Comment maximiser son espace de travail pour minimiser les pertes de temps ? (+Checklist)

Votre espace de travail est l’endroit où vous passez le plus de temps dans une semaine. Contribue-t-il toujours à maximiser votre efficience ?

Voyons comment organiser son bureau au travail afin de minimiser les pertes de temps.

Pourquoi organiser son espace de travail ?

L’organisation de son espace de travail, physique et virtuel, est primordiale car elle peut vous faire gagner du temps à long terme et contribue également à réduire considérablement votre stress.

Un espace non optimisé nuira certainement à votre productivité. Et ce, pour les raisons suivantes :

• Passer des heures à trouver un document clé. Vous vous épargnerez tout embarras si votre supérieur hiérarchique (ou toute autre personne) vous demande un document important, qu’il soit en papier ou numérique, et que vous ne pouvez le trouver. Le temps gaspillé à le chercher peut augmenter rapidement si on n’a pas de bonnes méthodes de classement.
• Perdre la concentration. De plus, un espace encombré perturbe l’attention. Il est si facile de se laisser prendre par un bout de papier qui nous détourne vers une autre tâche que celle que nous faisions. Vous arriverez en fin de journée sans peut-être même avoir accompli la moitié de ce que vous vouliez réellement faire puisque votre focus aura dévié sans cesse.
• Se fatiguer facilement. Aussi, plus l’espace est surchargé, plus la fatigue mentale sera grande. De fait, même si certains objets ne sont que décoratifs, même si vous savez très bien ce qui se trouve dans la pile à votre gauche, votre vue périphérique de 180 degrés balaie constamment la surface de travail. Votre subconscient analyse donc continuellement les données rencontrées en se disant : « Ceci n'est pas important pour l’instant. Ne t’en préoccupe pas. » ou encore, « Ceci te servira seulement dans deux jours. Oublie-le pour l’instant. » Comme il n’a aucun sursis, sans même vous en rendre compte, vous vous fatiguez.
• Subir un stress négatif. Être organisé peut réduire la quantité de stress que vous pouvez ressentir à la vue de la somme de travail à effectuer. Portez attention à votre posture et votre première pensée lorsque vous entrez dans votre espace de travail en début de journée. En est-ce une de découragement ou plutôt une de stimulation à attaquer la journée ? Si des nausées vous prennent à la vue de votre bureau, il est grand temps d’agir !

• Tuer sa créativité. En outre, un espace de travail bien rangé montre une capacité à effectuer plusieurs tâches tout en restant organisé et calme votre esprit qui peut y voir plus clair. En effet, lorsque vient le temps de trouver de nouvelles idées pour un projet quelconque, si vos yeux ne peuvent que scanner de vieux documents ou objets, comment en viendront-ils à trouver de nouvelles perspectives ?

En revanche, travailler en permanence dans le désordre peut sérieusement nuire à votre crédibilité, sans compter que si vous travaillez dans des espaces à aires ouvertes, cela cause un impact négatif chez vos collègues également.

Comment bien organiser son bureau ?

Voici quelques étapes simples qui rendront votre bureau propice à un niveau plus élevé de productivité :

1. Recensez tout ce qu’il y a dans votre espace de travail et enlevez le superflu

C’est la première chose que vous avez à faire pour organiser votre espace de travail.

Répertoriez tout ce que vous avez sur votre bureau pour distinguer le nécessaire de l’inutile, et passez à l’action.

La meilleure chose est de ne manipuler les objets et les documents qu’une seule fois. Lorsque vous l’avez en main, il importe de prendre une décision sur-le-champ et non pas de se dire qu’on va le considérer plus tard.

Munissez-vous d’une boîte pour y mettre les objets à relocaliser dans une autre pièce, un bac de recyclage pour les papiers à recycler, une boîte pour les documents à déchiqueter et une poubelle pour ce qui doit être jeté.

À l’aide de notes autocollantes, identifiez cinq zones sur votre surface de travail :

• À classer
• À lire
• À numériser
• Prioritaire
• Routine

Traitez tous les documents ou objets dans l’une ou l’autre de ces piles ou encore dans l’une des boîtes mentionnées plus haut.

Analysez ensuite vos fournitures de bureau. Y a-t-il des objets que vous utilisez moins d’une fois par semaine comme la perforeuse ? Ceux-ci devraient être rangés dans une armoire ou un tiroir de fournitures à bureau, loin de la vue pour ne pas polluer votre champ visuel.

Assurez-vous de toujours sauvegarder vos documents en cas de panne de votre ordinateur, sur un disque dur externe, une clé USB ou encore mieux, en infonuagique.

Quels éléments n’avez-vous pas utilisé depuis un moment ? Mettez de côté les documents de référence ou livres dont vous n’avez pas une utilité quotidienne. Une armoire fermée est l’idéal.

Cette étape consiste donc à identifier les éléments les plus importants à avoir à portée de main comme le matériel, les documents et les fournitures que vous utilisez tous les jours.

2. Rangez, compartimentez et classez par catégories

En suivant les étapes suivantes, vous allez maintenant organiser votre bureau en vue d’en rentabiliser le fonctionnement :

2.1 Faites en sorte qu’il y ait une place pour chaque chose

Pour ne pas voir la paperasse s’accumuler sur votre bureau, dédiez un tiroir de votre classeur qui sera pour les dossiers en cours, puis conservez dans votre calendrier ou agenda les délais des tâches à accomplir.

Ce calendrier électronique deviendra votre référence en matière de projets et tâches. Au moment voulu, il ne vous restera qu’à sortir le bon dossier et à l’utiliser. Idéalement, comme ce sont des dossiers en cours, il est recommandé d’utiliser un tiroir de classeur qui sera près de vous, soit à même votre bureau, soit à une distance de bras de votre poste de travail.

Si vous travaillez plutôt de façon électronique, n’utilisez pas votre bureau d’ordinateur comme fourre-tout à documents. Une fois de plus, allez le classer soit dans un dossier électronique nommé « En cours », soit dans le bon dossier où il serait pour son classement final.

Si vous avez de la difficulté à savoir où classer vos fichiers, c’est que votre plan de classification n’est pas optimal. Veillez à le réviser.

On ne devrait jamais mettre un fichier sur le bureau « en attendant ». « En attendant, quoi ? », aimé-je demander à mes clients. Je sais déjà qu’il y a trop de fichiers vieux de plus de 5 ans qui dorment sur la page d’accueil de votre ordinateur.

De plus, on ne devrait pas avoir à cliquer sur un fichier pour savoir ce que c’est. Seul le nom devrait nous le dire. Prenez soin de renommer les fichiers numérisés dont les noms se transforment en un code qui ne signifie presque rien.

Cela m’amène à vous parler de nomenclature de dossiers et de documents. 

Est-ce que la vôtre est claire et pertinente ? Est-elle constante dans l’entreprise par tous les gens qui ont à nommer des dossiers et documents partagés ? Avez-vous un lexique commun ? Ce sont ici plusieurs aspects à prendre en considération afin de se retrouver facilement et d’éviter ainsi les pertes de temps.

2.2 Organisez votre bureau de façon que votre quotidien soit facilité

Gardez à portée de main votre téléphone mobile et votre téléphone fixe, le cas échéant, de même que votre casque d’écoute ou vos écouteurs pour libérer vos mains lors de vos appels téléphoniques ou lors de vos rencontres virtuelles.

Si vous avez des notes à prendre lorsque que vous êtes au téléphone ou en réunion, utilisez soit un canevas de prise de notes électronique pour un nouveau client, par exemple, qui pourrait être créé en Excel, soit les notes électroniques à votre choix. Cela facilitera l’arrimage de vos notes avec votre dossier.

Assurez-vous d’informer vos interlocuteurs du fait que vous prendrez des notes directement dans votre ordinateur pour qu'ils ne se sentent pas délaissés en entendant le cliquetis de vos touches de clavier.

Le bloc-notes électronique pourrait aussi être un bon outil, surtout si vos notes manuscrites se transforment en texte dactylographié. Il suffit de s’équiper en conséquence et de trouver le logiciel qui vous convienne.

Le bloc-notes papier devrait être utilisé seulement si vous n’êtes pas à l’aise pour taper rapidement à l’ordinateur, ou que vous n’avez pas pu faire l’achat d’un bloc-notes électronique. Il est si facile de se perdre quand on fait usage du papier !   

Conservez aussi près de vous quelques fournitures de bureau, comme les stylos, ciseaux, notes autocollantes, etc. Tous ces éléments doivent être à portée de main pour minimiser les mouvements.

Organisez aussi le bureau de votre ordinateur. Mettez des raccourcis vers les dossiers les plus utilisés et ayez aussi des raccourcis de vos utilitaires dans votre barre de tâches (fureteur web, courriels, dossier maître, calculatrice, etc.).

Prenez le temps d’organiser votre page d’accueil de votre fureteur web. Épinglez vos sites favoris dans la barre des favoris en prenant soin de les placer du plus fréquemment utilisé au moins fréquemment utilisé, de gauche à droite, puisque c’est notre réflexe naturel de lecture que de balayer nos yeux de gauche à droite.

Au besoin, renommez les sites de façon qu’ils soient plus significatifs pour vous et surtout, de façon qu’ils utilisent moins d’espace, car ils auront moins de caractères.

Par exemple, renommez votre hyperlien Facebook par Fb. De toute façon, l’icône sera un repère supplémentaire pour vous guider dans votre recherche.

En ce qui concerne les autres favoris, créez des dossiers dans lesquels vous mettrez les hyperliens pertinents. Par exemple, j’en ai un qui s’appelle Paiements dans lequel je mets les hyperliens de tous les paiements que j’ai à faire dans un mois ou toutes les factures que je veux récupérer dans un mois : mes cartes de crédit, mon électricité, mon cellulaire, mon assurance automobile, etc.

2.3 Classez vos fichiers en deux catégories : actifs et inactifs

Les fichiers actifs (que vous utilisez au moins une fois par jour ou par semaine) seront accessibles à partir d’un hyperlien rapide sur votre bureau. Si vous travaillez directement à partir de votre ordinateur et non sur un serveur partagé, changez quelques icônes de vos dossiers importants afin de les repérer plus facilement.

Si vous travaillez à partir d’un serveur partagé, cette fonction n’est pas possible. Vous pouvez alors varier les noms de vos dossiers en utilisant les majuscules pour les plus importants. Ce repère visuel supplémentaire facilitera votre organisation.

Si vous travaillez en format papier, utilisez des codes couleurs pour l’organisation de vos dossiers.

Pensez à donner un titre à tous vos dossiers et sous-dossiers. On voit trop souvent des dossiers qui s’appellent Nouveau dossier!

Les fichiers inactifs papiers seront stockés dans des boîtes de rangement adaptées à votre mode de fonctionnement et étiquetées. Si des consultations ultérieures peuvent s’avérer fréquentes, on les placera dans des chemises suspendues à onglets, dans des tiroirs ou sur des étagères.

En ce qui concerne les fichiers inactifs informatiques, ils seront soit placés dans les archives, soit dans un dossier bien nommé Inactifs si vous estimez que la consultation subséquente pourrait être fréquente.

Ce travail permet de trouver plus facilement ce que vous cherchez.

2.4 Rangez vos tiroirs que vous compartimenterez à l’aide de contenants désignés à cet effet 

Rien n’est plus frustrant qu’un fourre-tout dans un même tiroir. Les compartiments à l’intérieur de celui-ci permettront d’attribuer un lieu d’appartenance pour chaque objet et empêcheront ceux-ci de bouger avec le mouvement d’ouverture ou de fermeture dudit tiroir.

Placez les objets utilisés ensemble dans le même tiroir (timbres et enveloppes, par exemple) dans le but de minimiser les manipulations inutiles.

Rangez vos fournitures de bureau toujours au même endroit. Prévoyez quelques fournitures de réserve pour celles que vous utilisez le plus.

Pensez à vous munir de dispositifs afin que les fils de vos gadgets électroniques ne s’emmêlent pas dans vos tiroirs. Il en existe une panoplie sur le marché.

Déterminez une station de recharge pour vos outils électroniques (cellulaire, tablette, etc.) où vous aurez pris soin d’installer une prise électrique multiple avec disjoncteur de haute tension.

L’idéal serait aussi d’avoir à la portée de vos visiteurs et collaborateurs, une boîte de réception pour le courrier et autres documents. Si celle-ci est installée à l’extérieur de votre bureau, c’est encore mieux puisque le dépôt évitera les dérangements inutiles. Retenez cependant qu’elle doit être placée dans une zone facile d’accès pour tous.

Si vous travaillez avec d’autres personnes, ces gens doivent savoir où déposer les documents en votre absence, de façon que vous puissiez les traiter lors de votre retour. Des consignes claires doivent donc être émises.

Regardez aussi s’il n’y aurait pas lieu de préférer l’envoi de documents électroniques à la place de documents physiques.

Les éléments de cette boîte de réception doivent être traités chaque jour où vous êtes physiquement présent sur les lieux.

3. Nettoyez votre espace de travail et entretenez-le

Votre bureau est un outil de travail à part entière. Il doit être nettoyé et demeurer propre. C’est plus agréable pour vos yeux, vos poumons respirent mieux et c’est une marque de respect pour autrui.

Prenez le temps de nettoyer votre bureau, dépoussiérez l’écran de votre ordinateur, désinfectez le clavier et votre souris régulièrement pour éviter la prolifération de bactéries. Un dépoussiéreur pour électroniques sous forme de pulvérisateur de gaz comprimé est recommandé pour les interstices de votre clavier.

Si vous décidez de manger à votre bureau, assurez-vous de conserver les liquides loin de votre clavier. Dans le cas d’un espace de travail partagé à aires ouvertes, privilégiez la nourriture qui ne laissera pas flotter d’odeurs désagréables. Idéalement, on s’éloignera de son poste de travail pour manger et collationner, ce qui apportera un repos visuel bien mérité.

Faites tout pour garder votre espace de travail propre et rangé. Seulement 5 à 10 minutes chaque soir pour remettre de l’ordre sur votre surface de travail feront une énorme différence. Prévoyez-le dans votre planification du jour.

Pour éviter un travail ardu en fin de journée, adoptez le principe du Au fur et à mesure. Chaque objet, chaque document est remis à sa place immédiatement après son utilisation. Adoptez cette habitude quotidienne. Quel plaisir d’arriver le matin dans un endroit propice au travail et de se sentir directement opérationnel !

Facilitez le nettoyage des agents d’entretien s’il y en a sur votre lieu de travail. Sinon, prévoyez quelques minutes par semaine à cet effet. Pourquoi pas le vendredi en fin de journée afin de commencer la semaine suivante du bon pied ?

Accordez-vous une journée d’archivage deux fois par an. Ces moments serviront à archiver, détruire, déchiqueter ou reclasser des dossiers, des courriels et du matériel conservés «au cas où».  

Checklist d'organisation de son bureau de travail

Référez-vous à cette checklist pour maximiser votre espace de travail :

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En conclusion

Un espace de travail encombré est la porte ouverte à de multiples inquiétudes, à l’anxiété, à du jugement, mais plus que tout, à d’énormes pertes de temps.

Parce qu’il y a accumulation d’objets ou de papiers, on brouille notre concentration, on perd le focus et on atteint la fin de notre journée insatisfait du travail accompli et fatigué.

Il devient difficile de distinguer ce qu’il faut mettre en priorité et on peut même oublier d’accomplir certaines tâches.

En rangeant et en optimisant son espace de travail, on gagne en efficience sur tous les points.

Alors, n’hésitez pas à désencombrer, éliminer, ranger, archiver, nettoyer, entretenir.

Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel.

Et pourquoi pas appliquer la méthode des 5S pour organiser votre bureau au travail ?