Les outils du contrôle de gestion incontournables pour piloter la performance d’entreprise

Le contrôle de gestion permet d’assurer le pilotage de la performance de l’activité. Le champ d'intervention du contrôleur de gestion étant très large, le nombre d’outils de contrôle de gestion est pléthorique. 

Nous verrons dans cet article les quatre grandes familles d'outils phares qui vont des activités de prévision jusqu'aux activités de suivi, en passant par le reporting et par l'analyse.

Qu'est ce que le contrôle de gestion ?

Le contrôle de gestion permet de piloter la performance d'une entreprise en fournissant des outils décisionnels à l'exécutif, au management et aux équipes, visant une utilisation optimale des ressources pour atteindre les objectifs fixés.

Il joue également un rôle crucial dans l'assistance à la prise de décision, en offrant des insights et des analyses pour guider les stratégies d'entreprise.

Quels sont les outils de contrôle de gestion ?

On peut regrouper les outils du contrôle de gestion en 4 catégories : 

• Les outils prévisionnels qui aident à la mise en place du pilotage budgétaire
• Les outils de reporting qui permettent de faire un suivi fiable de l’activité
• Les outils d’analyse et de correction afin de pouvoir être force de proposition
• Et des outils d’accompagnement afin d’être un soutien à l’exécutif et aux équipes en place

Voyons de plus près ces quatre grandes familles d'outils.

1) Les outils prévisionnels

Les outils prévisionnels sont utilisés lors de la mise en place du pilotage budgétaire, que ce soit chaque année, lors de la création de l’entreprise, lors de l’introduction de nouvelles activités ou lors de tout évènement impliquant des changements qui auront un impact sur le budget.

Voyons ces différents outils prévisionnels de contrôle de gestion.

1.1) Le budget

L’élaboration budgétaire est réalisée une fois par an.

Elle concerne non seulement les allocations de ressources, mais également tous les revenus.

L’allocation de ressources et le chiffre d'affaires (CA) sont en général mensuels. D'ailleurs, en industrie, la fabrication est planifiée au jour ou à la semaine, là où dans le commerce, le chiffre d’affaires sera affiné à la semaine, voir à la journée.

Le prévisionnel se base sur 3 éléments :

• L’historique
• Les évènements à venir (internes et externes à l’entreprise)
• Une démarche positive d’amélioration de l’existant

Le budget intègre donc tous les éléments du compte de résultat.

1.2) Le plan financier

Le plan financier ou le plan d’investissement est l'un des outils du contrôle de gestion indispensables.

Il permet d’élaborer la prévision financière de l'organisation. Il s’agit là non seulement de prévoir l’allocation des ressources pour les investissements nécessaires, mais également de réaliser des simulations sur plusieurs projets et de vérifier leur retour sur investissement (ROI).

Le plan financier est bien sûr utilisé lors des événements suivants :

• La création de l’entreprise
• L’étape du business plan, mais également lors de toute nouvelle activité
• Les plans stratégiques, qu’ils soient à 3, 5 ou 10 ans
• Tous les aménagements ou travaux conséquents qui vont avoir un impact sur l’activité

Le plan financier réclame d’avoir une vision assez large afin de prendre en compte toutes les conséquences possibles d’un investissement :

• Négatif pendant la période de travaux ou indisponibilités partielles ou total
• Positif avec des impacts directs ou indirects comme la satisfaction client ou un gain de temps

Le plan financier intègre par ailleurs tout ce qui concerne les cessions, acquisitions, augmentations de capital et toute opération financière.

1.3) Le plan de trésorerie

Le plan de trésorerie est relativement automatisé et va puiser sur le prévisionnel général et financier.

Il permet de s’assurer que mois par mois la société ne manquera pas de cash flow selon la saisonnalité de l’activité et les délais de paiement fournisseurs et clients. 

Il prend également en compte un certain nombre d’impayés et frais afférents.

Au besoin, des financements courts terme pourront ajuster la trésorerie si des solutions et aménagements en internes ne peuvent résoudre les impondérables.

1.4) Le prévisionnel RH

Dans certaines activités, les ressources humaines sont le premier ou le second poste de dépenses.

L’humain étant beaucoup plus que des chiffres, en général un prévisionnel RH est élaboré à part, en concertation avec les services concernés et la DRH, afin de prévoir au plus juste les évolutions.

Si la personne en charge du contrôle de gestion n’est pas elle-même en charge du RH (ceci est possible dans les petites structures, beaucoup moins dans les moyennes et grandes), nous vous conseillons fortement de travailler main dans la main avec la DRH et les managers sur ces lignes, dans un prévisionnel dédié et affiné.

D'autres outils

Il existe d’autres outils utilisés par le contrôleur de gestion pour le prévisionnel. Concernant les sociétés qui fonctionnent en gestion de projet ou en achat revente, des budgets sont structurés autour des projets.

Concernant les associations ou structures travaillant avec l’Etat et ayant une grosse part de subventions, des tableaux prévisionnels dédiés sont mis en place.

D’autres types de tableaux prévisionnels sont mis en place, lors de changements technologiques, de changements d’organisations, de fusions acquisitions.

2) Les outils de reporting

Le reporting est le premier outil de pilotage de la performance de la société. 

Il est constitué de tableaux de bords, graphiques, notes explicatives et tout autre élément pertinent pour suivre la gestion. Il peut être mensuel, hebdo, ou journalier.

2.1) Le tableau de bord

Les tableaux de bords permettent de suivre l’activité. Ils sont constitués de plusieurs éléments :

• Les données actuelles
• Les données du prévisionnel
• Les données d’une ou plusieurs années précédentes
• Des ratios et indicateurs pertinents

Un tableau de bord pertinent se doit d’être clair, concis, lisible et ne contient que des informations pertinentes.

Il vaut mieux plusieurs tableaux de bords simples où les informations sautent aux yeux qu’un tableau de bord unique où les données sont fondues entre elles.

Il est toujours intéressant, outre le comparatif avec le budget, de renseigner également dans les tableaux de bords les éléments de l’année N-1.

Concernant les graphiques (je préconise que chaque tableau de bord soit accompagné de son ou ses graphiques), outre le réalisé, le prévisionnel et l’année n-1, j’apprécie également y faire figurer l’année n-2 voir n-3. Selon certaines activités qui peuvent fluctuer intensément selon les facteurs, cela reste une option intéressante. 

Tout comme il est conseillé de noter pour chaque jour passé, les éléments importants (météo, manifestations, pannes, alertes, vols, casse, évènements, grosse commande, vente exceptionnelle, etc…) pouvant expliquer le chiffre d’affaires, la marge, ou d’autres éléments du tableau.

2.2) Les indicateurs

Il existe un très grand nombre d’indicateurs, qui doivent être choisis selon leur importance dans l’activité. Il existe également des indicateurs spécifiques selon l’activité de votre organisation.

Les indicateurs du compte de résultat sont les plus utilisés : CA, marge, EBE, résultat d’exploitation, résultat, Cash Flow, capacité d’auto-financement.

Les indicateurs commerciaux les plus utilisés sont le nombre de clients, le panier moyen, la casse, le taux de conversion, l’indice de satisfaction client, le 80/20.

Les indicateurs de production les plus suivis sont le taux de rendement global, le taux de productivité, niveau de production, la capacité de production inutilisée, la durée moyenne de production.

Les indicateurs logistiques les plus courants sont : la rotation des stocks, le nombre de jours de stocks d’avance, les délais de livraison, le taux de rupture de stock.

Les indicateurs RH les plus usités sont le turn over, le taux d’accidents du travail, le taux d’arrêts maladie, les heures supplémentaires, la productivité par salarié, le taux de formation.

2.3) Les ratios de gestion

Les ratios de gestion sont également très nombreux.

Le plus usité est certainement le rapport (de la donnée) en CA HT, ce qui permet de transformer les chiffres en pourcentage et de voir au-delà du volume si les niveaux attendus sont au rendez-vous.

Cela permet également de voir en un clin d’œil les problématiques rencontrées à certains postes.

Il existe de nombreux ratios de gestion et financiers, comme : le besoin en fond de roulement, le retour sur investissement, le taux d’endettement, le taux de liquidité, les délais fournisseurs et clients, la rentabilité financière….

2.4) La mesure des écarts

La mesure des écarts se fait par rapport à plusieurs facteurs :

• En montant et en taux
• Par rapport à l’objectif
• Par rapport aux standards attendus
• Par rapport aux années précédentes.

Lorsque l’on débute une activité, il peut être compliqué de mesurer ces écarts sans l’historique ou de connaitre précisément ce qu’il y a derrière les chiffres.

Un comparatif aux standards de l’activité et une présence terrain accrue et dans le détail, permet de pouvoir vérifier si des anomalies sont rencontrées.

2.5) Le reporting journalier, hebdomadaire ou mensuel

Le reporting journalier fera un focus sur l’activité en elle-même : l'activité commerciale ou la production de la veille, il sera donc constitué d’un tableau de bord et de quelques graphiques issus de celui-ci.

Un reporting hebdomadaire reprendra non seulement un tableau de bord de l’activité de la semaine écoulée agrémenté de ses graphiques, mais sera également agrémenté d’une note avec un point sur les réussites et difficultés rencontrées ainsi que les actions correctrices proposées.

Le reporting mensuel peut facilement dépasser les 100 pages entre les différents tableaux de bords dédiés, les graphiques, les notes et plans d’actions détaillés faits et à réaliser.

3) Les outils d'analyse et de correction

Ici, nous allons nous intéresser à tous les outils existants qui permettent non seulement de fournir des données fiables au contrôle de gestion pour ses analyses et recherches de solutions, mais également ceux qui permettent de connaitre les prix à appliquer ou les coûts.

3.1) La comptabilité analytique et la comptabilité

Afin de pouvoir pousser ses analyses suite aux problématiques soulevées dans les reportings, ou suite aux succès rencontrés afin d’en identifier les bonnes pratiques, le contrôle de gestion va se baser sur plusieurs bases de données.

La première est incontestablement la comptabilité dont toute organisation est dotée. Un travail d’extraction et de mise en forme est ensuite réalisé sous Excel.

Une comptabilité analytique est un plus. Elle permet d'affecter les ressources efficacement selon plusieurs natures et centres analytiques. Les analyses en sont fortement facilitées.

3.2) Les ERP

Dans une petite structure, seul un journal de caisse permet d’avoir des données commerciales. Je préconise donc qu’il soit paramétré de la manière la plus fine possible afin de pouvoir en extraire le maximum d’informations.

La plupart des entreprises sont autrement pourvus d’un ERP (entreprise ressource planning), un progiciel qui regroupe toutes les données commerciales et/ou de production, ainsi que toutes les informations que l'organisation souhaite y intégrer.

Les ERP sont des outils du contrôle de gestion très utiles pour les analyses du contrôleur de gestion afin d’y trouver les informations nécessaires pour ses analyses.

3.3) Les données RH

Les ressources humaines sont souvent le plus gros poste des frais généraux et également le plus imprévisible. Leurs données étant confidentielles, elles sont traitées à part et toujours en prenant en considération que l’humain est derrière ces chiffres.

Les analyses sont donc différentes et abordées avec un angle différent. Les RH ont une grande influence sur la réussite et la productivité, à mon sens un effort et une attention particuliers doivent leur être accordés.

3.4) Les méthodes de calcul des coûts

Le calcul des coûts est la base du contrôle de gestion.

Au-delà des principes des coûts directs, indirects, fixes et variables, il existe donc de nombreux outils et méthodes afin de calculer les coûts, les mettre à jour et les analyser.

Les différentes méthodes sont :

• La méthode des coûts complets
• La méthode des coûts variables
• La méthode du coût marginal
• La méthode des coûts spécifiques
• La méthode ABC avec le calcul des coûts par activité

Cette dernière est généralement utilisée lorsque l'organisation possède plusieurs pôles ou plusieurs familles de produits.

3.5) Les méthodes de calcul des prix

Tout comme le calcul des coûts, le calcul des prix fait appel à plusieurs outils :

• La méthode du prix de vente unitaire
• La méthode du prix de vente à partir de la marge
• La méthode du prix de vente à partir du taux de marque
• La méthode du coefficient multiplicateur
• Et la méthode du mix de vente qui fixe les prix par rapport à tous les produits (appels d’offre, promotions, produits haut de gamme)

3.6) Le benchmark

Quand cela est possible, il est bon de pouvoir se comparer avec ses pairs. Il s’agit lorsque l’on appartient à un groupe ou que l’on est franchisé, ou lorsqu’il y a plusieurs unités de production, de se comparer à ses petits camarades, en choisissant ceux qui ont une activité, une clientèle, une talle et un environnement similaire.

En plus de permettre une meilleure lisibilité de nos propres résultats, cela permet d’échanger sur les bonnes pratiques et les difficultés de chacun et de grandir ensemble.

Il est parfois possible d’avoir les données de la concurrence, souvent en se rendant sur place, ou en décalé, par les rapports annuels publiés.

Cela est bien entendu plus complexe selon l’activité. Dans certaines activités, bien que concurrents, mais ne travaillant pas dans les mêmes zones géographiques pour les activités locales, il est possible d’échanger facilement avec ses pairs et de se donner mutuellement informations et données afin d’avancer ensemble.

4) Les outils d'accompagnement

Le contrôle de gestion accompagne le quotidien de l’entreprise, non seulement sur le prévisionnel, le reporting, ou diverses analyses et propositions, mais aussi sur l’accompagnement de l’exécutif et des équipes en place.

Le contrôle de gestion est un acteur transversal majeur sur lequel l’entreprise peut se reposer.

4.1) Le suivi des équipes

Le suivi des équipes sur le terrain est un outil de contrôle de gestion indispensable. Voir, observer, constater et vivre le moment permet de concrétiser les données et de déceler les points forts et les lacunes.

Le feedback des équipes, les remontées des difficultés rencontrées, mais aussi leurs victoires permet également de mieux suivre l’activité et optimiser sa performance tout en s’occupant des grains de sables dans les rouages.

La présence du contrôleur de gestion au cœur de l’action chaque jour est à mes yeux indispensables, tout comme des échanges et réunions régulières avec les équipes afin de mettre en place et suivre ensemble les plans d’action.

4.2) Le contrôle des données

Le contrôle des données est une des missions du contrôleur de gestion, il s’agit en général d’aller vérifier sur le terrain les informations remontées sous forme de données.

La comptabilité et les ERP ne sont pas exempts d’erreurs et il s’agit alors de vérifier la véracité des éléments, que ce soit des ventes, des coûts, des stocks, etc.

Vérifier la casse d’un hypermarché tous les matins peut être une expérience éprouvante (odeurs, les rats dans les poubelles abandonnées en extérieur) mais extrêmement bénéfique pour la rentabilité du magasin.

Passer des journées en cuisine avec une balance pour mesurer les quantités exactes nécessaires et calculer leurs coûts, mettre ensuite ces coûts à jour régulièrement pour recalculer la marge automatiquement et les prix de vente est le type de mission dans laquelle peut se retrouver un contrôleur de gestion.

4.3) La mise en place et l'amélioration des processus

Les outils de mise en place et amélioration des process utilisent les outils d’audit, avec différentes mesures, des tables rondes, des tests, des ajustements, des rédactions de procédures, des optimisations.

On peut aisément se retrouver avec un chronomètre en main ou arpenter un nouveau progiciel des heures afin de voir toutes les possibilités qu’il peut offrir non seulement au contrôle de gestion, mais aussi aux différents départements.

4.4) Les inventaires

Les inventaires sont un temps fort pour l’entreprise, mais également pour le contrôleur de gestion, en général en charge de cet évènement.

Organisation en amont, pendant et en aval, supervision, contrôle pendant et après, échantillonnage, révision, relecture et validation, le contrôleur de gestion est épaulé par un logiciel d’inventaire pour avancer dans sa mission et met en place un balisage précis pour s’assurer que l’inventaire soit correct.

4.5) La supervision des travaux

Qui dit travaux dit investissement, dit donc présence du contrôle de gestion pour superviser tout d’abord le projet et sa validation.

Pour cela, des outils informatiques de gestion de projet, d’aménagement, et de simulations, sont utilisés.

Ensuite des appels d’offre, entretiens, devis et comparatifs sont réalisés, puis lors des travaux un contrôle du respect du cahier des charges.

Conclusion

Les outils du contrôle de gestion sont très divers car ils permettent d'effectuer un large spectre de missions.

Le contrôle de gestion se doit de connaitre de nombreux outils comptables, de gestion utilisés par les divers départements de l’entreprise. 

Les outils à sa disposition sont aussi variés que ses missions.