14 astuces et erreurs à éviter pour votre veille informationnelle, avec exemples

La veille consiste à surveiller l’environnement d’une entreprise ou organisation en permanence pour déceler les opportunités et tendances du marché.

Cet article vous armera des clés de réussite dans cette mission stratégique, quel que soit son contexte et ses contraintes.

Qu'est-ce que la veille ?

La veille est une surveillance permanente de l'environnement d'une organisation (entreprise, établissement public, association, ...etc.) visant le repérage de toute information utile pour son fonctionnement et son développement.

Elle s'inscrit, également, dans une approche anticipative de prévention des risques.

Sur un plan pratique, elle consiste à collecter, traiter, diffuser et conserver de l'information dans l'optique de fournir "la bonne information à la bonne personne au bon moment ".

Le veilleur est donc appelé à surveiller ses sources pour collecter les bonnes informations, à traiter ces dernières pour en extraire les plus pertinentes, à les diffuser dans les formats convenables et selon les périodicités adéquates et, éventuellement, à en conserver selon les besoins ultérieurs.

Pourquoi faire de la veille ?

Faire de la veille peut avoir plusieurs finalités : 

• Développer de nouveaux produits
• Se conformer à un changement réglementaire
• Initier des actions de communication externe
• Maintenir et renforcer l’image de l’entreprise
• Etc.

Pour chaque organisation, ces finalités se développent, changent et sont mises à jour en fonction de sa stratégie. 

Cette pratique requiert la maitrise des étapes de mise en place d’une activité de veille, mais également des qualités humaines et professionnelles, car elle ne revêt pas les mêmes spécificités partout.

Ces étapes suivent la logique des activités documentaires qui vont de la recherche et collecte d'information jusqu'à la conservation de l'information.

14 astuces pour réussir votre activité de veille

En tant que veilleur débutant ou cadre ayant été chargé, pour la première fois, de mettre en place une cellule de veille, vous chercherez à connaître les étapes à accomplir pour faire de la veille efficacement.

Sachez que votre démarche est logique, complète, mais elle ne peut s’approcher de la perfection que si vous bénéficiez du retour d’expérience de veilleurs plus expérimentés.

Voici ci-après 14 astuces pour réussir votre veille informationnelle :

1) Soyez à l'écoute

Lors de votre étude de l’existant, n’émettez aucun avis.

Soyez juste à l’écoute de vos collaborateurs et consultez toutes les sources formelles et informelles susceptibles de vous informer sur une veille existante, comme par exemple, un marketeur qui reporte à la direction générale les nouveautés des concurrents, ou une assistante élaborant une revue de presse ou surveillant les journaux.

Même si on vous en demande, ne critiquez pas ouvertement le travail déjà existant. Au contraire, si vous en avez la possibilité, mettez-le en valeur, et présentez votre apport comme un ensemble de pistes d’amélioration.

Ainsi, vous éviterez les éventuelles frustrations de vos collègues et votre intégration au sein des équipes sera plus facile.

2) Suscitez les besoins latents

En étudiant les besoins informationnels, ne vous limitez pas à noter ce que vos collègues expriment.

Ils ont certainement des besoins dont ils ne se rendent pas encore compte.

Essayez d’orienter leur réflexion et de faire un maximum de suggestions.

A titre d'exemple, en élaborant votre guide d’entretien ou votre questionnaire, privilégiez les questions fermées où vous proposez plusieurs choix de réponses.

Les questions ouvertes viendront compléter les choix déjà effectués.

3) Communiquez avec vos collaborateurs

Faire de la veille exige une communication entretenue avec ses collaborateurs.

Plus vous communiquez avec eux, plus vous bénéficierez de leur soutien et de leur implication dans vos projets.

Sachez qu’un service de veille non utilisé ou dont l’utilisation est réduite, ne peut être valorisé et sa pérennité sera à jamais menacée.

De ce fait, le lancement de chaque produit et/ou service doit être précédé par une note interne ou un communiqué expliquant sa valeur ajoutée, sa périodicité, l’accès qui y est réservé (général ou restreint), etc. tout en mettant l’accent sur la possibilité de le paramétrer en fonction des besoins informationnels de vos collaborateurs.

Aussi faut-il capitaliser sur les connaissances générées par vos produits en les rendant visibles sur l’intranet de votre organisation (revues de presse, numéros de bulletin de veille, historique des alertes, etc.), à l’exception des documents confidentiels.

N’oubliez pas d’organiser des débats réels et / ou virtuels concernant vos produits et services (groupes de discussion, réunions, etc.).

4) Concluez des partenariats et entretenez-les

Certaines informations ne peuvent être obtenues que via des établissements officiels (ministères, offices nationaux, centres d’investissements, etc.).

Dans ce cas, vous êtes appelés à faire preuve d’un professionnalisme exemplaire et de bien représenter votre organisation.

N’hésitez donc pas à établir le premier contact et à demander la procédure à suivre pour obtenir la documentation ou les informations dont vous avez besoin.

Respectez la procédure décrite (Demande unique, demandes régulières, signature de convention, etc.) tout en y apportant votre petite valeur ajoutée dans le but de pérenniser la collaboration.

Ainsi, vous pouvez proposer la signature d’une convention d’échange d’information entre votre entreprise et l’établissement en question, au lieu de lui adresser une demande relative à chaque besoin ponctuel en information.

Par ailleurs, demandez l’intégration de vos partenaires dans la liste des partenaires de votre entreprise afin de les faire bénéficier des mêmes avantages (exemple : Cadeaux d’entreprise).

5) N’hésitez pas associer deux projets

Dans une optique d’optimisation des moyens et des ressources et compte tenu de votre profil académique, on risque de vous solliciter pour mettre en place plusieurs projets simultanément.

A titre d'exemple : Un service d’information regroupant une cellule de veille et un centre de documentation.

Au lieu d’exprimer immédiatement une réticence au regard de l’ampleur du projet, faites-en une opportunité de carrière et étudiez-le minutieusement.

6) Ne vous arrêtez pas devant une contrainte budgétaire : Optimisez !

Malgré votre ambition et celle de votre hiérarchie, faire de la veille peut vous confronter à une contrainte budgétaire.

Faites en sorte que vote projet voit le jour malgré toute restriction !

N’hésitez pas à commencer votre activité par le minimum de moyens humains et matériels : un cadre (vous), un ordinateur, un bureau, un téléphone, un accès internet, etc.

Cela n’est en aucun à caractère péjoratif.

Au contraire, de cette façon, vous mettrez en avant votre efficience.

Et dès que l’occasion se présente, développez votre activité et agrandissez votre cellule.

7) Priorisez

C’est une astuce dont vous devez user en concertation permanente avec votre hiérarchie quand il s'agit de faire de la veille.

En établissant vos propositions de produits et de services, commencez par ce qui est prioritaire, par les besoins informationnels les plus urgents afin de faire preuve d’efficacité.

N’oubliez pas d’en parler de temps en temps, car les priorités risquent d’évoluer et, en conséquence, vous devez mettre à jour votre liste.

8) Personnalisez vos services

Plus votre étude des besoins est détaillée, plus vous serez en mesure de personnaliser vos services.

Posez toutes les questions qui vous y aideront, qu’elles soient relatives à la consistance des besoins informationnels, au mode de diffusion souhaité, à la fréquence du besoin, à la périodicité d’information idéale, au format du produit de veille, à l’envergure de la surveillance (nationale ou internationale), etc.

Si vous n’avez pas assez de réponses ou si la réactivité de vos collaborateurs laisse à désirer, n’hésitez à aller vers eux, à demander et à proposer votre scénario idéal.

Actualisez aussi les données recueillies grâce à l’évaluation des produits et services lancés.

9) Attention à la conformité légale et réglementaire

Faire de la veille peut être parfois compliquée.

Dans certains contextes, les sources d’informations sont peu satisfaisantes et la pression de la hiérarchie risque d’être de taille.

Soyez sûr de n’user que de moyens légitimes et de ne pas vous exposer à un risque légal.

Autrement, vous risquez facilement de basculer dans l’illégalité (exemple : L’espionnage industriel).

10) Gâtez votre destinataire

Parfois, les veilleurs assimilent leurs tâches comme étant simples et à caractère administratif.

C’est l’erreur fatale à éviter qui risque de remettre en cause votre travail dont la principale raison est la satisfaction du destinataire de vos services.

A titre d'exemple : Si vous être en charge d’élaborer un bulletin de veille stratégique, suivez à la lettre les recommandations les plus détaillées du décideur en question :

• Contenu souhaité (axes de surveillance)
• Format préféré (format d’impression, police)
• Longueur maximale du bulletin, support préféré (électronique ou papier, image ou pdf)
• Fréquence (quotidien, hebdomadaire, bimensuel)
• Informations à omettre (sauf)
• Etc.

11) Attention à la frustration : Ne piquez pas le travail des autres !

Dans certains cas, centraliser la veille au niveau de votre cellule n’est pas aussi évident que cela en a l’air malgré l’appui des supérieurs hiérarchiques.

Si certaines entités de votre organisation exercent déjà leur propre veille et exploitent des sources d’information payantes, elles voudront peut-être conserver leurs acquis et leurs habitudes de travail.

Essayez donc d’en discuter et de trouver l’accord idéal.

L’exemple le plus courant est celui du département juridique devant être à l’affût des nouvelles lois, de la jurisprudence, et de la réglementation de votre activité.

Il peut être déjà abonné aux bases de données nationales et/ou internationales lui permettant de faire de la veille juridique.

Dans ce cas, il convient d’examiner les scénarios possibles avec le responsable de ce département afin d’en choisir le meilleur :

• Centraliser la veille juridique au sein de votre cellule dans le but d'en faire bénéficier tous les départements
• Partager l’accès aux bases de données en question
• Prévoir d’autres accès pour votre cellule de veille et conserver ceux du département juridique
• Etc.

12) Dissociez les sources gratuites des sources payantes

Pour faire face à un souci de budget et éviter tout report du démarrage de votre activité de veille, vous serez appelés à anticiper les objections de votre hiérarchie.

En effet, lors du recensement de vos sources d’informations, dissociez les sources gratuites des sources payantes.

C’est une sorte de Plan A (sources gratuites et payantes) et de Plan B (sources gratuites uniquement) qui vous permettra d’évaluer à coup d’œil la consistance des sources gratuites exploitables et relatives à vos besoins informationnels et, de ce fait, d’évaluer la possibilité de démarrage immédiat de votre cellule veille en cas de contrainte budgétaire.

13) Accordez de l’importance aux sources informelles

Souvenez-vous que les cultures méditerranéennes sont à caractère oral. 

Ne sous-estimez donc jamais les sources informelles, car elles sont déterminantes pour la réussite de votre activité.

Identifiez les personnes ou les services de votre entreprise détenant de l’information utile et assistez aux salons et aux rencontres.

Ces sources peuvent produire des informations consistantes, comme elles peuvent juste vous orienter vers un événement, une nouveauté ou autre, et c’est à vous de compléter et de vérifier l’information fournie.

14) Démontrez votre valeur ajoutée

Certes, votre étude des besoins doit être approfondie et la plus complète possible.

Néanmoins, faire de la veille revient également à aller au-delà des besoins informationnels exprimés ou dont vous avez suscité l’expression (besoins latents), et des produits ou services recommandés.

Il s’agit à ce niveau de faire preuve d’un esprit de synthèse, d’une profonde compréhension du fonctionnement de votre organisation, d’une efficacité et d’une efficience extrêmes et d’apporter votre valeur ajoutée.

Ainsi, pour compléter votre gamme de produits, pourquoi ne pas proposer un service Questions/Réponses (Q/R) au profit de tous les départements de votre entreprise répondant à des besoins précis et ponctuels d’information et garantissant un délai de réponse de 24 heures ?

Conclusion

Faire de la veille exige de faire preuve d’esprit de synthèse, d’une flexibilité très développée et d’une profonde compréhension des réels besoins informationnels des futurs utilisateurs de vos produits et services.

En effet, cela vous aidera à bien asseoir votre activité de veille et d’en faire un axe de développement de l’activité de tous les collaborateurs de votre organisation.

Une cellule de veille n’a plus aucun secret pour vous : Mettez là en place et appliquez ces 14 astuces pour parfaire votre projet !