La réalisation d'une cartographie des parties prenantes est une phase cruciale dans la gestion de projet. Elle permet d'évaluer le niveau d'influence et de soutien que les acteurs clés peuvent apporter à un projet.
Dans le cadre de la conduite de changement, la réalisation d'une cartographie des acteurs est essentielle pour identifier et évaluer l'influence des parties prenantes clés, afin de les impliquer efficacement au moment opportun.
Cet article offre des astuces pour réussir la cartographie des décideurs dans un projet, même sans grande expérience en gestion de projet.
Pourquoi cartographier les parties prenantes clés ?
Le succès d'un projet repose largement sur le soutien qu'il obtient des décideurs de l'entreprise ou de l'organisation.
Bien mener son projet est important, mais avoir du soutien l’est tout autant.
Mieux comprendre les décideurs donc est un facteur clé de succès des projets.
Une cartographie des acteurs permet de mieux comprendre leurs enjeux et de déterminer la meilleure approche pour les impliquer tout au long du projet.
Par ailleurs, d'après une étude de Harvard Business Review, les entreprises générant une valeur élevée pour diverses parties prenantes ont de meilleures chances de créer une valeur à long terme pour les actionnaires.
Ainsi, il est crucial d'identifier, d'engager et de cartographier efficacement ces parties prenantes dans tout projet d'entreprise.
Comment faire une cartographie des parties prenantes ?
La cartographie des acteurs clés est une démarche structurée qui se décompose en plusieurs étapes.
Chaque étape joue un rôle crucial dans la réussite de la cartographie des décideurs.
Il n’y a pas de prérequis pour réaliser cette cartographie, sauf à être dans un projet réel, et avoir déjà quelques notions des acteurs du projet : qui est le sponsor du projet, qui sont les principaux décideurs…
1) Identifiez les parties prenantes clés
Cette première étape est très simple !
Il s'agit d'identifier les parties prenantes clés en faisant la liste de 10, maximum 20 personnes ayant une influence pour votre projet.
Cela commence par le sponsor de votre projet, et continue avec les membres de votre comité de pilotage…
Vous pouvez aussi ajouter soit :
- les managers des équipiers clés
- les responsables des utilisateurs
- le client s’il est externe à votre entreprise
- le dirigeant d’une société de conseil très impliquée dans votre projet.
Ne négligez personne.
Par exemple, les intervenants qui peuvent faire l'objet de la cartographie sont :
- Sponsor du projet/ Directeur Marketing
- Directeur financier
- Responsable des achats
- RH de site
- Etc.
Petite anecdote authentique
Comme souvent lors de la mise en place d'un important ERP pour une grande entreprise, le projet était accompagné par une société de conseil.
Si les acteurs clés principaux étaient connus (sponsor, directeurs de départements, etc.), une influence inattendue est venue jouer un rôle.
En effet, le PDG de l'entreprise jouait au golf avec le président de la société de conseil chargée du projet.
Cette connexion personnelle a créé des influences et des interactions qui échappaient parfois aux acteurs du projet.
Cette anecdote réelle démontre comment des relations informelles peuvent influencer les décisions et les dynamiques au sein d'un projet, même dans un contexte professionnel.
2) Évaluez l'influence et l'intérêt de chaque partie prenante
Une fois votre liste de 20 personnes clés identifiées, il faut les classer sur deux critères :
2.1) pouvoir d’influence sur le projet
Par exemple, le PDG de la société a une grosse influence sur un projet. C’est facile à comprendre.
Un opérateur de production a une influence moindre.
Pour faire cette évaluation, vous pouvez regarder le titre et d’autres éléments factuels.
Cependant, vous pouvez aussi prendre en compte des éléments plus subtils, comme l’ancienneté dans l’entreprise, l’habilité politique de la personne, etc.
2.2) le soutien au projet
Une personne peut être très favorable à votre projet, ou au contraire très opposant.
Pour cette dimension, cela reste assez estimatif.
Vous pouvez vous fier aux déclarations de la personne, à ce qu’elle a concrètement fait pour le projet (pas juste des mots, des actions concrètes, etc.)
C’est pour cela qu’un comité de pilotage est important.
C’est l’endroit où vous pouvez rencontrer une partie des décideurs, ce qui est un excellent moyen de mieux comprendre leur soutien, ou pas, au projet.
Votre sponsor peut vous aider aussi, s’il est en contact avec des personnes auxquelles vous n’avez pas accès et vous donner des éléments sur le niveau de soutien d’untel.
Bref, vous pouvez utiliser tous les moyens à votre disposition pour vous faire une idée.
Si vous vous trompez, ce n’est pas très grave. L’important est de vous poser ce genre de questions.
C’est mon sponsor de l’époque qui a dit au chef de projet que le PDG de la société et le président de la boite de conseil jouaient ensemble au Golf. Il n’avait aucun moyen de le savoir.
2.3) Évaluation de chacun de ces critères
Pour chacun des deux critères, vous pouvez avoir une échelle évaluation :
- Influence : Faible, modérée, forte
- Soutien : Faible, modéré, fort
Vous pouvez aussi opter pour une échelle entre 1 et 5, ou ++ / -- comme dans l’exemple utilisé ci-dessous.
3) Faire la cartographie des parties prenantes
Une fois que vous avez identifié les acteurs et compris leurs tendances, vous êtes en mesure de réaliser leur cartographie.
Une méthode pour réaliser cette cartographie consiste à placer chaque intervenant en fonction de son pouvoir d'influence et de son soutien au projet.
Ainsi, les parties prenantes positionnées sur la gauche de l'axe des abscisses sont considérées comme étant opposées au projet.
Ceux positionnés à droite sont perçus comme étant favorables au projet. Ils sont vos alliés.
Voici une illustration de comment se présente cette cartographie :
Là, en fonction de vos résultats, vous pouvez avoir plusieurs cas de figures :
- Tout le monde est pour (++) ou presque : Que du bonheur !
- C’est réparti : il faut gérer les cas particuliers.
- Tout le monde est à gauche : c’est mal parti.
Ce qui doit vous alerter, c’est le cas d’une personne influente opposée au projet sans qu’une autre personne influente soit en soutien.
Ou par exemple, si le sponsor du projet est dans la catégorie opposant, ce n’est pas un bon départ.
Petit conseil : cet outil est un outil de travail du chef de projet.
Ce n’est pas un outil de communication que vous pouvez montrer en réunion de pilotage ou autre.
Gardez cette cartographie pour vous et ne la laissez pas trainer.
Template de cartographie des parties prenantes
Ce template Excel permet de faire une cartographie des acteurs en se basant sur les deux critères susmentionnés : le pouvoir d'influence sur le projet et le degré de soutien de la partie prenante au projet.
Téléchargez ce template et adaptez-le à vos besoins.
Quelle stratégie adopter ensuite ?
Une fois votre cartographie faite, vous allez pouvoir décider de votre plan d’action en fonction de la cartographie que vous avez obtenue.
Exemple 1 : Un opposant influent
Notons ici que la version 7 du PMBOK met un accent particulier sur l'engagement des parties prenantes, ce qui est un principe fondamental.
Dans cette perspective, si une personne influente s'oppose au projet, il est crucial de comprendre pourquoi.
Quels sont ses motifs ? Est-ce une contrainte budgétaire qui bloque par exemple ?
Pour débloquer la situation, vous pouvez demander à le rencontrer pour lui expliquer mieux le projet et mieux comprendre son point de vue.
Ou vous pouvez demander à votre sponsor, ou quelqu’un que vous connaissez et qui le connait, de vous mettre en relation.
À défaut de vous donner des indications sur ce qui pose un problème de son point de vue.
Si vous arrivez à le rencontrer, c’est un bon exercice. De découverte de problèmes posés par le projet que vous n’aviez pas envisagé. À vous d’y remédier.
Il est important de se rappeler que les opposants ne sont pas toujours des opposants pour le plaisir. Ils ont souvent de bonnes raisons pour leur opposition.
De plus, il faut noter que la gestion des relations partenariales peut parfois s'avérer compliquée.
C'est une réalité incontournable dans la gestion de projet qui nécessite une attention particulière et une approche stratégique pour surmonter les défis qui peuvent survenir.
Dans tous les cas, même si vous n’arrivez pas vraiment à faire changer d’avis la personne, c’est un effort que l’on ne peut pas vous reprocher.
Exemple 2 : Les supporteurs actifs et passifs
Les "supporteurs passifs" ont un pouvoir d'influence fort sur le projet et un degré de soutien légèrement plus faible.
Il est utile d'utiliser la cartographie pour élaborer un plan de communication ciblé.
Le but est de renforcer leur soutien au projet et d'améliorer l'attitude de ceux qui sont actuellement tièdes ou opposés.
Le message doit être soigneusement conçu et adapté à chaque groupe de décideurs.
D'autre part, les "supporteurs actifs" bien qu'ayant une influence moins prononcée, manifestent un soutien fort en faveur du projet.
Le soutien de ces derniers peut être utilisé pour influencer positivement les autres, il est donc important de maintenir leur engagement.
Exemple 3 : Les leaders du projet
Les leaders du projet, sont ceux qui ont une forte influence sur le projet et qui soutiennent ce dernier.
Il est essentiel de maintenir leur soutien et leur engagement, en continuant à les informer des progrès du projet et solliciter leur aide pour influencer positivement les autres.
Une cartographie équilibrée
Les personnes sont réparties de manière assez régulière.
Cette cartographie est un bon outil pour travailler votre plan de communication vers les décideurs.
L’objectif est de renforcer les soutiens et à rendre les opposants ou tièdes plus favorables à votre projet.
C’est un bon début pour bien cibler votre message et la façon de les faire passer.
Conclusion
La cartographie des décideurs est un élément clé de la gestion de projet.
En identifiant les parties prenantes clés, en évaluant leur influence et leur intérêt, en développant des relations adaptées et en les impliquant au bon moment, vous maximiserez vos chances de réussite.
N'oubliez pas de personnaliser ces conseils en fonction de votre projet spécifique et d'adapter votre approche en fonction de l'évolution des circonstances.
En appliquant ces principes, vous serez en mesure de naviguer avec succès à travers les différents acteurs de votre projet.
