Constituer une équipe projet est le premier défi rencontré par le chef de projet après transformation d’une opportunité en un projet.
C’est une phase importante où on n’a généralement pas beaucoup de temps : le client a donné son Go et le projet doit commencer.
Pour que cet exercice soit efficace, le chef de projet doit maitriser les critères fondamentaux de choix d’une équipe efficace : Quand recruter ? Qui recruter ? et combien recruter ?
Voyons ceci en détail.
Qu’est-ce qu’une équipe projet ?
Ce sont toutes les personnes qui contribuent directement au développement du projet, et dont les charges sont supportées par son budget.
On y trouve par exemple le chef de projet, les experts techniques, les développeurs, les testeurs, les team leader, et d'autres profils, selon les domaines d'activités.
Les métiers de support, dit transverses, ne font pas partie de l’équipe projet : Support IT, PMO entreprise, …
Pourquoi est-ce important de bien constituer l'équipe projet?
Le choix des bons profils et la taille adéquate de l’équipe, ainsi que la capacité à gérer une équipe à distance, sont essentiels pour atteindre le triangle d'or qui représente les 3 objectifs clés du projet, à savoir :
- Qualité : Livrer le contenu avec la qualité promise au client
- Coûts : Respecter les coûts alloués au projet
- Délais : Respecter la date de livraison
Ce choix dépend de la phase et du type de votre projet.
Dans cet article, nous prendrons le cas typique d’un projet Build, autrement dit un projet avec :
- Une durée limitée et une date de livraison engageante
- Un budget défini et validé au début du projet
- Un projet constitué de plusieurs phases : Initialisation/conception, Planification, Production et Recette.
- À l’issue de chaque phase, le client valide le livrable et rédige un PV de livraison qui débloquera le budget de la phase suivante
Comment constituer une équipe projet ?
La constitution de l’équipe projet se fait tout au long des phases de la gestion de projet :
Étape 1 - Phase d'initialisation/conception
Le projet est encore au stade d’une idée, un embryon que nous devrons transformer en un prototype fonctionnel, avec le plan qui permettrait d’avoir le livrable final à la date souhaitée.
L’objectif étant de livrer au client la solution optimale suivant le budget alloué dans les délais souhaités.
Cette phase d'initialisation est caractérisée par beaucoup de réunions et débats d’idées, des choix techniques et des contraintes de budget / délais.
Pour cela, votre équipe devrait être constituée de profils techniquement autonomes et sachant collaborer dans un environnement de travail encore flou.
Créatifs, communiquant et capables de prendre des décisions et les défendre.
Ces mêmes personnes seront demain les piliers de votre équipe lorsque vous passerez en phase de production massive.
La taille doit être réduite pour 2 raisons :
- Il est plus facile de discuter et décider à équipe réduite
- Vous n’avez pas encore « vraiment » validé votre produit, donc vous n’avez accès qu’à 25% de votre budget total
L’équipe est généralement constituée d’un chef de projet, un architecte et quelques experts techniques.
Étape 2 - Phase de planification
Lors de cette phase, il s'agit d'élaborer un plan de charge où l’on définit l’évolution de la taille de l’équipe durant toute la durée du projet, ainsi le profil de chaque membre de cette équipe.
Il définit :
- La date d’intégration au projet
- La date de sortie du projet
- Le taux d’affectation (100%, 50%, …)
Le plan de charge initial est une hypothèse faite pour construire la proposition financière au client, mais une fois le projet validé, il s’agit de le transformer en équipe réelle.
Votre plan de charge est généralement pyramidal, en adéquation avec la nature de la phase projet et vos contraintes budgétaires :
Étape 3 - Phase de production
Lors de cette phase, le contenu à produire et les choix techniques sont clairs et les jalons projets sont bien définis.
Il s’agit de produire en masse ce qu’on a imaginé, prototypé et validé avec le client.
Vous avez aussi accès à 50% ou 60% de votre budget projet et votre effectif atteindra rapidement son maximum.
Cette phase est caractérisée par une production massive de code/data.
Il s’agit là de savoir fédérer les équipes autour d’un même objectif, d’organiser/contrôler la production et d’avoir des jalons clairs pour jauger la capacité de production de chacun et la vélocité projet.
Pour cela, votre équipe devrait être constituée à 80% de profils sachant s’engager sur des délais et les respecter, et 20% de Team Leader pour répartir/organiser la charge de travail, et s’assurer de l’homogénéité des livrables.
C’est l’occasion aussi pour introduire des stagiaires et juniors, financièrement pas chers, pour accomplir les multiples tâches simples, mais sans omettre les seniors/teams leader qui vont "cascader" vos décisions et permettront aussi la remontée de l’information.
Étape 4 - Phase de recette
Ici, le contenu est produit et figé.
Il est fonctionnel, mais avec des anomalies.
Il s’agit à ce moment-là de traquer et de corriger toutes les anomalies entravant le bon fonctionnement du produit.
Découvrez ici comment élaborer un cahier de recette.
Votre client commence à s’impatienter et votre objectif est de clôturer le projet.
Il faut éviter autant que possible les nouvelles idées sans en mesurer l’impact sur la date de livraison.
Tout changement de contenu devrait faire objet d’un avenant avec le client.
Votre effectif va commencer progressivement à baisser et vous garderez principalement les profils polyvalents, sachant reprendre le travail d’autrui, et surtout organisés et sachant respecter les processus et règles convenus pour cette phase.
C’est une période où tout le monde est fatigué, et où l’équipe reste de plus en plus tard le soir pour terminer le travail.
Le chef de projet a l’obligation d’entretenir le moral de ses équipes.
C'est important de prendre en compte les retours des membres pour améliorer la dynamique et les processus internes.
Le rapport d'étonnement recueille les impressions des nouveaux arrivants.
Cet outil vous permet d'identifier les points forts et les axes d'amélioration pour ajuster les pratiques et renforcer la cohésion de l'équipe.
Comment cartographier les profils de votre équipe projet ?
Il est important de savoir cartographier ses équipes pour adapter les profils à la phase du projet :
Les experts :
- Ont besoin d’être mis en valeur et n’apprécient pas les tâches faciles et répétitives
- Apprécient les défis techniques et anomalies compliquées
- Sont généralement bons durant la phase d'initialisation et la phase recette s’ils sont bien cadrés
Les juniors :
- Peuvent faire partie de la génération Z qui nécessite une compréhension approfondie de ses attentes
- Sont très impliqués, ont soif d’apprendre et accepteront toutes les taches
- Il faut les suivre périodiquement durant le projet et les écouter pour entretenir leur motivation
- Sont généralement bons pour la phase de production
Les Champions :
- Sont très techniques et très impliqués. Ils ont une bonne communication et sens de l’écoute, arrivent à expliquer et à défendre leurs idées. Ils sont très appréciés par les clients
- Arrivent à communiquer avec les experts par leur technicité, et avec les juniors par leur implication
- Ont un profil team Leader. Ils sont à garder durant toutes les phases du projet et à impliquer dans les prises de décision
Modèle de Matrice des Compétences
Analyse des compétences nécessaires au projet et affectation des ressources.
Template Excel avec une étude de cas concrète.
Lors de la constitution de votre équipe, il est clair que le respect du triangle d'or, ou QCD (Qualité, Coûts, Délais) est prioritaire.
Cependant, les projets sont la principale opportunité pour faire grandir et évoluer vos équipes.
Et par conséquent, votre choix de prendre les juniors n’est pas du tout insensé, au contraire, c’est un investissement à ROI important vis-à-vis de votre organisme.
Savoir cartographier ses équipes, permet également d'élaborer un plan de montée en compétences efficace, en offrant une vision claire des besoins de développement de l'équipe.
Les erreurs à éviter dans la constitution de l’équipe projet
1) Faire des plans de charges trop ambitieux
Évitez des plans de charges trop ambitieux juste pour gagner le projet.
Vous risquerez de surstaffer pour répondre au besoin du projet, et par conséquent exploser votre budget.
Une bonne équipe commence par un bon plan de charge…
2) Intégrer des stagiaires comme principales ressources
Les stagiaires sont un bon vivier de recrutement, et généralement sources de bonnes surprises pour pas cher.
N'hésitez pas à les inclure dans le projet, mais n’en faites pas vos principaux développeurs : ils ne sont pas encore confirmés dans l’entreprise.
3) Ne pas transférer les compétences d'un expert
Votre expert technique est votre bras droit. N’ignorez pas ses recommandations.
Mais évitez d’être pris en otage : Personne ne doit être irremplaçable dans votre équipe.
Pour cela, pensez au transfert de compétences, et évitez d’avoir un consultant qui monopolise une technologie ou un savoir.
4) Sous-estimer les profils juniors
Il ne faut pas sous-estimer les juniors : ils compensent leur manque d’expérience par leur fougue, et peuvent rapidement converger vers des champions.
Il ne faut pas les surestimer non plus !
La présence d’un Team Leader est importante pour canaliser leur énergie et leur éviter les erreurs par manque d’expérience.
5) Négliger le recrutement interne
Privilégiez le recrutement interne.
C’est plus sûr, car vous connaissez mieux l’effectif de votre organisme. Cela augmentera vos chances d’avoir les profils adéquats.
Vous n’aurez certainement pas toujours l’équipe que vous souhaitez : pensez donc aux formations.
Votre plan de gestion de risque doit analyser aussi votre équipe, les profils rares, les risques de démission, le niveau technique…
Conclusion
Une bonne équipe projet est un facteur déterminant dans la réussite ou pas d’un projet.
Le travail du chef de projet consiste donc à choisir son équipe dès le début, mais surtout à l’entretenir durant toutes les phases du projet.
En effet, on ne peut pas parler d’équipe sans parler de cohésion entre les membres de cette équipe :
- Au début, c’est un collectif, un ensemble de personnes
- S’ils ont un objectif commun, ils deviennent une équipe
- S’ils partagent les mêmes valeurs, c’est un clan
- Si chacun est soucieux du bien-être d’autrui, c’est une famille, et là, c’est le summum de cohésion que vous pourriez avoir dans votre projet
En fin de compte, votre rôle sera de transformer un ensemble de personnes en quelque chose de plus solide et plus performant : une équipe, un clan, une famille…
