La gestion de temps est une question fondamentale à appréhender, surtout si vous souhaitez vous lancer dans la gestion d’un projet.
Pour respecter les nombreuses étapes, le formalisme, la grande préparation et analyse de la situation que requière la situation, utiliser des outils de gestion de temps est primordial.
Ce travail préparatoire est souvent fastidieux.
Aussi, pour vous faciliter la vie, nous avons compilé les 4 meilleurs outils pour optimiser votre gestion du temps !
Pourquoi utiliser des outils de gestion de temps?
La gestion de temps est intrinsèquement liée au fonctionnement du travail en mode projet.
Pour aboutir à des résultats satisfaisantes, il faut absolument lier le travail à un suivi de l’efficacité qu’il génère.
S’il est toujours possible d’utiliser de bonnes vieilles méthodes pour s’organiser et évaluer le travail (feuille de papier, stylo, chronomètre, calendrier, etc.), ces moyens sont souvent obsolètes et insuffisants.
Nous vous proposons, à la place, d’adopter quelques-uns des nombreux outils dédiés à la gestion de projets dont l’utilisation vous permettra de :
- Centraliser tout votre travail dans un même endroit : votre ordinateur.
- Avoir accès à votre travail depuis plusieurs supports (smartphone, tablette, ordinateur).
- Gagner du temps dans l’élaboration des méthodologies de travail.
- Partager votre travail efficacement avec les collaborateurs de votre choix.
- Gagner en efficacité. Ces outils ont été développés pour vous faire gagner du temps.
Il faut savoir que les entreprises qui adoptent le fonctionnement en mode projet sont de plus en plus nombreuses.
En outre, le monde étant de plus en plus complexe à appréhender, interconnecté et mondialisé, les projets sont également souvent de plus en plus complexes.
Cette façon de travailler en mode projet a pris tellement d’ampleur que de nombreux outils se sont développés et démocratisés. Ils sont devenus indispensables à la bonne marche de l’entreprise et de la gestion de temps.
Vous avez sans doute déjà rencontré ce genre d’outils dans votre travail.
Il y a aujourd’hui tellement de choix d’outils de gestion de temps, qu’il est aujourd’hui très compliqué de s’y retrouver !
Comme dans tout domaine, vous allez retrouver :
- de très bons outils gratuits,
- des outils de gestion de temps très médiocres,
- des tarifs à l’abonnement, financièrement abordables,
- des périodes d’essai gratuites,
- des outils valant plusieurs milliers d’euros pour peu de fonctionnalités.
Difficile d’y voir clair n’est-ce pas ?
Rassurez-vous, ce guide complet va vous permettre de ne pas vous tromper et de bien choisir votre outil de gestion de temps idéal.
Commençons par explorer les différents types d’outils qui existent.
Quels sont les différents types d’outils de gestion du temps ?
Nous avons décidé de diviser les outils en quatre catégories :
- Les outils d’efficacité et de concentration;
- Les outils de listing d’actions;
- Les outils d’organisation personnelle et d’organisation du travail;
- Les outils de partage.
Cette segmentation en quatre catégories est purement arbitraire. Cependant, elle me semble être la plus pertinente pour évoquer les différentes étapes liées à la gestion de temps.
Je suis curieux de savoir ce que vous en pensez. N’hésitez pas à me le faire savoir dans la section commentaires.
Les outils d’efficacité et de concentration
Vous vous dites sans doute que l’idéal pour gagner en efficacité est d’adopter une technique d’organisation du travail déjà existante, et de l’adapter à votre environnement.
Si la méthode Pomodoro peut vous permettre d’organiser votre temps en courtes plages de concentration, elle n’est pas la seule méthode existante.
Il existe par exemple :
- La création de to-do lists ;
- La matrice Eisenhower ;
- La méthode GDT
Chacune de ces méthodes apporte son lot d’avantages. Pourtant, elles ne répondent pas au problème de base : comment bien se concentrer?
La solution est facile à trouver : supprimez les distractions.
Quelles sont les distractions auxquelles vous pouvez faire face ?
- Un environnement bruyant,
- Des messages intempestifs,
- Des emails par centaines,
- Le multi-tasking (gérer plusieurs choses de front vous fait perdre toute efficacité).
Pour vous permettre d’améliorer votre efficacité et votre concentration, outre nos outils de gestion de temps, voici les trois solutions miracles :
- Travaillez dans un environnement aussi calme que possible
- Éliminez tous les bruits parasites, éloignez vos enfants, coupez la radio
- Faites-vous des listes de tâches
- Empêchez les notifications de couper votre concentration et (mail, messages, applications, etc.) et de vous perdre dans les méandres d’internet.
C’est sur ce troisième point que nous nous focaliserons en vous présentant notre outil d’efficacité et de concentration.
Les outils de listing d’actions
Parlons maintenant de la liste de tâches évoquée précédemment.
Elle est très utile, car elle permet d’avoir une vision claire de ce que vous avez à faire de votre journée.
Essayez en faisant cette liste de :
- Noter des tâches aussi précises que possibles ;
- De les minuter ;
- De savoir pourquoi vous les faites.
En effet, il n’y a rien de plus pénible que de faire quelque chose sans savoir pourquoi on le fait.
Si vous voulez gagner en efficacité, il faut que chacune de vos actions soit orientée vers votre but.
Pour cela, vous pouvez vous aider d’un outil de Mindmapping (aussi appelée carte mentale).
Cela vous permettra de vous lister vos objectifs et de fonctionner en entonnoir pour décomposer petit à petit cela en tâches toujours plus précises.
Nous allons vous présenter dans la suite de cet article, les meilleurs outils de Mindmapping gratuits, qui vous permettront d'améliorer votre gestion de temps.
En ce qui concerne la to-do list, il vous suffira de regarder votre carte mentale pour savoir ce que vous aurez à faire.
Pour établir votre to-do list, vous pouvez utiliser un papier et un stylo, ou alors utiliser des outils de gestion de notes gratuites, comme Evernote par exemple. Je vous présenterai cet outil plus en détail dans un futur article.
Les outils d’organisation personnelle
Même si vous parvenez à vous concentrer et à avoir une vision de votre mission et de vos tâches, sans organisation, il vous sera très difficile d’être performant dans votre gestion de temps.
C’est pourquoi il est fondamental de centraliser toutes vos données sensibles en un seul endroit.
Vous pouvez par exemple :
- Utiliser un cloud pour rassembler tous vos fichiers en un seul endroit ;
- Utiliser plusieurs outils en ligne que vous rassemblez dans un onglet de favoris dédiés sur votre navigateur.
Mais il y a une chose qui est particulièrement difficile à centraliser : vos mots de passe.
Qui n’a jamais perdu plusieurs minutes à redéfinir un mot de passe oublié ?
Pas d’inquiétudes, nous allons vous proposer un outil de gestion de temps qui fera de ce moment, qu’un lointain souvenir !
Les outils de partage
Enfin, quand vous faites de la gestion de projet, il faudra bien souvent communiquer avec vos équipes et partager le contenu de tout ou partie de votre travail.
Vous pouvez présenter votre travail sous des formes très diverses, en utilisant par exemple :
Vous pourrez également utiliser une base de données centralisée, accessible à votre équipe, pour permettre de diffuser le contenu de votre travail de manière optimisée.
Il est donc central d’avoir un outil permettant de :
- Avoir une visibilité des plannings ;
- Partager et contrôler des deadlines ;
- Partager vos agendas ;
- Suivre le temps de travail.
Pour coordonner tout cela, rien ne pourra remplacer une réunion efficace.
Vous allez découvrir dans notre sélection d’outils, ce qui vous facilitera la vie pour organiser toutes vos réunions.
Présentation de notre sélection d’outils de gestion de temps
Outil 1 : StayFocusd – (outil de concentration)
Cet outil est une extension pour le navigateur le plus utilisé au monde : Google Chrome. Si vous utilisez un autre navigateur, par exemple Firefox, vous pouvez utiliser Leech Block.
Cet outil est donc très simple à installer et sera votre compagnon idéal pour vous faire gagner en efficacité et concentration !
Fini les distractions en allant sur des sites internet où on passe beaucoup de temps sans être productif.
Combien de fois vous êtes vous dit :
“Je vais sur l’ordinateur, et cette fois, je serai efficace”
Avant de finalement perdre votre temps ?
L’avantage de StayFocusd, c’est que vous pouvez le paramétrer comme vous voulez :
- Choisissez les sites sur lesquels vous perdez beaucoup de temps ;
- Définissez le temps maximum que vous pouvez passer chaque jour dessus.
Un autre gros point positif pour StayFocusd dans votre lutte pour améliorer votre gestion du temps, c’est qu’il est disponible sur toutes les plateformes (Windows, Mac, tablettes, Android, iOS).
Enfin, cet outil de gestion de temps est entièrement gratuit et facile d’accès.
Si vous souhaitez adopter un outil un peu plus complet, qui limitera également les différentes notifications y compris celles des emails que vous recevez, alors l’outil Freedom est la solution idéale.
Seul bémol, après la période d’essai, l’outil devient payant.
Nous vous conseillons donc d’adopter StayFocusd qui est gratuit et qui remplira parfaitement son rôle : vous empêcher de céder trop longtemps à la tentation.
Outil 2 : MindMeister – (outil de listing d’action)
Les outils pour créer votre carte mentale (Mind Map) sont légion, et beaucoup d’entre eux sont performants.
Personnellement, j’ai adopté depuis un long moment l’outil qui s’appelle MindMeister.
Il offre de nombreux avantages :
- Il est facile à prendre en main ;
- La version gratuite permet de créer plusieurs cartes mentales (jusqu’à trois) ;
- On peut y ajouter de la couleur et des visuels très facilement ;
- On peut travailler en collaboration avec d’autres personnes en temps réel.
Le principal problème des Mindmapper en général est qu’ils sont difficiles à prendre en main. Au final, on perd un temps fou à comprendre comment créer des liens entre les idées de sa carte mentale.
L’objectif étant d’améliorer sa gestion du temps, il faut donc adopter un outil très efficace en ce sens.
MindMeister est d’une simplicité inouïe.
D’un simple glisser-déposer, on peut modifier à loisir sa carte mentale pour avoir une meilleure visualisation de sa réflexion.
En adoptant cet outil, vous allez pouvoir créer des liens entre toutes vos idées, prioriser vos tâches et avoir une vision globale de tous vos objectifs !
Vous allez pouvoir utiliser cet outil sans téléchargement, sur ordinateur, mais également sur smartphone et tablette.
Outil 3 : Dashlane – (outil de listing d’action)
Fini de chercher partout vos mots de passe !
Dashlane est un outil qui, dans sa forme gratuite, permet de :
- Enregistrer jusqu’à 50 mots de passe en toute sécurité ;
- Saisir automatiquement tous vos formulaires d’identité et de paiement ;
- Sécuriser toutes vos sessions avec une double authentification
En optant pour cet outil à télécharger (sur Windows et Mac), vous allez gagner beaucoup de temps dans votre gestion de temps.
Dashlane permet donc de gagner sur trois aspects :
- Tranquillité d’esprit grâce à une sécurité de pointe
- Automatisation de certaines tâches pour vous faire gagner du temps
- Rassembler en un seul endroit tous vos mots de passe. Même pas besoin de les retenir, Dashlane le fait pour vous !
La version gratuite sera amplement suffisante pour sécuriser tous vos principaux sites sensibles.
Outil 4 : Moreganize – (outil de partage)
Pour travailler efficacement sur la gestion d’un projet, il est essentiel que tout le monde soit au courant de l’évolution du projet.
Il existe pour cela, bon nombre de moyens de partages de calendrier, d’agendas et de planning, comme par exemple :
- Mail (outlook), Suite Google (Google agenda),
- Plateformes de travail collaboratif (Slack),
- Outils de répartition de travail (Trello)
Il faudra en outre organiser des réunions.
Comme vous le savez, organiser une réunion est un processus long et fastidieux.
Vous allez passer de longues minutes à trouver un créneau où tout le monde est disponible, un moyen de communication qui convient à tous ou une salle si vous souhaitez rencontrer vos collaborateurs en physique.
Pour gagner du temps, il existe un outil incroyable, qui vous permettra de gérer tous ces aspects : Moreganize.
Cet outil entièrement gratuit est à télécharger sur votre ordinateur.
Vous pourrez ensuite centraliser tout le processus de partage d’information et d’organisation de vos événements d’un même endroit.
Une alternative à Moreganize, mais que je trouve moins complète, est Framadate.
Enfin, une fois les sessions de visioconférences organisées, vous pourrez utiliser l’outil de communication qui vous convient.
Découvrez dans cet article 7 outils de travail à distance pour une meilleure productivité.
Conclusion
Vous l’aurez compris, adopter ces outils de gestion de temps est une nécessité si vous souhaitez :
- Faire une analyse pertinente de votre projet ;
- En extraire les points essentiels ;
- Savoir où vous allez ;
- Optimiser votre temps et l’évolution de vos projets.
Adopter chacun de ces 4 outils vous facilitera grandement la vie. Chacun d’eux est entièrement gratuit, performant et utilisable dès aujourd’hui pour chacun de vos projets !
Je serai heureux d’avoir en commentaires vos recommandations, concernant vos outils de gestion de temps fétiches !
