Les règles de nommage des dossiers ou convention de nommage des dossiers sont des directives ou des conventions établies pour nommer les dossiers dans un système de fichiers. Cette nomenclature joue un rôle crucial dans la gestion du temps.
En effet, si vous perdez du temps à chercher vos fichiers, si vous travaillez en double parce que vous possédez deux dossiers distincts, vous ne serez absolument pas efficaces.
Dans cet article, je définirais la convention de nommage comme la façon de nommer des dossiers ou des fichiers en appliquant quelques règles simples à mettre en place.
Définition des règles de nommage
La nomenclature des dossiers, ou les règles de nommage, représentent les principes qui guident la classification des documents de façon à les localiser aisément.
Cette organisation structurée est un élément essentiel de la gestion du temps, puisqu'elle permet d'économiser des heures précieuses généralement perdues dans la recherche de fichiers mal classés.
Ceci revêt une importance particulière dans le domaine de la gestion de projet. En effet, dans un projet, il y a souvent une grande quantité de documents et de fichiers associés.
Une nomenclature de dossier bien définie permet de structurer et d'organiser ces documents de manière cohérente. Cela facilite la recherche, le partage et la gestion des informations tout au long du projet.
La méthode que je vous propose dans cet article peut s’appliquer aux :
- Dossiers dans votre ordinateur personnel
- Dossiers se trouvant sur un serveur partagé
- Dossiers infonuagiques (hébergés dans le cloud)
- Dossiers dans vos courriels
- Dossiers papiers
Bref, c’est une méthode universelle. Afin de faciliter le travail pour votre cerveau, on privilégiera la même méthode pour tous vos dossiers.
En effet, il serait contreproductif de nommer vos dossiers personnels d’une certaine façon et ceux sur le serveur partagé d’une autre façon.
Pourquoi faire des règles de nommage ?
Les règles de nommage des dossiers ou nomenclature des documents permettent de :
- De retrouver rapidement les documents recherchés, ce qui évite la procrastination et les retards liés à la recherche de fichiers
- Éviter la perte de documents, minimisant ainsi le temps perdu à chercher des fichiers qui pourraient ne plus exister
- S’assurer de travailler sur le bon document, que ce soit la version la plus récente ou une plus ancienne, si nécessaire
- Diminuer le stress car une organisation claire et cohérente rend le travail plus gérable
- Augmenter le sentiment d’efficacité car le temps est utilisé de manière plus productive
- Faciliter le travail lors de l’accueil d’un stagiaire ou d’un nouvel employé, car ils peuvent comprendre et naviguer plus facilement dans le système de fichiers
- Donner de l’autonomie aux membres de votre équipe, car vous n'êtes plus le seul dépositaire de l'information
- Faciliter la collaboration entre les membres d’une équipe, en assurant que tout le monde peut facilement trouver et accéder aux fichiers nécessaires.
Bref, il n’y a que des points positifs à investir du temps pour bien gérer cet aspect de votre travail.
Comment mettre en place une convention de nommage ?
Pour mettre en place une convention de nommage des documents efficace, voici quelques étapes à suivre :
Etape 1 - Définir collectivement une nomenclature
La toute première étape, si vous êtes gestionnaire ou chef de projet, est d'annoncer le projet de nomenclature des dossiers aux membres de votre équipe et d’aller chercher leurs appuis. Il est crucial de fixer des objectifs SMART pour ce projet, afin de garantir son succès et son adoption par tous.
Il n'y aurait aucun intérêt à adopter seul une nouvelle méthode de classement des dossiers pendant que le reste de l'équipe continue d'utiliser ses propres techniques de gestion documentaire.
Si vous avez une équipe importante, quelques personnes peuvent prendre ce projet en charge.
Idéalement, on retrouvera un responsable par service représenté dans votre entreprise au sein du comité qui pilotera ce nouveau projet.
Le but de ce comité est de :
- S’assurer de prendre en compte les besoins de chacun des services de l’entreprise
- Décider des nouvelles méthodes
- Elaborer un lexique
- Former les collègues une fois le processus enclenché
Etape 2 - Définir les éléments essentiels de la nomenclature
Dans tout classement de dossiers, on doit retrouver 3 éléments essentiels :
- La nature du document
- Le sujet
- La date
2.1) La nature du document
Il fait référence au type de document. Voici des exemples :
- Statistiques
- Analyse
- Rapport
- Procès-verbal
- Sondage
- Bilan…
2.2) Le sujet
Il représente la spécificité qui va distinguer le document de tous les autres de même nature. À titre d’exemples, pensons à :
- Machine 4253
- Nom du client
- Nom d’un comité…
2.3) La date
Quoique nécessaire, la date peut ne pas se retrouver dans la convention de nommage d’un fichier ou dossier quelconque, puisque selon la façon dont on affiche nos dossiers informatiques, il est facile d’obtenir cette information.
Cependant, si la date vous aide à classer vos fichiers en ordre chronologique et que cet ordre est important pour vous, il est avisé de l’inclure dans la nomenclature.
La date permettra de distinguer deux contrats distincts pour un même client, par exemple :
- 2022-12-10_Contrat_Client A
- 2023-05-27_Contrat_Client A
Ce faisant, vous avez un point commun de référence lorsque vous devez aborder l’un ou l’autre document.
Etape 3 - Organiser les éléments dans un ordre spécifique
Si l’ordre chronologique est primordial pour vous, utilisez la Méthode A expliquée ci-après.
Si c’est plutôt l’ordre par numéro de projet qui est important pour vous, privilégiez la Méthode B.
Méthode A : Ordre chronologique
1) La date
Comme mentionné précédemment, si la date est importante pour un classement chronologique, c’est celle-ci qui sera le premier élément dans le nom de vos documents.
Si cet élément n’est pas primordial pour vous, continuez votre lecture vers la Méthode B.
Il importe d’avoir un accord commun dans la façon d’énoncer la date. Celle que je privilégie est celle-ci : AAAA-MM-JJ. Ce faisant, vos dossiers seront tous en ordre chronologique.
Il peut être facile de se méprendre sur les dates si le même ordre n’est pas toujours respecté. Ainsi, pour certains 2023-03-02 sera le 2 mars alors que pour d’autres, ce sera le 3 février.
Pour contrer ces ambiguïtés, on serait tenté d’utiliser la formule avec des lettres : 2023-MAR-02.
Il s’agit pourtant d’une grave erreur puisqu’une fois tous les documents renommés ainsi, ils seront automatiquement classés en ordre alphabétique par votre système informatique ce qui fait que vos documents d’avril seront listés avant ceux de janvier (A vs J).
2) La nature du document
Le deuxième élément à lister est la nature du document. Qu’il s’agisse d’un rapport, de statistiques, de résultats, de tests, etc., il importe de toujours utiliser les mêmes termes pour faciliter la rechercher.
3) Le sujet
Il est ce qui distinguera un document de l’autre. Le nom du client, le numéro de suivi, etc. Ici, il peut s’avérer intéressant d’utiliser judicieusement des majuscules pour un repérage de l’œil plus rapide.
Par exemple, on nommera un fichier au nom d’un client "TREMBLAY, Paul" plutôt que "Paul Tremblay".
Notez aussi l’inversion du nom et du prénom. Bref, l’élément le plus important doit se distinguer facilement.
Méthode B : Ordre par numéro de projet
1) Le sujet
Si pour votre part, c’est le numéro de projet qui détermine tout car vos documents sont automatiquement catégorisés ainsi, il sera alors le premier élément de vos règles de nommage.
2) La nature du document
Le deuxième élément à lister est la nature du document. Qu’il s’agisse d’un rapport, de statistiques, de résultats, de tests, etc., il importe de toujours utiliser les mêmes termes pour faciliter la rechercher.
3) La date
La date sera le 3ème élément de votre nomenclature.
Etape 4 - Définir un lexique
L'objectif d'une convention de nommage partagée est de faciliter la recherche et l'organisation des documents.
Il est donc essentiel de définir des règles de nommage unifiées pour la dénomination de nos documents. Cela prend une importance particulière lorsque l'on considère les spécificités de la langue française.
Parmi les points à considérer, pensons aux abréviations courantes qui pourraient remplacer les mots complets.
Voici quelques abréviations courantes :
- CA pour conseil d'administration
- PV pour procès-verbal
- St pour Saint
- Ins pour Inspection
- Rpt pour Rapport
- & pour Et
Maintenant, pensez aussi aux petits termes comme les déterminants.
Si une entreprise pour laquelle vous avez un projet présentement se nomme "Les Délices du coin", ferez-vous disparaître le déterminant "Les" pour classer le tout sous Délices? Ça mérite réflexion…
Peu importe les abréviations qui seront choisies par votre équipe de travail, celles-ci devront être communiquées aux collègues et impérativement utilisées. Faute de quoi, on revient à la case départ!
Etape 5 - Séparer les termes
Quoiqu’il n’existe pas de façon universelle de le faire, la méthode que j’utilise s’est avérée très efficace auprès de mes propres clients au cours des 15 dernières années alors je vous la recommande.
Voici quelques éléments à retenir :
- Les éléments de la date sont séparés par des traits d’union
- Chacun des éléments sont séparés par une barre de soulignement
- Chacun des termes dans un même élément sont séparés par un espace
Exemple de nommages des dossiers
L'exemple suivant vous montre comment effectuer cette séparation de termes pour un nommage de documents efficace :
Date : 2023-02-18
Nature du document : préparation terrain_poste LANGELIER
Sujet : 62125.1
Résultat : 2023-02-18_préparation terrain_poste LANGELIER_62125.1
L'image ci-après vous montre les règles de nommage en suivant la méthode A puis la méthode B:
Encore une fois, que vous utilisiez cette méthode ou une autre, assurez-vous de communiquer les informations à tous les membres de votre personnel.
Une fois ces étapes complétées, on annonce la date de déploiement du projet de nomenclature ainsi que le délai octroyé pour terminer la mise à jour des documents existants qui ont besoin d’être renommés.
Checklist pour bien nommer vos dossiers
Voici un exemple d'une checklist qui vous guidera tout en long de la mise en place des règles de nommage des dossiers durant les 4 phases suivantes :
Avant de mettre en place cette nomenclature, il faudrait :
- Evaluer qui pourrait chapeauter le projet
- Avoir une idée de quel membre de chacun des services de l’entreprise pourrait siéger sur ce comité
- Evaluer combien de temps par semaine ce comité se consacre au projet
- Penser aux alternatives de libération du personnel dudit comité
- Penser au budget à consacrer à ce projet
- Analyser la possibilité de faire affaires avec une firme externe plutôt que de monter un comité à l’interne
Lors du travail de rédaction, il faudrait vérifier si :
- L’ordre des éléments a été déterminé selon les types de dossiers
- Les abréviations communes ont été définies
- La façon de séparer les éléments du nom a été déterminée
- Un guide de nomenclature est rédigé au fur et à mesure et adapté en fonction des particularités de chacun des services
- Les termes pour lesquels utiliser les majuscules ont été déterminés
- Les déterminants ont été considérés et une décision a été prise quant à leur utilisation
- Il a été décidé quels anciens dossiers devront être renommés
- Il a été décidé l’ordre d’implantation du processus
Pour la diffusion de l’information une fois le travail terminé, il faut vérifier si :
- Une demande est faite pour qu’un guide soit rédigé
- Le lieu où mettre ce guide a été déterminé et est facilement accessible par tous
- Une date de formation pour les membres du personnel a été arrêtée
- Une personne ressource (peut-être une par service selon la taille de l’entreprise) a été nommée pour offrir du support une fois l’implantation annoncée
- Une personne ressource (peut-être une par service selon la taille de l’entreprise) a été nommée pour la présentation de la nomenclature pour tout stagiaire ou nouvel employé futur
Pour assurer un contrôle une fois l’implantation faite, il faudrait vérifier si :
- Une date est planifiée pour une évaluation partielle de l’implantation
- Des dates subséquentes sont planifiées pour un suivi à plus long terme
- Il a été déterminé qui fera ces suivis
- Il a été déterminé comment se feront ces suivis (grilles d’analyse, rencontre avec les superviseurs des services, etc.)
Télécharger cette checklist de nommage des dossiers
Est-ce que tout doit être uniforme partout ?
Bien sûr que non ! Chaque service rencontre des besoins particuliers et il importe de s’adapter à chacun des services.
Alors que la direction aimera retrouver ses procès-verbaux en ordre chronologique, les individus impliqués en gestion de projets privilégieront plutôt le classement par numéro de projet.
Il importe cependant d’être cohérent au sein d’un même dossier global.
Dois-je reprendre tout ce que j’ai déjà fait?
On ne travaillera que sur les dossiers courants, les dossiers à venir et les anciens dossiers auxquels une personne ressource (peut-être une par service selon la taille de l’entreprise) a été nommée pour on se réfère régulièrement.
Ceux qui ne servent plus peuvent demeurer dans les archives sous leur appellation actuelle.
Les recherches seront peut-être un peu plus fastidieuses quand vous en aurez besoin (si toutefois vous en aviez besoin un jour!), mais des énergies n’y seront pas consacrées inutilement.
Bref, on va de l’avant !
Conclusion
Une bonne nomenclature des documents ne sera pas déterminante dans le bonheur des employés au travail, mais disons qu’elle n’y nuit aucunement et peut même y contribuer.
En résumé :
- On informe nos équipes du nouveau projet de nomenclature
- On bâtit un comité si nécessaire
- On décide comment nous allons nommer nos documents
- On élabore un lexique
- On communique l’information aux collègues et on les forme
- On met le processus en branle
Il faut de la réflexion, de la discipline, de la constance, de l’engagement et de l’adaptation pour pouvoir implanter un tel procédé dans toute entreprise, mais sachez que c’est à votre portée.
