Les outils de gestion de projet ne cessent de proliférer dans le domaine de la gestion de projet. Celle-ci est une activité passionnante, qui peut toutefois vite s’avérer fastidieuse, surtout lorsqu’il s’agit d’un projet important en termes de durée, de coût ou de ressources.
Ainsi, pour être plus efficace et efficient, il est recommandé de recourir à des outils de gestion de projets performants.
Bien que la notion de « meilleur » outil soit la plupart du temps objet de subjectivité, cet article s’est donné pour but de vous présenter le top 9 des outils de gestion de projet, les plus utilisés et les plus performants, dont nous avons testé la majorité.
Le présent article s’appuie principalement sur les analyses de Gartner 2019 et 2020, et sur les tendances Web de 2021.
Les 9 outils de gestion de projet : tour d'horizon
Sur la base de notre expérience et de l’analyse Gartner des années 2019 et 2020, nous avons sélectionné dix logiciels de gestion de projet, de nature à vous aider à optimiser certaines pratiques en gestion de projet.
Planview
Planview est plus connu pour la gestion de portefeuilles de projets. Il s’adapte facilement à plusieurs types de projets dans des secteurs d’activités différents.
Il permet aussi d’organiser les activités courantes d’une entreprise sous la forme d’objectifs de projet, pour ainsi aider à rester orienté résultat.
C’est un outil très pratique pour gérer les projets de développement informatique, en s’intégrant parfaitement aux méthodologies en la matière telles qu’Agile et Lean.
Broadcom (CA Technologies)
Broadcom est une suite intégrée de composants, conçu pour prendre en compte tous les aspects de gestion de projet : activités, risques, échéances, etc.
Il propose une approche particulière pour la gestion des tâches, qu’il présente sous forme d’un organigramme de tâches.
Dans sa suite logicielle, Broadcom propose des outils pour effectuer des tests continus, du suivi d’automatisation, la gestion de la conduite de changement, et bien d’autres.
Microsoft Project
Microsoft Project ou MS Project est la solution de Microsoft pour la gestion de projet. Il propose une version On-Premises (sur site) et une version en ligne (Cloud Microsoft Office).
Il propose des vues faciles à mettre en œuvre, dont la vue en diagramme de Gantt, pour laquelle il a été largement adopté par les gestionnaires de projet.
Dans sa version sur le Cloud, MS Project s’intègre parfaitement aux autres outils de la suite Microsoft Office tels que Teams et OneDrive pour offrir une meilleure expérience du travail collaboratif, principe nécessaire en gestion de projet.
Les extractions de données sont facilement au format de la suite Microsoft Office.
Il est très pratique par exemple d’exporter le point d’avancement d’un projet de MS Project, vers MS Excel, et ce, pour un meilleur traitement des états financiers.
Pour profiter de toute la puissance de MS Project, en environnement local (On-Premise ou sur site), il faut installer la suite MS Project Server. Cependant, cette installation est un peu laborieuse, car elle ralentit l'adoption de cette option d'utilisation.
ChangePoint
ChangePoint offre une plateforme cloud pour accompagner les entreprises dans la gestion de leurs portefeuilles, de leurs projets et de leurs stratégies d’entreprise.
La plateforme permet de définir des niveaux de priorité sur les tâches définies.
Dans la planification des activités, elle exige un alignement des actions sur la stratégie de l’entreprise.
ChangePoint est orientée sur la gestion des activités quotidiennes de l’entreprise, dans une approche basée sur l’atteinte des objectifs que l’entreprise s’est fixée.
En d’autres termes, c'est la gestion de l’entreprise bâtie sur les principes de la gestion de projet.
Sopheon
Sopheon veut se positionner comme un logiciel de gestion des innovations d'entreprise, dans le cadre de développement de nouveaux produits ou de nouvelles pistes de marchés.
Ces innovations sont conduites dans la plateforme comme des projets, en facilitant la définition des indicateurs clés pour suivre et améliorer le rendement de ces innovations.
Microfocus
Microfocus offre un large panel de solutions dont un logiciel en gestion de projet dénommée « Project and Portfolio Management ».
C’est une solution qui a l’avantage d’effectuer des analyses avancées sur les données d’entrée du projet pour anticiper sur les problèmes, comme des retards dans les délais de livraison.
Microfocus Project and Portfolio Management ou Microfocus PPM intègre l’approche méthodologique Agile pour le contrôle des processus de développement (ou de réalisation) et de livraisons des résultats du projet.
Oracle Primavera
Primavera est l’offre d’Oracle pour la gestion de portefeuille et de projets.
Avec l’avènement du Cloud, les nouvelles mises à jour de Primavera proposent une migration vers le Cloud d’Oracle.
C'est une grosse machine mieux adaptée pour les grands projets, avec une gestion des activités élaborée.
En effet, Primavera facilite le découpage des phases du projet en activités, puis le découpage des activités en sous-activités, avec une granularité dans le suivi budgétaire et des délais.
Primavera permet également une bonne gestion des relations et des dépendances entre les différentes tâches du projet, et même les interrelations entre les projet d'un portefeuille.
Zoho Projects
La solution de gestion de projets proposée par Zoho est une plateforme en ligne.
Zoho Projects permet de gérer plus facilement les ressources humaines du projet. Cela se fait sur la base de feuille de temps qui peuvent être remplies manuellement ou utomatiquement.
La solution fournit des rapports sous forme de tableaux de bord, pour mieux évaluer le ratio entre le temps prévu, et le temps effectivement passé sur le projet.
Zoho Projects est une solution de gestion de projets orientée sur la gestion optimale du temps passé dans l’exécution du projet.
Elle permet aussi la gestion de la facturation des équipes actives dans le projet.
Clarizen
Clarizen One est une plateforme de gestion de projets uniquement disponible en ligne.
Elle intègre de nombreuses fonctionnalités dans l'automatisation de la production des tableaux de bord, et facilite la gestion des activités dans la logique de workflow (flux de travail).
Clarizen One propose aussi un environnement de travail collaboratif pour la gestion des livrables du projet.
4 outils de collaboration pratiques
À ces 9 logiciels, pourraient s’ajouter une niche d’outils qui sont de plus en plus adoptés en gestion de projet. Il s’agit notamment de :
- Asana est un outil de gestion de projets qui a pour particularité de bien gérer et suivre les tâches affectées à chaque membre de l’équipe projet. Il est d’ailleurs très pratique pour un gestionnaire des tâches.
- Trello est une solution pratique de gestion de projet, entièrement en ligne, avec une version pour smartphone. Elle permet de gérer de façon dynamique l’évolution du projet, en facilitant l’organisation des tâches.
- Slack est une solution de gestion projets, dont l’un des grands avantages est la plateforme de communication intégrée qui permet même d’effectuer des appels, en vue de synchroniser des opérations en temps réel.
- Redmine outil Open Source sous licence GPL v2, est un logiciel gratuit qui peut s’installer sur un poste de travail. C’est une plateforme complète de gestion de projets avec l’intégration de la gestion de couches supplémentaires pour la gestion des documents du projet, de canaux de notification mail, et bien d'autres éléments.
6 conseils pour choisir un outil de gestion de projet
Il existe des véhicules pour tout type d’usage, les solutions de gestion de projet suivent la même règle.
Il faut donc bien connaitre son besoin, avoir fixé un budget, établir une liste de progiciels candidats et… les tester.
Autrement, cela empêche d’avoir une maîtrise de projet raisonnable et efficace.
D'après des études récentes, les critères de choix d’un outil/logiciel les plus importants pour les entreprises sont : les fonctionnalités (29 %), le prix (18 %), et la facilité d’utilisation (17 %).
Voici les points clés pour savoir si la « chaussure est à son pied » :
1) Un logiciel pour qui ?
Généralement, les personnes qui vont utiliser l’outil de gestion de projet au quotidien (les chefs de projet, PMO, …) sont bien identifiées.
Je me rappelle d’un déploiement d’un progiciel de gestion de projet pour une MOE et une MOA.
Les formations aux équipes étaient faites, le produit donnait satisfaction jusqu’au jour où… la Direction Générale a demandé pourquoi elle n’avait plus les reportings bimensuels ?
Les secrétaires de direction qui diffusaient les tableaux de bord avaient été oubliées des formations…
Veillez donc à bien lister les profils qui vont utiliser le progiciel, même si c’est de manière ponctuelle.
2) La durée de prise en main de l’interface utilisateur
Le temps de prise en main est variable, d’une heure pour certains, à parfois une semaine de formation chez l’éditeur.
Une longue formation n’est pas rédhibitoire. Il faut bien mettre dans la balance les gains que l’outil vous apportera par la suite.
Par exemple, si votre besoin est de gérer une liste de tâches, des outils comme Basecamp ne requièrent pas de formation particulière, car ils sont simples et intuitifs.
Si vous avez besoin de calculer des chemins critiques, avoir des plannings de référence, distinguer des avancements physiques ou en charge… vous pourrez vous autoformer avec un livre sur MS Project si vous maitrisez bien les notions sous-jacentes (Gantt, Pert…).
Dans certains cas (en particulier les PMO qui établissent des reportings de portefeuilles de projets auprès des directions), vous aurez besoin d’une formation aux concepts de la gestion de projet.
Il ne s’agit plus de formation « technique » à un outil de gestion de projet, mais de maitrise des processus projet (gestion des tâches, mais aussi des budgets, des risques, des exigences…)
Une formation type Prince2 ou PMI est recommandée.
Découvrez ici les 6 types de certification en gestion de projet.
3) L'impact sur vos habitudes de travail et votre organisation
L’intégration d’un nouveau logiciel peut parfois être source de chamboulement.
La mise en œuvre de certains produits requière des changements dans les habitudes de travail, depuis le fait de se connecter jusqu’à une activité spécifique comme le déroulement des réunions.
Auparavant, tout le monde allait en réunion dans la même salle, avec les slides Power Point imprimés sur papier.
Maintenant, on vient avec son PC portable, il y a la visioconférence et parfois les compte-rendu sont inutiles car tout est saisi à la volée en réunion.
L’humain est ainsi fait : il a une part de « résistance au changement ».
Pour éviter les blocages dans les changements d’organisation de travail, communiquez à l’avance sur les changements qui vont arriver en donnant leurs intérêts.
4) Ne pas être « prisonnier » de l’outil
Ce point va paraitre un peu technique mais il reste essentiel : la récupération et la réintégration des données.
Imaginez : vos données sont dans votre nouveau logiciel de gestion de projet, vous travaillez efficacement avec, c’est parfait.
Mais vous devez faire un voyage pour voir un client et… vous n’aurez pas d’accès à internet, donc pas d’accès à votre outil de travail.
Vérifiez donc que vous pouvez travailler en mode « déconnecté » et/ou que vous pouvez extraire vos données pour travailler sous Excel par exemple, puis les réintégrer une fois les modifications terminées.
5) Améliorer son efficacité...sans perdre celle qu'on avait avant
Quand on souhaite mettre en place un nouvel outil de gestion de projet, il est naturel de se focaliser sur les apports qu’il va amener.
Attention néanmoins à ne pas provoquer de régression sur votre fonctionnement antérieur.
Par exemple, vous venez de mettre en place un outil de reporting.
Le catalogue d’indicateurs est très complet, les tableaux de bord sont pertinents et donnent une vision parfaite de l’avancement des projets.
Le problème est que les chefs de projets doivent maintenant faire une double saisie et perdent une demi-journée par semaine.
Assurez-vous donc que les apports obtenus grâce à votre nouveau logiciel ne perturberont pas une activité en place.
6) L'entreprise évolue, le logiciel doit suivre
Toute entreprise évolue dans le temps et adapte son organisation en fonction de son marché et clients.
Il faut donc que votre outil vous suive dans cette évolution.
Vérifiez que l’outil est suffisamment paramétrable pour prendre en compte de nouveaux rôles, adapter des workflows, prendre en compte des indicateurs spécifiques, et ainsi de suite.
Enfin, pour être sûr de votre démarche, il y a une méthode infaillible, le jeu de rôles :
- Définissez un scénario qui regroupe tous les cas de figure de vos activités (de l’ouverture d’un projet, son pilotage et sa clôture)
- Monter un groupe de travail avec tous les profils entrant dans ces activités
- Élaborer un jeu de données représentatif de vos cas d’utilisation
- Mettez-vous en situation sur le logiciel à tester
Vous devez arriver à faire toutes les activités et au final, évaluer si le logiciel sera bien un nouvel atout pour vous.
Demandez à l’éditeur de vous accompagner dans cette démarche, vous pourrez lui poser vos questions en direct au sujet de votre problématique.
La mise en œuvre d’un logiciel permet de gagner en temps et en efficacité dans votre gestion de projet.
Mais ce n’est pas le seul levier à votre disposition. La simple mise en œuvre de modèles méthodologiques comme Prince2, ITIL, … peut aussi faire des miracles.
Vous venez d’avoir 6 conseils pour choisir et implémenter un outil de gestion de projet.
Une des méthodes indispensables pour s’assurer que l’outil répond à toutes vos attentes, est la Preuve de Concept (Proof of Concept : POC), qui consiste à le mettre en situation dans le but de valider son adaptabilité à votre projet.
Découvrez ici des critères de choix d'un outil de gestion de projet.
Conclusion
Cet article vous a présenté sommairement un aperçu de l’écosystème actuel des outils de gestion de projet.
La notion de goût étant, plutôt une affaire personnelle, chacun peut avoir sa propre opinion sur la pertinence d’un outil par rapport à un autre, selon le contexte de son utilisation et le domaine de son application.
Partagez en commentaires votre expérience sur les logiciels de gestion de projet, et ce que vous pensez de ceux qui ont été cités.
