La réunion post mortem est une réunion qui marque la fin du cycle de vie d'un projet. Elle a pour but de tirer les leçons apprises dans le but de diffuser les bonnes pratiques.
Nous verrons dans cet article, pourquoi est-il important de faire une réunion de fin de projet, et comment l’organiser en 6 étapes.
Qu’est-ce qu’une réunion post mortem ?
La réunion post mortem, appelée aussi rétrospective ou encore cérémonie de clôture de projet, est une réunion qui marque la fin d'un projet.
C'est l'occasion de faire un bilan de fin du projet qui reprend :
- Ce qui a bien fonctionné
- Ce qui a moins bien fonctionné
- Si c’est à refaire, qu’est-ce qu’on changerait
Et cela dans tous les aspects du projet :
- Cadrage du besoin client
- Constitution des équipes
- Plan de charge
- Choix techniques
- Hypothèses financières
- Gestion des risques
- etc.
Il est essentiel de diversifier les points de vue lors d'une réunion de projet, qu'il s'agisse du manager, de l'équipe ou du client.
En effet, chaque personne impliquée apporte une perspective unique et peut contribuer à examiner les sujets sous différents angles.
Et ce, dans le but de faire un retour d'expérience qui permet de :
- Capitaliser sur ce qui a bien fonctionné pour le pérenniser
- Identifier ce qui a moins bien fonctionné pour l’améliorer
Si cette réunion de clôture est un succès, le projet est transitionné à la phase d'exploitation et de maintenance.
Modèle du Bilan de projet
Analysez les écarts entre les objectifs et les résultats atteints dans le cadre d'un retour d'expérience
Pourquoi faire une réunion post-mortem ?
La contradiction dans les projets est qu’il faut en même temps atteindre :
- Les objectifs financiers : permettre l’autonomie de l’entreprise
- La confiance du client : s’inscrire en tant que partenaire et se projeter dans la durée
- La stabilité des équipes : fiabiliser l’équipe, éviter les démissions et gagner en expertise
Il est en effet facile de :
- Atteindre les objectifs financiers et la satisfaction client en s’acharnant sur les équipes
- Satisfaire le client et l’équipe en explosant le budget projet
- Atteindre les objectifs financiers et stabiliser l’équipe en arnaquant le client
Mais il est plus difficile d’atteindre les 3 objectifs à la fois.
C’est pour cela que la réunion post mortem projet est une pratique qui fait partie du processus d’amélioration continue, qui permet l’évolution du niveau de performance des projets et des équipes, et de la relation client.
Elle permet de tirer des leçons des expériences passées, mais aussi d’accentuer la communication et la transparence au sein de votre équipe, et par conséquent, améliorer sa cohésion.
Prenons un exemple pour mieux illustrer ceci :
Imaginez que vous êtes dans une montgolfière au-dessus d’un océan plein de dangers et de risques, et que vous voulez atteindre votre ile salvatrice.
- Vous voudriez bénéficier des vents favorables qui accélèreront votre progression, et faciliteront l’accès à votre objectif
- Vous voudriez aussi vous débarrasser du poids qui ralentit votre progression et vous tire vers le bas, vers le danger…
Si vous êtes au courant des expériences passées des navigateurs, vous sauriez lire les courants d’air et comment les amadouer, et surtout vous débarrasser du poids mort qui constitue un danger pour votre quête.
Un projet, c’est à peu près la même chose. En tant que chef de projet, vous aimeriez tant connaitre les accélérateurs de production, et éviter les freins de progression pour arriver à votre objectif.
La cérémonie de clôture du projet est un outil puissant qui vous permettra cela.
Quand faire une réunion post mortem ?
Certains projets choisissent de faire une réunion post mortem à fréquence mensuelle, à chaque jalon avant d’attaquer la phase suivante.
C’est une pratique audacieuse et certainement bénéfique, mais réservée aux projets matures et flexibles sachant s’adapter facilement au changement, ou aux projets sans contrainte de temps, comme par exemple : les projets de maintenance.
Dans ce cas, une réunion post mortem à fréquence mensuelle ou bimensuelle permettra de suivre l’avancement des actions et de constater les améliorations.
Attention :
On ne peut pas améliorer ce qu’on ne mesure pas : définissez des indicateurs d’efficacité de vos actions pour mesurer vos gains.
Pour de courts projets, de 6 à 9 mois, il est difficile de revoir son cahier de charge ou de reconstituer son équipe, ou de changer de processus de travail sans déstabiliser l’organisation en place, qui est certes moins performante que ce qu’on souhaiterait, mais qui est fonctionnelle et permet l’atteinte des objectifs.
Il est plus judicieux dans ce cas de parler de « Retour sur expérience » et de traiter les problèmes au cas par cas.
Le principe est le même. C’est le scope qui change.
Le post mortem est dans ce cas laissé à la fin du projet.
Comment faire une réunion post mortem ?
Le déroulement de la réunion de clôture est assez standard. Il suffit de respecter les 6 étapes clés suivantes :
1. Fixez une date pour la réunion
Planifiez la réunion dans les quelques jours qui suivent la fin du projet.
Les équipes connaissent bien le projet, et tout le monde a déjà constitué sa propre liste d’améliorations.
Néanmoins, prévoyez au moins une semaine de préparation avant de tenir votre réunion.
2. Sondez les participants sur leur retour d’expérience
Envoyez un questionnaire de préparation à la réunion.
Pour éviter de se disperser, le questionnaire en soi doit être simple avec de simples demandes du type :
- Ce qui a bien fonctionné durant le projet
- Les problèmes rencontrés durant le projet
- Les aspects d'amélioration pour le prochain projet
Les réponses sont ensuite compilées et constitueront l’ordre du jour de la réunion.
3. Communiquez l’ordre du jour
Comme dans toute réunion, communiquer l’ordre du jour permet de cibler les sujets de discussion.
Cela vous permettra aussi de cadrer votre réunion en citant l’argument suivant « c’est intéressant, mais cela ne fera pas partie de notre ordre du jour. »
4. Identifiez un preneur de notes
Identifiez un preneur de notes avant le début de la réunion.
Certains projets choisissent un modérateur externe du projet. L’avantage est d’éviter les « parties prises ». Le chef de projet est alors un consultant qui donne son feedback autant que le reste de l’équipe. Sinon, le modérateur pourrait être aussi le chef de projet.
Certains pensent aussi à enregistrer la réunion sur Teams, d’autres ne préfèrent pas pour rester libres dans leurs propos…
5. Animez la réunion
C’est une réunion à plusieurs. Il est important que l'animateur encourage tout le monde à participer, mais gère bien le temps de parole et évite les débordements.
Pensez à respecter les règles de gestion de réunion :
- Ponctualité
- Portables étains
- Respect du temps de parole
- Écoute active
- Respect du temps alloué à la réunion
Découvrez ici 5 idées pour animer votre réunion.
6. Envoyez le compte rendu de réunion
Envoyez un compte rendu de réunion aux participants.
Partagez avec votre équipe (et votre hiérarchie) le compte rendu de la réunion avec les principaux enseignements.
Assurez-vous d’y inclure le plan d’actions à mener.
Attention : un plan d’action nécessite un responsable, une date et un indicateur de mesure d’efficacité par action.
Checklist pour organiser efficacement votre réunion
Vous avez aimé cette infographie ?
Vous pouvez l'intégrer sur votre Blog en utilisant ce code :
Quelques bonnes pratiques à retenir
Ci-après quelques bonnes pratiques issues du terrain :
- La réunion de clôture n’est pas spécifique aux projets à problèmes. Les projets « réussites » se doivent aussi d’analyser leurs facteurs de réussite
- Commencez la réunion par remercier votre équipe de son engagement durant et après le projet, parlez aussi des réussites
- Ne parlez pas d’échecs, mais d'axes d’amélioration. L’objectif n’est pas de rechercher des coupables, mais de s’améliorer
- Il faut éviter de critiquer les personnes, mais plutôt les choix et le travail faits. Une réunion de fin de projet peut facilement tourner à des querelles entre personnes susceptibles
- Il faut aussi bien cadrer les interventions hors scope. Je suis développeur, je peux critiquer les choix techniques, la charge du travail, le changement continue de cahier de charge, la durée des sprints, les performances de ma machine… mais je peux ne pas avoir assez de recul pour critiquer certains choix stratégiques
Conclusion
Le chef de projet et son équipe sont les mieux placés pour connaitre leurs réussites et leurs échecs. Mais peuvent être réticents à les exposer.
Soyez sûr qu'une réunion post mortem est une preuve de maturité et de responsabilité. Votre hiérarchie sera ravie de voir que vous êtes conscients de vos axes d’améliorations.
Demander de l’aide pour faire son post mortem est aussi une preuve de force.
N’hésitez pas à demander à d’autres personnes de vous aider à le faire.
