient positifs ou non, aideront votre équipe à faire mieux la prochaine et motivera vos équipes.
Conclusion
Comme nous venons de le voir, la délégation permet de récupérer de précieuses minutes si elle est faite adéquatement. Voici donc en résumé les facteurs à considérer pour savoir déléguer correctement :
- La préparation vous permettra de penser à toutes les informations nécessaires en amont.
- La transmission doit se faire en pensant aux 7 éléments essentiels à la réunion préparatoire.
- Les suivis permettent de ne pas laisser vos obligations personnelles à la merci des autres.
Progresser sur le chemin de la délégation est possible si une réflexion personnelle est faite lors de cafouillage. Pensez à intégrer cette bonne pratique !
