Créer un workflow Jira : Exemples et best practices

Qu’est ce qu’un workflow Jira ?

Un workflow Jira est un ensemble d'étapes et de leurs transitions par lesquelles passent une US, un bug ou une tâche depuis sa création. 

Il est important de créer un workflow Jira pour suivre de manière visuelle le travail en cours, terminé ou qui reste à faire. . 

Sur Jira, vous pouvez créer un workflow sous forme de schéma puis le matérialiser dans un tableau Kanban. 

Chaque workflow est associé à un projet, ce qui permet d’avoir un workflow pour différentes combinaisons de projets. 

Vous l’avez compris, créer un workflow Jira est l’une des premières étapes de la réalisation d’un projet Agile. 

Comment créer un workflow Jira ? 

Pour construire un workflow agile sur l’outil Jira, vous devez être connecté en tant qu’administrateur. 

Vous pouvez soit créer le vôtre ou copier un flux de travail existant. Vous pouvez même en télécharger un depuis la Marketplace de Atlassian ou vous inspirer des exemples dans cet article.

Accéder aux workflows dans Jira

Lorsque vous vous trouvez dans Jira, sélectionner le libellé “Paramètres” tout en bas dans le menu de gauche. 

Encore à gauche, cliquer sur “Flux de travail”. 

Pour créer un workflow Jira, cliquez sur le bouton "Ajouter un flux de travail".

Saisissez un nom et ajoutez une description au workflow. 

Le nouveau flux de travail va s'ouvrir. Il est prêt à être modifié.

Configuration du workflow agile

Une fois votre flux de travail créé dans Jira, vous pouvez ajouter des états et des transitions. 

Pour faciliter la construction du flux et avoir une vue d’ensemble, n’hésitez pas à utiliser le format de diagramme. 

La version texte est seulement utilisée pour l’ajout des étiquettes et des descriptions aux étapes et aux transitions.

La version schématisée vous permet de visualiser votre workflow agile. 

• Pour ajouter une étape, cliquez sur le bouton “Ajouter un état". Nommez votre nouveau statut et enregistrez. 

Répétez l’étape précédente pour ajouter l’étape suivante de votre workflow Agile. 
Vous pouvez créer toutes les étapes puis ajouter toutes leurs transitions ou ajouter les transitions lors de la création de chaque étape. 

N’oubliez pas que ce workflow devra être partagé et validé par toute l’équipe Scrum. 

• Pour ajouter une transition, cliquez sur “Ajouter une transition”.

Spécifiez pour quelles étapes vou souhaitez créer la transition. Nommez-la et enregistrez.

Pensez à ajouter des transitions qui permettent aux US de revenir à une étape antérieure.

Pour cela, vous devez ajouter une transition supplémentaire entre les étapes. 

• Donnez aux utilisateurs des options pour abandonner ou arrêter la progression des problèmes au moment approprié.
• Donnez aux administrateurs au niveau du projet les options appropriées pour résoudre les problèmes de transition incorrecte.

Une fois toutes vos étapes et vos transitions créées et organisées, votre workflow peut être enregistré et testé. 

5 best Practices à suivre

Créer un workflow Jira semble être facile… du moins au début.

Une fois que vous êtes confrontés aux statuts et aux transitions, la construction d’un workflow agile peut devenir déroutant. 

Voici le top des best practices pour construire un workflow optimisé dans Jira.

1) Esquissez votre workflow en équipe

La création d’un workflow Agile doit faire l’objet d’un atelier spécifique avec le reste de l’équipe Scrum. 

En effet, le flux de travail du projet va représenter les différents métiers des membres de l’équipe Scrum et des personnes qui travaillent avec l’équipe.

Pour vous faciliter la tâche, je vous conseille d’organiser un atelier de brainstorming où chacun peut lister les différentes étapes qui lui sont nécessaires. 

Ensuite, l’équipe peut alors construire son workflow au fur et à mesure en déplaçant les étapes, en supprimer certaines ou en ajoutant d’autres.

2) Prenez une User Story existante comme exemple

L’un des problèmes que rencontrent toutes les équipes est l’ajout d’états et de transitions inutiles. Cela complexifie le workflow et le rend illisible. 

Si vous prenez l’exemple d’une US concrète et que vous l’utilisez comme base pour créer votre workflow, vous allez lister seulement les états et les transitions qui sont nécessaires au fonctionnement du workflow. 

Il vous sera plus facile aussi de dérouler le workflow en partant d’un exemple concret.

3) Posez-vous les bonnes questions

Chaque projet, chaque équipe à des besoins différents en termes de flux de travail. 

Voici quelques questions à se poser pour créer un workflow Jira adapté à vos besoins : 

• Des étapes et transitions dédiées aux urgences sont-elles nécessaires ?
• Les membres de l’équipe sont-ils autorisés à annuler l’avancement d’une US et la ramener à un état antérieur ? 
• Avez-vous besoin d’une étape pour chaque composant de notre processus ?
• Avez-vous besoin d’un seul workflow ou de plusieurs workflows individuels ? (Workflow développeur, workflow PO, workflow designer, workflow testeur…)

Créer un workflow Jira c’est schématiser les différents aspects de vos métiers tout en retirant les efforts inutiles.  

4) Choisissez avec soin les noms des statuts et des transitions 

Ce conseil vous semble futile ? Si vous n’avez pas étudié correctement le choix des libellés de vos workflow, ils seront mal utilisés, incompris ou juste oubliés. 

De plus, pensez aux nouveaux qui intègreront peut-être votre équipe. Il faut que le workflow coule de source. 

Ne vous amusez pas à donner des surnoms aux états ou faire des jeux de mots. 

Nommez les statuts et les transitions afin qu'ils indiquent immédiatement à l’utilisateur ce qui se produit dans cette étape du workflow Jira. 

Enfin, pensez à garder les noms des états et des transitions assez courts.

5) Ne laissez pas les développeurs faire des raccourcis

Nous sommes tous un peu paresseux dans le fond. 

J’ai expérimenté des workflows où les développeurs plaçaient les US dans l’état “bloqué” sans commentaires ou informations sur la raison de ce mouvement de ticket.

Il pouvait y avoir également des oublis de mentionner la personne qui pouvait débloquer l’US. 

Cela causait des incompréhensions et certaines US restaient dans cet état des semaines entières. 

Pour éviter cela, n’hésitez pas à rendre obligatoire le passage par un écran “Commentaire” lors des transitions vers certains états. 

Exemples de workflows Jira

N’oubliez pas que même si vous vous inspirez d’un workflow existant, vos besoins et problématique sont spécifiques à votre projet et votre équipe. 

Validez le flux de travail avec votre équipe et n’hésitez pas à l’adapter si nécéssaire.

Le workflow Jira simplifié

Ce flux de travail fonctionne mieux pour de très petites équipes (1 à 2 développeurs) ou au tout début d'un projet ou des expérimentations.

C’est un workflow Jira très facile à implémenter.

Cependant, il ne va pas convenir au produit complexe ou aux équipes Scrum travaillant avec des métiers comme des recetteurs, des designers, etc. 

Voici 4 états à mettre en place : 

• To do
• En cours
• Bloqué
• Terminé

Le workflow Jira efficace

Ce flux de travail est parfait pour les projets Agiles avec des équipes de 3-4 développeurs et où n'est affecté qu’un seul spécialiste qualité développement qui va recetter les US.

Il peut être pertinent si le client examine les tâches lui-même.

Pour créer un workflow Jira comment celui-ci, il faut ajouter des personnes supplémentaires et des transitions, comme des revues de clients ou des tests.

Le workflow Jira détaillé

Ce flux de travail est parfait pour les gros projets avec de nombreuses personnes de différents départements. 

Le développement de produits complexes nécessite de créer un workflow Jira très structuré.

• Les transitions d’un état à un autre doivent faire l’objet de réglementations strictes. 

• Il ne doit y avoir aucun raccourci possible, tout doit être commenté et justifié.  

Un workflow Jira optimisé diminue fortement le risque d’erreurs.

Cependant, un flux de travail comme celui-ci est difficile à construire et nécessitera plusieurs changements avant de correspondre parfaitement aux besoins du projet. 

En conclusion 

Vous connaissez désormais toutes les bonnes pratiques pour créer un workflow Jira adapté aux besoins de votre équipe. 

C’est une étape importante de la mise en place d’un nouveau projet. Pensez à prendre le temps qu’il faut et à faire plusieurs essais.

N’hésitez pas à améliorer votre flux de travail en continu. 

Et dites-moi en commentaire quels problématiques vous avez rencontré avec votre Workflow !