Appliquer la méthode du QQOQCP ou QQQOPCCCMR à la gestion de projet

La méthode QQQOPCCCMR est une technique d’analyse contextuelle d’une situation donnée. 

Son efficacité a été prouvée au point qu’elle est aujourd’hui implémentée dans nombre de corps de métiers comme le journalisme. 

Mais, en gestion de projet, cette technique intéresse davantage en raison de sa simplicité, mais aussi de son efficacité.

Découvrez dans cet article l’une des plus vielles méthodes d’analyse situationnelle et comment elle peut être utilisée pour le cadrage d’un projet.

Définition de la méthode QQQOPCCCMR 

Nous sommes d’accord, son nom est imprononçable, c’est pour cela que beaucoup préfèrent l’appeler hexamètre de Quintilien ou la version renforcée de la méthode des 5W.

Très souvent, les équipes butent sur les problèmes de perception de chacun lorsqu’il faut attaquer un problème.

Or, ces perceptions ne cadrent pas toujours avec la réalité des faits parce qu’elles sont justement et évidemment subjectives.

Le QQQOPCCCMR est une méthode de résolution de problèmes qui permet donc de se poser les bonnes questions pour éviter que chacun n’ait à penser et à regarder que depuis son angle de vision ou ses connaissances.

C'est une série de mots-clés faisant référence aux questions à se poser face à un problème.

C’est donc une méthode pour mener une analyse fine d’une situation, de manière constructive et en se basant sur un questionnement systématique.

Cela permet de tourner le sujet dans tous les sens, de le décomposer dans toutes ses dimensions, de décaler les regards et les perceptions et d’ouvrir le champ des possibilités en matière de solution.

De QQOQCP à QQQOPCCCMR 

Les origines de la méthode QQQOPCCCMR remontent bien au premier siècle de notre ère.

Marcus Fabius Quitilianus, pédagogue et rhéteur latin tout comme Aristote, a été l'un des premiers à énoncer ce type de méthodologie de questionnement. 

Le principe de questionnement évoqué par Quintilien remonte à l'Antiquité.

Sa méthodologie cherchait à avoir une vue exhaustive d'une situation pour mieux la comprendre et la traiter. 

Cette forme ancienne de questionnement ressemble beaucoup à la méthode contemporaine QQQOPCCCMR, qui est une extension approfondie de la méthode QQOQCP.

L'évolution de la méthode

La méthode de questionnement QQQOPCCCMR est devenue certes un outil d’analyse utilisé dans le monde de l’écriture, dans le journalisme ou encore dans les organisations de manière globale.

Mais, il ne faut pas occulter qu'elle a aussi beaucoup évolué au fil du temps, notamment pour prendre en compte certains aspects négligés par l’hexamètre de Quintilien dans sa version originale.

Ainsi, on parle désormais de méthode QQQOPCCCMR et en gestion de projet, elle est tout aussi utile que le diagramme d’Ishikawa.

S’ajoute à l’hexamètre de Quintilien dans sa version originale le CMR. 

CMR qui équivaut respectivement à : quelles Conséquences, quels Moyens et quels Résultats ?

Avantages de la méthode

D’emblée, la méthode de questionnement QQQOPCCCMR est plus complète que la méthode des 5W qui se limite aux 5 premiers mots-clés : Quoi, Quand, Qui, Où, Pourquoi (en anglais What, Where, When, Who, Why).

Elle est aussi plus complète que la version de base de l’hexamètre de Quintilien tel qu’il fut énoncé il y a environ 2 millénaires qui, lui, se limite à 7 questions, le Comment et le Combien venant s’ajouter aux 5W pour donner un QQOQCCP.

Nous obtenons donc un outil d’analyse puissant et performant qui ne veut occulter aucun aspect essentiel d’une problématique.

L’outil permet de récolter des informations précises et exhaustives sur une situation et d’en mesurer le niveau de connaissance que l’on possède.

L’hexamètre de Quintilien peut être utilisé pour :

• Définir un processus ou rédiger une procédure
• Préparer un rapport
• Donner des lignes directrices pour le lancement d’un plan d’action
• Élaborer un diagnostic
• Animer un brainstorming…

Aussi bien dans son implémentation que dans son utilisation concrète, l’un des avantages indéniables de l’hexamètre de Quintilien est sa simplicité. 

Au-delà de son caractère ultra-complet que nous avons abordé, il y a sa simplicité et c’est sans doute l’association de ces deux éléments qui en fait un outil très utile et très performant lorsqu’il est bien utilisé.

Application en gestion de projet

Qui dit populaire dit également emploi multiple. Et en la matière, l’hexamètre de Quintilien est assez usité en gestion de projet. 

1) Préciser tous les aspects d'un projet avant son lancement

Avant le démarrage du projet, l’hexamètre permet de s’organiser et surtout de connaître son projet dans les moindres détails.

Cette méthode de questionnement et d’analyse aide à définir avec précision tous les aspects d'un projet avant son lancement.

2) Identifier une problématique et la résoudre

En outre, l’hexamètre de Quintilien permet de définir une problématique et de la résoudre. 

D'ailleurs, cet outil est incontournable en résolution de problème parce qu’il permet de cerner la situation problématique, de poser les bonnes questions et ainsi de parvenir à des solutions concrètes.

3) Rendre les réunions plus productives

Enfin, avec la méthode de questionnement QQQOPCCCMR, le chef de projet peut rendre ses réunions plus productives.

Pour animer une réunion ou un brainstorming qui demande un objectif ou un ordre du jour précis, il faut se préparer et s’organiser.

Autrement, la réunion risque de partir dans tous les sens, s’éterniser et finir par être improductif.

Pour pallier donc aux réunions chronophages, le chef de projet peut utiliser la méthode de questionnement de Quintilien pour définir avec précision le sujet de la réunion.

 Il peut ainsi l’envoyer à tous les participants pour que chacun possède les mêmes informations sur les délais, les responsabilités de chacun, les priorités, la durée des tâches, etc.

Il sera plus facile de se concentrer sur l’objet de la réunion, d’éviter de perdre du temps avec des questions inutiles et d’entrer directement dans le vif du sujet.

À l’issue de telles réunions, la méthode peut aussi démontrer son utilité dans la rédaction du compte rendu de réunion.

Le QQQOPCCCMR pour cadrer un projet

Parmi les applications de l’hexamètre de Quintilien, attardons-nous sur son utilisation pour définir le périmètre d’un projet.

En la matière, la méthode QQQOPCCCMR permet de poser les choses. À titre d’exemple :

1) Le Qui

La question du "Qui" représente les personnes :

• Qui est le client ?
• Qui est le public visé ?
• Quelles sont les ressources humaines externes à solliciter ?
• Qui sont les utilisateurs ?
• Quels sont les membres de votre équipe projet ?

2) Le Quand

Le "Quand" fait référence aux moments où surviennent les évènements.

Le Quand peut également indiquer une date limite ou une période donnée : 

Il s'agit du deadline, des délais, des durées, du planning.

Les questions peuvent être :

• Quand le projet doit-il démarrer ?
• Quels sont les jalons intermédiaires ?
• Quelle est la durée totale ?
• Quelle est la date de livraison ?
• Quand va-t-il se dérouler ?
• Combien de temps va-t-il durer ?

3) Le Quoi

La question du "Quoi" fait allusion à l’objet pour lequel vous mettez en place l’hexamètre de Quintilien.

• Quel est le projet ?
• Quelle est la nature du projet ?
• Quels sont ses objectifs ?

4) Le Où

La question du « où » permet d’identifier l'endroit ou le lieu concerné par la problématique soulevée.

Il peut s’agir ici du lieu du projet ou des lieux de travail et de développement.

Ainsi, les questions à poser seront :

• Où le projet doit-il se dérouler ?
• Où les réunions d'avancement auront-elles lieu ?

5) Le Pourquoi

La question du "Pourquoi" ne peut être confondue à celle du "Quoi".

Le "Pourquoi" fait référence au motif ou à l'élément déclencheur qui justifie l'état actuel des choses. 

Pour le cadrage du projet, elle permet d'avoir des éléments de réponses quant aux objectifs de la mission.

• Pourquoi le projet est-il initié (la raison d'être du projet, ses finalités) ?
• Pourquoi recourir à telle solution logicielle ?
• Pourquoi le projet est-il lancé maintenant ? 
• Quelles sont les raisons ? 
• Quel est son but ?

6) Le Comment

La question du "Comment" concerne les éventuelles questions :

• Quels moyens financiers, humains et techniques seront mis en œuvre pour réaliser le projet ? 
• De quelle façon allons-nous procéder ?
• Quelle sera la méthodologie de travail ?
• Quelles seront les techniques, les possibilités de mutualisation entre projets, entre équipes…

L'analyse SWOT permet d'éclairer et d'orienter ces réflexions en identifiant les forces, faiblesses, opportunités et menaces associées au projet.

7) Le Combien

Le "Combien" fait référence aux délais, aux estimations de budget, aux rapports, etc.

Les éventuelles questions sont :

• Quel budget avons-nous à notre disposition ?
• Quels sont les délais de réalisation ?

8) Les Quelles conséquences

La question de "Quelles conséquences" concerne :

• Quelles conséquences sur l’environnement ?
• Quelles conséquences sur l’entreprise ou l’organisation ?
• Quelles conséquences sur les acteurs, les parties prenantes, le temps de travail.. ?

9) Les Quels moyens

La question de "Quels moyens" porte sur :

• Les ressources humaines
• Les ressources financières
• Les ressources matérielles
• les lieux…

10) Les Quels résultats

La question de "Quels résultats" concerne :

• L’objectif du projet
• Le résultat attendu avec ses indicateurs…

Conclusion

À l’évidence, la méthode QQQOPCCCMR est un puissant outil entre les mains du chef de projet.

Par sa simplicité et son efficacité, cette technique aide à définir les contours d’un projet bien qu’il puisse servir pour d’autres choses dans le cadre de la gestion d'un projet.

On peut s'y référer pour :

• Animer des réunions
• Rédiger des comptes rendus desdites réunions
• Régler des problèmes ou des conflits ponctuels

Cependant, pour bénéficier pleinement de la toute puissance de l’hexamètre de Quintilien, il faudrait parvenir à se poser les bonnes questions.

Enfin, il est possible de dresser l’hexamètre de Quintilien avec n’importe quel outil de mind mapping pour en améliorer la clarté et la lisibilité.