Un projet est initié par une personne physique ou morale, en général une entreprise, pour répondre à un besoin précis.
Cependant, il arrive souvent que l’entreprise émettrice n’ait pas la compétence dans la gestion de projet, et encore moins les connaissances techniques pour apprécier le résultat attendu du projet.
C’est en cela que l'assistance à la maitrise d'ouvrage (AMOA) prend tout son sens.
Dans cet article, je vous apporte 5 réponses sur des questions posées le plus souvent sur l’AMOA.
Qu'est-ce qu'un AMOA?
Le sigle AMOA se définit comme assistant à la maîtrise d’ouvrage.
Il s'agit d'une personne physique ou morale contracté, par le sponsor ou le propriétaire du projet, pour l’accompagner dans l’exécution d’un projet.
Dans la plupart des cas, l’assistant à la maîtrise d’ouvrage vient avec un regard de qualiticien pour s’assurer que le projet est exécuté selon les règles de l’art, et s’assurer que les objectifs prédéfinis seront atteints.
Quelles différences entre MOA, AMOA, MOE et PMO?
Dans la gestion et l’exécution du projet, quatre acteurs principaux interagissent le plus souvent. Il peut s’avérer important de comprendre les périmètres d’action de ces acteurs. Il s’agit notamment du MOA, de l’AMOA, du MOE et du PMO.
- Le MOA c’est le maître d’ouvrage, c’est-à-dire le sponsor, voire le propriétaire du projet. Dans une relation client-fournisseur, le MOA est le client.
- L’AMOA est l’assistant désigné par le MOA comme son représentant dans le suivi du projet. Il est l’œil du MOA dans l’exécution du projet.
- Le MOE est le maître d’œuvre. C’est l’entité qui est chargée de l’exécution du projet. En d’autres termes, il réalise le projet selon les besoins exprimés par le MOA. Dans une relation client-fournisseur, le MOE est le fournisseur.
- Le PMO est le bureau de gestion du projet. Le sigle PMO correspond à Project Management Office. Généralement, le PMO est composé d’un représentant de chaque partie prenante, et notamment le MOA et le MOE. Il est chargé du pilotage du projet, sur le plan stratégique et non opérationnel. Certaines entreprises ont une fonction permanente de PMO pour le pilotage de l’ensemble de leur projet.
Quels sont les rôles et les activités d'un AMOA?
Cet assistant est avant tout la personne-ressource du sponsor du projet dans le suivi rapproché de la vie du projet.
Généralement, l’assistant à la maîtrise d’ouvrage s’appuie sur le Plan Projet et le Plan Qualité Projet pour s’assurer du bon déroulement du projet et alerter en cas de déviation.
En savoir plus sur le plan de projet.
Les rôles principaux de l’AMOA sont :
- Assister le MOA dans l’expression des besoins : c’est pourquoi, il doit même être intégré le comité de réflexion avant le début du projet
- Veiller à la prise en compte de toutes les spécificités fonctionnelles dans l’élaboration des spécificités techniques
- Veiller au succès de toutes les phases du projet ; rendre régulièrement compte au MOA du niveau d’avancement du projet, des problèmes et incidents rencontrés.
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Il peut arriver que l’AMOA soit aussi sollicité, pour ses compétences, dans le pilotage de la conduite du changement.
Dans le cycle de vie du projet, l’assistant à la maîtrise d’ouvrage doit :
- Représenter qualitativement le MOA dans les réunions de pilotage et de suivi du projet
- Contribuer efficacement à la levée des blocages
- Être orienté résultat : l’atteinte des objectifs doit être le fil conducteur de toutes les initiatives à entreprendre
- Produire au MOA les tableaux de bord relatifs aux indicateurs de suivi du projet
- Alerter toutes les parties prenantes en cas de problème, incident ou déviation relative aux objectifs du projet.
Quand choisir un AMOA, et quels sont ses apports pour le succès du projet ?
Un assistant à la maîtrise d’ouvrage est un assistant à la gestion du projet. Il n’est donc pas toujours requis d’en choisir un. Mais cela s’avère bien souvent nécessaire pour garantir le succès du projet, surtout pour les projets d’envergure.
Un projet d’envergure peut être défini comme un projet ayant au moins l'une des spécificités suivantes :
- L’exécution s’étend sur plusieurs années
- Le budget alloué est important
- Le caractère est sensible ou critique. Des exemples de projets sensibles seraient, par exemple, un projet de l’administration publique ou du domaine militaire
Toujours est-il que l’opportunité du choix de l’AMOA est justifiée par le MOA qui doit admettre ses faiblesses dans la prise en charge de toutes les exigences du projet.
Les avantages principaux à opter pour cette fonction dans la logique du succès du projet sont :
- Avoir un regard extérieur, non influençable, pour suivre l’exécution du projet
- Avoir des ressources dédiées au contrôle qualité de la mise en œuvre du résultat attendu à l’issue du projet. Le MOA a ainsi une meilleure garantie de l’atteinte des objectifs
- Organiser les interactions entre le MOA et le MOE, et s’assurer de la cohérence des actions à mener
Pour une structure engagée dans une série de projets comme c’est souvent le cas dans la mise en œuvre d’un schéma directeur, il est fortement recommandé de s’attacher des services d’un AMOA qui va veiller à la cohérence des interactions entre les projets, à un niveau de détail opérationnel.
Quels sont les critères pour choisir un assistant à la maîtrise d’ouvrage ?
Selon le type ou le caractère du projet, les critères de choix peuvent varier d’un projet à un autre. Toutefois, de façon standard, le choix de l’AMOA doit être bâti sur les principes suivants :
- S’assurer de l’expérience avérée de la personne (physique ou morale) à choisir comme AMOA : elle doit prouver ses compétences techniques dans la compréhension des objectifs du projet et justifier son expérience dans la gestion et le pilotage de projet
- S’assurer de la séparation des rôles : l’AMOA ne doit pas être juge et parti sur les actions menées par le MOE. Il se positionne comme organisme de contrôle qualité pour préserver les intérêts du MOA. Pour cela il est important d’établir un garde-fou entre l’AMOA et les acteurs du MOE.
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Conclusion
L’AMOA est un partenaire clé au succès du projet. Le but de cet article a été de vous aider à comprendre la fonction d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour mieux se faire accompagner dans le suivi de l’exécution du projet.
Vos commentaires seront les bienvenus pour partager votre expérience en tant qu’assistant à la maîtrise d’ouvrage ou dans son choix.
