La planification est l'organisation selon un plan. C'est un processus volontaire de fixation d'objectifs, suivi d'une détermination des moyens et des ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs selon un calendrier donnant les étapes à franchir.
Dans cet article, nous verrons les astuces de planification pour gagner du temps.
Pourquoi planifier ?
C’est toujours moins long de planifier que de réparer les erreurs causées par un manque de planification. Autrement dit : la planification évite de se casser le cou !
Plus sérieusement, l'objectif de la planification est de déterminer le coût, les ressources nécessaires et la meilleure manière d'ordonnancer toutes les tâches à effectuer, le tout, selon les délais à respecter malgré les contraintes de gestion de projet.
En prenant en compte ces contraintes, telles que les limitations budgétaires, les ressources disponibles et les échéances fixées, la planification permet d'anticiper les obstacles potentiels et d'élaborer des solutions appropriées
Maintenant, il importe de distinguer deux types de planification : la planification des tâches quotidiennes et la planification des projets. Alors que la première se réalise en une dizaine de minutes et seul, la seconde requiert la mobilisation de plusieurs membres de l’équipe et peut pendre l’équivalent d’une journée entière, sinon plus.
Le but de cet article est d’aborder la planification de projets.
Pourquoi est-ce difficile de planifier ?
1) Absence d'objectifs
La première raison pour laquelle il est difficile de planifier est parce que l’on ne prend pas le temps de le faire.
L’on croit à tort que chacun sait ce qu’il a à accomplir et l’on néglige trop souvent d’y accorder le temps nécessaire.
Plus vous aurez de l’expérience dans votre emploi, mieux vous saurez combien de temps consacrer à la planification selon l’envergure du projet.
Si vous l’ignorez pour l’instant, assurez-vous d’y accorder plus de temps en établissant des objectifs clairs pour éviter que les tâches ne reviennent au galop !
2) Manque d'information
Une deuxième raison pour laquelle il est difficile de planifier est que l’on oublie de réfléchir aux données nécessaires à avoir en main lors de la séance de planification.
Ainsi, alors que l’on tente de tout structurer, il manque parfois une information cruciale qui retarde le processus de planification ou qui oblige à de nombreux ajustements une fois l’information obtenue.
Etablissez un plan de communication qui vous aidera à identifier les besoins en informations et à déterminer les canaux de communication appropriés pour diffuser ces informations.
3) Absence des ressources clés
Finalement, une dernière raison pour laquelle il est difficile de planifier est parce qu’il manque des acteurs importants dans le processus ou qu’au contraire, il y a trop de personnes présentes et cela retarde le bon déroulement de la séance.
Assurez-vous donc que vous aurez les bonnes personnes autour de la table avant de débuter.
Pour résumer, afin de vous faciliter la tâche en planification, voici les 4 éléments à toujours prendre en compte : les objectifs, les moyens à mettre en œuvre, les ressources nécessaires et le calendrier de réalisation du travail.
Préparation de la planification : questions à se poser
Une bonne planification commence toujours par une phase de réflexion, durant laquelle vous devez vous poser les questions suivantes :
1. Est-ce nécessaire de convoquer une réunion de planification ?
Si le projet est d’envergure et implique plusieurs acteurs (sous-contractants, etc.), il est fort probable qu’une réunion soit nécessaire. Si au contraire, il s’agit d’un projet plus petit, vous pourrez alors le planifier seul.
2. Qui doit participer à la réunion de planification si plusieurs personnes sont en jeu ?
Il importe d’y réfléchir, car s’il manque des gens autour de la table, la planification sera retardée. Cependant, s’il s’y trouve trop de gens, la planification risque de tourner en rond, car trop d’opinions seront émises.
3. Quelle sera la préparation d’avant-réunion exigée ?
Vais-je demander aux acteurs qui seront présents de lire certains documents en amont, par exemple ?
4. Comment s’installer pour s’assurer de l’efficacité de la séance de planification ?
Il est préférable d'organiser votre bureau et de vous couper toute interruption pendant le processus afin de garder le cap. Demandez-vous s’il est nécessaire de vous isoler dans la salle de conférence si vous travaillez habituellement à aire ouverte.
Si plusieurs personnes sont impliquées, où travaillerez-vous et comment l’information sera-t-elle diffusée en temps réel ?
En effet, afin de garder tous les agents impliqués et actifs, il importe de diffuser d’une quelconque façon le visuel de la planification (sur écran géant, sur un tableau blanc, par un tableau à feuilles mobiles, etc.)
5. Toutes les informations nécessaires à la planification sont-elles disponibles ?
Si oui, est-ce préférable de retarder la séance de planification au lieu de devoir tout chambouler par la suite ? Ou sinon, pouvez-vous tout de même débuter une partie de la planification ?
6. Combien de temps faut-il consacrer à la planification ?
Il est tellement facile d’étirer la planification d’un projet et de perdre ainsi du temps. Selon le projet, une heure peut être suffisante alors qu’il faudra trois jours pour une planification quinquennale, par exemple.
7. Comment prendre des pauses pour une planification de longue haleine ?
Faut-il prévoir des pauses avec boissons et collations fournies, avec repas commandé d’un traiteur, pauses énergisantes à l’extérieur ? Une ou deux fois par demi-journée ?
Savoir garder le niveau d’énergie de vos équipes aide au bon fonctionnement de la planification qui sera plus juste et plus rapide, donc plus efficace !
Checklist d'aide à la planification
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Les étapes du processus de planification
Voyons maintenant comment planifier un projet afin de rendre cette planification efficace. Voici les étapes à suivre pour mettre en place une planification efficace d’un projet :
1. Découper le projet en étapes et tâches logiques
Tout projet élaboré doit être découpé afin d’en analyser les étapes plus concrètement.
Cette façon de faire permettra de mieux planifier le calendrier de réalisation. Il conviendra de décider si deux étapes distinctes peuvent avoir lieu au même moment ou si plutôt, l’une est tributaire de l’autre, auquel cas, vous devrez plutôt faire une planification linéaire.
2. Décrire de façon détaillée les étapes à franchir
Il s’agit ici d’élaborer une description aussi précise et détaillée que possible des étapes à franchir et des tâches à faire.
Si vous avez affaire à des travailleurs très expérimentés pour ce type de projet, cette étape devient alors un peu plus secondaire. Vous noterez alors seulement les particularités du projet par rapport à ce qui se fait normalement.
C’est ici aussi qu’on inscrira les ressources matérielles ou humaines pour accomplir chacune des étapes. Vous pourrez préciser que pour cette partie, vous aurez affaire au sous-traitant Y ou que les documents pertinents à la réalisation de cette phase se trouvent sur le serveur sous l’onglet Z.
3. Assigner des responsables aux différentes étapes de la tâche
On doit impérativement nommer un responsable pour chacune des étapes, à moins que ce soit un plus petit projet dirigé par une seule personne. Dans ce cas, vous le mentionnerez en en-tête de document.
Le but de ceci est d’éviter la confusion alors qu’une personne donne une consigne et qu’une autre en donne une différente. Le temps de chacun étant précieux et les matériaux ayant un coût, il n’est pas pertinent de devoir recommencer un travail.
4. Attribuer une estimation exacte du délai de fin de chaque tâche
Alors que certaines tâches ne prendront que quelques semaines, d’autres prendront deux mois. Plus la tâche s’échelonne sur une longue période, plus les suivis seront rigoureux.
Si certaines sont tributaires des autres, vous pourrez alors donner une variation dans le calendrier (par exemple : à terminer vers le 15 avril – avec une marge de retard de 25 jours).
Ainsi, les "tâches critiques" seront celles qui ont une marge nulle, c'est à dire qu’elles ne peuvent pas subir de retard et si elles ont du retard, elles retardent l’intégralité du projet.
5. Élaborer un calendrier de contrôle de l’avancement du projet
Le but ici est de s’assurer que l’on est sur la bonne voie.
Comme vous vous en doutez, il ne faut pas attendre la date de fin d’une étape pour constater son avancement (ou non !).
Vous devez donc déterminer un calendrier de validation de l’avancement en déterminant des dates précises.
Par exemple, pour une étape de projet qui doit durer un mois, faites deux vérifications la première semaine, une à chacune des deux semaines suivantes, puis deux dans la dernière semaine :
Dans le tourbillon de nos journées mouvementées, il est facile d’oublier de faire ces vérifications. Prenez alors le temps de noter ces dates dans votre calendrier ou gestionnaire de tâches.
Lors de ces contrôles, notez les objectifs à atteindre pour la prochaine date si ceux-ci ne sont pas complétés.
Si tout va bien, félicitez et encouragez vos équipes à continuer sur la bonne voie (le renforcement positif a toujours sa place !).
6. Communiquer le planning aux différentes parties prenantes
Il s’agit ici de communiquer le planning à l’ensemble de votre organisation et des autres intervenants concernés en partageant les documents et autres ressources essentiels.
Une fois tout ce travail achevé, vous les communiquerez aux gens concernés qui n’ont pas participé à la réunion et qui seraient dans l’ignorance, sinon.
Ensuite, le travail à proprement parler commence.
Le projet, ainsi bien planifié, coulera beaucoup mieux que si vous tentez constamment d’improviser.
Conclusion
Nous venons de voir ce qu’est la planification, pourquoi il est important de la faire, les principaux obstacles à sa réalisation et les étapes pour y parvenir.
En résumé, pour réussir une planification efficace qui vous fera gagner du temps, procédez aux étapes décrites dans cet article :
Découper le projet
Élaborer une description (si nécessaire)
Nommer un responsable pour chacune des étapes
Donner un estimé du temps pour accomplir la tâche
Élaborer un calendrier de contrôle
Communiquer le plan d’action au reste de l’équipe
Commencer le travail (avec le sourire !)
Comme vous le savez, chaque projet présente son lot d’imprévus.
Bien que toutes ces étapes ne soient pas garantes d’un cheminement sans heurts, elles faciliteront grandement le processus et vous apportera une paix d’esprit que vous pouvez à peine imaginer !
