PV de recette : conseils pour le rédiger efficacement, avec modèle

Le PV de recette appelé aussi PV de réception est un document qui sert à marquer de manière officielle et contractuelle les jalons majeurs de votre projet.

Trouvez dans cet article les composants clefs de ce document, quelques conseils et en bonus un template à télécharger.

Qu'est-ce que le PV de recette ou PV de réception ?

Le PV de recette ou procès-verbal de réception est un document officiel, contractuel, entre le client (interne ou externe) et le fournisseur ou le prestataire de services, confirmant la livraison et la réception du produit, service ou résultat commandé.

Chacun connait ou a entendu parler du PV de réception des travaux lors de la construction ou rénovation d’une maison.

C’est un moment essentiel pour tout client.

Ce même principe est appliqué à la gestion de projet.

Selon le type de projet et les accords passés avec le(s) bénéficiaire(s) du projet, un ou plusieurs PV peuvent être établis durant la vie du projet.

Le plus connu est, selon moi, un PV indispensable qui est le PV de réception, nommé aussi PV de livraison.

En effet, ce document va marquer la fin de la phase de réalisation, la livraison du service ou produit tel que spécifié contractuellement lors de la signature de la Charte et du Cahier des Charges.

A quoi sert le PV de recette ?

Le PV de recette ou procès verbal de réception sert à :

• Entériner la conformité du produit livré avec les besoins et exigences du client
• Marquer un jalon majeur qui est la fin de la phase de réalisation
• Confirmer que le triangle d’or a été respecté : coûts, délais, périmètre, et à surtout confirmer l’aspect central du triangle : la qualité.

En effet, lorsque le client a commandé le produit ou a confirmé les objectifs et livrables, il a exprimé ses besoins de manière précise et a confirmé ses exigences.

Le client doit maintenant confirmer que le produit ou les services correspond(ent) parfaitement à ses attentes.

En effet, sans cette confirmation, comment le chef de projet et son équipe peuvent-ils être sûrs que le client est satisfait ?

Et si le client n’est pas satisfait, devons-nous déclarer la réalisation comme terminée et clôturer le projet ?

Un projet n’est bien sûr terminé que si le produit, service ou résultat est délivré à l’entière satisfaction du client.

Ce procès verbal est donc un document essentiel et une étape primordiale du projet.

Le PV de livraison peut aussi représenter le début de la garantie le cas échéant.

Template d'un PV de recette

Je mets à votre disposition un modèle de PV de réception simple que vous pouvez adapter à vos projets :

De quoi est composé le PV de recette ?

Un PV de recette/réception doit au minimum contenir les rubriques suivantes :

• Description détaillée
• Approbations
• Réserves
• Remarques
• Signature

Voyons chacune de ces composantes une par une :

1) Description détaillée

Tout d’abord, le PV de recette doit détailler les objectifs et les livrables tels que spécifiés dans le cahier des charges approuvé en début de projet.

Si des modifications sont intervenues en cours de projet, celles-ci seront expliquées en détails avec les références des documents officiels établis et approuvés lors de ces changements.

Cette description doit mettre en évidence la conformité des livrables avec les besoins et les exigences du client.

2) Les approbations

Ici, il s'agit de décrire ce que l'on cherche exactement à approuver en signant ce document. S'agit-il de :

• La livraison ?
• La conformité ?
• Les modifications ?
• Ou le produit fini ?

3) Les réserves

Cette partie du PV de recette est au moins aussi importante que la description des livrables.

Elle permet d’émettre des réserves qui seront exprimées le plus clairement possible.

Ces réserves peuvent être soulevées par le client ou par le prestataire si une modification a engendré un changement significatif par rapport aux accords signés lors du cahier des charges.

Pour le client, ces réserves permettent de noter les objections ou corrections à apporter au produit afin qu’il soit totalement conforme à ses attentes.

Notez ici que les réserves soulevées par le client peuvent représenter un travail supplémentaire pour le projet.

Ces réserves peuvent donc engendrer des négociations en termes de délais et/ou de coûts supplémentaires.

Cette partie du PV est donc extrêmement importante.

4) Remarques

S’il y a des réserves, notez ici les accords entre les parties concernant les nouveaux délais ou tout accord négocié durant la revue du PV.

5) Les signatures

Pour le client (maître d’ouvrage) et pour le prestataire (maître d’œuvre), mettre la signature et date pour accord.

Enfin, un PV de recette technique avec des exigences de qualité très pointues peut être assez complexe.

N’hésitez pas à consulter les sites spécialisés sur Internet si vous avez un besoin très spécifique.

Exemple d'un PV de recette

Ci-après un exemple de la trame d'un PV de réception de livraison :

Description du (des) livrable(s)

Expliquez les objectifs et livrables mentionnés dans le cahier des charges.

Mentionnez aussi les évolutions acceptées ultérieurement et donnez leurs références.

Les changements éventuels par rapport au cahier des charges initial doivent être détaillés et approuvés officiellement.

Approbations

[Je soussigné, -----------------------------------------, représentant la direction financière du CMRL, reconnaît par la présente

• avoir reçu la livraison du (des) livrable(s) mentionné(s) ci-dessus ;
• que ce(s) livrable(s) est (sont) conforme(s) à ses attentes ;
• que ce(s) livrable(s) est (sont) conforme(s) aux attentes sous réserves (voir ci-dessous) ;
• que ce(s) livrable(s) n’est (ne sont) pas conforme(s) aux attentes (voir ci-dessous).

Réserves

Décrivez les réserves des parties prenantes en mentionnant les attentes en termes de coût, délais, et corrections. Attentes à confirmer avec le prestataire ou maitre d’œuvre.

Remarque

Si les réserves nécessitent un plan d’action, décrivez ici les accords entre les parties et les délais négociés.

Signature

Fait en deux exemplaires

A :                                                                                        

le   :      

Pour le Maître d’œuvre Finances                            

Prénom Nom                                                                   

Fonction                                                                           

Signature               

Pour le Maître d’ouvrage        

Prénom Nom                                                                   

Fonction                                                                           

Signature                                       

Pourquoi faut-il prévoir un PV de recette provisoire ?

Dès que les réserves éventuelles auront été levées, le client aura accepté le produit.

Si une anomalie est identifiée ultérieurement, sa correction devra faire l’objet d’un nouvel accord et bien sûr représentera un coût additionnel.

On peut réduire ce risque en livrant le produit suffisamment longtemps à l’avance.

On livrera alors d’abord un prototype ou une version d’essai, appelé aussi MVP (Minimum Viable Product), afin que tous les tests soient effectués pour identifier d’éventuels problèmes.

Il arrive aussi que les essais doivent avoir lieu en mode « productif » avec des données réelles, ce qui peut parfois s’étendre sur plusieurs semaines.

On aura alors d’abord recours à un PV de recette provisoire.

Ce PV de réception provisoire aura le même format, mais spécifiera la date planifiée de la signature du PV définitif.

Comment éviter les problèmes à la signature ?

Voici deux étapes primordiales pour éviter tout malentendu au moment de la signature du PV de recette :

1) Tester et retester

Le moyen le plus sûr est d’impliquer des représentants du client durant toute la vie du projet.

Depuis le recueil des besoins et la création du cahier des charges, impliquer les utilisateurs finaux, ceux qui vont utiliser le produit chaque jour.

Ces experts métier sont indispensables pour décrire les besoins de manière détaillée et valider à chaque étape de la réalisation que le produit correspond à ces besoins.

Ensuite, avec leur aide, on développera des procédures de test correspondant au plus près à des cas réels.

Ces tests seront répétés jusqu’à la livraison du produit fini.

Lors de ces tests, il est possible que des anomalies soient découvertes et qu’une partie des développements soit à refaire.

Mais il vaut mieux découvrir ces erreurs pendant la phase de réalisation, car le coût de la correction est bien moindre qu’un client mécontent ou un projet rejeté.

2) Faire des réunions de suivi

Une réunion régulière avec les représentants du client vous évitera bien des déconvenues.

Elle permet de réaliser le projet en toute transparence et provoquer un retour d’information indispensable à l’équipe projet pour confirmer que toutes les parties prenantes sont parfaitement alignées sur les objectifs et les livrables.

Conclusion

Un projet ne peut être clôturé que lorsque le client, interne ou externe, a accusé réception du produit ou service commandé.

Cette réception fait l’objet d’un PV de recette détaillé, reprenant les livrables tels que définis dans le cahier des charges – et les modifications ultérieures éventuelles.

Le client et le prestataire pourront éventuellement soulever des réserves qui seront-elles aussi clairement définies.

Et, le cas échéant, on se mettra d’accord sur la marche à suivre.

Afin d’éviter tout problème et/ou malentendu en fin de projet, des réunions de suivi seront organisées de manière très régulière.

On aura aussi développé des procédures de tests systématiques pour valider la bonne avancée du produit à chaque étape de la réalisation.

Le PV de réception marque la fin de la réalisation.

Parfois, les projets prévoient ce PV lors de la phase de clôture.

Je préfère personnellement prévoir cette réunion en fin de phase de réalisation afin d’avoir encore la possibilité de faire des corrections de dernière minute et de souler les réserves.